Ostotilaus voidaan kohdistaa saapuneeseen ostolaskuun. Ostotilaus pitää olla lähetetty/paikallisesti tulostettu, jotta kohdistuksen voi tehdä. Huom. nykyisin laskun kohdistus ei enää tee varastokirjausta taustalla varastoon, vaan rivit pitää käsitellä toimituksen vastaanotto -kohdassa ja määrittää milloin ostotilauksen rivit on saapunut varastoon. Näin voidaan määritellä rivikohtaisesti, milloin mikäkin tuote on saapunut varastoon ja enää ei tarvitse odottaa, kunnes ostolasku saapuu.

Ostotilauksen kohdistaminen vaatii luku tai muokkausoikeudet hankintahintaan. Näitä pystytään määrittelemään myynti ja ostoreskontrien oikeuksissa. Oikeuden lisääminen/muokkaaminen vaatii KH -oikeudet.

Ostotilaus voidaan linkittää ostolaskuun, jolloin saadaan ostolaskuun ostotilauksella käytetyt laskentakohteet ja tuoterivit.  Kohdistaminen tapahtuu ostotilaus näkymästä "Kohdista lasku" -linkistä. Kohdista laskun -linkin perässä näkyy, monta ostotilauksen riviä on linkitetty ostolaskuun.

Vaihtoehtoisesti voidaan näkymään mennä myös toimituksen vastaanotto -näkymän toiminnot -napin kautta valitsemalla kohdista rivejä ostolaskuun.

Linkitys voidaan myös tehdä ostolaskulta. Valinta löytyy ostolaskun toiminnot -kohdasta ja sieltä yhdistä rivejä ostotilauksiin. Mikäli rivit on jo linkitetty niin ne näkyvät kohdassa linkitetyt ostotilaukset.

Esimerkissä kohdistamme ostotilauksen 25 ostolaskuun 1616. Oikealle puolelle tulee ostotilaus ja vasemmalle ostolasku.

1. Lisää ostolaskuja painikkeesta voidaan hakea järjestelmästä löytyviä ostolaskuja. Oletuksena haetaan saman toimittajan laskuja ja tilana on käsittelemätön. Mikäli järjestelmästä ei löydy ostolaskua, kannattaa tarkistaa laskun tila ja muuttaa sitä tarvittaessa. Kun oikea lasku löytyy, valitaan se ja painetaan lisää valitut ostolaskut.

2. Maksettu. Tämä näyttää ensiksi paljonko ostolaskusta on maksettu ja / -merkin perässä on ostolaskun kokonaissumma.

3. Linkitetty. Tämä näyttää valuuttamäärässä paljonko ostolaskulle on linkitetty ostotilauksen summaa / -merkin perässä on ostolaskun kokonaissumma.

4. Toimituksen tila. Mikäli kaikki ostolaskun rivit on määritelty toimitetuksi, toimituksen vastaanotto -kohdassa tulee tilaksi toimitettu. Jos osa riveistä on toimitettu, on tila osatoimitettu. Mikäli rivejä ei ole käsitelty on tilana toimittamaton. Ostotilauksen kohdistaminen ostolaskuun ei päivitä tätä tilaa, vaan se on tehtävä toimituksen vastaanotto -näkymässä. Kentästä tilaa klikkaamalla pääsee toimituksen vastaanotto -näkymään.

5. Linkitetty. Näyttää summana minkä verran ostotilauksesta on linkitetty ostolaskuun. Ensimmäinen kohta on linkitetty määrä ja / -merkin perään tulee ostotilauksen summa.

Tapahtumien linkitys

Varsinainen linkitys tapahtuu valitsemalla ostolaskun rivin/rivit ja sitten mitkä ostotilauksen rivit linkitetään tähän. Alla olevassa esimerkissä on linkitetty 3 ostotilauksen riviä ostolaskuun. Linkitys tallentuu painamalla Tallenna muutokset ja linkitä rivit -painikkeesta.

Tämän jälkeen rivit on linkittynyt keskenään.

Tallenna painikkeen vieressä on ylöspäin oleva kolmio. Siitä painamalla avautuu kaksi uutta vaihtoehtoa linkitykseen. Poista valituilta riveiltä linkitykset poistaa jo olemassa olevat linkitykset ja tätä voidaan käyttää, mikäli linkitys tehtiin alun perin väärin. Linkitys voidaan poistaa kaikilta riveiltä tai vain valitulta riviltä.

Korvaa kaikissa uusissa linkityksissä ostolaskurivit ostotilausriveillä. Tämä korvaa ostolaskun lasku ja tiliöintirivit ostotilauksen riveillä. Tällöin ostolaskuille saadaan myös ostotilauksella käytetyt laskentakohteet. Ostolaskun rivitiedot voidaan korvata valituilla ostotilausten rivitiedoilla ainoastaan, jos ostolasku on käsittelemätön.

HUOM! Ostotilaukseen liittyvällä ostolaskulla EI SAA käyttää kertatiliöinti-toimintoa. Tämä poistaa pysyvästi ostolaskurivien ja tiliöintirivien suhteen ja estää tiliöintitiedon periytymisen ostotilauksen kohdistuksista(tiliöinti ja kohdelaskenta).

Ostotilauksen toimitus

Ostotilaus voidaan myös laittaa käsitellä kokonaan toimitetuksi laskun linkitysnäkymässä. Ostotilauksen kohdalla on valinta käsittele koko ostotilaus toimitetuksi. Tällöin koko ostotilaus tulee toimitetuksi. Mikäli kyseessä olisi tilanne, että vain osa tuotteista on tullut, pitää tämä käsitellä jatkossa toimituksen vastaanotto -näkymässä.

Yllä olevasta valinnasta saadaan myös näkymästä poistettua ostotilaus listauksesta. Vastaavasti jos valitsee samasta kohdasta ostolaskun osalta, niin se poistaa ostolaskun linkitysnäkymästä.

Kun ostotilaus on kokonaan toimitettu, voidaan se arkistoida, jolloin se häviää ostotilaus näkymästä.

Päivitä ostotilausrivien yksikköhinta linkitetyiltä ostolaskuriveiltä

Tämän valinnan avulla voidaan päivittää valittuun ostotilaukseen uusi yksikköhinta linkitetyltä ostolaskulta. Päivitystoiminto löytyy linkitysnäkymän ostotilauselementin oikeasta yläreunasta mustan kolmion alta. Tämä vaatii seuraavat asiat:

- Tapahtumien linkitys pitää tehdä ensin.

- Ostotilaukseen liittyvällä ostolaskulla EI SAA käyttää kertatiliöinti-toimintoa. Tämä poistaa pysyvästi ostolaskurivien ja tiliöintirivien suhteen ja estää tiliöintitiedon periytymisen ostotilauksen kohdistuksista (tiliöinti ja kohdelaskenta).

- Ostolaskulla vaaditaan verkkolaskurivit (Laskurivit) hankintahintapäivitettävien rivien osalta. Pelkkää alkuperäistä skannauspalvelun tiliöintiriviä ei voida käyttää, koska siinä ei ole käsitteitä "Määrä" tai "Yks. hinta"

Alla esimerkki tästä ostolaskun osalta.

- Mikäli verkkolaskurivejä ei ole, esim. lasku on tullut skannauspalvelun kautta tai tämä on syötetty käsin, niin siinä tapauksessa pitää valita tapahtumien linkityksessä valinta "Korvaa kaikissa uusissa kohdistuksissa ostolaskurivit ostotilausriveillä". Tämä valinta löytyy "Tallenna muutokset ja kohdista rivit" -painikkeen perästä ylöspäin olevasta kolmio -painikkeesta.

- Jos toimittaja ei voi toimittaa verkkolaskua, älä salli koontilaskutusta, vaan vaadi yksi lasku per ostotilaus. Koska ostotilausrivien korvaustoiminto ostolaskulle poistaa ostolaskun kaikki rivitiedot ja korvaa niiden tilalle valitun ostotilauksen rivit, niin useamman ostotilauksen osalta korvaustoiminto ei onnistu samalle laskulle. Toimittajalta täytyy täten vaatia yksi lasku per ostotilaus (osatoimituksen osalta useampi lasku toki onnistuu), tai siirtymistä verkkolaskutukseen. Ongelma tulee siis esiin vain kuin toimittaja laskuttaa yhdellä laskulla useiden ostotilauksien sisältöä koottuna.

Mikäli ostotilauksen yksikköhintoja päivitetään tällä tavalla, tulee tämä näkyviin ostotilauksen käsittelyhistoriaan. Hintapäivitys menee ostotilausrivin lisäksi ko. hankintaerän hankintahinnaksi varastoon.

Alla vielä kokonaiskuva, jossa on linkitetty ostotilaus kolmeen ostolaskuun (esimerkissä on erillinen ostolasku rahdista ja pintakäsittelystä) varsinainen tavara on laskutettu yhdellä ostolaskulla. 

Jos ostotilaukseen tulee laskutus skannauksen kautta osatoimitusten mukaisesti, esim. oheisen kuvan 3 rivin osalta 1+2 riviä erikseen, voidaan molemmille laskuille korvata sama rivisisältö ko. ostotilaukselta. Näin saadaan molempiin laskuihin verkkolaskurivit ja voidaan poistaa ko. osatoimituslaskuun kuulumattomat rivit manuaalisesti ja muokata tarpeen tullen rivihintoja. Nämä toimenpiteet ovat tarpeen, jos ostotilaukseen/varastoon tarvitaan hintapäivitystä ko. erään liittyen. Jos taas halutaan vain linkittää rivejä esim. ostoreskontran hoitajan tiedoksi vastaanotetusta immateriaalipalvelusta, niin verkkolaskurivin luominen ei välttämättä ole tarpeellista, vaan pelkkien tiliöintirivien käyttö voi olla riittävää informaation kulkemiseksi ostolaskun hyväksyjälle. Verkkolaskutuksen osalta luonnollisesti kaikki tämä manuaalityö on tarpeetonta ja kohdistus voidaan jopa automatisoida ostoreskontran automaatiosäännöillä.

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.