Ohjeessa neuvotaan, kuinka tiedostoliitteitä käsitellään matkalaskulle liitteeksi eScan-palvelun avulla lähettämällä pdf-tiedosto sähköpostitse.
Laajennokset > Netvisor eScan > eScan-asetukset > eScan-aineistotuonnin sähköpostiosoitteet
Tiedostoliitteitä voi eScan -palvelun avulla käsitellä matkalaskulle liitteeksi lähettämällä sähköpostiviestin liitteenä liitettävän pdf-tiedoston [email protected] osoitteeseen.
Tallenna sähköpostiosoite, josta liite lähetetään, eScan-aineistotuonnin asetuksiin ennen liitteiden lisäämistä.
Lisää tarvittaessa useampi sähköpostiosoite.
Paina ”Lisää sähköpostiosoite” -painiketta eScan aineistotuonnin asetuksissa.
Syötä sähköpostiosoite kenttään, joka aukeaa vihreästä plussamerkistä.
Valitse lopuksi ”Tallenna”.
Tallennetut sähköpostiosoitteet tulevat näkymään alla olevan kuvan mukaisesti.
Lähetä pdf-liitteitä eScan sähköpostiosoitteeseen sähköpostiosoitteen tallentamisen jälkeen.
Lähetetyt pdf-liitteet tulevat näkyviin ohjelman eScan-aineiston käsittelynäkymään. Tiedoissa näytetään aineiston käsittelynäkymässä lähetetty aineisto, saapumisaika ja lähettäjä: Laajennokset > Netvisor eScan > eScan-aineiston käsittely
eScan-aineiston käsittelynäkymässä aineistoja ei ole vielä kohdistettu. Saapuneet sähköpostiliitteet on liitettävissä Matka- ja kulukirjauksiin matkalaskun riville.
Käsittelemättömät aineistot ovat uudet aineistot, eli sähköpostin liitteenä lähetetyt pdf-tiedostot.
Ohessa linkki tarkempiin ohjeisiin eScan -aineiston käsittelystä.
Liitä olemassa olevalle matka- ja kululaskulle
Valitse eScan-aineiston käsittelystä käsittelemättömät aineiston rivin lopusta valikosta "Lisää olemassa olevalle", mikäli dokumentti halutaan liittää olemassa olevalle matkalaskulle liitteeksi.
Valitse "Hae matka- ja kulukirjaukset luettelosta".
Valitse kuittaamaton matkalasku Avoimet matka- ja kululaskut -sivulta, johon liite halutaan lisätä.
Tallenna liite matkalaskulle "Kohdista kuitti" -linkistä.
Tarkista, että dokumentti näkyy "Liitteet" -otsikon alla kohdistamisen jälkeen.
Luo uusi matka- ja kulukirjaus
Valitse "Luo uusi" ja "Matka- ja kulukirjaus", mikäli liitteestä halutaan luoda uusi matkalasku. Linkki vie suoraan "Uusi matkalasku" -sivulle ja liite näkyy sivun oikeassa reunassa.
Kohdista liite matkalaskuun uuden matkalaskun ja kulurivin tallentamisen jälkeen.
Tarkista, että liite näkyy matkalaskun kulurivin "Liitteet" -otsikon alla.
Huomioi, että eScan-aineiston käsittelynäkymään jää lopulta näkyviin, että dokumentti on liitetty matkalaskulle.
Poraudu käsittelynäkymästä suoraan matkalaskulle, johon dokumentti on liitetty.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Q: Mihin osoitteeseen matkalaskun liitteet lähetetään?
A: Liitteet lähetetään pdf-tiedostona osoitteeseen [email protected].
Q: Mitä pitää tehdä ennen liitteiden lähettämistä sähköpostilla?
A: Lähettävä sähköpostiosoite tulee tallentaa eScan-aineistotuonnin asetuksiin.
Q: Voiko eScan-liitteen lisätä jo olemassa olevalle matkalaskulle?
A: Kyllä voi. Valitse eScan-näkymässä "Lisää olemassa olevalle" ja hae haluttu matkalasku luettelosta.
Q: Missä muodossa liitteen tulee olla?
A: Liitteen tulee olla pdf-tiedosto.
Avainsanat
eScan, matkalasku, kulukirjaus, pdf-liite, sähköposti, aineistotuonti, kuitti