Toimituksen voi vastaanottaa, kun ostotilaus on toimittamaton tilassa. Samalla kun ostotilauksen rivit merkitään toimitetuiksi, päivittyvät tuotteet varastoon (edellyttäen, että varastonhallinta on käytössä ja tuotteet ovat varastotuotteita). Ostotilaus tulee siis merkitä toimitetuksi, että tuotteet siirtyvät varastoon.
1. Toimituksen vastaanotto tehdään näkymässä Ostot > Avoimet ostotilaukset klikkaamalla Vastaanota toimitus -linkkiä. Toimituksen voi vastaanottaa myös suoraan ostotilaukselta Siiry vastaanottamaan toimitus -toiminnon kautta.
2. Toimitettu -sarake näyttää, että kuinka monta ostotilauksen riviä on toimitettu. Vihreä väri tarkoittaa, että rivillä ei ole laatupoikkeamia ja oranssi rivi tarkoittaa, että rivillä on laatupoikkeamia. Tarkemmat tiedot laatupoikkeamista löytyvät täältä.
3. Toimituksen tila: Jos tilauksen kaikki rivit on toimitettu, tulee tilaksi toimitettu. Mikäli vain osa riveistä on toimitettu, tulee tilaksi osatoimitettu. Mikäli on toimitettu enemmän, mitä alkuperäisessä ostotilauksessa tulee tilaksi ylitoimitettu. Näistä linkeistä klikkaamalla pääsee varastotapahtumalle.
Toimituksen vastaanotto
Vastaanota toimitus -valinnalla pääsee Toimituksen vastaanotto -näkymään. Näkymän yläreunassa näkyy ostotilauksen tiedot. Toimittajatiedoista pääsee tutkimaan tarkemmin toimittajan tietoja ja tilausnumerosta saa koko ostotilauksen näkyville. Toimitettu kenttä näyttää onko kaikki rivit merkitty toimitetuksi.
Osan näkymän sarakkeita voi lisätä ja poistaa näkyvistä kohdasta Näytä Sarakkeet. Vastaanottonäkymässä annetut tiedot päivittyvät ostotilauksen varastotapahtumiin. Näkymästä löytyy seuraavat sarakkeet:
- Tilattu: näyttää koko ostotilauksella tilatun määrän
- Toimitettu -kenttään lisätään vastaanotettu määrä
- Toimituspäivä kenttää määritetään mikä on tuotteen toimituspäivämäärä. Kyseinen päivämäärä tulee myös varastotapahtuman toimituspäivämääräksi.
- Kommentti -kenttään voi antaa oman kommentin riveittäin.
- Tila: Kun rivi käsitellään, tulee sen tilaksi toimitettu. Muutoin tila on toimittamaton.
Seuraavat sarakkeet voi joko lisätä tai poistaa näkyvistä kohdasta Näytä sarakkeet:
- Eränumero: mahdollistaa eränumeroseurannan varastoitaville tuotteille
- Valmistusnpäivä
- Pakkauspäivä
- Parasta ennen
- Viimeinen käyttöpäivä
- Laatu: Tämä sarake tulee valittavaksi, jos laadun käsittely on otettu käyttöön. Tämän avulla voidaan riveittäin määritellä mikä määrä tuotteita kuuluu millekin laatuluokalle. Riveille voidaan määritellä laatuluokka myös toimituksen jälkeen ja nämä tallentuvat Tallenna muutokset -valinnalla.
Rivikohtainen käsittely
Toimitusnäkymässä on rivikohtaisia toimintoja (rivin oikeassa reunassa oleva valikko). Valikon toiminnot aktivoituu, kun kyseisen rivin rastittaa ensin.
Mikäli koko rivi toimitetaan, voidaan rivi merkitä toimitetuksi Toimita -valinnalla. Muutos tulee tallentaa Tallenna muutokset -painikkesta.
Jos rivi osatoimitetaan, eli "Toimitettu" -kenttään asetetaan tilattua pienempi määrä, aktivoituu valikkoon seuraavat valinnat:
Toimita ilman jälkitoimitusta: Tämä merkitsee rivin kokonaan toimitetuksi ja riviä ei enää pääse jälkitoimittamaan.
Muodosta rivi laatumääritykselle: Voidaan valita riveittäin, mikä tuote on mitäkin laatua. Esimerkiksi on 2 toimittamatonta tuotetta, jotka halutaan toimitetuksi, mutta toisen laatu on eri. Näin voidaan määritellä toiselle esim. 1. luokan laatu ja toiselle 2. luokan laatu.
Yhdistä toimittamattomaan riviin: Mikäli rivejä on useampi toimittamaton -tilassa, voidaan nämä yhdistää yhdeksi riviksi tämän valinnan avulla.
Osatoimitus ja jälkitoimitus
Mikäli kaikkia rivejä ei toimiteta samaan aikaan, voidaan näille tehdä osatoimitus ja määritellä tehdäänkö kyseiselle riville jälkitoimitus myöhemmin, eli kyseinen rivi toimitetaan myöhemmin.
Alla olevassa esimerkissä määritetään 4 tilatusta tuotteesta 2 toimitetuksi.
Muutokset tallennetaan Tallenna muutokset -toiminnolla ja tämän jälkeen avautuu Viimeistele toimitusten kirjaaminen -näkymä.
Valitse käsittely -kohdassa (kuvassa kohta 1.) valitaan, että jääkö rivi jälkitoimitukseen vai kirjataanko se toimitetuksi pienemmällä määrällä. Mikäli pidetään rivi jälkitoimituksessa, tulee jäljelle jäävälle 2 tuotteelle tehdä toimitus myöhemmin. Jos tässä kohtaa valitaan painamalla toimitetuksi, menee koko rivi toimitettu -tilaan ja tuotetta ei voi enää toimittaa myöhemmin. Kirjaa -valinnalla tallennetaan valinnat. Jälkitoimituksia voidaan tehdä niin kauan, kunnes kaikki ostotilauksen rivit on toimitettu.
Toimitetun rivin muokkaaminen
Kun toimitettua riviä on tarve muokata, onnistuu tämä Toimituksen vastaanotto -näkymästä. Rivin saa avattua muokattavaksi seuraavasti: Rastita rivi ja valitse rivin oikeassa reunassa olevasta valikosta "Avaa toimitus muokattavaksi". Näkymässä voi myös rastittaa useamman rivin ja valita vihreästä valikosta "Avaa toimitukset muokattavaksi". Tämän jälkeen toimitettua määrää ja toimituspäivää voi muokata. Muutoksen tallentuvat myös varastotapahtumalle ja sitä kautta varastoon.
Toiminnot
Toiminnot -valikosta pääsee siirtymään laatuluokkien hallintaan, mikäli tämä on käytössä yrityksellä. Valinnasta päästään myös ostotilausnäkymään tai kyseisestä ostotilauksesta muodostuneelle varastotapahtumalle. Valikon kautta voi myös tulotaa hyllytyslistan tai kohdistaa ostotilaus ostolaskuun.
Ostotilaus ja varastonhallinta
Kun ostotilaus muodostetaan, tehdään niiden rivien osalta varastokirjaukset, jotka ovat varastotuotteita. Uuden ostotilauksen muodostaminen tekee hankintarivin, minkä tilaksi tulee avoin. Tämä näkyy myös varastonhallinta raporteilla "Tulossa" olevina tuotteina. Kun ostotilaus merkitään toimitetuksi, muuttuu varastotapahtuma Käsitelty -tilaan ja tuote lisätään varastoon valittuna toimituspäivänä.
Alla rivi ostotilauksesta varastonhallinnassa ennen toimituksen tekoa. Huom. tila on avoin. Toimituspäivänä näkyy ostotilauksella oleva oletettu toimituspäivä.
Merkitään kyseinen rivi toimitetuksi ostotilauksella, toimituspäiväksi laitetaan 22.6.2018. Kyseiselle riville on muuttunut tila käsitellyksi ja toimituspäivä on muuttunut samalla.
Ostotilaukseen liittyviä varastotapahtumia ei enää pääse muokkaamaan varastonhallinnan kautta, vaan muutokset tulee tehdä ostotilauksen Toimituksen vastaanotto -näkymässä.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback