Tämä ohje käsittelee ostotilauksen merkitsemistä toimitetuksi, mikä mahdollistaa tuotteiden siirtymisen varastoon, kun varastonhallinta on käytössä.

SISÄLTÖ

Toimituksen voi vastaanottaa, kun ostotilaus on toimittamaton tilassa. Samalla kun ostotilauksen rivit merkitään toimitetuiksi, päivittyvät tuotteet varastoon (edellyttäen, että varastonhallinta on käytössä ja tuotteet ovat varastotuotteita). Ostotilaus tulee merkitä toimitetuksi, että tuotteet siirtyvät varastoon.

Toimituksen vastaanotto tehdään, kun haluat merkitä ostotilauksen toimitetuksi ja siirtää tuotteet varastoon.

  1. Avaa näkymä valitsemalla Ostot > Avoimet ostotilaukset ja valitse Vastaanota toimitus -linkki.
  2. Vaihtoehtoisesti avaa ostotilaus ja valitse Siirry vastaanottamaan toimitus.

Toimitettu -sarake näyttää, kuinka monta ostotilauksen riviä on toimitettu. Vihreä väri tarkoittaa, että rivillä ei ole laatupoikkeamia ja oranssi väri tarkoittaa, että rivillä on laatupoikkeamia. Tarkemmat tiedot laatupoikkeamista löytyvät täältä.

Toimituksen tila näyttää ostotilauksen toimitusstatuksen:

  • Jos tilauksen kaikki rivit on toimitettu, tila on toimitettu.
  • Jos vain osa riveistä on toimitettu, tila on osatoimitettu.
  • Jos on toimitettu enemmän kuin alkuperäisessä ostotilauksessa, tila on ylitoimitettu.

Näistä tilalinkkeistä pääsee varastotapahtumalle.

Toimituksen vastaanotto

Voit avata Toimituksen vastaanotto -näkymän valitsemalla Ostot > Avoimet ostotilaukset > Vastaanota toimitus tai ostotilaukselta valitsemalla Siirry vastaanottamaan toimitus.

Toimituksen vastaanotto -näkymän yläreunassa näkyy ostotilauksen tiedot. Toimittajatiedoista pääsee tutkimaan tarkemmin toimittajan tietoja ja tilausnumerosta saa koko ostotilauksen näkyville. Toimitettu-kenttä näyttää, onko kaikki rivit merkitty toimitetuksi.

Osan näkymän sarakkeista voi lisätä ja poistaa näkyvistä kohdasta Näytä sarakkeet. Vastaanottonäkymässä annetut tiedot päivittyvät ostotilauksen varastotapahtumiin.

Näkymässä on seuraavat sarakkeet:

  • Tilattu: näyttää koko ostotilauksella tilatun määrän.
  • Toimitettu: kenttään lisätään vastaanotettu määrä.
  • Toimituspäivä: kenttään määritetään tuotteen toimituspäivämäärä. Tämä päivämäärä tulee myös varastotapahtuman toimituspäivämääräksi.
  • Kommentti: kenttään voi antaa oman kommentin riveittäin.
  • Tila: kun rivi käsitellään, tilaksi tulee toimitettu. Muutoin tila on toimittamaton.

Seuraavat sarakkeet voi lisätä tai poistaa näkyvistä kohdasta Näytä sarakkeet:

  • Eränumero: mahdollistaa eränumeroseurannan varastoitaville tuotteille.
  • Valmistuspäivä.
  • Pakkauspäivä.
  • Parasta ennen.
  • Viimeinen käyttöpäivä.
  • Laatu: sarake tulee valittavaksi, jos laadun käsittely on otettu käyttöön. Tämän avulla voidaan riveittäin määritellä, mikä määrä tuotteita kuuluu millekin laatuluokalle. Riveille voidaan määritellä laatuluokka myös toimituksen jälkeen ja nämä tallentuvat Tallenna muutokset -valinnalla.

Rivikohtainen käsittely

Toimitusnäkymässä on rivikohtaisia toimintoja rivin oikeassa reunassa olevassa valikossa. Valikon toiminnot aktivoituvat, kun rastitat ensin kyseisen rivin.

Kun koko rivi toimitetaan, voit merkitä rivin toimitetuksi seuraavasti:

  1. Rastita toimitettava rivi.
  2. Valitse rivin oikeassa reunassa olevasta valikosta Toimita.
  3. Paina Tallenna muutokset.

Jos rivi osatoimitetaan, eli Toimitettu-kenttään asetetaan tilattua pienempi määrä, valikkoon aktivoituu seuraavat valinnat:

Toimita ilman jälkitoimitusta: valinta merkitsee rivin kokonaan toimitetuksi, eikä riviä voi enää jälkitoimittaa.

Muodosta rivi laatumääritykselle: valinnalla voidaan riveittäin määritellä, mikä tuote on mitäkin laatua. Esimerkiksi jos on 2 toimittamatonta tuotetta, jotka halutaan toimitetuksi, mutta toisen laatu on eri, voidaan määritellä toiselle 1. luokan laatu ja toiselle 2. luokan laatu.

Yhdistä toimittamattomaan riviin: jos rivejä on useampi toimittamaton-tilassa, voidaan nämä yhdistää yhdeksi riviksi tämän valinnan avulla.

Osatoimitus ja jälkitoimitus

Jos kaikkia rivejä ei toimiteta samaan aikaan, voit tehdä riveille osatoimituksen ja määritellä, tehdäänkö kyseiselle riville jälkitoimitus myöhemmin. Jälkitoimitus tarkoittaa, että kyseinen rivi toimitetaan myöhemmin.

Alla olevassa esimerkissä määritetään 4 tilatusta tuotteesta 2 toimitetuksi.

Kun olet syöttänyt toimitettavan määrän, tallenna muutokset seuraavasti:

  1. Valitse Tallenna muutokset.
  2. Odota, että Viimeistele toimitusten kirjaaminen -näkymä avautuu.

Valitse käsittely -kohdassa (kuvassa kohta 1.) valitaan, jääkö rivi jälkitoimitukseen vai kirjataanko se toimitetuksi pienemmällä määrällä:

  • Jos pidät rivin jälkitoimituksessa, jäljelle jääville tuotteille tulee tehdä toimitus myöhemmin.
  • Jos valitset rivin toimitetuksi, koko rivi menee toimitettu-tilaan, eikä tuotetta voi enää toimittaa myöhemmin.

Valinnat tallennetaan Kirjaa-valinnalla. Jälkitoimituksia voidaan tehdä niin kauan, kunnes kaikki ostotilauksen rivit on toimitettu.

Toimitetun rivin muokkaaminen

Kun toimitettua riviä on tarve muokata, muokkaus tehdään Toimituksen vastaanotto -näkymässä.

  1. Avaa Toimituksen vastaanotto -näkymä ostotilaukselta valitsemalla Siirry vastaanottamaan toimitus.
  2. Rastita muokattava rivi.
  3. Valitse rivin oikeassa reunassa olevasta valikosta Avaa toimitus muokattavaksi.
  4. Jos haluat muokata useampaa riviä, rastita useampi rivi ja valitse vihreästä valikosta Avaa toimitukset muokattavaksi.
  5. Muokkaa toimitettua määrää ja toimituspäivää.
  6. Paina Tallenna muutokset.

Muutokset tallentuvat myös varastotapahtumalle ja sitä kautta varastoon.

Toiminnot

Toiminnot-valikosta pääsee siirtymään  laatuluokkien hallintaan, jos tämä on käytössä yrityksellä.

Toiminnot-valinnasta pääsee myös ostotilausnäkymään tai kyseisestä ostotilauksesta muodostuneelle varastotapahtumalle. Valikon kautta voi myös tulostaa hyllytyslistan tai kohdistaa ostotilauksen ostolaskuun.

Ostotilaus ja varastonhallinta

Kun ostotilaus muodostetaan, järjestelmä tekee varastokirjaukset niiden rivien osalta, jotka ovat varastotuotteita. Uuden ostotilauksen muodostaminen tekee hankintarivin, jonka tilaksi tulee avoin. Tämä näkyy varastonhallintaraporteilla Tulossa-olevina tuotteina.

Kun ostotilaus merkitään toimitetuksi, varastotapahtuman tila muuttuu Käsitelty-tilaan ja tuote lisätään varastoon valittuna toimituspäivänä.

Alla näkyy rivi ostotilauksesta varastonhallinnassa ennen toimituksen tekoa. Tila on avoin ja toimituspäivänä näkyy ostotilauksella oleva oletettu toimituspäivä.

Kun merkitset kyseisen rivin toimitetuksi ostotilauksella ja asetat toimituspäiväksi esimerkiksi 22.6.2018, rivin tila muuttuu käsitelty-tilaan ja toimituspäivä päivittyy samalla.

Ostotilaukseen liittyviä varastotapahtumia ei voi enää muokata varastonhallinnan kautta, vaan muutokset tulee tehdä ostotilauksen Toimituksen vastaanotto -näkymässä.

Tilauksen vastaanoton peruminen

Jos ostotilaus on vahingossa merkitty toimitetuksi ja vastaanotto tulee perua, toimi seuraavasti:

  1. Siirry ostotilaukselle ja valitse Siirry vastaanottamaan toimitus.
  2. Rastita kaikki rivit, jotka haluat perua.
  3. Valitse Avaa toimitukset muokattavaksi.
  4. Muokkaa Toimitettu-kentän arvoksi 0 jokaiselle riville.
  5. Valitse Tallenna muutokset.

Tämä poistaa tuotteen vastaanoton ja varastotapahtumat, ja ostotilaus siirtyy takaisin toimittamaton tilaan.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: Milloin tuotteet siirtyvät varastoon ostotilaukselta?

Vastaus: Tuotteet siirtyvät varastoon, kun ostotilauksen rivit merkitään toimitetuiksi Toimituksen vastaanotto -näkymässä ja varastonhallinta on käytössä sekä tuotteet ovat varastotuotteita.

Kysymys: Miten teen osatoimituksen ja jälkitoimituksen ostotilaukselle?

Vastaus: Avaa Toimituksen vastaanotto -näkymä, syötä riville tilattua pienempi määrä Toimitettu-kenttään, tallenna muutokset ja määritä Viimeistele toimitusten kirjaaminen -näkymässä, jääkö rivi jälkitoimitukseen vai kirjataanko se toimitetuksi pienemmällä määrällä.

Kysymys: Voinko muokata jo toimitettua riviä?

Vastaus: Kyllä. Avaa Toimituksen vastaanotto -näkymä, rastita rivi, valitse Avaa toimitus muokattavaksi ja muuta toimitettua määrää ja toimituspäivää. Tallenna muutokset, jolloin tiedot päivittyvät myös varastotapahtumalle.

Kysymys: Miten perun vahingossa tehdyn tilauksen vastaanoton?

Vastaus: Siirry ostotilaukselle, avaa Toimituksen vastaanotto, rastita peruttavat rivit, valitse Avaa toimitukset muokattavaksi, aseta Toimitettu-kentän arvoksi 0 jokaiselle riville ja tallenna muutokset. Ostotilaus siirtyy takaisin toimittamaton tilaan.

Kysymys: Voinko muokata ostotilaukseen liittyviä varastotapahtumia varastonhallinnan kautta?

Vastaus: Et voi. Ostotilaukseen liittyviä varastotapahtumia muokataan vain ostotilauksen Toimituksen vastaanotto -näkymässä.

Avainsanat: toimituksen vastaanotto, varastonhallinta, ostotilaus, toimitetut rivit, osatoimitus, jälkitoimitus, varastokirjaus, toimituksen peruminen



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.