Tässä ohjeessa käsitellään palkka- ja matkaennakoiden hallinnointia, niiden maksamista, käsittelyä tulorekisterin näkökulmasta, palkkaennakon vähentämistä palkkalaskelmalla sekä palkkaennakkosaldon virhetilanteiden korjaamista.
Yleistä palkkaennakoista
Netvisorin Palkka- ja matkaennakot -toiminnossa hallinnoidaan ja maksetaan palkka- ja matkaennakoita. Tässä käyttöohjeessa kerrotaan palkkaennakoista ja niiden käsittelystä sekä palkkaennakkosaldon korjaamisesta ohjelmistoteknisestä näkökulmasta, eikä ohje ota kantaa voimassa oleviin verottajan tai tulorekisterin ohjeistuksiin. Tarkista aina kulloinkin voimassa oleva ohjeistus em. tahoilta.
Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkka- ja matkaennakot.
Netvisorin palkkaennakot ovat ohjelmistossa nettona ja palkka- ja matkaennakoista muodostuva maksuaineisto käsitellään tilisiirtona. Palkkaennakon tiliöinti palkanlaskennassa noudattaa Palkkaennakko -palkkalajin asetuksiin annettua tiliöintiasetusta.
Huomioithan, että palkkaennakkoa maksettaessa Palkka- ja matkaennakot -osiossa ei lasketa palkan sivukuluja.
Tarkista tai muokkaa tiliöintiasetuksia valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit > klikkaa Palkkaennakko -palkkalajia > Kirjanpidon asetukset.
Palkkaennakko -toimintoa voidaan käyttää kahdella eri tavalla riippuen siitä, onko Palkkaennakko -palkkalajille annettu palkkalajin asetuksissa tulolajikohdistusta vai ei.
Mikäli palkkalajille ei ole kohdistettu tulolajia, ei ennakosta muodostu Tulorekisteriin lähetettävää palkkatietoilmoitusta.
Tarkista tulolajin asetus valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit > klikkaa Palkkaennakko -palkkalajia > tulolaji.
Ohjelmiston oletuspalkkalajia "Palkkaennakko" ei voi lisätä manuaalisesti palkkalaskelmalle "lisää uusi palkkalajirivi" -pudotusvalikon kautta.
Ennakon käsittely, kun Palkkaennakko -palkkalajille on annettu tulolaji tulorekisteri-ilmoittamista varten
Kun palkansaajalle halutaan maksaa palkkaennakko ja tulolaji on määritelty, toimi seuraavasti:
Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkka- ja matkaennakot.
Klikkaa "Lisää uusi palkka- tai matkaennakko" -toimintoa.
Valitse avautuvalta näkymältä palkansaaja ja ennakon tyyppi.
Syötä eräpäivä (kuluva päivä tai tulevaisuudessa oleva päivä).
Syötä maksettava summa sekä vapaaehtoinen selite.
Valitse tallennuksen yhteydessä haluttu toimintatapa:
Siirrä maksuun: Maksu tulee käydä vahvistamassa kohdassa Palkat > Palkanlaskenta > Maksa palkkoja.
Tallenna ja merkitse maksetuksi: Valitse tämä, jos raha on jo esimerkiksi maksettu palkansaajalle erillisenä tilisiirtona.
Valitse tulorekisteri-ilmoittaminen:
Lähetä ennakosta muodostuva palkkatietoilmoitus tulorekisteriin.
Jätä palkkaennakosta muodostuva palkkatietoilmoitus lähettämättä. Mikäli ilmoitus jätetään lähettämättä, jää se Netvisorissa Palkkatietoilmoitukset -toimintoon lähettämätön -tilaiseksi.
Huomioithan, että Palkkaennakko -palkkalajin tulolajin tulee olla sama, kuin mistä tulolajista myöhemmin varsinaisella palkkalaskelmalla saatu ennakko vähennetään.
Ennakon käsittely, kun Palkkaennakko -palkkalajille ei ole annettu tulolajia tulorekisteri-ilmoittamista varten
Kun palkansaajalle halutaan maksaa palkkaennakko ilman tulolajimääritystä, toimi seuraavasti:
Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkka- ja matkaennakot.
Klikkaa "Lisää uusi palkka- tai matkaennakko" -toimintoa.
Valitse avautuvalta näkymältä palkansaaja ja ennakon tyyppi.
Syötä eräpäivä (kuluva päivä tai tulevaisuudessa oleva päivä).
Syötä maksettava summa sekä vapaaehtoinen selite.
Valitse tallennuksen yhteydessä toimintatapa:
Siirrä maksuun: Maksu tulee vahvistaa kohdassa Palkat > Palkanlaskenta > Maksa palkkoja.
Tallenna ja merkitse maksetuksi: Valitse tämä, jos raha on esimerkiksi jo maksettu palkansaajalle erillisenä tilisiirtona.
Kumpikaan valinta ei muodosta palkkatietoilmoitusta.
Vähentäminen palkkalaskelmalla
Kun palkansaajalle on lisätty palkkaennakko ja seuraavan kerran kun palkansaajalle muodostetaan palkkalaskelma, ohjelma muodostaa palkkaennakko -palkkalajirivin palkkalaskelmalle automaattisesti. Palkkalajin määrä on maksetun palkkaennakon summa tai palkkaennakkosaldon summa. Palkkaennakko vähentää nettopalkkaa ilman miinusmerkkiä.
Kun palkkalaskelma on muodostettu ja palkkaennakkorivi on muodostunut palkkalaskelmalle, näkyy Palkka- ja matkaennakoiden listausnäkymällä saadun ja vähennetyn palkkaennakon saldot kyseisen palkansaajan kohdalla (katso kuva alla).
Voit muokata palkkalaskelmalla näkyvän vähennettävän palkkaennakon summaa manuaalisesti palkkalaskelman palkkalajin muokkaus -näkymässä. Tällöin jäljelle jäävä vähentämätön osuus ennakosta muodostuu automaattisesti seuraavalle muodostettavalle palkkalaskelmalle.
Ennakkosaldojen listausnäkymä
Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkka- ja matkaennakot.
Toiminnosta nähdään palkansaajakohtaisesti saadut ja vähennetyt ennakot sekä palkkaennakkosaldo.
Mikäli saatua palkkaennakkoa on enemmän kuin vähennettyä palkkaennakkoa, siirtyy palkkaennakkosaldo automaattisesti vähennykseksi seuraavalle muodostettavalle palkkalaskelmalle.
Mikäli taas saatua palkkaennakkoa on vähemmän kuin vähennettyä palkkaennakkoa, siirtyy palkkaennakkosaldo automaattisesti lisäykseksi seuraavalle muodostettavalle palkkalaskelmalle.
Palkkaennakkosaldojen korjaaminen
Palkkaennakon virhetilanteet johtuvat useimmiten siitä, että Palkkaennakko -palkkalaji on lisätty palkkalaskelmalle manuaalisesti, eikä ohjelman Palkkaennakko -osiota ole käytetty palkkaennakon käsittelyssä.
Tilanne 1: Ylimääräinen palkkaennakko miinusmerkkisenä (lisää maksettavaa summaa)
Tämä tarkoittaa, että palkansaajalta on vähennetty palkkaennakkoa enemmän kuin mitä hänelle on maksettu Netvisorin "Palkka- ja matkaennakot" -toiminnossa.
Esimerkki palkkalaskelmariveistä:
Palkkaennakko -500
Maksetaan 500
Korjaa tilanne seuraavasti:
Lisää palkansaajalle Palkka- ja matkaennakot -toiminnossa samansuuruisen ennakon kuin palkkalaskelmalle muodostuva rivi on.
Merkitse palkkaennakko maksetuksi.
Poista muodostettu palkkalaskelma ja luo se uudelleen tallennuksen jälkeen. Ennakkoa ei enää muodostu palkkalaskelmalle.
Tarkista, että henkilön kohdalla "palkkaennakkosaldo" on nolla listausnäkymässä.
Tilanne 2: Ylimääräinen palkkaennakko plusmerkkisenä (vähentää maksettavaa palkkaa)
Tämä tarkoittaa, että Netvisoriin on lisätty enemmän palkkaennakoita kuin mitä niitä on vähennetty.
Korjaa tilanne seuraavasti:
Anna ohjelman käsitellä ennakko yhden palkanlaskennan läpi, jotta ennakkotilanne nollautuu.
Mikäli haluat, ettei laskelmalle nouseva ennakko näy palkansaajalle, piilota Palkkaennakko -palkkalaji laskelman muodostamisen ja tulostamisen ajaksi palkkamallin muotoilusta.
Oikaise "Maksetaan" -palkkalajirivin summa palkanlaskentaprosessin palkanlaskijan näkymä -välilehdellä halutuksi klikkaamalla palkkalajirivin perässä olevasta "kynälehtiöstä".
Jatkossa ennakko ei enää nouse laskelmalle ja tällä tavalla ohjelma tulkitsee sen käsitellyksi.
Palkkaennakon käyttö palkanlaskennassa
Palkka- ja matkaennakoita käytetään tilanteissa, joissa palkansaaja saa osan ansaitsemastaan palkasta käyttöön ennen varsinaista sovittua palkanmaksupäivää. Oletuksena palkkaennakkoa ei käytetä palkanlaskennan virheellisten summien tai vähennyksien korjaamiseen eikä palkkojen takaisin perimiseen. Palkkaennakko soveltuu vain palkan maksamiseen etukäteen, jonka summa vähennetään osissa tai kokonaan seuraavista maksettavista palkkalaskelmista.
Palkkalaskelman virhetilanteisiin ja korjaamiseen löytyy oma ohje: Palkkalaskelman korjaaminen
Palkkalaskelman tietoja voidaan korjata joko seuraavassa palkanlaskennassa, takaisinperinnällä ja perusteettomalla edulla tai muodostamalla lisälaskelma. Alkuperäisen palkkalaskelman tietoja voi muokata, jos sen palkkatietoilmoitus mitätöidään, jonka jälkeen alkuperäisen laskelman voi palauttaa muokattavaksi.
Palkkatietoilmoituksen tietoja korjataan Tulorekisterin ohjeiden mukaan joko korvaavalla ilmoituksella tai mitätöinnillä.
Matkaennakko
Voit suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkka- ja matkaennakot > Lisää uusi palkka- tai matkaennakko.
Valitse Tyypiksi: Matkaennakko.
Merkitse "Selite" kenttään todellinen maksupäivä halutessasi. Huomioi, että maksupäivä ei voi olla kuluvaa päivää aikaisempi.
Valitse Tallenna ja merkitse maksetuksi.
Kun palkansaaja muodostaa seuraavan matkalaskun, tästä voidaan vähentää maksettu matkaennakko.
Varmista, että kuitattava matkalasku on tilassa "Maksatusta odottavat matkalaskut", jotta se näkyy maksatusnäkymässä. Matkalasku siirtyy odottamaan maksatusta, kun se "Hyväksytään ja siirretään maksatukseen". Kun matkalasku on hyväksytty ja siirretty maksatukseen, näkyy kyseinen matkalasku vaiheessa "Maksatusta odottavan matkalaskut".
Voit avata näkymän valitsemalla Matkat > Matka- ja kululaskut > Maksa matka- ja kululaskuja.
Toimi maksatusnäkymässä seuraavasti:
Avaa kohdistettavan matkaennakon tiedot klikkaamalla palkansaajan nimen edessä olevaa valintaruutua.
Kohdista matkaennakkoa matkalaskun summan verran, jotta "Maksetaan" riville jää saldoksi nolla.
Varmista, että palkansaajalla on tallennettuna tilinumero, jotta voit jatkaa vahvistusnäkymään.
Valitse käytettävä tili ja valitse Jatka vahvistusnäkymään.
Lähetä aineisto normaalisti pankkiin. Rahaa ei siirry palkansaajalle, koska maksettava summa on nolla. Maksatustapahtuma kohdistaa matkalaskun ja matkaennakon toisiinsa ja ohjelma muodostaa tapahtumasta tositteen. Maksatustapahtuman yhteydessä on mahdollista lähettää muodostunut palkkatietoilmoitus tulorekisteriin tai ohittaa palkkatietoilmoituksen lähettäminen tulorekisteriin.
Lopulta rivit näkyvät maksettuina. Saat matkalaskulistauksen kautta maksetut matkalaskut näkyville tarkennetun haun kautta valitsemalla näytettäviksi maksetut matkalaskut. Tosite muodostuu heti kun matkalasku on merkitty ja kohdistettu matkaennakkoon, ja siirretty maksuun summa 0e.
Käyttöoikeudet
"Palkka- ja matkaennakot" -näkymä vaatii palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeuden kohtaan "Henkilörekisteri" > "Palkansaajien hallinta".
Palkanlaskija -roolilla (P) voi hallinnoida kaikkia palkansaajia.
Ilman Palkanlaskija -roolia (P) voi ennakoita käsitellä niille palkansaajille, joihin käyttäjällä on yrityshierarkian mukaisesti hyväksymisoikeus.
Myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa pitää olla oikeus "Ostolaskujen ja palkkojen maksamiseen", jotta ennakon voi siirtää maksuun.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten käsittelen palkka- tai matkaennakon?
Netvisorin palkka- ja matkaennakoiden näkymältä (Palkat > Palkanlaskenta > Palkka- ja matkaennakot) hallinnoidaan ja maksetaan palkkaennakkoja.
Lasketaanko palkkaennakoista sivukuluja?
Ei lasketa. Palkkaennakkoa maksettaessa Palkka- ja matkaennakot -osiossa ei lasketa palkan sivukuluja, ja ennakot ovat ohjelmistossa nettona.
Voiko Palkkaennakko-palkkalajin lisätä manuaalisesti palkkalaskelmalle?
Ei voi. Ohjelmiston oletuspalkkalajia "Palkkaennakko" ei voi lisätä manuaalisesti "lisää uusi palkkalajirivi" -valikon kautta. Se muodostuu automaattisesti, kun ennakoita käsitellään Palkka- ja matkaennakot -toiminnossa.
Miten palkkaennakko ilmoitetaan tulorekisteriin?
Jos Palkkaennakko-palkkalajille on määritelty tulolaji, ilmoitus voidaan lähettää ennakon tallennuksen yhteydessä. Jos tulolajia ei ole määritelty, palkkatietoilmoitusta ei muodostu.
Miten korjaan väärin menneen palkkaennakkosaldon?
Jos saldo on virheellinen manuaalisten lisäysten vuoksi, voit korjata sen lisäämällä vastaavan ennakon Palkka- ja matkaennakot -toiminnossa ja merkitsemällä sen maksetuksi, tai antamalla ylimääräisen ennakon kulkea yhden palkanlaskennan läpi ja oikaisemalla maksettavan summan manuaalisesti.
Mihin tarkoitukseen palkkaennakko on tehty?
Palkka- ja matkaennakoita käytetään tilanteissa, joissa palkansaaja saa osan ansaitsemastaan palkasta käyttöön ennen varsinaista sovittua palkanmaksupäivää, joka vähennetään seuraavasta maksettavasta palkasta.
Avainsanat: palkkaennakko, matkaennakko, palkanlaskenta, tulorekisteri, ennakkosaldo