Netvisoriin on helppo tuoda asiakastiedot Excel-taulukoista tai muista järjestelmistä. Tarpeena voi olla myös olemassa olevan asiakasrekisterin päivitys Excel-taulukon pohjalta. Näitä tilanteita varten käytetään Tietojen tuonti -toimintoa.

Tietojen tuonti -toiminto mahdollistaa asiakastietojen tuonnin toisesta järjestelmästä Netvisoriin CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -muodossa. CSV- tiedostomuoto on yleisesti käytössä oleva siirtotiedostomuoto, jota käytetään usein siirrettäessä tietoa eri ohjelmistojen välillä. CSV-tiedoston saat luotua esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla valitsemalla tallennusmuodoksi CSV (Comma delimited / Luetteloerotin). Huomaa, että jos tiedostonimi sisältää erikoismerkkejä, se saattaa aiheuttaa virheen tietojen tuonnissa.

Toiminto on käytössä kaikilla yrityksillä ilman erillistä veloitusta ja käyttäjällä tulee olla Accounting-osion toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet "Perustietojen hallintaan" sekä "Perustietojen tuontiin".  Tietojen tuonti -toiminnon löydät Netvisor-käyttöliittymän yritysvalikossa sijaitsevasta näkymästä: Yritysvalikko > Tietojen tuonti ja vienti > Tietojen tuonti

Asiakastietojen tuonnissa ja päivityksessä käytettävät kentät

Pakolliset kentät tulee olla tuotavassa excel-tiedostossa, jotta tuonti voidaan tehdä.

Tuotava tietoKuvaus
AsiakaskoodiSuositeltava. Tietoja päivitettäessä olemassa oleviin asiakkaisiin kohdistava kenttä
NimiPakollinen tieto, max. 250 merkkiä
OsoitePakollinen tieto, max. 80 merkkiä
PostinumeroPakollinen tieto, max. 50 merkkiä
PostitoimipaikkaPakollinen tieto, max. 80 merkkiä
AktiivinenJos asiakas on passiivinen, käytä tietoa 0. Mikäli asiakas on aktiivinen, käytä tietoa 1. Jos tietoa ei anneta, perustetaan asiakas oletuksena aktiivisena.
Alennusprosentti 
AsiakasryhmäMax. 50 merkkiä
Hintaryhmä 
KotisivutMax. 80 merkkiä
Laskun tulostuskieli 
LisätietojaNetvisorin asiakasrekisterin kommenttikenttä. Max. 2500 merkkiä
Maa 
Maksuehto 
Nimen jatkeMax. 250 merkkiä
Oletusmyyjä 
Oletustoimistusehto 
Oletustoimitustapa 
Osoitteen jatkoMax. 250 merkkiä
PankkitiliPankkitilitieto ei saa sisältää välilyöntejä
PuhelinMax. 80 merkkiä
SähköpostiMax. 200 merkkiä
SähköpostilaskutusosoiteMax. 500 merkkiä
Saldoraja 
TelefaxMax. 80 merkkiä
Toimitusmaa 
ToimitusosoiteMax. 80 merkkiä
ToimituspostinumeroMax. 50 merkkiä
ToimituspostitoimipaikkaMax. 80 merkkiä
ToimitusyritysMax. 250 merkkiä
VerkkolaskuoperaattoriJos tuodaan operaattoritieto, myös verkkolaskuosoite vaaditaan.
VerkkolaskuosoiteJos tuodaan verkkolaskuosoite, myös operaattoritieto vaaditaan.
Y-tunnus 
YhteyshenkilöVoidaan tuoda ainoastaan yksi yhteyshenkilö
Yhteyshenkilön puhelinMax. 80 merkkiä
Yhteyshenkilön sähköpostiMax. 200 merkkiä
Vakioviite 
HenkilöasiakasJos asiakas on henkilöasiakas, annetaan tähän kenttään arvo 1. Muuten jätetään tyhjäksi.

Ohessa esimerkkitiedostot asiakastietojen tuontia varten:

Tietojen valmisteleminen

CSV-siirtotiedostossa yhden asiakkaan tiedot tulee olla annettuna omalla rivillään, asiakastiedot eriteltynä sarakkeittain. Mikäli otsikoit Excel-tiedostolla tuotavat sarakkeet yllä mainitun listauksen mukaisesti, kohdistuvat sarakkeet tietoja tuotaessa automaattisesti Netvisorin asiakaskortilla käytettäviin kenttiin. Poista tyhjät sarakkeet tiedostosta, eli jos jokin sarake jää käyttämättä niin poista se kokonaan

Muotoile taulukko Excelissä tekstiksi ennen tuontia, niin vältyt numero-ongelmilta. Nollilla alkavien numeroiden käsittely voi aiheuttaa Excelissä etunollien puuttumisen (esimerkiksi: 00130 Helsinki -> 130 Helsinki), mikäli taulukkoa käsitellään normaaliasetuksilla.

Tee seuraavasti:

  1. Valitse koko taulukko
  2. Paina hiiren kakkospainiketta
  3. Valitse "Muotoile solut"
  4. Valitse luokaksi "Teksti" (katso kuva alla)

Tietojen tuonnin vaiheet

  1. Avaa Yritysvalikko ja valitse "Tietojen tuonti"
  2. Valitse tietotyypiksi "Asiakastietojen tuonti" (katso kuva alla, kohta 1) ja paina "Selaa" (2)
  3. Etsi tallettamasi asiakastiedot sisältävä tiedosto ja paina "Tuo tietoja" (3).
  4. Seuraavassa vaiheessa linkitetään tuotavien tietojen kentät Netvisorin asiakaskortiston vastaaviin kenttiin. Painikkeesta "Valitse" (katso kuva alla, kohta 1) aukeaa sarakkeittain alasvetovalikko, josta valitaan, mitä tietoa kyseinen sarake sisältää. Alla olevassa kuvassa kohdassa 2 valinta on tehty. Ohjekuvassa tämä sarake on merkitty sisältävän asiakaskoodin.
  5. Jos tuotavassa tiedostossa on ensimmäisenä rivinä sarakeotsikoita, niin valitsemalla "Ensimmäinen rivi sisältää sarakeotsikot (ei tuoda)" -valinnan, ei sarakeotsikoita tuoda Netvisoriin (3).
  6. Paina linkityksen jälkeen "Päivitä valitut kentät" - (4)
  7. Vihreä väri kertoo sen, että tuotava tieto on oikeellinen (katso alla kuva, kohta 1). Punainen väri ilmaisee virheen, eikä kyseisen rivin tuonti onnistu. 
  8. Yhteenvedosta (2) nähdään, että aineistossa on kaksi uutta ja kaksi muokattavaa asiakaskorttia. "Muokkauksia"- tieto tarkoittaa sitä, että samalla asiakaskoodilla on jo olemassa oleva asiakaskortti asiakasrekisterissä. Mikäli yhteenvedossa on "Virherivejä" -kohdassa luku, ei näiden rivien tuonti onnistu. Virheelliset rivit tulee korjata CSV- tiedostoon ja aloittaa tuonti alusta, jotta tiedot saadaan tuotua Netvisoriin.
  9. "Viittaus"-linkistä (3) pääset katsomaan mihin asiakaskorttiin viitataan (avaa hiiren kakkosnapilla uuteen ikkunaan).
  10. Kenttien päivittämisen jälkeen näkymään tulee kaksi vaihtoehtoista toiminnetta:
    1. "Käsittele vain ylläolevat muokattavat rivit ja valitut kentät" - Tämä toiminne käsittelee vain muokattavat rivit, uudet tietueet ohitetaan tässä käsittelyssä. 
    2. "Jatka tietojen linkitystietojen valintoihin" - Tämä toiminne tuo kaikki uudet asiakkaat (Lisäyksiä) rekisteriin, sekä päivittää vanhat (Muokkauksia).
  11. "Käsittele vain ylläolevat muokattavat rivit ja valitut kentät" -painikkeen painaminen päivittää olemassa olevat asiakastiedot asiakasrekisteriin. "Jatka tietojen linkitystietojen valintoihin" -painikkeen painamisen jälkeen jatketaan linkitystietojen valintoihin. Linkitettävät asiat ovat:
    1. Asiakasryhmä
    2. Maksuehto
    3. Maa
    4. Laskun tulostuskieli
    5. Verkkolaskuoperaattori
    6. Hintaryhmä
    7. Oletustoimitusehto
    8. Oletustoimitustapa
    9. Oletusmyyjä
  12. CSV -tiedostolla olevat tiedot päivitetään olemassa oleviin tietueisiin automaattisesti. Mikäli automaattista kohdistusta ei tehty tai kenttä on ollut tyhjä CSV -tiedostossa, voit valita tietueen (esim. asiakasryhmä, maksuehto) manuaalisesti pudotusvalikosta. Valintojen jälkeen tietojen tuonti tapahtuu painamalla "Tallenna tiedot" -painiketta.


 


csv
(949 Bytes)
xlsx

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.