Asiakkuudenhallinnan käyttöönoton apuna on käyttöönottovelho, joka ohjaa käyttäjää käyttöönoton eri vaiheissa. Ennen kuin käyttäjä voi alkaa täyttää tarvittavia tietoja, tulee palvelun olla otettu käyttöön palvelunhallinnan kautta.

Tehtävät > Asetukset > Käyttöönotto

Huom! Mikäli otat käyttöön vain Sopimuslaskutuksen, niin ao. kohdista täytyy suorittaa vain kolme ensimmäistä, muut voi kuitata suoraan valmiiksi.

Asiakkuudenhallinnan käyttöönoton vaiheet

  1. Käyttäjien lisäys - Asiakkuudenhallinta jakaa käyttäjät Netvisorin palvelunhallinnasta muiden Netvisorin palveluosioiden tapaan. Asiakkuudenhallintaa käyttävät käyttäjät pitää lisätä ensin Netvisoriin käyttäjiksi käyttöoikeuksineen.
  2. Käyttäjäoikeuksien lisäys - Asiakkuudenhallinnan toimintokohtaiset käyttöoikeudet määritellään "Käyttäjät ja roolit" -sivulla käyttäjän muiden käyttöoikeuksien yhteydessä. Käyttöprofiili määrittää, millä laajuudella käyttäjä voi palvelua käyttää, esimerkiksi ainoastaan tehtävien hallinta ja raportointi, mutta ei asiakasviestintä.
  3. Asiakkuudenhallinan palveluoikeuden lisäys käyttäjille - Asiakkuudenhallinnan kuukausiveloitus on käyttäjä- ja kuukausikohtainen. Halutuille käyttäjille määritetään kuukausitason palveluoikeus. Palvelut ovat voimassa aina kyseisen kuukauden loppuun. Vain palveluoikeuden omaavat käyttäjät voivat käyttää palvelua ja vain heille voidaan määrittää tehtäviä, aktiviteettejä ja muita tietoja.
  4. Tiimien lisäys - Tiimit ovat kokonaisuus, jolla voidaan määrittää käyttäjäjoukolle työnkulkuvaihekohtaisia oikeuksia ja tehtävänhallinnan operatiivinen käsittely on suunniteltu toimimaan tiimien pohjalta.
  5. Käyttäjien lisääminen tiimeihin - Jotta valtuutetut käyttäjät pääsevät käsittelemään tehtäviä, on käyttäjät kytkettävä haluttuihin tiimeihin. Yksi henkilö voi muodostaa tiimin, jos halutaan käyttäjäkohtainen tiedon rajaaminen.
  6. Työnkulun rakentaminen - Työnkulku toimii tehtävänhallinnan toiminnan perusteena, johon voidaan kuvata yrityksen töiden toimintatapa, kuten esimerkiksi myynnin, kehityksen tai tukiprosessien toiminta.
  7. Tehtävänhallinnan käyttöoikeudet - Tiimien käyttöoikeus määritetään työnkulun vaiheille. Käyttöoikeuksilla voidaan määrittää, missä kohtaa tiimit osallistuvat työnkulkuun joko tietojen näkemisellä tai sitten täydentämällä ja vaikuttamalla työnkulun toimintaan. Yksinkertaisilla käyttöoikeuksilla kaikki käyttäjät voivat kuulua samaan tiimiin ja heillä voi olla kaikki oikeudet kaikkiin työnkulun vaiheisiin. Tehtävänhallinta mahdollistaa myös projekti- ja tehtäväkohtaiset käyttöoikeudet käyttäjille. Lisäksi projektille ja työnkululle voidaan määrittää vastuuhenkilö, jolla on automaattisesti käyttöoikeus sen alla oleviin tietoihin.
  8. Aktiviteettien lisäys - Aktiviteettien tarkoitus järjestelmässä on mahdollistaa suorempi tiedonkulku ja tehtävien osoittaminen läpi työnkulun ja käyttöoikeuksien rajojen. Aktiviteeteillä voidaan myös seurata tehtävien ja työnkulun sisällä olevien tiettyjen tehtävätyyppien toteutumista. Esimerkiksi myynnin työkulussa voidaan seurata tehtyjen puhelujen määrää. Lisäksi aktiviteetit mahdollistavat käyttäjille mahdollisuuden delegoida tietyn osatehtävän toiselle käyttäjälle kokonaisvastuun muuttumatta.
  9. Aktiviteettien valinta työnkuluille - Aktiviteetit ovat yrityskohtaisia tietoja, ja työnkuluille tulee poimia sillä halutut aktiviteetit.
  10. Työnkulun julkaisu - Työskentelyvaiheessa työnkulku ei näy muille käyttäjille. Kun työnkulku todetaan riittävän valmiiksi, tulee työnkulku julkaista näkyville. Julkaistua työnkulkua ei voi päivittää kaikilta osin, vaan jos halutaan rakennemuutoksia tehdä, on työnkulku aina otettava pois julkaisusta rakennemuutosten tekemistä varten.
  11. Perusasetusten tarkistus - Ennen tehtävien syöttämistä ja taloustietojen käsittelyä on hyvä tarkistaa perusasetukset. Asiakkuudenhallinnan yhteydessä perustettiin muutama laskutukseen tarvittava tuote tuoterekisteriin, joita käytetään oletuksena muiden Netvisorin palveluosioiden linkityksessä ja talous-/laskutustietojen käsittelyssä. Asiakkuudenhallinta käyttää myyntipuolelle määritetty hinnastotietoja kertoimineen jo taloustapahtumien linkitysvaiheessa, joten tuote- ja hintatietojen oikeellisuus on hyvä määrittää etukäteen.
  12. Viestipohjien lisäys - Asiakkuudenhallinnan viestintätoiminnallisuudet mahdollistavat sähköpostiviestien lähettämisen palvelun ulkopuolelle. Viestinnässä on mahdollista hyödyntää viestipohjia, jotka sisältävät oletuksena käytettäviä viestien otsikko- ja allekirjoitussisältöjä. Viestipohjat mahdollistavat helpotetun keinon yrityksen viestinnän vakioimiseen samalla tavalla kuten normaalin sähköpostin allekirjoitusosion sisällöt.
  13. Lisätietokenttien lisäys - Asiakkuudenhallinta mahdollistaa asiakkaalle omien rakenteiden käyttöä, samalla tavalla kuin laskentakohteet toimivat kirjanpidossa. Laskentakohteiden toimintatavan lisäksi lisätietokentät voivat sisältää päivämääriä, lukuja ja vapaatekstiä laajennettujen hakujen käyttöön. Lisätietokentillä voidaan tehtäviä tyypittää halutulla tavalla raportointia varten, esimerkiksi palvelu- ja huoltotöitä tekevälle yritykselle on mahdollista tyypittää huoltotehtävät tarvittavien varusteiden mukaan, jota tietoa hyödynnetään vain tehtäville, joka ei ole relevantti koko yrityksen seurannan välineenä.
  14. Ulkoisten viestilähteiden lisäys - Viestintäpalvelun yhteydessä on mahdollista kytkeä asiakkuudenhallinta poimimaan viestejä ulkoisista sähköpostitileistä. Poiminta mahdollistaa esimerkiksi yleisen myyntisähköpostitlin tietojen lukemisen suoraan järjestelmään käsittelemättömäksi yhteyspyynnöiksi. Myös muu viestintä voidaan poimia suoraan tehtävänhallintaan oikeille tehtäville viestiketjun osaksi liitetiedostoineen.
  15. Asiakkaiden lisäys - Asiakkuudenhallinta jakaa asiakastiedot myynnin osion kanssa, joten jos myyntiosio on ollut aikaisemin käytössä, on kaikki asiakastiedot käytettävissä asiakkuudenhallinnassa. Asiakkuudenhallinta laajentaa asiakastietoja toimipaikoilla ja yhteyshenkilöillä.
  16. Yhteyshenkilöiden lisäys - Asiakkuudenhallinnassa yhteyshenkilö voi olla kytkettynä moneen asiakkaaseen. Yhteyshenkilön kytkeminen tehtäville mahdollistaa tehokkaamman automaattisen viestinnän ja seurannan palvelussa.


Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.