Alla olevaa Netvisorin menetelmäkuvausta voidaan hyödyntää kirjanpidon menetelmäkuvauksen pohjana. Se on laadittu yleisellä tasolla ja kirjanpitovelvollisen on varmennettava kuvauksen tason riittävyys sekä laajuus. Peruskuvauksessa ei ole kuvattu tarkemmin esimerkiksi minkälaisia palveluita ja laskentasääntöjä on otettu käyttöön. Lisäksi mikäli taloushallintoa hoidetaan useammilla järjestelmillä, kuvaukseen on lisättävä muut järjestelmät sekä kuvaus siitä, kuinka järjestelmien välinen tiedonsiirto on järjestetty.
Netvisor -taloushallinto-ohjelmiston yleiskuvaus
Visma Netvisor on pilvipalveluna tarjottava taloushallinnon ohjelmistopalvelu, jonka avulla yksittäiset yritykset tai yritysasiakkaat tilitoimistonsa kautta saavat käyttöönsä sähköisen maksamisen ja laskuttamisen lisäksi taloushallinnon palvelut verkossa. Palvelu on käytettävissä kaikilla yleisimmillä selaimilla ja laitteilla. Palveluun kirjautuminen tapahtuu aina turvallisesti kaksivaiheisen tunnistautumisen kautta.
Netvisor-palvelun tarkempi tekninen kuvaus: Netvisor -palvelun teknologia- ja tietoturvaseloste.
Taloushallinnon yleiskuvaus
Netvisor-palvelussa ei ole erillisiä osakirjanpitoja, vaan tieto on reaaliaikaisesti samaa järjestelmän eri osissa. Budjetointia, ennustamista sekä laajempaa raportointia tehtävässä uudessa Controllerissa tiedot päivitetään kirjanpidon tiedoista joka yö ja aina tarvittaessa käyttöliittymän päivitystoiminnosta. Uudesta Controllerista ei tule tietoja kirjanpidon puolelle, joten kirjanpidon tiedot ovat tästä huolimatta aina reaaliaikaiset. Netvisoria voidaan käyttää eri laajuisesti eli peruskirjanpidon lisäksi voidaan ottaa käyttöön esimerkiksi reskontrat ja muita myynnin ja ostojen lisäpalveluita, varastonhallinta, palkanlaskenta, työaika ja matkat sekä jo mainittu uusi Controller -palvelu.
Taloushallinnon aineisto voi olla kokonaan sähköisessä muodossa tai osa kirjanpidon materiaalista voi olla paperimuotoisesti. Tässä taloushallinnon yleiskuvauksessa kuvataan Netvisorin toiminnan peruslogiikkaa. Menetelmäkuvausta tulee räätälöidä yrityskohtaisesti sen mukaisesti, mitä palveluosioita on otettu käyttöön sekä minkälaisia laskentasääntöjä käytetään sekä millä tavoin järjestelmän mahdollistamaa automaatiota hyödynnetään. Lisäksi yrityskohtaista menetelmäkuvausta on täydennettävä mahdollisilla muilla järjestelmillä, joita taloushallinnon hoitamiseen liittyy, kuten mahdolliset esijärjestelmät.
Kirjanpidon kirjausten peruslogiikka
Netvisorissa kirjanpidon kirjaukset muodostuvat eri tavoin. Kirjaukset voivat muodostua suoraan esimerkiksi myyntilaskutuksen yhteydessä tuotteiden taakse syötettyjen oletustiliöintien mukaan tai myynnin kirjaus voidaan tehdä manuaalisesti kirjausvientinä. Vastaavasti ostolaskujen oletustiliöinnit syntyvät asiatarkastuksen yhteydessä toimittajan tietojen mukaisesti tai tehtyjen automaatiosääntöjen mukaisesti.
Myyntikirjaukset
Kun Netvisorista lähetetään myyntilasku, muodostuu siitä automaattisesti kirjanpidon kirjaus kirjanpidon asetuksissa oletukseksi määritetylle tositelajille (oletuksena ML Myyntilasku) ja liiketapahtuman todentava myyntilasku muodostuu tämän kirjauksen ns. lähdetiedoksi ja siihen voi porautua muodostuneelta tositteelta (tositteen otsikkotiedot - kohta Lähde). Myös tositteen käsittelyhistoriasta, mikä on näkyvillä tositteen rinnalla käyttöliittymässä, on todennettavissa, kuinka kyseinen tosite on muodostunut ja mitä mahdollisia muutoksia tositteelle on tämän jälkeen tehty. Tositteelle voidaan myös lisätä liitteitä. Myyntilaskulta nähdään myös kyseiseen tapahtumaan liittyvät maksusuoritukset ja niiden tositteet.
Ostokirjaukset
Vastaavasti ostolaskun perusteella muodostuu kirjanpidon kirjaus oletukseksi määritetylle tositelajille (oletuksena OL Ostolaskut) ja liiketapahtuman todentava ostolasku muodostuu tämän kirjauksen lähteeksi. Tositehistoriasta näkyy tositteen muodostuminen ja tositteelle tehdyt muutokset ja ostolaskun kautta on katsottavissa ostolaskun tiedot maksutietoineen ja jaksotuksineen sekä laskun käsittelyhistoria ja mahdolliset ostolaskun liitteet.
Palkkakirjaukset
Palkkakirjaukset voidaan muodostaa palkanlaskentaprosessissa sen jälkeen kun palkkalaskelmat on maksettu. Tositteen muodostaminen tapahtuu käyttäjän toimesta. Tostelaji määritellään Palkanlaskennan asetuksissa (oletuksena PA Palkka). Liiketapahtuman todentava Palkkalaskelmalistaus muodostuu tämän kirjauksen ns. lähdetiedoksi ja siihen voi porautua muodostuneelta tositteelta (tositteen otsikkotiedot - kohta Lähde). Myös tositteen käsittelyhistoriasta, mikä on näkyvillä tositteen rinnalla käyttöliittymässä, on todennettavissa, kuinka kyseinen tosite on muodostunut ja mitä mahdollisia muutoksia tositteelle on tämän jälkeen tehty.
Kirjaukset matkalaskuista
Vastaavasti matkalaskuista muodostuu kirjanpidon kirjaus automaattisesti silloin kun matkalasku maksetaan suoraan eikä palkkalaskelman mukana. Myös matkalaskut kirjautuu Palkanlaskennan asetuksissa määritellylle tositelajille (oletuksena PA Palkka). Liiketapahtuman todentava Matkalaskulistaus muodostuu tämän kirjauksen ns. lähdetiedoksi ja siihen voi porautua muodostuneelta tositteelta (tositteen otsikkotiedot - kohta Lähde). Matkalaskulistauksesta näkee myös matkustusajankohdan ja liitteet. Myös tositteen käsittelyhistoriasta, mikä on näkyvillä tositteen rinnalla käyttöliittymässä, on todennettavissa, kuinka kyseinen tosite on muodostunut ja mitä mahdollisia muutoksia tositteelle on tämän jälkeen tehty.
Kirjaus- ja automaatiosäännöt
Netvisor mahdollistaa oletustilien, jaksotussääntöjen, tiliöintisääntöjen ja erilaisten automaatiosääntöjen käyttämisellä korkean automaation taloushallinnon hoitamisessa.
Oletustilejä voi määritellä eri paikkoihin. Myytävien tuotteiden kautta voi olla määritetty oletustilejä, joita käyttäen tämän kyseisen tuotteen myyntitapahtumat kirjaantuvat. Vastaavasti ostojen osalta voi olla tallennettuna toimittajakohtaisia oletustiliöintejä. Mikäli tuotteiden tai toimittajien taakse ei ole määritetty oletustilejä erikseen, määräytyvät myynnin ja ostojen oletustilit yleismäärityksen mukaisesti (valikosta Taloushallinto - Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Oletustiliöinneissä käytettävät tilit).
Myynti- ja ostolaskujen toiminnoissa on jaksotustoiminnallisuus, jonka avulla laskut voi jaksottaa esimerkiksi kuukausittaisella tasajaolla tuoton tai kulun kohdentamiseksi suoriteperusteisesti oikeille kausille. Kun jaksotus tehdään myynti- tai ostolaskun kautta, muodostuvat jaksotustositteet linkittyvät kyseiselle laskulle ja niiden tiliöinnit on nähtävissä laskujen tiedoista. Mikäli esimerkiksi ostolasku on jaksotettu, näkyvät ostolaskuun liittyvät jaksotustositteet ostolaskun tiedoista kohdasta “Jaksotustositteet”, jossa on linkki listaukseen ostolaskuun liittyvistä tositteista (ostolaskutosite sekä kaikki siihen liittyvät jaksotustositteet). Vastaavalla tavalla näkyvät myös myyntilaskun jaksotustositteet. Myynti- ja ostolaskujen jaksotuksille muodostuu myös automaattisesti seurantakohde ja täten tase-erittelyille muodostuu listaus tehdyistä jaksotuksista. Jaksotusten seurantakohteita voi tarkastella esimerkiksi kohdasta Tilinpäätös: Jaksotuksen seurantakohteet - Osto ja Jaksotuksen seurantakohteet - Myynti. Jaksotuksia voidaan muodostaa myös kirjanpidon jaksotustyökalulla (Taloushallinto - Jaksotukset).
Tiliöintisääntöjä käyttämällä voidaan lisätä tiliotteen tapahtumien automaattista käsittelyä. Tiliöintisääntöjä voi muodostaa kirjanpidon asetusten kautta sekä tiliotteella kun ollaan kirjaamassa tapahtumaa Tiliöi -toiminnolla. Käytössä olevat tiliöintisäännöt löytyvät Kirjanpidon asetuksista - Tiliöintisäännöt.
Ostolaskuille on mahdollista asettaa erilaisia ehtoja, joiden täyttyessä ostolaskulle tehdään säännössä määritellyt toimenpiteet. Automaatiosäännöt löytyvät kohdasta Ostot - Automaattinen käsittely. Sieltä myös näkee, onko kyseiseen yritykseen otettu ostolaskujen automaatio käyttöön.
Tarkemmat toimintojen kuvaukset ja kirjausten systematiikka on kuvattu: Netvisor käyttöohjeet.
ALV-käsittely
Netvisor pohjautuu nettokirjausmenettelyyn, jossa kirjanpidon tapahtuma päätyy aina nettokirjaukseen ja jossa alv-osuudet on kirjattu omina tapahtumariveinään. Uuden tositteen käsinsyötössä on myös mahdollista valita ALV-käsittelytavaksi bruttomenettely. Tällöin järjestelmä laskee valitun ALV-kannan mukaisen veron määrän valittua syöttötapaa noudattaen. Osto- ja myyntireskontrasta automaattisesti muodostettavat tositteet noudattavat alv:n nettokirjaustapaa.
Netvisorissa on käytössä ALV-tunniste ja veroprosentti tapahtumariveittäin. Niiden avulla ohjataan arvonlisäveron laskentaa ja raportointia. ALV-tunnisteen perusteella tapahtuma tulee oikeaan ryhmään ALV-laskelmassa ja arvonlisäveroilmoituksella.
Kirjanpidon tililuettelossa voidaan asettaa tileille oletuksena käytettävät ALV-tunnisteet, joita myös järjestelmän oletustiliöintitoiminnot käyttävät. Käyttäjä voi muuttaa oletuksena tulevaa ALV-tunnistetta tarpeen mukaiseksi.
Kun tosite tallennetaan käyttäen toimintoa ‘Uusi tosite’, järjestelmä laskee ALV:n määrän, muuttaa bruttosummana syötetyt luvut nettokirjaukseksi, sekä kirjaa ALV-summan ALV-saamisiin- tai -velkatilille. ALV-kirjaukset syntyvät siis heti tositteen tallennusvaiheessa. Kun ALV-laskelma muodostetaan ja tehdään ALV-kirjaus, järjestelmä kirjaa arvonlisäverot ALV-saamis ja -velkatililtä verotilille.
Tiliotekäsittely
Netvisorissa vastaanotettu tiliote käsitellään siten, että siihen linkitetään saapuneet viitesuoritukset ja niiden kirjanpidon tositteet, käsitellään maksetut ostolaskut ja muodostetaan niistä tosite kirjanpitoon sekä muutetaan reskontran laskutila maksetuksi. Syntyneet tositteet linkitetään tiliotteen tapahtumiin. Tiliotekäsittelyssä voidaan hyödyntää tiliöintisääntöjä, joilla voidaan tiliöidä halutut rivit tiliotteelta luodun säännön perusteella.
Tositelajit
Netvisorissa on käytössä oletuksena seuraavat alla luetellut tositelajit. Näiden lisäksi käyttäjät voivat lisätä järjestelmään uusia tositelajeja sekä nimetä vakiona muodostuvia tositelajeja vapaasti.
ML Myyntilasku
MS Myyntisuoritus
PT Pankki
KT Kassa
Pump Tuodut tapahtumat
T Automaattiset tilinpäätöskirjaukset
AT Järjestelmän muodostamat
MU Muut
OL Ostolasku
OS Ostosuoritus
JK Jaksotukset
PL Palkka
Kirjausketju
Kirjausketju muodostuu järjestelmässä aukottomaksi. Kirjanpidon kirjauksen ja tositteen kokonaisuudesta on kerrottu enemmän kohdassa “Kirjanpidon kirjausten peruslogiikka”. Tositteelle muodostuu tositenumero, joka koostuu tositelajista ja juoksevasta numerosta. Kirjaukseen liittyvät liiketapahtuman todentavat tositteet kuten myynti- ja ostolasku, linkittyvät kirjanpidon kirjaukseen kiinteästi. Kirjauksesta näkee aina lähteen, mistä ja mihin perustuen kirjaus on muodostunut. Manuaalisesti kirjattuihin tositteisiin pystytään liittämään tarvittavat selvennökset esimerkiksi tositteen liitteeksi. Päivä- ja pääkirjalla kuten kaikilla muillakin kirjanpidon raporteilla tapahtumilla näkyy sama tositenumero. Tilikohtainen tuloslaskelma ja tase muodostuvat saman tiedon pohjalta kuin myös viralliseen tilinpäätökseen muodostettavat tuloslaskelma- ja taseraportit. Jotta kirjausketju dokumentoituu myös tuloveroilmoittamisen osalta, suosittelemme dokumentoimaan kirjanpidon ja verotuksen erot esimerkiksi tilikauden verojaksotustositteen liitteeksi.
Kirjanpidon tarkistukset ja täsmäytykset
Järjestelmässä on kirjanpidon täsmäyttämistä varten erillinen täsmäytysnäkymä, jossa voidaan täsmätä yhtiön pankkitilit vastaavaan kirjanpidon pankkitilin saldoon sekä myynti- ja ostoreskontrien saldot vastaaviin kirjanpidon tilien saldoihin sekä varastot kirjanpidon varastotilien saldoihin.
Järjestelmä myös tuo esille erilaisia huomioita, jotka voivat liittyä erilaisiin poikkeustilanteisiin lasku- tai maksuliikenteessä tai huomioita tapahtumista, jotka vaativat vielä toimenpiteitä.
Integraatiot ja ohjelmistorajapinnan käyttö
Netvisoriin voidaan tuoda erilaisia tietoja ohjelmistorajapintaa käyttäen. Kunkin yrityksen rajapinnan käytöstä saa tietoa Netvisorin Yritysvalikosta kohdasta Ohjelmistorajapinta. Käytössä olevista tavanomaisesta peruspalvelupaketista poikkeavista palveluista löytyy tietoa Netvisor Storesta.
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen
Kaikki sähköinen aineisto säilytetään pysyvästi palvelinkeskuksessa, josta se on luettavissa reaaliaikaisesti. Varmuuskopiointi on toteutettu palvelinkeskuspalveluiden tarjoajan toimesta. Tilinpäätöstä koskevat aineistot arkistoidaan järjestelmään tilikausikohtaisesti. Tilikautta koskevat tositteet säilyvät muuttumattomina tilikauden päättämisen lukitessa tilikauden tapahtumat. Tilinpäätöksen sinetöinti ja arkistointi tilikausiarkistoon estää tilikauden avaamisen. Asiakkaan on myös mahdollista tilata aineistokopio, joka sisältää yrityksen taloushallinnon aineiston.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback