Asiakirja välilehdelle voidaan tallentaa lomakkeita, jotka pysyvät tallessa Financial Overview:ssa. Raportteja voidaan tuoda tänne tietokoneelta. Tuetut tiedostomuodot ovat: Word, Excel, PowerPoint, Pdf, kuvatiedostot (png, jpeg jne). Asiakirjoihin lisätyt dokumentit ovat kaikkien nähtävillä, joilla on käyttöoikeus asiakirjoihin. Asetusten käyttöoikeuksissa voidaan rajata, että halutulla henkilöllä on pääsy vain saapuneet kansioon. Yhden tiedoston maksimikoko on 50 MB.

Asiakirja näkymään voidaan myös tallentaa raportteja Financial Overview:n puolelta. Siinä kohtaa, kun tiedosto valitaan tulostettavaksi, voidaan ottaa kantaa tallennetaanko se asiakirjoihin.

Saapuneet kansio

Dokumentti tallentuu asiakirjojen saapuneet kansioon, josta sen voi siirtää halutun kuukauden alle. Saapuneet kansio näyttää saapuneet dokumentit. Rivin perässä on toiminnot -kuvake, josta rivin voi siirtää halutun kansion alle, nimetä se uudelleen, ladata tiedosto tai poistaa tiedosto. Kun tiedosto on jonkun toisen käyttäjän lisäämä, on tiedosto lukematon ja lomake on tummennettuna. Tämä muuttuu luetuksi, kun valitsee kyseisen tiedoston ja merkitsee sen luetuksi tai käyttäjä lataa tiedoston.

Tiedoston siirtäminen oikealle tilikaudelle / kuukaudelle

Valitaan haluttu tiedosto saapuneet kansiosta. Samalla kertaa voi valita useamman tiedoston. Painetaan näytön alareunassa olevaa siirrä -painiketta. Tämän jälkeen avautuu näkymä, josta voidaan valita haluttu tilikausi ja kuukausi, jonka alle tiedosto siirretään. Tämän jälkeen kyseinen tiedosto löytyy kyseisen kuukauden alta ja häviää saapuneet -kansiosta.

Vasemmasta reunasta voidaan valita kuukausi, jonka alla olevia asiakirjoja halutaan tarkastella tai voidaan valita kaikki asiakirjat, jolloin saadaan listattua kaikki tallennetut asiakirjat.


Mikäli tilikausi poistetaan Financial Overview:stä ja kauden alla oli tallennettuja dokumentteja, siirtyvät ne saapuneet -kansioon.


Mukautetut kansiot

Automaattisesti luotujen tilikausikansioiden lisäksi voit myös luoda omia kansioitasi esimerkiksi silloin, kun asiakirja ei kuulu nimenomaisesti jollekin tietylle tilikaudelle.

Valitse ensin "Lisää mukautettu kansio" -painike näytön alareunassa.

Lisää kansion nimi kenttään, joka avautuu Mukautetut kansiot -painikkeen alle.

Tallenna uusi kansio painamalla vihreää hyväksyntäpainiketta nimen vieressä.

Asiakirjat lisätään mukautettuihin kansioihin samalla tavalla kuin tilikausikansioihin (avaa tai raahaa ja pudota).

Kun haluat muokata mukautettua kansiota, klikkaa kynä-kuvaketta. Valitse roskakori poistaaksesi mukautetun kansion. Tämä poistaa myös kaikki kyseiseen kansioon tallennetut asiakirjat. Tarvitset täydet oikeudet Asiakirjoihin voidaksesi luoda ja hallita mukautettuja kansioita.




Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.