Lomien maksaminen Netvisorissa on prosessi, jossa työntekijälle kertyneet vuosilomat ja lomarahat maksetaan palkkalaskelman yhteydessä. Tässä ohjeessa käsitellään lomapalkkojen ja lomarahojen maksamista, varoitusten hallintaa sekä lomalaskennan erityistilanteita.
Ennen lomien maksamista tarkista palkansaajan lomakertymien tilanne Lomapalkkavelka-näkymästä.
Palkat > Lomat > Lomien hallinta > Lomapalkkavelka
Tarkista valittujen palkkaperusteet
Netvisorin lomalaskennalla voit maksaa lomapäiviä kolmella eri tavalla:
Käytä Netvisorin työaikaan kirjattuja vuosiloma-tyyppisiä hyväksyttyjä tuntikirjauksia, jotka nousevat automaattisesti maksettavaksi.
Syötä vuosiloma-tyyppisiä kirjauksia käsin "Tarkista valittujen palkkaperusteet" -vaiheessa "Hyväksytyt ajanhallinnan tiedot" -kohtaan.
Jos työajan kirjaus ei ole käytössä, lisää palkanlaskentaprosessissa "Tarkista valittujen palkkaperusteet" -vaiheessa ennen palkkalaskelman muodostamista käsin arvot lokeroihin "Pidetyt lomapäivät", "Maksettavat lomapäivät" ja "Maksettavat lomarahapäivät".
Pidetyt lomapäivät
Huomioi, että pidettyihin lomapäiviin tuodaan oletuksena palkkajakson hyväksytyt lomapäivät.
Jos tieto on jo työaikakirjauksissa, et voi muokata tietoa suoraan sarakkeeseen, vaan korjaa lomapäivät työaikakirjauksista, jotta laskelman ja työaikanäkymän kirjaukset ovat yhtenevät.
Jos työaikakirjauksista ei ole haettavaa, anna pidetyt päivät kenttään manuaalisesti.
Maksettavat lomapäivät
Huomaa, että maksettaviksi lomapäiviksi tarjotaan palkkalaskelman lomatietojen pidetyt ja maksetut erotusta. Sarakkeeseen muodostuva arvo voi poiketa ”Pidetyt lomapäivät” -sarakkeen arvosta.
Huomioi, että eri lomavuosilta maksamattomat lomapäivät tulkitaan Lomapalkkavelka-listauksen mukaisesti siten, että kaikki maksetut lomat katsotaan käytetyiksi vanhimmasta uusimpaan.
Maksettavat lomarahapäivät
Huomaa, että maksettaviksi lomarahapäiviksi tarjotaan palkkalaskelman lomatietojen pidetyt ja maksetut erotusta.
Määritä maksettavat lomarahapäivät erikseen yrityksen toimintatapojen mukaisesti.
Valitse "Nuolesta" "Maksettavien lomarahapäivien asettaminen".
Maksa lomarahapäiviä enintään palkansaajan maksamattomien lomarahapäivien verran. Mikäli asetat maksettavaksi tätä suuremman lukumäärän, maksetaan palkansaajalle kertyneiden päivien mukaisesti.
Muokkaa lomarahapäivien maksamisen oletusasetusta palkkamallin asetuksista:
Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > valitse palkkamalli > Loma-asetukset -välilehti
Valitse kahdesta vaihtoehdosta:
Ehdota lomarahapäivien maksamista käytettyjen lomapäivien mukaan
Älä ehdota lomarahapäivien maksamista
Kuluvan lomavuoden lomien maksaminen
Jos lisäät palkkalaskelmalle niin paljon lomapäiviä, että ne kuluttavat kuluvan uuden lomavuoden lomakertymiä, huomioi, etteivät palkkalaskelmalla maksussa olevat ansiot (esim. kuukausipalkka) vaikuta sen vuosilomapäivän hinnan laskentaan. Tarkista ja muokkaa näissä tilanteissa vuosilomapäivän hinta käsin palkkalaskelmalle. Vuosilomapäivän hintaan osataan ottaa mukaan vain maksetut palkkalaskelmat ja historiatietoihin syötetyt ansiot.
Lomien maksaminen ennakkoon
Voit myös maksaa palkansaajan tulevat lomat ennakkoon jo aiemmalla palkkalaskelmalla. Palkkamallin loma-asetuksissa on asetus “Lomien maksaminen ennakkoon”, jonka vaihtoehdot ovat “Ei käytössä”, “Seuraavan palkkajakson loppuun”, “Seuraavaan palkanmaksupäivään” ja “Kaikki lomakirjaukset”.
Asetuksen löydät Palkat > Palkkamallien hallinta > valitse halutun palkkamallin nimi > Loma-asetukset.
Oletuksena asetus ei ole käytössä, joten nykyiset palkkamallit toimivat kuten ennenkin.
Kun asetus on käytössä, “Tarkista valittujen palkkaperusteet” -näkymässä näkyvät palkansaajan tulevat lomakirjaukset asetuksen mukaiselta ajalta. Valitse maksettavat lomapäivät päivittäin tai koko palkansaajalle kerralla valikosta Lomien maksaminen ennakkoon (kuvassa kohta numero 1)
Valitut lomat maksetaan muodostettavalla palkkalaskelmalla, eikä niitä voi maksaa uudelleen. Kirjausten tilaksi tulee “Hyväksytty”, ja jos poistat palkkalaskelman, päivät palaavat valittaviksi.
Huomioi lomarahat: syötä maksettavat lomarahapäivät aina käsin, sillä lomarahat eivät tule maksuun automaattisesti ennakkoon maksettavien lomapäivien mukana.
Lomalaskennan “Pidetyt ja maksetut” -näkymä näyttää ennakkoon maksetut päivät pidettyinä loman todellisena kuukautena, ja “Maksettu ennakkoon” -kuvake kertoo, mitkä päivät on maksettu etukäteen. Palkkalaskelman jäljellä olevat lomapäivät vähenevät siinä palkkajaksossa, johon loma osuu.
Sama tieto näkyy myös Lomapalkkavelan Kaikki tiedot-näkymällä.
Tulorekisteriin ilmoitettava poissaolojakso kattaa automaattisesti ennakkoon maksetut lomapäivät.
Varoitus: Rahapalkan kaavasta puuttuu seuraavat palkkalajit (Ei lomalaskentatapaa)
Mikäli palkansaajalla ei ole käytössä lomalaskentatapaa, ohjelma varoittaa: "Rahapalkan kaavasta puuttuu seuraavat lomapalkan palkkalajit: "Lomapalkka (Ei lomalaskentatapaa), Lomaraha (Ei lomalaskentatapaa)".
Ota lomalaskenta käyttöön kaikille palkansaajille asetuksista:
Palkat > Asetukset > Lomalaskennan asetukset
Käyttöohje: Lomalaskennan käyttöönotto
Varoitus ei estä palkanlaskentaa, mutta se poistuu vasta, kun valitset palkansaajalle lomalaskentatavan ja liität lomapalkan maksamiseen tarvittavat palkkalajit palkkamallin Rahapalkan kaavaan.
Varoitus: Rahapalkan kaavasta puuttuu seuraavat palkkalajit
Jos lomalaskentatavan palkkalajit puuttuvat palkkamallin Rahapalkasta, ohjelma varoittaa: "Rahapalkan kaavasta puuttuu seuraavat lomapalkan palkkalajit: Lomapalkka (Kuukausipalkkalaiset), Lomaraha (Kuukausipalkkalaiset)".
Tarkista ja muokkaa Rahapalkan kaava kohdasta:
Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Valitse palkkamallin kohdalta > Kaavat > Palkkalajien kaavat -välilehti > Laskennalliset > Rahapalkka > Muokkaa (kynä/lehtiö)
Lisää puuttuvat palkkalajit vihreästä plussasta:
Valitse laskutoimitus: + ja palkkalaji: Lomapalkka (Kuukausipalkkalaiset)
Valitse laskutoimitus: + ja palkkalaji: Lomaraha (Kuukausipalkkalaiset)
Valitse laskutoimitus: + ja palkkalaji: Lomakorvaus lomapalkasta (Kuukausipalkkalaiset)
Valitse laskutoimitus: + ja palkkalaji: Lomakorvaus lomarahasta (Kuukausipalkkalaiset)
Varoitus: Lomalaskentatavan kaava ei muodosta päivähintaa
Jos kaava ei laske arvoa vuosilomapäivän hinnalle, palkanlaskentaprosessiin tulee varoitus: "Lomalaskentatavan kaava ei muodosta päivähintaa".
Avaa palkkalaskelma "Muokkaa"-linkistä.
Tarkista varoituskolmiot lomapalkkariveillä.
Muokkaa palkkalajiriviä "kynä/lehtiö" -kuvasta ja tallenna sarakkeisiin arvot, jotta varoitus poistuu.
Lomalaskentatavan kaavan tarkistaminen
Tarkista kaava palkkalaskelman "Palkanlaskijan näkymä" -välilehdeltä viemällä hiiri palkkalajin nimen kohdalle.
Mikäli käytössä on LomaKTA- tai LomaKPA-laskenta, klikkaa "harmaata nuolta" tarkistaaksesi ansioissa ja jakajissa huomioitavat palkkalajit.
Lomalaskentatavan kaavan näet myös kohdasta: Palkat > Asetukset > Lomalaskennan asetukset > Lomalaskentatavat > Valitse lomalaskentatapa > Vuosilomapäivän hinta
Kuukausipalkan oikaisu
Kuukausipalkan oikaisu -palkkalaji muodostuu kuukausipalkkalaisille palkansaajille automaattisesti, mikäli tämän kaavat on määritelty palkkamallille. Kuukausipalkan oikaisun palkkalajin kaava tulisi olla esimerkiksi "Lomapalkka (Kuukausipalkkalaisten lomalaskenta) * -1". Kaavan voi tarkistaa kohdasta: Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Valitse palkkamallin kohdalta > Kaavat > Palkkalajien kaavat -välilehti > Lomat ja poissaolot > Kuukausipalkan oikaisu
Lomapäivien pyöristykset
Huomioi, että lomien maksaminen palkkalaskelmalla ja Lopputili-toiminto tuovat maksuun kaikki maksamattomat lomapäivät. Jos saldoissa on desimaaleja, ne nousevat maksuun sellaisenaan. Lopputili-toiminto pyöristää ainoastaan kuluvan lomavuoden maksamattomat kertymät kokonaisiksi päiviksi.
Lomapäivien pyöristäminen käsin
Pyöristä lomasaldot manuaalisesti lomaraporteilta.
Merkitse lisäystä lomakertymään Lomapalkkavelka-näkymässä.
Korjaa mahdolliset puolikkaat päivät kokonaisiksi päiviksi, jotta lomaraporteille ja kaavoille ei jää desimaaleja.
Kerrointaulukko ja pyöristykset
Kun lomia maksetaan palkkalaskelmalla, niin lomapäivien lukumääriä ei pyöristetä, mutta kerrointaulukko osaa huomioida puolikkaat päivät ylöspäin pyöristäen, vaikka kerrointaulukossa vaihteluväli ilmaistaankin esim. 6,0-6,0, niin siinä tapahtuu pyöristys matemaattisin säännöin. Eli jos KTA laskennassa lomakertymä joltakin vuodelta on 6,5pv, niin vuosilomapäivän hinnan laskennassa käytetään kerrointaulukosta 7pv vastaavaa arvoa, mutta kaavan jakajana käytetään 6,5pv.
Kunnallinen lomalaskenta: aikajaksopohjaiset ja kalenteritiedon kaavaelementit sekä karkausvuosi
Jos käytät lomalaskentatapaa, jonka kaavoissa on aikajaksopohjaisia elementtejä, kuten mm. "Palkkajaksolla olevat kalenteripäivät" tai "Palkkajaksolla olevat arkipäivät", arvot haetaan seuraavalta vuodelta.
Huhti - Joulukuu
Jos muodostetaan palkkajakso 1.7.2023 - 31.7.2023 ja maksetaan lomavuoden 1.4.2020 - 31.3.2021 vuosilomia, noudetaan kaavaan jakajaksi lomavuodesta katsottuna edellisen vuoden vastaavan aikajakson työpäivät eli silloin vuosilomapäivän jakajana toimii 1.7.2020 - 31.7.2020 työpäivät.
Tammi - Maaliskuu
Jos muodostetaan palkkajakso 1.2.2024 - 29.2.2024, jossa maksetaan lomavuoden 1.4.2020 - 31.3.2021 vuosilomia, noudetaan kaavaan jakajaksi lomavuodesta katsottuna edellisen vuoden vastaavan aikajakson työpäivät eli ajalta 1.2.2020 - 29.2.2020 (=karkausvuosi). Tällöin lomavuodelle 1.4.2020 - 31.3.2021 noudettaisiin kalenteritietoa 2/2020, joka ei sisälly lomavuoteen 2020-2021, vaan lomavuoteen 2019-2020. Tällöin jakajaksi muodostuu 29 päivää, koska 2020 on ollut myös karkausvuosi, vaikka ainoa helmikuu, joka sisältyy lomavuodelle 2020-2021 on ollut helmikuu 2021.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Saako palkkalaskelmalta poistettua lomavuosien erittelyn palkkalajiriviltä?
Kyllä. Muokkaa palkkalajiriviä "Kynä/lehtiö" -kuvasta, kun laskelma on vielä maksamatta ja toimittamatta. Tyhjennä "Selite"-kenttä palkansaaja kerrallaan. Huomioi, ettei tiedon poistamiselle ole massatoimintoa.
Miten maksan palkansaajalle palkan yhteydessä 9 prosentin mukaan lomakorvauksen työssäoloajan palkasta?
Mikäli palkansaajalle maksetaan lomakorvaus 9% tai 11,5% jokaisen palkanmaksun yhteydessä, valitse palkansaajalle lomalaskentatapa "Lomakorvaus jokaisessa palkkajaksossa". Tälle lomalaskentatavalle on luotu valmiiksi laskentasäännöt, että lomakorvaus muodostuu automaattisesti palkkalaskemalle.
Löydät eri lomalaskentatavat ja niiden laskentasäännöt lomalaskennan asetuksista:
Palkat > Asetukset > Lomalaskennan asetukset > Lomalaskentatavat
Uutta palkkalajia ei ole tarvetta luoda lomakorvauksen maksamista varten. Tarkista rahapalkan kaavasta, että palkkalaji "Lomapalkka (Lomakorvaus) (Lomakorvaus jokaisessa palkkajaksossa)" näkyy rahapalkan kaavassa.
Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Valitse palkkamallin kohdalta > Kaavat > Palkkalajien kaavat -välilehti > Rahapalkka > Muokkaa (kynä/lehtiö)
Avainsanat: lomapalkka, lomaraha, lomalaskenta, lomavuosi, päivähinta, rahapalkka, pyöristykset, kunnallinen lomalaskenta, karkausvuosi.