Tehtävänäkymän toiminnot ja kentät

Avattu tehtävä:
Tehtävänäkymän yläosassa on laajennettava Asiakas- ja tehtävätietokenttä. Laajentaminen tapahtuu painamalla kahta päällekkäistä alanuolta tehtävän nimen vasemmalla puolella, supistaminen painamalla nyt ylöspäin kääntyneitä nuolia.

Ko. kentässä näytetään tehtävään ja asiakkaaseen liittyviä lisätietoja.
>> Avaa asiakasnäkymä - Linkistä avataan ko. asiakkaan asiakaskortti
Yhteyshenkilö - Mikäli yhteyshenkilöä ei ole valittu, voidaan valinta tehdä "Valitse"-linkistä. Mikäli asiakkaalla ei ole yhtään yhteyshenkilöä, voidaan edellisen linkin painamisen jälkeen perustaa uusi yhteyshenkilö ja valita hänet tehtävän yhteyshenkilöksi.
Luo rinnakkainen tehtävä - Jos käsiteltävä tehtävä tuottaa tarpeen lisätä toinen tehtävä samaan tai toiseen työnkulkuun, voidaan ko. linkistä perustaa uusi tehtävä. Tehtävä linkittyy automaattisesti nyt käsiteltävään tehtävään.
Tehtävän muokkaus - Linkki vie tehtävän välilehdelle kaksi, "Tehtävän muokkaus"
Listaa kaikki tehtävät - Tästä listataan kaikki tehtävälle linkitetyn asiakkaan tehtävät

Kuluva vaihe

Kuluva vaihe -laatikossa voidaan asettaa ko. vaiheen määräpäivä (vaihe on työnkulun osa). Esim. Asiakas tuo korjattavan laitteen sovitusti huoltoon 8.12.2016 klo 16:00.
Käsittelijä = kuluvan vaiheen käsittelijä. Käsittelijä vaihdetaan valitsemalla tiputusvalikosta toinen käyttäjä, minkä jälkeen painetaan "Aseta"-nappia. Samalla voidaan asettaa myös vaiheelle määräpäivä ja kellonaika.
Vaihekohtaiset käyttöoikeudet = tässä voidaan asettaa oikeudet tähän tehtävän vaiheeseen sellaiselle henkilölle, jolla ei muuten ole oikeuksia ko. työnkulkuun tai ko. vaiheeseen

Aktiviteetit

Aktiviteettien ohjeistus on erillisellä tukisivullaan "Aktiviteetit".

Työaika

Tässä näytetään kooste tehtävälle kirjatusta työajasta. "Työajan kirjaus" -linkistä avautuu "Työajanvienti palkanlaskentaan" -toiminto.

Lisätietokentät

Tehtävällä käytössä olevat lisätietokentät. Kynälehtiöstä pääsee asettamaan käytettävissä olevien kenttien tietoja.

Viittaukset tehtäviin

Tehtävien väliset viittaukset.

Taloustilanne ja laskutus

Asetukset-kohdasta voidaan määritellä laskutettavat kulutyypit.
Tee tarjous -kohdasta käynnistetään uuden tarjouksen tekeminen. Tarjous linkittyy automaattisesti käsiteltävään tehtävään. Tehtävälle voidaan muodostaa vain yksi tarjous. Edellytyksenä toiminnon käyttämiseen on aktivoitu Tilaus-osio.
Lisää uusi matkalasku - Käynnistää uuden matkalaskun syöttötoiminnon, edellytyksenä on, että tehtävän käsittelijällä on Resurssinhallintapalvelu aktiivisena (Työajankirjaus ja matkalaskut). Matkalaskun kulurivit linkittyvät automaattisesti käsiteltävään tehtävään.
Liitä matkalaskurivejä tehtävään - Liitetään olemassa olevien matkalaskujen valmiita kulurivejä käsiteltävälle tehtävälle.
Lisää muu kulurivi - Toiminnolla lisätään tehtävälle muita kuluja, tuotteiden tulee olla perustettuna tuoterekisteriin. Lisätty kulurivi löytyy tehtävän Taloustiedot-välilehdeltä.
Lisää uusi työaikakulurivi - Tästä lisätty työaikakulurivi ei linkity HRM:n työajanseurantaan.

Tehtävän siirto vaiheesta toiseen

Tehtävää siirretään työnkulussa eteen ja taaksepäin yo. kuvan toiminnoilla. Tehtävän kuljettaminen työnkulussa on riippuvainen työnkulun rakenteesta.

Tehtävän kommentit

Tehtävän kommentit - Tehtävän kommenttinäkymä
Tehtävän kulku työnkulussa - Tehtävän kulkuhistoria työnkulussa

Lisää kommentti ja aloita laskuriaika - Avaa kommenttikentän kirjausta varten ja käynnistää laskurin, joka laskee ko. kommentin avoinna pitämisen ajan. Laskuri katkaisee laskennan kun kommentti tallennetaan.
Lisää kommentti - Käyttäjän syöttämä ja tallentama kommentti. Lisäksi, jos käytössä ovat järjestelmän viestintäominaisuudet ja ulkoinen viestilähde on toiminnassa, niin tehtävälle ohjautuvista sähköpostiviesteistä muodostuu kommentti automaattisesti. Myös sähköpostin liitetiedostot tallennetaan kommentin yhteyteen automaattisesti.
Kommentin tallentamisen yhteydessä käyttäjä voi tallentaa haluamansa määrän liitetiedostoja.
Kommentin kirjaamisen yhteydessä käyttäjä voi merkitä samalla kertaa myös aktiviteetin toteutuneeksi. Aktiviteetit voi raportoida Tulosnäkymästä.
Tallenna - Tallentaa kommentin
Peruuta - Peruuttaa kommentoinnin (tallennettua kommenttia ei voi poistaa)
Kirjaa laskuriaikaa - Käyttäjä voi kirjata tehtävälle laskuriaikaa. Laskuriajan voi tarvittaessa kirjata manuaalisesti työajaksi. Työn aloitusaika on pakollinen tieto, samoin kesto.
Kirjaa työaikaa - Käyttäjä voi kirjata työaikaa tehtävälle, josta se tallennetaan samalla myös käyttäjän työajankirjaukseen (vaatii Resurssinhallinnan olevan käytössä). Työn aloitusaika on pakollinen tieto, samoin kesto. Kirjauslajien hallinta on HRM:n puolella. Mikäli työaika kirjataan myös laskutettavana työaikana, lisätään tämä kirjaus tehtävän taloustietolehdelle laskutettavaksi kuluriviksi. Laskutusselitteeksi voi valita: Tyhjä, Tehtävän nimi, Vaiheen kommentti, Syötä selite.
Kirjaa laskutettavaa aikaa - Kuten yllä, mutta kirjausta ei tehdä työajanseurantaan

Tehtävän muokkaus -välilehti

Tehtävän perustietoja hallitaan tällä välilehdellä.
Asiakas - Tehtävä voidaan vaihtaa toiselle asiakkaalle, mikäli kohdistus on tehty virheellisesti
Asiakkaan yhteyshenkilö - Tästä valitaan asiakkaan yhteyshenkilö

Tehtävä - Tehtävän nimeä on mahdollista muokata
Kuvaus - Tehtävän kuvaus. Tämän kentän tietoja käytetään tietyissä tapauksissa palvelulaskutuksessa, joten tietojen tulee olla sellaisia, jotka saavat näkyä asiakkaalle lähetettävässä laskussa. Laskulle kuulumattomat kommentit tulee kirjata tehtävän normaaleina kommentteina.
Laskutustila - Tehtävän laskutustila. Laskuttamaton - Laskutusvalmis - Laskutettu
Prioriteetti
Matala, Normaali tai Korkea. Priorisointiin liittyy myös eri näkymissä näytettävä värikoodaus
Vastuuhenkilö - Henkilö, joka vastaa tehtävästä
Myyjä - Tehtävälle merkitty myyjä. Käytetään mm. myyntiraporttien tiedoissa.

Projekti - Mikäli tehtävä liittyy johonkin suurempaan kokonaisuuteen, kuten projektiin tai kampanjaan, voidaan linkitys tehdä tässä
Määräpäivä - Tehtävän deadline
Valmistumispäivä - Tehtävän valmistumispäivä, eli koska tehtävä on suljettu
Työtuntimääräarvio - Tehtävän vaatiman työajan määräarvio
Lisätietokentät - Lisätietokenttiä voidaan tarvittaessa käyttää erilaisiin tyypityksiin ja lisäinformaation tallentamiseen. Kentät perustetaan ja määritellään CRM-pääkäyttäjän toimesta.
Tallenna ja Poista tehtävä -napit - Tehtyjen muutosten tallennus ja tehtävän poistotoiminto. Tehtävä voidaan poistaa tehtävän vastuuhenkilön toimesta tai mikäli sille ei ole merkitty toteutuneita aktiviteetteja.
Viittaus tehtävään - Tehtävien väliset viittaukset voidaan määritellä tässä.
Aseta tehtävä seurantaan - Tässä tehtävä voidaan asettaa seurantaan toiselle käyttäjälle (tai itselle). Seurantaan asetetut tehtävät näkyvät kohdassa Työnäkymät - Seurattavat tehtävät.
Lisää sähköpostiosoite jakeluun - Tämä liittyy asiakasviestintään, eli yhteyshenkilön lisäksi voidaan lisätä muita henkilöitä jakelulistalle. Kun tehtävältä lähetetään sähköposti, niin sekä yhteyshenkilö, että jakelulistalla olevat nostetaan vastaanottajalistalle (optiona vastaanottaja tai kopio). 

Taloustiedot-välilehtiTaloustietolehdellä hallitaan tehtävän kulurivejä. Laskutusasetukset ovat tehtävän yläosassa.
Kulujen laskutus - Käynnistää palvelulaskutuksen toiminnon, tehtävän tulee olla laskutusvalmis
Myynnit - Tee tarjous - Muodostetaan uusi tarjous tehtävän asiakkaalle. Tarjouksen voi muuttaa tilaukseksi ja tilaus voidaan toimittaa ja laskuttaa tällä toiminnolla.

Kulut

Ostolaskurivit - Tehtävälle kohdistetut ostolaskurivit. Kohdistus tehdään ostolaskulta.
Muut laskutettavat kulurivit - Tehtävälle lisätyt muut kulurivit. Lisäys tehdään sivun yläosan toiminnolla "Lisää muu kulurivi".
Matkalaskurivit - Tehtävälle kohdistetut matkalaskujen kulurivit
Kirjatut tunnit - Tehtävälle kohdistetut, laskutettaviksi merkityt tuntikirjaukset



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.