Ostotilauksen kohdistus ostolaskuun

Tässä ohjeessa kuvataan, miten ostotilaus kohdistetaan ostolaskuun. Kohdistaminen mahdollistaa ostotilauksessa käytettyjen laskentakohteiden ja tuoterivien linkityksen ostolaskuun.

SISÄLTÖ

• Ostotilauksen kohdistus ostolaskuun
• Tapahtumien linkitys
  • Hintakäsittely korvaa kaikissa uusissa kohdistuksissa ostolaskurivit ostotilausriveilä.
• Ostotilauksen toimitus
• Usein kysyttyjä kysymyksiä

Ostotilauksen kohdistus ostolaskuun

Voit avata kohdistusnäkymän valitsemalla Ostot > Ostotilaukset > valitse ostotilaus > Kohdista lasku tai Ostot > Ostolaskut > valitse ostolasku > Toiminnot > Kohdista rivejä.

Ostotilaus voidaan kohdistaa saapuneeseen ostolaskuun. Ostotilaus pitää olla lähetetty tai paikallisesti tulostettu, jotta kohdistuksen voi tehdä. Laskun kohdistus ei tee varastokirjausta taustalla varastoon, vaan rivit pitää käsitellä toimituksen vastaanotto -kohdassa ja määrittää, milloin ostotilauksen rivit on saapunut varastoon. Näkymässä voidaan määritellä rivikohtaisesti, milloin mikäkin tuote on saapunut varastoon, eikä tarvitse odottaa, kunnes ostolasku saapuu.

Ostotilauksen kohdistaminen vaatii luku- tai muokkausoikeudet hankintahintaan, joka voidaan asettaa Myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa sekä asiatarkastus- ja/tai hyväksyntäoikeuden. Oikeuden lisääminen tai muokkaaminen vaatii KH-oikeudet. Jotta kohdistuksen voi tehdä tai päästä tähän näkymään, pitää lisäksi olla muokkausoikeudet ostotilauksiin.

Ostotilaus voidaan linkittää ostolaskuun, jolloin ostolaskuun saadaan ostotilauksella käytetyt laskentakohteet ja tuoterivit. Kohdistaminen tapahtuu ostotilausnäkymästä "Kohdista lasku" -linkistä. "Kohdista lasku" -linkin perässä näkyy, monta ostotilauksen riviä on linkitetty ostolaskuun.

Voit siirtyä kohdistusnäkymään myös ostotilauksen tai ostolaskun Toiminnot-painikkeen kautta valitsemalla "Kohdista rivejä...".

Mikäli rivit on jo linkitetty, ne näkyvät kohdassa Linkitetyt ostotilaukset.

Esimerkkitilanteessa ostotilaus 25 kohdistetaan ostolaskuun 1616. Oikealle puolelle tulee ostotilaus ja vasemmalle ostolasku.

Toimi seuraavasti, kun haet ostolaskuja kohdistusnäkymässä:

1. Paina "Lisää ostolaskuja" -painiketta.
2. Hae järjestelmästä löytyviä ostolaskuja. Oletuksena haet saman toimittajan laskuja, ja tilana on Käsittelemätön.
3. Jos järjestelmästä ei löydy ostolaskua, tarkista laskun tila ja muuta sitä tarvittaessa.
4. Valitse oikea ostolasku.
5. Paina "Lisää valitut ostolaskut".

• 2. Maksettu. Näyttää ensin, kuinka paljon ostolaskusta on maksettu, ja /-merkin perässä ostolaskun kokonaissumman.
• 3. Linkitetty. Näyttää valuuttamäärässä, paljonko ostolaskulle on linkitetty ostotilauksen summaa, ja /-merkin perässä ostolaskun kokonaissumman.
• 4. Toimituksen tila. Näyttää toimituksen tilan:
  • "Toimitettu", kun kaikki ostolaskun rivit on määritelty toimitetuksi.
  • "Osatoimitettu", kun osa riveistä on toimitettu.
  • "Toimittamaton", kun rivejä ei ole käsitelty.

  Ostotilauksen kohdistaminen ostolaskuun ei päivitä toimituksen tilaa, vaan päivitys tehdään toimituksen vastaanotto -näkymässä. Toimituksen tila -kenttää klikkaamalla avautuu toimituksen vastaanotto -näkymä.

• 5. Linkitetty. Näyttää summana, minkä verran ostotilauksesta on linkitetty ostolaskuun. Ensimmäinen arvo on linkitetty summa ja /-merkin perässä koko ostotilauksen summa.

Tapahtumien linkitys

Varsinainen linkitys tapahtuu seuraavasti:

1. Valitse jommaltakummalta puolelta (ostolasku tai ostotilaus) yksi rivi, jota kohdistat.
2. Valitse toiselta puolelta rivi tai rivit, joihin kohdistat.
3. Paina "Tallenna muutokset ja linkitä rivit" -painiketta.

Alla olevassa esimerkissä yksi ostolaskurivi on linkitetty kolmeen ostotilauksen riviin. Linkitys tallentuu, kun painat "Tallenna muutokset ja linkitä rivit" -painiketta.

Linkityksen tallentamisen jälkeen rivit ovat linkittyneet keskenään. "Tallenna" -painikkeen vieressä on ylöspäin oleva kolmio, jota painamalla avautuu kaksi uutta vaihtoehtoa linkitykseen:

• "Poista valituilta riveiltä linkitykset" poistaa jo olemassa olevat linkitykset. Voit käyttää tätä, jos linkitys on tehty alun perin väärin. Linkitys voidaan poistaa kaikilta riveiltä tai vain valitulta riviltä.
• "Korvaa kaikissa uusissa linkityksissä ostolaskurivit ostotilausriveillä" korvaa ostolaskun lasku- ja tiliöintirivit ostotilauksen riveillä. Tällöin ostolaskuille saadaan myös ostotilauksella käytetyt laskentakohteet. Ostolaskun rivitiedot voidaan korvata valituilla ostotilausten rivitiedoilla ainoastaan, jos ostolasku on käsittelemätön.

HUOM. Rivien valinta toimii seuraavalla logiikalla:

• Valitse ensin jommaltakummalta puolelta yksi rivi, jota kohdistat.
• Valitse sen jälkeen toiselta puolelta ne rivit, joihin kohdistat.
• Älä valitse kaikkia rivejä samanaikaisesti, koska muuten järjestelmä ei voi päätellä, mikä rivi kohdistuu mihinkin, etenkin jos tuotekoodit ja nimikkeet eivät ole samat.

Ostolaskuautomaation avulla kohdistusta voidaan automatisoida.

Huom. Jos rivejä korvataan, kauden pitää olla auki. Muuten kohdistus onnistuisi myös lukitun kauden ostolaskulle.

HUOM! Ostotilaukseen liittyvällä ostolaskulla EI SAA käyttää kertatiliöinti-toimintoa. Tämä poistaa pysyvästi ostolaskurivien ja tiliöintirivien suhteen ja estää tiliöintitiedon periytymisen ostotilauksen kohdistuksista (tiliöinti ja kohdelaskenta).

Hintakäsittely korvaa kaikissa uusissa kohdistuksissa ostolaskurivit ostotilausriveilä.

Ostotilauksen toimitus

Voit avata ostotilauksen toimituksen käsittelyn valitsemalla Ostot > Ostotilaukset > valitse ostotilaus > Kohdista lasku > toimituksen käsittely tai Ostot > Ostotilaukset > valitse ostotilaus > Toimituksen vastaanotto.

Ostotilaus voidaan asettaa kokonaan toimitetuksi laskun linkitysnäkymässä. Ostotilauksen kohdalla on valinta "Käsittele koko ostotilaus toimitetuksi". Tällöin koko ostotilaus tulee toimitetuksi.

Jos vain osa tuotteista on saapunut, käsittele osatoimitus toimituksen vastaanotto -näkymässä. Kun ostotilaus on kokonaan toimitettu, voit arkistoida sen, jolloin se häviää ostotilausnäkymästä.

Yllä olevasta valikosta voidaan poistaa ostotilaus listauksesta. Jos valitset samasta kohdasta ostolaskun, poistuu ostolasku linkitysnäkymästä.

"Päivitä ostotilausrivien yksikköhinta linkitetyiltä ostolaskuriveiltä" -valinnan avulla voidaan päivittää valittuun ostotilaukseen uusi yksikköhinta linkitetyltä ostolaskulta. Päivitystoiminto vaatii toimiakseen seuraavat asiat:

• Tapahtumien linkitys pitää tehdä ensin.
• Ostotilaukseen liittyvällä ostolaskulla EI SAA käyttää kertatiliöinti-toimintoa. Tämä poistaa pysyvästi ostolaskurivien ja tiliöintirivien suhteen ja estää tiliöintitiedon periytymisen ostotilauksen kohdistuksista (tiliöinti ja kohdelaskenta).
• Ostolaskulla vaaditaan verkkolaskurivit (Laskurivit) hankintahintapäivitettävien rivien osalta. Pelkkää alkuperäistä skannauspalvelun tiliöintiriviä ei voida käyttää, koska siinä ei ole käsitteitä "Määrä" tai "Yks. hinta".

Alla esimerkki tästä ostolaskun osalta.

Jos verkkolaskurivejä ei ole, eli lasku on tullut skannauspalvelun kautta tai lasku on syötetty käsin, toimi seuraavasti:

1. Avaa Tapahtumien linkitys -näkymä.
2. Valitse "Tallenna muutokset ja kohdista rivit" -painikkeen perästä ylöspäin oleva kolmio -painike.
3. Valitse "Korvaa kaikissa uusissa kohdistuksissa ostolaskurivit ostotilausriveillä".

Jos toimittaja ei voi toimittaa verkkolaskua, älä salli koontilaskutusta, vaan vaadi yksi lasku per ostotilaus. Koska ostotilausrivien korvaustoiminto ostolaskulle poistaa ostolaskun kaikki rivitiedot ja korvaa niiden tilalle valitun ostotilauksen rivit, useamman ostotilauksen osalta korvaustoiminto ei onnistu samalle laskulle.

Toimittajalta täytyy vaatia yksi lasku per ostotilaus (osatoimituksen osalta useampi lasku onnistuu) tai siirtymistä verkkolaskutukseen. Ongelma tulee esiin, kun toimittaja laskuttaa yhdellä laskulla useiden ostotilausten sisältöä koottuna.

Mikäli ostotilauksen yksikköhintoja päivitetään tällä tavalla, päivitys näkyy ostotilauksen käsittelyhistoriassa. Hintapäivitys menee ostotilausrivin lisäksi kyseisen hankintaerän hankintahinnaksi varastoon.

Alla on kokonaiskuva, jossa ostotilaus on linkitetty kolmeen ostolaskuun (esimerkissä on erillinen ostolasku rahdista ja pintakäsittelystä) ja varsinainen tavara on laskutettu yhdellä ostolaskulla.

Jos ostotilaukseen tulee laskutus skannauksen kautta osatoimitusten mukaisesti, esimerkiksi kuvan 3 rivin osalta 1 ja 2 riviä erikseen, voit toimia seuraavasti:

• Korvaa molemmille laskuille sama rivisisältö kyseiseltä ostotilaukselta.
• Poista manuaalisesti osatoimituslaskuun kuulumattomat rivit.
• Muokkaa tarvittaessa rivihintoja.

Nämä toimenpiteet ovat tarpeen, jos ostotilaukseen tai varastoon tarvitaan hintapäivitystä kyseiseen erään liittyen.

Jos haluat vain linkittää rivejä esimerkiksi ostoreskontran hoitajan tiedoksi vastaanotetusta immateriaalipalvelusta, verkkolaskurivin luominen ei välttämättä ole tarpeellista, vaan pelkkien tiliöintirivien käyttö voi riittää informaation kulkemiseksi ostolaskun hyväksyjälle.

Verkkolaskutuksen osalta manuaalinen työ ei ole tarpeen, ja kohdistus voidaan automatisoida ostoreskontran automaatiosäännöillä.

Jos ostotilaus on kohdistettu ostolaskuun, tieto näkyy Avoimet ostotilaukset -näkymässä tai Ostotilausluettelon kautta kentässä "Tilausrivejä kohdistettu".

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: Mitä edellytyksiä ostotilauksen kohdistaminen ostolaskuun vaatii?
Vastaus: Kohdistaminen vaatii, että ostotilaus on lähetetty tai paikallisesti tulostettu. Lisäksi tarvitaan luku- tai muokkausoikeudet hankintahintaan, asiatarkastus- ja/tai hyväksyntäoikeus sekä muokkausoikeudet ostotilauksiin. Oikeuksien lisääminen tai muokkaaminen vaatii KH-oikeudet.

Kysymys: Päivittääkö ostotilauksen kohdistaminen ostolaskuun varastokirjauksia tai toimituksen tilaa?
Vastaus: Kohdistus ei tee varastokirjausta eikä päivitä toimituksen tilaa. Toimituksen vastaanotto ja toimituksen tila käsitellään toimituksen vastaanotto -näkymässä.

Kysymys: Milloin voin käyttää toimintoa "Korvaa kaikissa uusissa kohdistuksissa ostolaskurivit ostotilausriveillä"?
Vastaus: Voit käyttää toimintoa, kun haluat korvata ostolaskun lasku- ja tiliöintirivit ostotilauksen riveillä ja saada ostolaskulle ostotilauksella käytetyt laskentakohteet. Ostolaskun pitää olla käsittelemätön, ja kauden pitää olla auki, jos rivejä korvataan.

Kysymys: Miksi ostotilaukseen liittyvällä ostolaskulla ei saa käyttää kertatiliöinti-toimintoa?
Vastaus: Kertatiliöinti poistaa pysyvästi ostolaskurivien ja tiliöintirivien suhteen ja estää tiliöintitiedon periytymisen ostotilauksen kohdistuksista (tiliöinti ja kohdelaskenta). Tämän vuoksi kertatiliöintiä ei saa käyttää ostotilaukseen liittyvällä ostolaskulla.

Kysymys: Miten päivitän ostotilausrivien yksikköhinnan ostolaskulta?
Vastaus: Tee ensin tapahtumien linkitys. Varmista, että ostolaskulla ei ole käytetty kertatiliöintiä ja että ostolaskulla on verkkolaskurivit (Laskurivit). Valitse sen jälkeen linkitysnäkymässä "Päivitä ostotilausrivien yksikköhinta linkitetyiltä ostolaskuriveiltä".

Kysymys: Miten toimin, jos ostolasku on tullut skannauspalvelun kautta eikä siinä ole verkkolaskurivejä?
Vastaus: Avaa Tapahtumien linkitys -näkymä, valitse "Tallenna muutokset ja kohdista rivit" -painikkeen vieressä oleva kolmio ja valitse "Korvaa kaikissa uusissa kohdistuksissa ostolaskurivit ostotilausriveillä". Näin saat ostolaskulle ostotilauksen rivit.

Kysymys: Miksi koontilaskutusta ei suositella, jos toimittaja ei lähetä verkkolaskuja?
Vastaus: Ostotilausrivien korvaustoiminto poistaa ostolaskun kaikki rivitiedot ja korvaa ne valitun ostotilauksen riveillä. Useamman ostotilauksen korvaaminen samalle laskulle ei onnistu. Tämän vuoksi on vaadittava yksi lasku per ostotilaus tai siirryttävä verkkolaskutukseen.

Avainsanat: ostotilaus, kohdistaminen, ostolasku, toimitus

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei