Netvisor-mobiilisovelluksella kirjaat kätevästi työajan ja matkalaskut. Lue lisää: Netvisor-mobiilisovellus 

 

Sisältö

 

 

Turvalinkki lyhyesti

  • Mikäli palkansaajan halutaan kirjaavan työaikaa tai matkakuluja Netvisoriin, voidaan  hänelle lähettää tähän tarkoitukseen työajansyötön turvalinkki
  •  Linkin avulla käyttäjän ei tarvitse kirjautua Netvisorin täysversioon tietokoneella
  • Sopii myös heille, jotka kirjautuvat usein tai silloin tällöin Netvisoriin, mutta kaipaavat muistutusta
  • Turvalinkin kautta käyttäjä pääsee Netvisoriin, mutta voi hallita vain omaa työaikaa ja matkalaskujaan
  • Turvalinkki voidaan toimittaa palkansaajalle työajansyöttönäkymästä. Hän voi tilata turvalinkin työajansyöttönäkymästä myös itselleen mikäli hänellä on käyttäjätunnukset Netvisor-ympäristöön.
  • Linkki voidaan toimittaa massana sähköpostilla tai tekstiviestillä palkansaajalistauksesta.

Huom! Kehotamme lähettämään työajansyötön turvalinkin sisältävät viestit hyvissä ajoin Netvisorista, jotta palkansaajat saavat vastaanotettua sähköpostiviestit ajoissa, mikäli sähköpostitilin palveluntarjoajan viestinkulussa esiintyy viivettä.

 

 

Käytön edellytykset

  • Henkilö pitää olla perustettuna palkansaajaksi, jotta turvalinkki voidaan toimittaa
  • Palkansaajalla tulee olla Matkat -palvelu päällä (turvalinkit sulkeutuvat kun palvelu päättyy)
  • Palkansaajan tilan tulee olla aktiivinen
  • Tarkista, että palkansaajan yhteystiedot ovat oikein, jotta viestit tavoittavat palkansaajan.

 

  • Matkat -palvelun käyttöönotosta on oltava kaikki 7 kohtaa kuitattu tehdyksi ja lopuksi valittava "Aloita käyttö". Muuten turvalinkin kautta ei ole mahdollista kirjata työaikaa tai matkalaskuja. Ohjelma antaa tällöin ilmoituksen: "Käyttäjäoikeudellanne ei ole pääsyä tähän ohjelman toimintoon. Pääsyä rajataan järjestelmän palvelunhallinnasta käyttäjänhallitsijan toimesta." 
  • Yrityksessä on oltava vähintään yksi kirjauslaji, jotta turvalinkin kautta työajan tai matkalaskujen kirjaaminen on mahdollista. Yritykseen voi kopioida vähintään yhden palkkamallin, jonka mukana tulevat automaattisesti kirjauslajit tai voit luoda uusia kirjauslajeja Matkat -palvelun käyttöönoton vaiheessa "3. Kirjauslajien lisäys". 

 

Tekstiviestillä tai sähköpostilla

Turvalinkki voidaan toimittaa palkansaajalle sähköpostina tai tekstiviestinä. Tekstiviestin kautta käyttäjä ohjataan työajansyötön mobiiliversioon. Jos käyttäjä ei käytä linkkiä mobiililaittella ohjataan hänet normaaliin työajansyöttönäkymään.

Sähköpostiosoitteena käytetään palkansaajan perustietoihin tallennettua sähköpostiosoitetta.

Turvalinkin lähettäjänä näkyy noreply@netvisor.fi, joka helposti ohjautuu palkansaajien roskapostiin, joten ensimmäistä kertaa linkkiä lähettäessä on linkin vastaanottajan hyvä tarkistaa myös roskapostikansio.

 

 

Muistutuspalvelu

Eikö palkansaajien tunnit ole ajantasalla? Palkansaajia voi muistuttaa kirjaamaan työaikansa lähettämällä heille linkki tarvittavin väliajoin. 

Muistutuspalvelu mahdollistaa, että käyttäjä voi työajansyöttönäkymästä tilata itse itselleen linkin. Toimitustavaksi voi valita sähköpostin ja/tai tekstiviestin. Palvelu mahdollistaa myös muistutuksen asettamisen, jolloin uusi linkki lähetetään esim. päivän tai viikon välein. 

Palkansaaja, joka ei ole käyttäjänä Netvisorissa ei voi muistutuspalvelua itselleen asettaa. Vain käyttäjä voi työajansyöttönäkymästä tilata itse itselleen linkin kirjautumalla Netvisoriin. Palkanlaskija voi työajankirjausnäkymästä asettaa muistutuspalvelun käyttöön palkansaajille, jotka kirjaavat työaikaa ainoastaan turvalinkin kautta ilman Netvisoriin kirjautumista.

Työajankirjausten muistutuspalvelu löytyy palkanlaskennan perustiedoista. Palvelu asetetaan käyttöön valitsemalla "Käytä työajankirjauksen muistutuspalvelua" -kohta.

Kun muistutuspalvelu on käytössä, tilataan jatkuva muistutus "Työajan kirjaus" -näkymästä.

Työaika > Työajan kirjaus > Kirjaa työaika kännykällä (kts. kuva alla)

 

Uusi linkki automaattisesti

Jos työajankirjauksen muistutuspalvelu on päällä, käyttäjä voi ajastaa uuden linkin lähettämisen. Ajastus tapahtuu työajansyöttönäkymästä, uuden linkin tilaamisen yhteydessä. Näin hän voi saada itselleen muistutuksen/linkin
halutessaan esim. kerran päivässä tai viikossa. Muistutusväliä voi muuttaa lähettämällä uuden työajansyötön turvalinkin ja valitsemalla eri muistutusajankohdan. Muistutuksen saa poistettua käytöstä lähettämällä uuden turvalinkin ja jättämällä muistutuspalvelun valitsematta.

Linkillä pääsee helposti kirjaamaan työaikansa ilman kirjautumista. Työaika on kätevä kirjata vaikka kännykällä tekstiviestinä saadun linkin kautta.

 

 

Työaika mobiilisti

Työajansyöttönäkymästä on tehty myös mobiilikäyttöön tarkoitettu versio. Käyttäjä ohjataan automaattisesti käyttämään mobiilioptimoitua versiota käytettäessä linkkiä mobiililaitteella. Näin esim. tekstiviestinä saadun linkin kautta pääsee kännykällä kätevästi syöttämään oman työaikansa missä vain.

Netvisor-mobiilisovellus tulee korvaamaan m.netvisor.fi -sivuston ja turvalinkin käytön. Lue lisää: Netvisor-mobiilisovellus

Communityn tiedote: m.netvisor.fi mobiilioptimoitu sivusto poistuu käytöstä

 

 

Turvalinkin kieli

Kieli, jolla turvalinkki lähettään palkansaajalle määritellään palkansaajan perustietoihin.

Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > Valitse palkansaaja > Palkansaajan tiedot -välilehti > Palkansaajan kieli.

 

VINKKI! Palkansaajan perustiedoissa oleva kieliasetus määrittää myös palkkalaskelman kielen. Lue lisää palkansaajan perustiedoista.

 

Turvalinkkien lähettäminen palkansaajille

 

 

Palkansaajalistauksesta

Turvalinkki voidaan lähettää vapaasti valituille palkansaajille palkansajaalistauksen alareunan massatoimintojen kautta. Lähetystoiminto löytyy Palkansaajalistaus -sivun alalaidasta vihreän toimintopainikeen takaa. Turvalinkki voidaan valita toimitettavan palkansaajalle sähköpostina tai tekstiviestinä.

 

 

Turvalinkin voimassaolon asettaminen

Kun linkki lähetetään sähköpostina tai tekstiviesinä avautuu samalla ikkuna, josta asetetaan linkin voimassaoloaika.

Lähetyshetkellä ei ole vaikutusta kellonaikaan, jolloin turvalinkki sulkeutuu, eli linkki ei sulkeudu kesken vuorokauden vaan on aina voimassa viimeisen voimassaolovuorokauden keskiyöhön asti.

 

 

Työajansyöttönäkymästä

Työajansyöttönäkymässä on mainos työajan mobiililiittymästä. Mainoksen kautta käyttäjä voi tilata turvalinkin itselleen. Sivulla ja mainoksen toiminnoissa käsitellään aina valittua palkansaajaa. Näin ollen tarkasteltaessa jonkin muun (kuin itsensä) tunteja, voidaan tarkasteltavalle henkilölle lähettää linkki mainoksen kautta.

 

Palkanlaskennan kautta

Työajansyötön turvalinkin voi myös lähettää palkanlaskentaprosessin kautta. Linkin voi lähettää niille palkansaajille, joilla kyseisellä palkkajaksolla on palkkalaskelma muodostamatta. 

  • Mene palkanlaskentaprosessissa haluamallesi palkkajaksolle
  • Valitse palkansaajat, joille haluat lähettää työajansyötön turvalinkin
  • Lähetä linkki
  • Linkki lähtee sähköpostina

 

 

Linkkien voimassaolo ja seuranta

Voimassaolon tarkistaminen

Lähettäjä voi valita turvalinkin voimassaoloajan ennen lähetystä. Voimassaolotieto näkyy palkansaajalistauksessa. Palkansaajalistauksen sarakevalinnoista Ajanhallinta-osion alta löytyvät turvalinkin voimassaolotieto sekä mahdollinen muistutussääntö.

Muistutussääntö / linkin automaattilähetys

Jos palkansaaja on asettanut työajansyöttönäkymässä linkin tilaamisen yhteydessä itselleen linkin automaattisen tilaamisen halutuin väliajoin, näkyy asetettu sääntö myös palkansaajalistuaksessa linkin voimassaolon vieressä.

Palvelun päättyminen

Jos Matkat -palvelu sulkeutuu kuun vaihteessa, sulkeutuu myös kaikki palkansaajalle toimitetut linkit tällöin.

 

 

Työajan kirjaaminen turvalinkin avulla

Riippuen linkin toimitustavasta, käyttäjä saa linkin joko sähköpostilla tai puhelimeensa tekstiviestinä. Työajansyöttölinkki saappuu palkansaajan perustietoissa olevaan sähköpostiosoitteeseen. 

 

Viestin linkistä käyttäjä siirtyy ilman kirjautumista Netvisorin työajan hallintaan "Tuntitietojen syöttö" -sivulle. Matkalaskut löytyvät toiselta välilehdeltä "Matka- ja kulukirjaukset".

Alla kuva "Matka- ja kulukirjaukset" -näkymästä turvalinkin kautta avattuna.

 

Käyttäjä voi kirjautua ulos turvalinkistä valitsemalla "Kirjaudu ulos", tai vain sulkea selaimen/sivun. Linkkiä ei tarvitse kuitata tai sulkea käyttäjän toimesta.

Matka- ja kulukirjauksissa valitaan "Lopeta matkalaskun syöttö". 

Jos muistutussääntö on asetettu, käyttäjä saa uuden linkin työajan kirjaamiseen. Toki myös aikaisemmast linkit ovat käytettävissä, jos niillä on vielä voimassaoloaikaa.

 
Käyttöoikeudet
 
Työajansyötön turvalinkin lähettäminen Palkansaajalistauksesta vaatii Palkanlaskija-roolin (P) sekä Palkanlaskennan Toimintokohtaisista oikeuksista muokkausoikeuden kohtaan Henkilörekisteri > Palkansaajien hallinta.
 
 
 


Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.