Tässä ohjeessa neuvotaan aineiston säilyttäminen ja kopioiminen yrityksen kirjanpitoa ja palkkahallintoa varten Netvisor-palvelussa. Ohjeessa kuvataan aineistokopion hankkiminen automaattisesti tai itsepalveluna, tarvittavat käyttöoikeudet, veloitusperusteet sekä aineistokopion sisältö.
SISÄLTÖ
Yleistä
Huolehdi aineiston säilytyksestä, sillä vastuu aineiston säilyttämisestä on aina yrityksellä itsellään. Irtisanomistilanteessa ota aineistokopio kirjanpitoaineiston lakisääteistä säilytystä varten. Tutustu tähän ohjeeseen sekä irtisanomisohjeeseemme huolellisesti.
Toimi irtisanomisen yhteydessä seuraavasti:
- Valitse, otatko automaattisen aineistokopion (suositus) vai itsepalveluna otettavan aineistokopion.
- Huomioi, että aineistokopiota ei ole mahdollista ladata sellaisenaan uuteen Netvisor-ympäristöön.
- Huomioi, että aineistokopio muodostuu aina suomen kielellä.
Hyödynnä Netvisorin aineistokopiopalvelua erityisesti silloin, kun lopetat Netvisorin käytön:
- Lataa Netvisorista löytyvät tilikausiaineistot omalle työasemalle.
- Varmista, että Netvisor-palvelu on aktiivinen lataushetkellä.
- Hyödynnä palvelua ilman erillistä käyttöönottoa, sillä se on käytössä kaikilla yrityksillä.
- Hyödynnä palkka-aineistoa aineistokopiolla, jos sinulla on oikeudet sen muodostamiseen ja palkkapuoli on joskus ollut yrityksessä käytössä.
- Huomioi, että jos yritys on ollut aiemmin eri paketissa ja ostolaskuissa on ollut liitteitä tai kuvia, nämä tulevat aineistokopiolle myös Light-paketissa.
- Huomioi, että pelkässä Palkat-paketissa saat mukaan myös kirjanpidon aineiston, jos se on ollut aiemmin käytössä.
Ajastettu automaattisesti muodostettava aineistokopio (suositus):
Hyödynnä ajastettua automaattista aineistokopiota irtisanomisen yhteydessä seuraavasti:
- Valitse automaattinen aineistokopio irtisanomisen yhteydessä.
- Anna irtisanomisen yhteydessä yhteyshenkilön sähköpostiosoite ilmoituksia varten.
- Odota, että järjestelmä tekee tilauksen automaattisesti viimeisen käyttöpäivän päätyttyä, jolloin aineistoa aletaan muodostaa.
- Varmista, että sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet kirjanpito- ja palkka-aineistoon (ks. kohta Käyttöoikeudet).
- Lataa automaattinen aineistokopio Netvisor-palvelusta 30 päivän kuluessa viimeisestä käyttöpäivästä.
Huomioi automaattisessa aineistokopiossa seuraavat asiat:
- Ajastettu aineistokopio on maksullinen (sama tapahtumaveloitus kuin itsepalveluna). Katso tarkemmat tiedot Hinnastosta.
- Saat ilmoituksen kopion valmistumisesta sähköpostitse irtisanomisen yhteydessä annetulle yhteyshenkilölle.
- Varmista, että sinulla on kirjanpitoaineistoon Kirjanpitäjä-rooli (KP) ja Accounting-profiili "Kaikki oikeudet" sekä palkka-aineistoon Palkanlaskija-rooli (P) ja Palkanlaskenta-profiili "Kaikki oikeudet".
- Huomioi, että veloitusperuste muodostuu, kun vahvistat automaattisen aineistokopion valinnan irtisanomisen yhteydessä.
- Hyödynnä automaattiseen aineistokopioon sisältyvää palkka-aineistoa, jos palkkapuoli on joskus ollut yrityksessä käytössä. Tämän lataus vaatii palkanlaskijan oikeudet.
Itsepalveluna otettava aineistokopio:
Voit tilata ja ladata kirjanpitoaineiston itsepalveluna kahdella tavalla:
- Hyödynnä nykyistä automaattista aineistokopiopalvelua (maksullinen).
- Taltioi raportit ja tiedot käsin veloituksetta.
Toimi itsepalveluna otettavan aineistokopion kanssa seuraavasti:
- Käynnistä aineiston lataus ennen viimeistä käyttöpäivää.
- Lataa valmistunut aineistokopio Netvisor-palvelusta 30 päivän kuluessa viimeisestä käyttöpäivästä.
- Varmista, että sinulla on kirjanpitoaineistoon Kirjanpitäjä-rooli (KP) ja Accounting-profiili "Kaikki oikeudet" sekä palkka-aineistoon Palkanlaskija-rooli (P) ja Palkanlaskenta-profiili "Kaikki oikeudet".
- Huomioi, että palvelusta veloitetaan voimassa olevan hinnaston mukaisesti.
Käyttöoikeudet
Aineistokopio on eriytetty kirjanpidon ja palkanlaskennan aineistoihin. Tarkista, että sinulla on seuraavat oikeudet:
- Kirjanpitoaineisto: Kirjanpitäjä-rooli (KP) sekä Accounting-profiilina "Kaikki oikeudet".
- Palkka-aineisto: Palkanlaskija-rooli (P) sekä Palkanlaskenta-profiilina "Kaikki oikeudet".
Toimi käyttöoikeuksien kanssa seuraavasti:
- Lataa sekä kirjanpidon että palkanlaskennan aineistot yhdellä kerralla, jos sinulla on kaikki edellä mainitut käyttöoikeudet.
Tilikauden tila
Aineistokopiolle tallentuvat tilikausiaineistot siinä tilassa, kuin ne ovat aineistokopion ottohetkellä.
Varmista tietojen kattavuus seuraavasti:
- Sinetöi tilikausi vähintään.
- Vie aineistot tilikauden päättämisen jälkeen tilikausiarkistoon, jotta tilinpäätöksen koostamisraportit tallentuvat automaattisesti.
- Jos haluat kesken olevan tilikauden tilinpäätöksen koostamisraportit kopiolle, toimi jommallakummalla tavalla:
- Ota raportit Netvisorista manuaalisesti ja liitä ne jälkikäteen aineistokopiolle.
- Tallenna raportit tilikausiarkistoon ennen aineistokopion latausta.
Tutustu aineistokopion tarkempaan sisältöön kohdassa Aineistokopion sisältö.
Veloitus
Huomioi aineistokopion veloitus seuraavasti:
- Automaattisen aineistokopion valinta irtisanomisen yhteydessä synnyttää veloituksen viimeiselle palvelulaskulle. Varsinainen kopio muodostuu irtisanomisajan jälkeen.
Huomioi veloituksessa seuraavat asiat:
- Vältä tuplaveloitus: Älä valitse automaattista kopiota, jos olet ottanut aineistokopion itse juuri ennen irtisanomista.
- Itsepalveluna veloitus on hinnaston mukainen tapahtumaveloitus per kuukausi (ks. hinnasto).
- Aineistokopion hinta sisältää koko yrityksen aineiston sisältäen kaikki tilikaudet, eli hinta ei ole tilikausikohtainen.
- Tilaa aineistokopio kuukauden aikana niin usein kuin on tarve ilman lisäveloitusta (esim. tilikausi kerrallaan).
- Huomioi, että veloitus muodostuu vain kerran kuukaudessa riippumatta siitä, kuka tilauksen tekee.
- Huomioi, että veloitusperuste syntyy, kun aineistokopio on valmistunut kokonaan.
Aineistokopion sisältö
Aineistokopio sisältää seuraavat tiedot tilikausittain:
- Myyntilaskut (pdf), myyntilaskujen liitteet
- Ostolaskut (kuvat ja liitteet). Mukana myös käsittelemättömät, Uusi ostolasku -tilassa olevat ja hylätyt laskut.
- Tositteiden liitetiedostot
- Tiliotteet (myös inaktiivisten pankkitilien tiliotteet ajanjaksolta).
- Tilinpäätöksen tiedot (tilikausiarkistosta):
- Pääkirja ja Päiväkirja
- Velka- ja saatavaluettelo
- Tase-erittely, Tuloslaskelma ja Tase
- Luettelo käytetyistä tileistä
- Tilinpäätös-dokumentti (jos tehty tilikausiarkistoon)
- Muut Tilikauden liitetiedosto -tyypin dokumentit tilikausiarkistosta
- Kausiveroilmoitus (Alv-ilmoitus, Työnantajasuoritukset)
- Tuloveroilmoituslomakkeet
- ALV-yhteenvetoilmoitus
- Rakennusalan ilmoitukset (8.3.2024 alkaen)
- Vuosi-ilmoituksen yhteenveto ja saajakohtainen erittely
- HRM (jos käytössä):
- Palkkatodistukset, Palkkakortit, Palkkalaskelmat, Palkkalistat
- Matkalaskut liitteineen
- Yrityskohtaiset palkkalajit
- Työaikaraportit (sis. päiväerittely)
- Palkkatieto- ja erillisilmoitukset
- Maksuluettelot, Tilitykset, Ennakot, Sivukulujaksotus
- Lomapalkkavelkaraportit ja Lomakertymät
- Palkansaajien liitteet (Henkilötietoja/Ei henkilötietoja)
- Netbox-viestit ja liitteet (erillisenä zip-tiedostona)
- Sähköisen allekirjoituksen dokumentit
- Julkiset asiakirjat (Arkaluontoiset tiedot -valinnalla)
- Huom: Henkilökohtaiset asiakirjat eivät tule mukaan. Muuta ne julkisiksi tai tallenna manuaalisesti.
Huomioi aineistokopion sisällössä seuraavat asiat:
- Työaikakirjaukset tulostuvat palkkalaskelman PDF-tulosteen 2. sivulle, jos niitä ei ole estetty asetuksissa.
- Yrityksen liitetietotositteet tilikausiarkistosta tulevat omana kansionaan.
- Sähköisesti allekirjoitetut lomakkeet tulevat mukaan, jos ne löytyvät tilikausiarkistosta. Siirrä muut allekirjoitetut lomakkeet ensin tilikausiarkistoon.
Jos aineistoa ei ole ajettu tilikausiarkistoon (mutta tilikausi on päätetty), aineistokopiolle tulevat seuraavat tiedot:
- Käytetyt tilit
- Päiväkirja ja Pääkirja
- Saatava- ja Velkaluettelo
- Tase (pitkä ja tilikohtainen)
- Tase-erittely
- Tositelajit
- Tuloslaskelma (pitkä ja tilikohtainen)
Jos tilikausi on päättämättä, huomioi seuraavat asiat:
- Samat tiedot tulevat kopiolle kuin päätetystä tilikaudesta, mutta pää- ja päiväkirjalta puuttuu voitto-/tappiokirjaus.
- Kesken olevan tilikauden osalta mukaan tulevat löytyvät tositteet.
- Vanhat ostolaskut tulevat mukaan myös Light-paketissa, jos ostopuoli on aiemmin ollut käytössä.
Huomioi aineistokopion tiedostomuodoissa seuraavat asiat:
- Aineistokopio tukee yleisimpiä tiedostomuotoja (.doc, .pdf, .jpg, .xls jne.).
- Muut tiedostotyypit muuttuvat muotoon .dat.
- Voit vaihtaa tiedoston päätteen manuaalisesti (esim. .dat -> .zip), jolloin tiedosto aukeaa normaalisti.
Esimerkki yhden tilikauden kansiorakenteesta valmistuneessa aineistokopiossa:
Aineistokopion lataaminen
Suorita aineistokopion tilaus ja lataus seuraavien vaiheiden mukaisesti. Varmista, että olet kirjautunut Netvisoriin ja valinnut oikean yrityksen.
Avaa näkymä valitsemalla Yritysvalikko > Tilikausiaineiston lataus.
Luo uusi tilaus valitsemalla "Uusi aineistotilaus".
Valitse avautuvassa ikkunassa tilattava materiaali (kirjanpito ja/tai palkanlaskenta).
- Valitse haluamasi tilikaudet rastittamalla valintaruutu tilikauden edessä.
Tarkista, että sähköpostiosoite on oikea ilmoitusta varten.
- Vahvista tilaus.
- Huomioi, että voit tilata vain aineistoa, johon sinulla on käyttöoikeudet.
Seuraa tilauksen etenemistä Tilauksen tila -sarakkeesta.
- Käytä Netvisoria normaalisti latauksen aikana.
- Peruuta tilaus tästä näkymästä ennen valmistumista, jos et tarvitse aineistokopiota (peruutetusta tilauksesta ei mene veloitusta).
Kun tilaus on valmis (saat sähköposti-ilmoituksen), lataa aineisto tietokoneellesi Tilaus-näkymästä.
- Tallenna aineisto zip-kansiona.
- Huomioi, että latauslinkki on voimassa 60 päivää valmistumisesta.
Huomioitavaa latauksessa ja tiedostoissa:
Toimi ladatun aineiston kanssa seuraavasti:
- Avaa ladatun aineiston hakemistosta tiedostoluettelo.html-tiedosto, josta näet mm. ostolaskut tositenumeroineen.
- Tarkista FailedFiles.txt-tiedosto, josta näet mahdolliset virheeseen jääneet tiedostot. Nämä näkyvät tiedostoluettelossa punaisella.
- Lataa virheeseen jääneet tiedostot manuaalisesti Netvisorista.
- Lataa Finvoice-verkkolaskujen katseluun tarvittavat Finvoice.xsl- ja Finvoice.dtd-tiedostot Finanssialan sivuilta, jos ne puuttuvat.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka pitkä latausaika on aineistokopiolle?
Automaattinen aineistokopio on ladattavissa 30 päivän ajan viimeisestä käyttöpäivästä. Itsepalveluna otettu kopio on ladattavissa 60 päivän ajan valmistumisesta. Jos ympäristö on irtisanottu, aineistokopio on ladattavissa 30 päivää viimeisestä käyttöpäivästä, vaikka aineistokopio olisi tilattu itsepalveluna.
Mitkä ovat tarvittavat käyttöoikeudet kopion lataamiseen?
Kirjanpitoaineiston lataus edellyttää Kirjanpitäjä-roolia (KP) ja "Kaikki oikeudet" Accounting-profiilissa. Palkka-aineiston lataus edellyttää Palkanlaskija-roolia (P) ja "Kaikki oikeudet" Palkanlaskenta-profiilissa.
Mitä tapahtuu, jos tilaus peruutetaan ennen valmistumista?
Jos peruutat tilauksen Tilaukset-näkymästä ennen sen valmistumista, siitä ei synny veloitusta.
Kuinka monta kertaa aineistokopion voi ladata?
Aineistokopion voi tilata kuukauden aikana niin usein kuin on tarve ilman lisäveloitusta (esim. tilikausi kerrallaan). Veloitus muodostuu vain kerran kuukaudessa riippumatta siitä, kuka tilauksen tekee ja kuinka monta kertaa aineistokopio ladataan.
Voinko ladata aineistokopion uuteen Netvisor-ympäristöön?
Et voi ladata aineistokopiota sellaisenaan uuteen Netvisor-ympäristöön. Aineistokopio on tarkoitettu aineiston säilyttämiseen ja arkistointiin.
Sisältyykö palkka-aineisto aina aineistokopioon?
Palkka-aineisto sisältyy aineistokopioon, jos palkkapuoli on joskus ollut yrityksessä käytössä ja sinulla on Palkanlaskija-rooli (P) sekä Palkanlaskenta-profiilissa "Kaikki oikeudet".
Miten vältän tuplaveloituksen aineistokopiosta?
Vältä tuplaveloitus siten, että et valitse automaattista aineistokopiota irtisanomisen yhteydessä, jos olet ottanut aineistokopion itse juuri ennen irtisanomista.
Mitä teen, jos aineistokopiolla on virheeseen jääneitä tiedostoja?
Tarkista FailedFiles.txt-tiedosto ja tiedostoluettelo.html. Lataa virheeseen jääneet tiedostot manuaalisesti Netvisorista.
Mitä aineistoa saan mukaan, jos tilikausi on päättämättä?
Saat samat tiedot kuin päätetystä tilikaudesta, mutta pää- ja päiväkirjalta puuttuu voitto-/tappiokirjaus. Kesken olevan tilikauden osalta mukaan tulevat löytyvät tositteet.
Miten varmistan, että tilinpäätöksen koostamisraportit tulevat aineistokopiolle?
Vie aineistot tilikauden päättämisen jälkeen tilikausiarkistoon. Jos tilikausi on kesken, ota raportit Netvisorista manuaalisesti ja liitä ne aineistokopiolle tai tallenna raportit tilikausiarkistoon ennen aineistokopion latausta.
Avainsanat: irtisanominen, aineistokopio, tilikausiaineiston lataus, aineiston säilytys, aineiston säilyvyys, arkisto, Netvisor-aineisto, kirjanpitoaineisto, palkka-aineisto
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback