Tässä ohjeessa käydään läpi liukumaseurannan aloittaminen, viikkotyöajan määrittäminen, kirjauslajien vaikutus sekä liukumien seuranta, raportointi ja maksaminen Netvisorissa.
Liukumaseurannan aloitus
Ota työajan kirjaus käyttöön, jotta voit seurata liukumaa. Työajan kirjaus kuuluu palkanlaskenta ja työajankirjaus -lisäpalveluun. Aseta palkansaajalle liukuman seurannan aloitusajankohta sekä liukumasaldo aloitushetkellä. Tallenna tiedot palkansaajan perustiedot -välilehden ajanhallinnan tiedot -kohdasta.
Valitse Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > Ajanhallinnan tiedot
Säännöllisen viikkotyöajan määritteleminen
Määrittele säännöllinen työaika joko palkansaajan työsuhteen tiedoissa ja/tai palkkamallin työajan kirjaus -välilehdellä. Palkkamallille asetettu työaika koskee kaikkia kyseiseen palkkamalliin liitettyjä palkansaajia. Yliaja palkkamallille asetettu säännöllinen viikkotyöaika tarvittaessa asettamalla säännöllinen viikkotyöaika -tieto palkansaajan työsuhteen tietoihin.
Valitse Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta >Valitse haluttu palkkamalli > Työajan kirjaus -välilehti
Tallenna säännöllinen työaika säännöllinen viikkotyöaika -sarakkeeseen.
Valitse Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > klikkaa palkansaajan nimeä > Työsuhteet -välilehti
Avaa voimassa oleva työsuhde muokattavaksi ja määritä säännöllinen viikkotyöaika (katso kuva alla, kohta 1).
Kirjauslajien vaikutus liukumaan
Valitse kirjauslajilla kohta "käytä liukuman laskennassa". Muutoin kirjauslaji ei vaikuta liukumiin tuntikirjauksia tehdessä.
Valitse Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Kirjauslajit > klikkaa haluttua kirjauslajia
Klikkaa toimintoa "lisää uusi kirjauslaji", mikäli haluat luoda uuden kirjauslajin.
Huomioi, etteivät kirjaukset vaikuta liukumien laskentaan, mikäli kirjaat työaikaa kirjauslajilla, jossa "käytä liukuman laskennassa" ei ole aktiivisena.
Liukuma työajansyötössä
Kirjaa työaikaa työajan kirjaus -toiminnossa tai Netvisor-mobiilisovelluksella.
Valitse Työaika > Työajan kirjaus
Päiväkohtainen liukuma
Ohjelma laskee liukuman päiväkohtaisesti Työajan kirjaus -toiminnossa, mikäli palkansaajalla on liukuman seuranta päällä. Ohjelma vertaa automaattisesti työpäivälle kirjattuja tunteja palkkamallin tai palkansaajan asetuksissa olevaan säännöllisen viikkotyöajan määrään.
Esimerkissä työpäivän kesto on 7,5 tuntia (= säännöllinen viikkotyöaika 37,5 tuntia jaettuna viidellä työpäivällä), jolloin tiistain 9,5 tunnin työpäivä lisää liukumaa 2 tuntia ja keskiviikon 6 tuntia vähentää liukumaa 1,5 tuntia.
Vie hiiri info-merkin päälle saadaksesi lisätietoa, mikäli lisätty kirjauslaji ei vaikuta liukumaan.
Liukumasaldo
Tarkastele kertynyttä liukumasaldoa työajansyöttönäkymän oikeassa yläreunassa, mikäli palkansaajalla on liukuman seuranta päällä.
Liukumien seuranta ja raportointi
Seuraa liukumia työaikaraporteissa.
Valitse Työaika > Työaikaraportit > Raportin muoto: päiväkohtainen työaikaraportti
Tarkastele liukumasaldoja raportilla eriteltynä käytetystä työajasta. Normaalista poikkeavat työaikakirjaukset on selkeyden vuoksi esitetty punaisella. Tarkista raportista helposti myös liukumasaldo valitun päivämäärävälin alkaessa sekä liukumasaldo valitun päivämäärävälin päättyessä.
Liukumavapaan kirjaaminen
Luo uusi "Liukumavapaa" -kirjauslaji, joka ei vaikuta liukumasaldoon, mikäli palkansaaja on kokonaisen päivän liukumavapaalla, jonka tulee vähentää palkansaajan liukumasaldoa kokonaisen päivän työaika. Älä valitse kirjauslajille aktiiviseksi toimintoa "käytä liukuman seurannassa".
Kirjaa liukumavapaa työajan kirjaukseen kahdella kirjauslajilla:
Normaali tuntityö 0,00 h
Liukumavapaa 7,5 h
Normaali tuntityö vähentää palkansaajan liukumasaldoa 7,5 tuntia ja Liukumavapaa-kirjauslajilla tallennettu liukumavapaa täydentää työaikakirjanpitoa. Kirjaa liukumat omalla kirjauslajillaan työajan kirjaukseen, jotta pidettyjen liukumavapaiden seuranta ja raportointi onnistuvat.
Usein kysytyt kysymykset
Miten liukumia voi maksaa Netvisorissa?
Voit maksaa liukumia Netvisorissa ohjelmistoteknisesti, mutta tarkista liukumien maksamisen peruste käytännössä työaikalaista ja sovellettavasta työehtosopimuksesta. Suorita liukumien maksaminen seuraavien vaiheiden mukaisesti:
1. Luo uusi palkkalaji Maksetut liukumat
Tällä palkkalajilla maksettavat liukumat tulevat maksuun palkkalaskelmalle. Määritä palkkalajille tiliöinnit ja tarvittaessa tulolajikohdistus, jos ilmoitat tämän tulorekisteriin kuten muutkin maksettavat palkat.
Valitse Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Valitse palkkamallin kohdalta > Kaavat > Palkkalajien kaavat -välilehti
Lisää uusi palkkalaji ja liitä palkkamalliin seuraavilla asetuksilla:
Ryhmä: Palkat ja lisät
Palkkalistan ryhmä: Ei huomioida
Lähde: Käyttäjän kaava
Tulolaji: Valitse Tulorekisterin ohjeiden mukaan sopiva tulolaji
Raportointi: Näytetään raporteilla
Laskenta: Oletuksena mukana laskennassa
Maksaminen: Maksetaan rahana
Kirjanpidon asetukset: Anna halutut kirjanpidon tilit
Linkitys: Lisää tämä palkkalaji Rahapalkka -palkkalajin kaavaan
Tallenna tiedot.
2. Luo uusi kirjauslaji maksettavia liukumia varten
Luo kirjauslaji, jotta saat kirjattua maksettavat liukumat työaikaan ylös. Näin työaikaan jää näkyville, kuinka paljon liukumia on milloinkin palkansaajalle maksettu.
Valitse Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Kirjauslajit > Lisää uusi kirjauslaji
Valitse sama palkkamalli, johon Maksettavat liukumat on luotu. Anna kirjauslajille kaava, millä hinnalla tunnit maksetaan palkansaajalle. Esimerkki kirjauslajin kaavasta: Tunnit x 1 x Tuntipalkka = Maksettavat liukumat.
3. Maksun jälkeen päivitä palkansaajan liukumasaldo
Päivitä palkanlaskijana palkansaajan tiedoissa oleva liukumaseurannan aloitusajankohta sekä liukumasaldo sen jälkeen, kun olet kirjannut ja maksanut liukumat. Tämä estää vanhojen työaikakirjausten vaikuttamisen liukumasaldoon.
Valitse Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > Valitse palkansaajan nimi > Palkansaajan tiedot > Ajanhallinnan tiedot
Esimerkki liukumien maksamisesta
Liukumien maksamiseen ja kirjaamiseen voi olla yrityksissä monia eri käytäntöjä ja sopimuksia. Tässä on yksinkertainen esimerkki, miten käsittelet liukumat Netvisorissa palkansaajan työajassa sekä liukumasaldoissa:
Lähtötilanne: Palkansaajalle on kertynyt 1.1.2024 alkaen liukumia yhteensä +50 h, joista maksetaan nyt 5 h.
Palkansaaja kirjaa työaikaan päivämäärälle 20.5. kuinka monta tuntia liukumia maksetaan kirjauslajilla "80. Maksettavat liukumat" yhteensä 5 h. Samana päivänä palkansaaja on tehnyt normaalisti töitä 7,5 h.
Tarkista, että maksettavat liukumat nousevat toukokuun palkkalaskelmalle kirjauslajin kaavan mukaan maksuun.
Päivitä palkanlaskijana maksun jälkeen liukumaseurannan aloituspäivämäärä maksuajankohtaan ja vähennä olemassa olevasta liukumasaldosta maksetut liukumat, sillä kirjauslaji ei automaattisesti vähennä palkansaajan tunteja liukumasaldosta.
Esimerkissä palkansaajalla oli 1.1.2024 alkaen kertynyt 50 h liukumaa, joista maksettiin nyt 5 h, joten jäljellä oleva saldo on 45 h liukumaa. Liukumat maksettiin 20.5.2024, joten päivitä liukumaseurannan uudeksi aloituspäivämääräksi seuraava päivä 21.5.2024.
Tarkista palkansaajan työajankirjaus. Kun olet päivittänyt liukumaseurannan aloituspäivämäärän ja saldon, näyttää palkansaajan työajankirjaus maksettujen liukumien verran vähemmän saldoa eli 45 h.
Miten päivitän palkansaajan liukumasaldon työajan muuttuessa?
Päivitä liukumasaldo seuraavien vaiheiden mukaisesti, kun palkansaajan työaika muuttuu:
Avaa palkansaajan tiedot palkansaajalistauksesta.
Päivitä liukuman seurannan aloituspäivämäärä. Kirjaa tähän se päivämäärä, jolloin työajan muutos astui voimaan. Tämä toimenpide estää vanhojen tuntikirjausten vaikuttamisen uuteen liukumasaldoon.
Aseta uusi liukumasaldo. Siirry kohtaan "Liukuma seurannan alkaessa" ja kirjaa sinne palkansaajan uusi liukumasaldo muutosajankohtaa edeltävältä ajalta. Tämän avulla varmistat, että liukumaseuranta jatkuu katkeamatta ja vanhat tunnit eivät vaikuta uuteen liukumasaldoon.
Miten voin seurata liukumia Netvisorissa?
Aloita liukumien seuranta asettamalla palkansaajan perustietoihin ajanhallinnan tietoihin liukuman seurannan aloituspäivämäärä sekä liukumien alkusaldo.
Valitse Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > Klikkaa palkansaajan nimestä
Netvisorin liukumien seurannassa hyödynnetään palkansaajalle tai palkkamallille asetettua viikkotyöaikaa, joka työajan kirjauksessa jakautuu viidelle työpäivälle maanantaista perjantaihin. Liukuma joko kasvaa tai vähenee samassa suhteessa, kun päivittäiset työaikamerkinnät ylittävät tai alittavat päiväkohtaisen työajan.
Miten päivitän liukumasaldon takautuvasti kun työaika on muuttunut?
Korjaa liukumasaldo takautuvasti seuraamalla näitä vaiheita, jos liukumasaldoa ei ole päivitetty ajallaan:
Avaa palkansaajan tiedot palkansaajalistauksesta.
Tarkista ajanhallinnan tiedoista alkuperäinen liukumasaldo ja aloituspäivämäärä.
Lataa työaikaraportti halutulta ajanjaksolta. Käytä raporttia määrittääksesi oikean liukumasaldon kyseiseltä ajanjaksolta. Aja raportti siihen päivään saakka, joka oli viimeinen päivä vaihtuneella työajalla. Eli, jos työaika muuttui 1.5 alkaen, katso liukumasaldo päivälle 30.4.
Päivitä ajanhallinnan tiedoissa liukumasaldo ja aloituspäivämäärä. Aseta uusi liukumasaldo ja päivämäärä, josta liukumaseuranta jatkuu. Eli jos työaika muuttui 1.5 alkaen, aseta kohtaan Liukuman seuranta aloitettu 1.5 ja Liukuma seurannan alkaessa työaikaraportin liukumasaldo per 30.4.
Toista vaiheet tarvittaessa, mikäli työaika on muuttunut useamman kerran tarkasteluaikana.
Miten työtunnit kirjataan, jos viikonlopun tunnit eivät saa kerryttää liukumaa?
Viikonlopun tuntikirjauksia varten voi luoda esimerkiksi oman kirjauslajin, jonka asetuksissa on valittuna, ettei kirjauslaji vaikuta liukuman laskentaan. Näin viikonlopulle kirjatut tunnit eivät vaikuta liukumasaldoon.
Liukumasladojen oikaisuista viikonlopulle voi myös soveltaa Osa-aikaisen palkansaajan työajan kirjaus ja liukumien seuranta -ohjetta.
Avainsanat: Liukuma, liukumaseuranta, työajan kirjaus, viikkotyöaika, kirjauslaji, työaikaraportti, liukumavapaa, palkkamalli, palkanlaskenta, liukumasaldo, plussaldot, miinussaldot, plustunnit, miinustunnit