Netvisoriin on helppo tuoda toimittajatiedot Excel-taulukoista tai muista järjestelmistä. Tarpeena voi olla myös olemassa olevan toimittajarekisterin päivitys Excel-taulukon pohjalta. Näitä tilanteita varten käytetään Tietojen tuonti -toimintoa.

Tietojen tuonti -toiminto mahdollistaa toimittajatietojen tuonnin toisesta järjestelmästä Netvisoriin CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -muodossa. CSV-tiedostomuoto on yleisesti käytössä oleva siirtotiedostomuoto, jota käytetään usein siirrettäessä tietoa eri ohjelmistojen välillä. CSV-tiedoston saat luotua esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla valitsemalla tallennusmuodoksi CSV (Comma delimited / Luetteloerotin). Huomaa, että jos tiedostonimi sisältää erikoismerkkejä, se saattaa aiheuttaa virheen tietojen tuonnissa.

Toiminto on käytössä kaikilla yrityksillä ilman erillistä veloitusta ja käyttäjällä tulee olla Accounting-osion toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet "Perustietojen hallintaan" sekä "Perustietojen tuontiin". Tietojen tuonti -toiminnon löydät Netvisor-käyttöliittymän yritysvalikossa sijaitsevasta näkymästä: Yritysvalikko > Tietojen tuonti ja vienti > Tietojen tuonti

Toimittajatietojen tuonnissa ja päivityksessä käytettävät kentät

Mikäli pakollisia kenttiä ei ole annettu, tuontia ei voi tehdä.

Tuotava tietoKuvaus
ToimittajakoodiSuositeltava. Tietoja päivitettäessä olemassa oleviin toimittajiin kohdistava kenttä
NimiPakollinen tieto, sallittu merkkimäärä: max. 250
OsoitePakollinen tieto
PostinumeroPakollinen tieto
PostitoimipaikkaPakollinen tieto
Y-TunnusPakollinen tieto
Pankkitilitieto *Annetaan IBAN -muodossa. Pankkitilitieto ei saa sisältää välilyöntejä. Tilejä voi olla max. 8 kappaletta
BIC/SWIFT -koodiPakollinen, jos tuodaan pankkitilitieto
Pankkitilin nimiPakollinen, jos tuodaan pankkitilitieto.
Kotisivut 
Lisätietoja 
Maa 
Oletus ALV-kanta 
Oletusmaksuehto 
Puhelin 
Sähköposti 
Telefax 
Toimittajaryhmä 
Yhteyshenkilö 
Yhteyshenkilön puhelin 
Yhteyshenkilön sähköposti 
Kirjanpidon tiliAnnetaan numeerisessa muodossa, max. 5 kappaletta
Kirjanpidon oletustili Jos tiliä käytetään ostolaskulla toimittajan oletustilinä, käytä tietoa 1. Mikäli tili ei ole toimittajan oletustili, käytä tietoa 0.
LaskentakohdeMax. 5 kappaletta. Laskentakohdeotsikot tulee olla määriteltynä Netvisoriin ennen tietojen tuontia

* Jokaisen pankkitilin tiedot annetaan omina sarakkeinaan tuontitiedostossa, niitä ei laiteta samaan soluun. Esim.
Na_ytto_kuva_2017-07-27_kello_8.55.40.png

Sama käytäntö pätee myös Kirjanpidon tiliin, Kirjanpidon oletustiliin ja Laskentakohteeseen

Ohessa esimerkkitiedostot toimittajatietojen tuontia varten:

Tietojen valmisteleminen

CSV-siirtotiedostossa yhden toimittajan tiedot tulee olla annettuna omalla rivillään, toimittajatiedot eriteltynä sarakkeittain. Mikäli otsikoit Excel-tiedostolla tuotavat sarakkeet yllä mainitun listauksen mukaisesti, kohdistuvat sarakkeet tietoja tuotaessa automaattisesti Netvisorin toimittajakortilla käytettäviin kenttiin. Poista tyhjät sarakkeet tiedostosta, eli jos jokin sarake jää käyttämättä niin poista se kokonaan.

Muotoile taulukko Excelissä tekstiksi ennen tuontia, niin vältyt numero-ongelmilta. Nollilla alkavien numerosarjojen käsittely voi aiheuttaa Excelissä etunollien puuttumisen (esimerkiksi: 00130 Helsinki -> 130 Helsinki), mikäli taulukkoa käsitellään normaaliasetuksilla.

Tee seuraavasti:

  1. Valitse koko taulukko
  2. Paina hiiren kakkospainiketta
  3. Valitse "Muotoile solut"
  4. Valitse luokaksi "Teksti" (katso kuva alla)

Tietojen tuonnin vaiheet

  1. Avaa Yritysvalikko ja valitse "Tietojen tuonti"
  2. Valitse tietotyypiksi "Toimittajatietojen tuonti" (katso kuva alla, kohta 1) ja paina "Selaa" (2)
  3. Etsi tallettamasi toimittajatiedot sisältävä tiedosto ja paina "Tuo tietoja" (3).
  4. Seuraavassa vaiheessa linkitetään tuotavien tietojen kentät Netvisorin toimittajatietojen vastaaviin kenttiin. Painikkeesta "Valitse" (katso kuva alla, kohta 1) aukeaa sarakkeittain alasvetovalikko, josta valitaan, mitä tietoa kyseinen sarake sisältää. Alla olevassa kuvassa kohdassa 2 valinta on tehty. Ohjekuvassa tämä sarake on merkitty sisältävän toimittajakoodin.
  5. Jos tuotavassa tiedostossa on ensimmäisenä rivinä sarakeotsikoita, niin valitsemalla "Ensimmäinen rivi sisältää sarakeotsikot (ei tuoda)" -valinnan, ei sarakeotsikoita tuoda Netvisoriin (3).
  6. Paina linkityksen jälkeen "Päivitä valitutkentät" -painiketta (4)
  7. Vihreä väri kertoo sen, että tuotava tieto on oikeellista (katso alla kuva, kohta 1). Punainen väri ilmaisee virheen, eikä kyseisen rivin tuonti onnisti.
  8. Yhteenvedosta (3) nähdään, että aineistossa on kolme uutta ja yksi muokattava toimittajakortti. "Muokkauksia"- tieto tarkoittaa sitä, että samalla toimittajakoodilla on jo olemassa oleva toimittajakortti toimittajarekisterissä. Mikäli yhteenvedossa on "Virherivejä" -kohdassa luku, ei näiden rivien tuonti onnistu. Virheelliset rivit tulee korjata CSV-tiedostoon ja aloittaa tuonti alusta, jotta tiedot saadaan tuotua Netvisoriin.
  9. "Viittaus"-linkistä (2) pääset katsomaan mihin toimittajakorttiin viitataan (avaa hiiren kakkosnapilla uuteen ikkunaan).
  10. Kenttien päivittämisen jälkeen näkymään tulee kaksi vaihtoehtoista toiminnetta: 
    1. "Käsittele vain ylläolevat muokattavat rivit ja valitut kentät" - Tämä toiminne käsittelee vain muokattavat rivit, uudet tietueet ohitetaan käsittelyssä.
    2. "Jatka tietojen linkitystietojen valintoihin" - Tämä toiminne tuo kaikki uudet toimittajat (Lisäyksiä) rekisteriin sekä päivittää vanhat (Muokkauksia).
  11. "Käsittele vain ylläolevat muokattavat rivit ja valitut kentät" -painikkeen painaminen päivittää olemassa olevat toimittajatiedot toimittajarekisteriin.  "Jatka tietojen linkitystietojen valintoihin" -painikkeen painamisen jälkeen jatketaan linkitystietojen valintoihin. Linkitettävät asiat ovat: 
    1. Toimittajaryhmä
    2. Oletus ALV-kanta
    3. Maa
    4. Oletusmaksuehto
  12. CSV -tiedostolla olevat tiedot päivitetään olemassa oleviin tietueisiin automaattisesti. Mikäli automaattista kohdistusta ei tehty tai kenttä on ollut tyhjä CSV -tiedostossa, voit valita tietueen (esim. toimittajaryhmä) manuaalisesti pudotusvalikosta. Valintojen jälkeen tietojen tuonti tapahtuu painamalla "Tallenna tiedot" -painiketta. 

 


csv
xlsx

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.