Tässä käyttöohjeessa opastetaan, kuinka luoda ja hallita uusia tilauksia Netvisor-järjestelmässä. Ohje kattaa tilauksen perustietojen syöttämisen, tilausrivit sekä tilausten tallennuksen, tulostamisen ja lähettämisen. Lisäksi käsitellään käsittelyhistorian tarkastelu.

Tarjous- ja tilauskäsittelyä on käytössä Professional- tai Premium-paketeilla. Pakettia voi tarvittaessa päivittää  Netvisor Storessa.

SISÄLTÖ

Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Myynti > Tilaukset > Uusi tilaus.

Uuden tilauksen voi luoda seuraavilla tavoilla:

  • Valitse Myynti > Tilaukset > Uusi tilaus.
  • Valitse yläpalkista Luo uusi > Tilaus.
  • Valitse asiakasnäkymän "Viimeisimmät tilaukset" -laatikosta vihreä plus -painike.
  • Hae tuotteet Tuotehaun kautta ja valitse sivun alareunasta "Vie valitut myyntitilaukselle".

Uuden tilauksen luominen ja käsittely vaatii muokkausoikeuden Accounting-osion (Myyntireskontra) Tilauskäsittely-kohtaan. Kun haluat laskuttaa tilauksen ja käsitellä myös myyntilaskua, varmista, että käyttäjällä on muokkausoikeus myyntireskontran perustoimintoihin.

Uusi tilaus

Näkymässä näkyy asiakkaan valinta ja tilauksen perustietojen syöttökentät. Perustiedot on mahdollista syöttää myös seuraavassa näkymässä.

  • Valitse tilaukselle asiakas.
  • Syötä tilauksen muut tarvittavat perustiedot.
  • Valitse Tallenna, kun olet syöttänyt tiedot.
  • Valitse Syötä uusi asiakas, jos haluat lisätä uuden asiakkaan.

Tarjouksen, tilauksen ja myyntilaskun luomisen yhteydessä järjestelmä näyttää varoituksen, jos asiakkaan maksukäyttäytymisessä on havaittu viiveitä. Varoitus näytetään, kun:

  • Asiakkaan maksupäivä suhteessa eräpäivään 12 kk:n ajalta on vähintään +30 päivää.
  • Asiakkaan maksupäivä suhteessa eräpäivään 3 kk:n ajalta on vähintään +14 päivää suurempi kuin 12 kk:n lukema (esimerkiksi 0 pv -> +14 pv).
  • Asiakkaalla on vähintään yksi maksettu tai luottotappiollinen lasku per kvartaali edellisen 12 kk:n aikana.

Tallennuksen jälkeen avautuu tilausnäkymä, jossa tilauksen tiedot, tilausrivit sekä lisätiedot näkyvät omissa osioissaan.

Tilauksen tiedot

Myyntitilausluettelolta ennalta valittuja tilauksia voi selata selaustoiminnon avulla (nuolet eteen- ja taaksepäin).

  • Asiakas – Asiakkaan nimeä klikkaamalla avautuu asiakaskortin esikatselu. "Hallinnoi asiakastietoja" -valinnalla voi päivittää asiakaskortin tietoja. Kun päivität asiakastietoja, hae asiakas tilaukselle uudelleen, jotta tiedot päivittyvät käsittelyssä olevalle tilaukselle. Rivin lopussa olevilla valinnoilla voit vaihtaa asiakasta tai päivittää asiakkaan tietoja.
  • Laskutusosoite – Laskutusosoite päivittyy asiakkaan tiedoista.
  • Toimitusosoite – Valitse toimipaikka hakutoiminnon kautta tai syötä toimitusosoite manuaalisesti.
  • Tilauksen numero – Oletuksena näkyy seuraava vapaa tilausnumero. Voit ylikirjoittaa numeron syöttämällä tilauksen numeron manuaalisesti. Tämän jälkeen seuraavat tilausnumerot muodostuvat oletuksena juoksevasti tästä numerosta ylöspäin.
  • Toimituspäivä – Oletuksena näkyy kuluvan päivän päivämäärä. Toimituspäivä on mahdollista lisätä myös tilausrivikohtaisesti sarakkeeseen "Toimituspäivä".
  • Toimitusehto ja -tapa – Valitse alasvetovalikosta sopiva vaihtoehto. Vaihtoehtoja voi muokata valitsemalla Myynti > Myynnin perustiedot ja asetukset.
  • Myyjä – Valitse myyjä hakutoiminnon kautta. Myyjiä voi muokata valitsemalla Myynti > Myynnin perustiedot ja asetukset.
  • Valuutta – Kun haluat tehdä tilauksen muussa valuutassa kuin euroissa, valitse listasta oikea valuutta. Valuutan perässä näkyvä kurssi on edellisen päivän EKP:n hakuhetken kurssi. Kurssi haetaan kerran päivässä noin kello 17:15. Kirjanpitovaluutta Netvisorissa on aina euro.
  • Verotuskäsittely – Verotuskäsittely voidaan määrittää valmiiksi asiakastietoihin asiakkaan lisätietojen muokkaus -välilehden verotuskäsittely-kohtaan. Tarvittaessa voit vaihtaa verotuskäsittelyn tarjouksella, jolloin valinta yliajaa asiakkaan takana olevan verotuskäsittelyn, tai valita verotuskäsittelyn aina tarjouksen tekovaiheessa.

Tilauksen lisätiedot, dokumentit&liitteet ja käsittelyhistoria

  • Sisäiset lisätiedot – Kenttään voi syöttää tilaukseen liittyvän tekstimuotoisen kommentin. Kommentti ei tulostu lähetettävälle tilaukselle.
  • Ennakkosuoritukset – Näkymä näyttää tilaukseen kohdistuneet suoritukset.
  • Tilaukseen liittyvät dokumentit – Kenttään linkittyy tarjous- ja laskunumero, jos tarjouksesta on muodostettu tilaus ja lasku.
  • Tilauksen liitteet – Voit lisätä liitteet raahaamalla ne tilaukselle tai hakemalla tiedoston tietokoneelta. Liitteen lisäämisen yhteydessä valitse, lähteekö liite tilauksen mukana. Voit muuttaa asetusta myös jälkikäteen. Kun liitteen ei ole tarkoitus lähteä tilauksen mukana, vaan se toimii esimerkiksi sisäisenä lisätietona, näkymässä näkyy erillinen huomio (lukon kuva).
  • Viimeisimmät lähetys- ja tilatiedot – Kohta näyttää tilauksen viimeisimmät tapahtumat. Katso koko lähetys- ja tilahistoria -linkin takaa avautuu Käsittelyhistoria (sama näkymä kuin tilausnäkymän vasemmassa alalaidassa). Käsittelyhistoria näyttää kaikki tilauksen tapahtumat sekä tilaukseen tehdyt muutokset. Käsittelyhistoriaan tallentuu myös tilauksen luojan ja muokkaajan tiedot. Käsittelyhistoriaan lisätyistä kommenteista näkyy lukumäärä linkin ohessa olevan lukumäärälaskurin avulla.

Tilausrivit

  • Teksti ennen ja jälkeen tilausrivien – Kenttiin voi syöttää vapaata tekstiä, joka näkyy kyseisellä tilauksella. Myynnin perustiedoissa asetettavat vakiotekstit ennen ja jälkeen laskurivejä käyttävät samoja kenttiä. Kun vapaatekstikenttiin tulostuu tekstiä asiakkaan oletustiedoista tai niihin syötetään tietoa tilausta muokatessa, myynnin perustietojen vakiotekstit eivät tulostu laskulle. Teksti ennen ja jälkeen laskurivien -kenttiin mahtuu kumpaankin 500 merkkiä.
  • Tee valituille – Voit poistaa tai kopioida valitut tilausrivit.
  • Näytä sarakkeet – Valikon kautta voit valita näytettävät sarakkeet. Oletuksena kaikki sarakkeet ovat valittuna.
  • Laskentakohteet näkyvissä – Valinnan mukaan laskentakohteet joko näytetään tai piilotetaan tilausriveiltä.
  • Hae laskutettava tuote – Hae tuote tuotetiedoilla tai tuotekoodilla hakutoiminnon kautta. Ensin näytetään aiemmin asiakkaalle myydyt tuotteet ja tämän jälkeen kaikki tuotteet.

Tilausrivin vasemmassa reunassa näkyy kolme pistettä, joiden avulla riviä voi raahata ylös tai alas. Rivien järjestystä voi vaihtaa, kun rivejä on useampi. Myös kommenttirivi ja välisummarivi ovat siirrettävissä samalla tavalla.

Kun tilaus on valmis, voit tallentaa sen valitsemalla Tallenna tilaus.

Rivikohtaiset toiminnot ja käsittelyhistoria

Tilaukselle voidaan halutessa lisätä välisummarivi, kommenttirivi sekä laskutuslisät erillisillä toiminnoilla.

  • Lisää tilausrivi – Lisää uuden tyhjän tilausrivin.
  • Lisää välisummarivi – Lisää tilausrivien väliin välisummarivin, joka laskee tämän rivin yläpuolella olevien rivien summat yhteen.
  • Lisää kommenttirivi – Lisää kommenttirivin, joka tulostuu tilaukselle.

Muut rivitoiminnot >

  • Lisää laskutuslisät – Lisää laskutuslisät, jotka voidaan määrittää valitsemalla Myynti > Asetukset > Laskutuksen asetukset > Myyntilaskujen lisät -osiossa.
  • Lisää tilausrivit tuoteluettelosta – Avaa tuoteluettelon. Valitse tuotteet täppäämällä ja tuo valitut tuotteet tilaukselle.
  • Lisää tilausrivit viivakoodinlukijalla – Avaa ikkunan, jossa voit lukea viivakoodin.
  • Luo uusi tuote – Tuotteen luomisesta löytyy tarkempi ohje omalta ohjesivultaan.
  • Käsittelyhistoria – Näyttää tilauksen tapahtumat sekä tilaukseen tehdyt muutokset. Käsittelyhistoriaan tallentuu myös tilauksen luojan ja muokkaajan tiedot. Käsittelyhistoriaan lisätyistä kommenteista näkyy lukumäärä linkin ohessa olevan lukumäärälaskurin avulla.

Tilauksen toiminnot

Tilauksen toiminnot -valikon kautta näkyvät kuvassa esitetyt toiminnot.

Tilauksen tallennus, tulostaminen ja lähetys

  • Esikatsele – Avaa tilauksen esikatselutilassa.
  • Tulosta – Avaa valikon, josta voit valita eri tulostusmuodot. Valitse tulostusmuoto, jolloin tilaus avautuu PDF-muodossa.

Tilaus voidaan tulostaa eri muodoissa:

  • Tilaus
  • Tilaus + tilisiirto
  • Lähete (Oletus): Tulosteella näkyvät viivakoodit, jos tuotteelle on tallennettu viivakoodi.
  • Lähete hinnoilla: Tulosteella näkyvät viivakoodit, jos tuotteelle on tallennettu viivakoodi.
  • Lähete hinnoilla (brutto): Brutto á-hinta näkyy omana sarakkeenaan arvonlisäverottoman yksikköhinnan lisäksi.
  • Pro forma: Käytetään esimerkiksi tullausta varten. Pro forma on "näennäislasku", josta ilmenee tavaran arvo.
  • Muokattu lähetepohja
  • Muokattu tilauspohja
  • Muokattu tarjouspohja
  • Pro forma (vienti): Tulosteella näkyvät tullinimike ja tuotteen kuvaus, jos tuotteelle on tallennettu nämä tiedot.
  • Keräilylista
  • Tallenna tilaus – Tallentaa tehdyt muutokset. Kun tilauksella on tallentamattomia muutoksia, näkymässä näkyy huomio, joka poistuu tallennuksen jälkeen.
  • Lähetä dokumentteja – Siirtää tilauksen lähetysnäkymään. Lähetysprosessista kerrotaan lisää täällä.
  • Käsittele tilaus – Siirtää tilauksen käsittelynäkymään. Tilauksen käsittelystä kerrotaan lisää täällä.

Netvisorin tarjous-, tilaus- ja laskupohja on vakio kenttien osalta, eikä pohjaan voi tehdä muutoksia tai asiakaskohtaista räätälöintiä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: Miten luon uuden tilauksen Netvisorissa?

Vastaus: Voit luoda uuden tilauksen valitsemalla Myynti > Tilaukset > Uusi tilaus, käyttämällä yläpalkin Luo uusi > Tilaus -toimintoa, asiakasnäkymän "Viimeisimmät tilaukset" -laatikon vihreää plussaa tai viemällä tuotteet Tuotehaun kautta toiminnolla "Vie valitut myyntitilaukselle".

Kysymys: Mitä oikeuksia tarvitsen tilauksen luomiseen ja laskuttamiseen?

Vastaus: Tilauksen luominen ja käsittely vaatii muokkausoikeuden Accounting-osion (Myyntireskontra) Tilauskäsittely-kohtaan. Kun haluat laskuttaa tilauksen ja käsitellä myyntilaskua, tarvitset lisäksi muokkausoikeuden myyntireskontran perustoimintoihin.

Kysymys: Miten lisään liitteitä tilaukselle ja estän niiden lähettämisen asiakkaalle?

Vastaus: Voit lisätä liitteet raahaamalla ne tilaukselle tai hakemalla tiedoston tietokoneelta Tilauksen liitteet -osiossa. Valitse liitteen lisäämisen yhteydessä, lähteekö liite tilauksen mukana. Kun liitteen ei ole tarkoitus lähteä tilauksen mukana, liite toimii sisäisenä lisätietona ja näkymässä näkyy lukon kuva.

Kysymys: Miten tarkistan tilauksen käsittelyhistorian?

Vastaus: Voit avata käsittelyhistorian Tilauksen lisätiedot -osiossa valitsemalla "Katso koko lähetys- ja tilahistoria" tai käyttämällä Käsittelyhistoria-toimintoa rivikohtaisissa toiminnoissa. Käsittelyhistoria näyttää tilauksen tapahtumat, muutokset sekä tilauksen luojan ja muokkaajan tiedot.

Kysymys: Missä muodoissa voin tulostaa tilauksen?

Vastaus: Voit tulostaa tilauksen muun muassa tilauksena, tilaus + tilisiirto -muodossa, lähetteenä (myös hinnoilla ja bruttohinnoilla), Pro forma -asiakirjana (myös vientiä varten), keräilylistana sekä muokatuilla lähete-, tilaus- ja tarjouspohjilla.

Kysymys: Voinko muokata Netvisorin tilauspohjan kenttiä?

Vastaus: Et voi muokata Netvisorin tarjous-, tilaus- ja laskupohjan kenttiä, koska pohja on vakio eikä asiakaskohtaista räätälöintiä voi tehdä kenttien osalta.

Avainsanat: tilaus, maksukäyttäytyminen, käsittelyhistoria, tilausrivit, liitteet, esikatselu, tulostaminen, lähetys.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.