Tässä ohjeessa käydään läpi toimittajalistauksen käyttö, mukaan lukien miten hakea ja suodattaa toimittajia, muokata toimittajien tietoja, ja hallita toimittajaryhmiä Netvisor-järjestelmässä. Ohje sisältää myös tietoa ennakkoperintärekisterin tarkistamisesta.
SISÄLTÖ
Toimittajalistaus ja käyttöoikeudet näkymän hallintaan
Avaa toimittajalistaus valitsemalla Ostot > Toimittajat > Toimittajalistaus.
Näkymä avautuu, kun sinulla on vähintään lukuoikeudet toimittajien hallintaan ja lukuoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin.
Muokkaa toimittajien tietoja vain, jos sinulla on muokkausoikeudet toimittajien hallintaan.
Vapaahaku toimittajarekisteristä
Toimittajaluettelon vapaahaulla voidaan hakea toimittajan tietoja seuraavien tietojen avulla:
nimi
y-tunnus
toimittajakoodi
osoitetiedot
Kirjoita hakukenttään toimittajan nimi, y-tunnus, toimittajakoodi tai osoitetietoja.
Kirjoita halutessasi vain osa toimittajan nimestä, jolloin järjestelmä hakee kaikki kentät, joissa tämä nimi on mainittu.
Jätä hakukenttä tyhjäksi ja paina Hae-painiketta, jos haluat hakea kaikki yrityksen toimittajat.
Valitse linkki "Kaikki toimittajat", jos haluat tuoda näkyviin kaikki järjestelmään luodut toimittajat.
Siirry näkymästä tarvittaessa toimittajaryhmien hallintaan tai uuden toimittajan lisäämiseen.
Tarkenna hakua hakukentän oikealla puolella olevasta alasvetovalikosta.
Valitse alasvetovalikosta yksi tai useampi hakutermi, jolloin järjestelmä listaa hakua vastaavat toimittajat.
Huomaa, että hakuehdot ovat mukana haussa vain silloin, kun hakuikkuna on auki.
Sulje hakuikkuna, jos haluat käyttää perushakua ilman erillisiä hakutekijöitä.
Laajennettu haku
Laajennetun haun avulla voidaan hakea toimittajia seuraavilla tiedoilla:
Kommentti
Maa
Maksuehto
Maksukielto, eli voidaan hakea toimittajat, joilla on maksukielto.
Oletuslaskentakohteet
Oletustili
Osoite
Tila, eli onko toimittaja valittu aktiiviseksi tai passiiviseksi
Toimittaja, eli voi hakea toimittajan nimellä
Toimittajaryhmä
Avaa laajennettu haku toimittajalistauksessa.
Valitse halutut hakukentät, kuten maa, maksuehto, maksukielto tai toimittajaryhmä.
Syötä hakuehdot ja suorita haku, jotta saat listattua hakua vastaavat toimittajat.
Tallenna haku itsellesi halutulla nimellä, jos haluat käyttää samaa hakua myöhemmin.
Hyödynnä tallennettua hakua laajennetun haun vieressä näkyvänä valintana, esimerkiksi haussa, joka hakee kaikki suomalaiset toimittajat.
Toimittajat listataan näkymään toimittajaryhmittäin. Ensiksi listaan tulee toimittajat, joilla ei ollenkaan toimittajaryhmää.
Valitse näkyvät kentät listauksessa
Valitse linkki "Näytä sarakkeet", kun haluat määrittää, mitä saraketietoja hakulistauksessa näytetään.
Valitse halutut sarakkeet ja tallenna valinnat, jolloin ne pysyvät muistissa käyttäjän kirjautumissession ajan.
Valitse Ryhmittele-napista, jos haluat järjestää toimittajat esimerkiksi toimittajaryhmän perusteella.
Paina "Päivitä näkymä" -painiketta, kun olet tehnyt sarake- tai ryhmittelymuutoksia, jotta muutokset tulevat näkyviin.
Valitse "Palauta oletukset" -linkki, jos haluat palauttaa näkymän oletusarvoihin ja nollata käyttäjän tekemät muutokset.
Seuraa oletuksena, että toimittajalistaus näyttää kerrallaan enintään 500 toimittajaa per sivu.
Siirry seuraavalle sivulle, jos yrityksessä on enemmän toimittajia kuin yhdellä sivulla näytetään.
Kasvata hakumäärää per sivu käsin, jos haluat nähdä enemmän toimittajia yhdellä sivulla.
Hae toimittajat listaukseen halutuilla hakuehdoilla.
Tallenna listatut toimittajat Exceliin valitsemalla Tallenna -Excel tiedostona -painike.
Valitse toiminto -painike
Painikkeella on alla olevat toiminnot:
Muuta verokanta -toiminnon avulla voidaan muuttaa valittujen toimittajien verokantaa, mikäli yleinen verokanta muuttuu tai se on alunperin valittu väärin.
Päivitä toimittajaryhmä -toiminnon avulla voidaan vaihtaa tai lisätä massana toimittajille haluttu toimittajaryhmä
Päivitä maksuehto - toiminnon avulla voidaan massana lisätä tai päivittää maksuehto
Päivitä maa -toiminnon avulla voidaan massana päivittää toimittaja maa -tieto.
Päivitä toimittajakoodit: Tämän avulla voidaan massana päivittää valituille toimittajille toimittajakoodi halutusta numerosta eteenpäin.
Päivitä oletuskierto - Voidaan massana vaihtaa toimittajille jokin toinen laskun oletuskierto. Kierrot pitää olla ensin luotuna.
Poista toimittaja - Tämän avulla voidaan massana poistaa valitut toimittajat. Toimittajaa ei voi poistaa, jos sen takana on ostolaskuja tai toimittajille on tehty osto.
Ilmoita laskutusosoitteet - toiminnolla voidaan valituille toimittajille ilmoittaa yrityksen laskutusosoitteet. Laskutusosoiteilmoitukset voidaan joko lähettää tulostuspalvelun kautta pdf-eKirjeenä tai tulostaa paikallisesti vaikkapa sähköpostilähetystä varten.
Valitse listauksesta toimittajat, joille haluat tehdä massatoiminnon.
Valitse Valitse toiminto -painikkeesta haluttu toiminto, kuten Muuta verokanta, Päivitä toimittajaryhmä tai Poista toimittaja.
Seuraa toiminnon ohjeita ja vahvista muutokset, jotta massapäivitys toteutuu.
Toimittajaryhmien hallinta
Toimittajien ryhmittelyä varten voidaan luoda erilaisia toimittajaryhmiä.
Avaa toimittajalistaus valitsemalla Ostot > Toimittajat > Toimittajalistaus.
Valitse toimittajalistauksesta Toimittajaryhmät-linkki.
Valitse Lisää uusi toimittajaryhmä -painike, kun haluat lisätä uuden ryhmän.
Muokkaa toimittajaryhmän nimeä samassa näkymässä, jos haluat päivittää ryhmän nimen.
Poista toimittajaryhmä, jos et enää tarvitse sitä.
Huomaa, että jos toimittajaryhmä poistetaan ja ryhmä sisältää vielä toimittajia, toimittajat palautuvat toimittajalistauksen kohtaan, jolle ei ole määritelty toimittajaryhmää.
Ennakkoperintärekisteri
Netvisor näyttää ostolaskulla, jos toimittaja ei kuulu ennakkoperintärekisteriin. Tieto näkyy ainoastaan ostolaskulla. Tietoja haetaan YTJ:stä. YTJ-tietopalvelun tietoja haetaan seuraavista yrityksistä ja yhteisöistä: osakeyhtiö, julkinen osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö, osuuskunta, vakuutusyhtiö, julkinen vakuutusyhtiö." Muista yhtiömuodon yrityksistä ei toistaiseksi saa näkyviin ennakkoperintärekisteri tietoja. Uudet yritykset haetaan YTJ:stä kerran vuorokaudessa. Olemassa olevien yritysten osalta tietoa haetaan 10 minuutin välein, mutta yritysten määrästä johtuen tieto on maksimissaan noin 2 vrk vanhaa. Ohjelma hakee ennakkoperintärekisteritiedon, vaikkei tätä lue ytj:ssä, tällöin ohjelma lukee, ettei yritys ole ennakkoperintärekisterissä. Tieto näkyy ostolaskulla seuraavasti:
Alla olevan ohjeen avulla voi käsitellä työkorvauksen yritykselle, joka ei kuulu ennakkoperintärekisteriin.
Työkorvaus / yritys palkansaajana.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten avaan toimittajalistauksen Netvisorissa?
Avaa toimittajalistaus valitsemalla Ostot > Toimittajat > Toimittajalistaus.Miten haen toimittajaa vapaahaulla?
Kirjoita hakukenttään toimittajan nimi, y-tunnus, toimittajakoodi tai osoitetietoja ja paina Hae-painiketta. Voit kirjoittaa myös vain osan nimestä.Miten tarkennan toimittajahakua?
Avaa hakukentän oikealla puolella oleva alasvetovalikko tai laajennettu haku ja valitse hakuehdot, kuten maa, maksuehto, maksukielto tai toimittajaryhmä.Miten valitsen, mitä sarakkeita toimittajalistauksessa näytetään?
Valitse linkki "Näytä sarakkeet", valitse halutut sarakkeet ja tallenna valinnat. Päivitä näkymä painamalla "Päivitä näkymä".Miten teen massamuutoksia toimittajille?
Valitse listauksesta toimittajat, valitse Valitse toiminto -painikkeesta haluttu toiminto (esimerkiksi Muuta verokanta tai Päivitä toimittajaryhmä) ja vahvista muutokset.Miten luon ja hallitsen toimittajaryhmiä?
Avaa toimittajalistaus, valitse Toimittajaryhmät-linkki ja lisää uusi ryhmä valitsemalla Lisää uusi toimittajaryhmä. Muokkaa tai poista ryhmiä samassa näkymässä.Mistä näen, kuuluuko toimittaja ennakkoperintärekisteriin?
Tieto ennakkoperintärekisteristä näkyy ostolaskulla. Netvisor hakee tiedot YTJ:stä niille yhtiömuodoille, jotka on lueteltu ohjeessa.Miksi en voi poistaa toimittajaa?
Et voi poistaa toimittajaa, jos sen takana on ostolaskuja tai toimittajalle on tehty osto.
Avainsanat: toimittajalistaus, toimittajarekisteri, vapaahaku, laajennettu haku, toimittajaryhmät, toimittajaryhmien hallinta, Valitse toiminto -painike, verokanta, maksuehto, toimittajakoodi, oletuskierto, ennakkoperintärekisteri, YTJ, ostolasku, Netvisor