Tässä ohjeessa neuvotaan aineiston säilyttäminen ja kopioiminen yrityksen kirjanpitoa ja palkkahallintoa varten Netvisor-palvelussa. Ohjeessa kuvataan aineistokopion hankkiminen automaattisesti tai itsepalveluna, tarvittavat käyttöoikeudet, veloitusperusteet sekä aineistokopion sisältö.


SISÄLTÖ

Yleistä

Huolehdi aineiston säilytyksestä, sillä vastuu aineiston säilyttämisestä on aina yrityksellä itsellään. Irtisanomistilanteessa ota aineistokopio kirjanpitoaineiston lakisääteistä säilytystä varten. Tutustu tähän ohjeeseen sekä irtisanomisohjeeseemme huolellisesti. Valitse irtisanomisen yhteydessä joko automaattinen aineistokopio (suositus) tai itsepalvelu. Huomioi, että aineistokopiota ei ole mahdollista ladata sellaisenaan uuteen Netvisor-ympäristöön.

Ajastettu automaattisesti muodostettava aineistokopio (suositus):

Järjestelmä tekee tilauksen ajastettuna automaattisesti viimeisen käyttöpäivän päätyttyä, jolloin aineistoa aletaan muodostaa. Huomioi seuraavat asiat:

  • Ajastettu aineistokopio on maksullinen (sama tapahtumaveloitus kuin itsepalveluna). Katso tarkemmat tiedot Hinnastosta.
  • Saat ilmoituksen kopion valmistumisesta sähköpostitse irtisanomisen yhteydessä annetulle yhteyshenkilölle.
  • Lataa automaattinen aineistokopio Netvisor-palvelusta 30 päivän kuluessa viimeisestä käyttöpäivästä.
  • Varmista, että sinulla on tarvittavat oikeudet: Kirjanpitoaineistoon Kirjanpitäjä-rooli (KP) ja Accounting-profiili 'Kaikki oikeudet'. Palkka-aineistoon Palkanlaskija-rooli (P) ja Palkanlaskenta-profiili 'Kaikki oikeudet'.
  • Veloitusperuste muodostuu, kun vahvistat valinnan irtisanomisen yhteydessä.
  • Automaattiseen aineistokopioon sisältyy myös palkka-aineisto, mikäli se on joskus ollut yrityksessä käytössä. Tämän lataus vaatii palkanlaskijan oikeudet.

Itsepalveluna otettava aineistokopio:

Voit tilata ja ladata kirjanpitoaineiston hyödyntäen nykyistä automaattista aineistokopiopalvelua (maksullinen) tai taltioimalla raportit ja tiedot käsin veloituksetta. Toimi seuraavasti:

  • Käynnistä aineiston lataus ennen viimeistä käyttöpäivää.
  • Lataa valmistunut aineistokopio Netvisor-palvelusta 30 päivän kuluessa viimeisestä käyttöpäivästä.
  • Varmista riittävät oikeudet: Kirjanpitoaineistoon Kirjanpitäjä-rooli (KP) ja Accounting-profiili 'Kaikki oikeudet'. Palkka-aineistoon Palkanlaskija-rooli (P) ja Palkanlaskenta-profiili 'Kaikki oikeudet'.
  • Huomioi, että palvelusta veloitetaan voimassa olevan hinnaston mukaisesti.

Netvisorin aineistokopiopalvelun avulla lataat Netvisorista löytyvät tilikausiaineistot omalle työasemalle. Käytä palvelua erityisesti silloin, kun lopetat Netvisorin käytön. Palvelu on käytössä kaikilla yrityksillä ilman erillistä käyttöönottoa. Varmista, että Netvisor-palvelu on aktiivinen lataushetkellä. Aineistokopiolle muodostuu myös palkka-aineisto, mikäli sinulla on oikeudet muodostaa se ja palkkapuoli on joskus ollut yrityksessä käytössä. Jos yritys on ollut aiemmin eri paketissa ja ostolaskuissa on ollut liitteitä tai kuvia, nämä tulevat aineistokopiolle myös Light-paketissa. Pelkässä Palkat-paketissa saat mukaan myös kirjanpidon aineiston, jos se on ollut aiemmin käytössä.

Käyttöoikeudet

Aineistokopio on eriytetty kirjanpidon ja palkanlaskennan aineistoihin. Tarkista, että sinulla on seuraavat oikeudet:

  • Kirjanpitoaineisto: Kirjanpitäjä-rooli (KP) sekä Accounting-profiilina 'Kaikki oikeudet'.
  • Palkka-aineisto: Palkanlaskija-rooli (P) sekä Palkanlaskenta-profiili 'Kaikki oikeudet'.

Lataa sekä kirjanpidon että palkanlaskennan aineistot yhdellä kerralla, mikäli sinulla on kaikki edellä mainitut käyttöoikeudet.

Tilikauden tila

Aineistokopiolle tallentuvat tilikausiaineistot siinä tilassa, kuin ne ovat aineistokopion ottohetkellä. Toimi seuraavasti varmistaaksesi tietojen kattavuuden:

  1. Sinetöi tilikausi vähintään.
  2. Vie aineistot tilikauden päättämisen jälkeen tilikausiarkistoon, jotta tilinpäätöksen koostamisraportit tallentuvat automaattisesti.
  3. Jos haluat kesken olevan tilikauden tilinpäätöksen koostamisraportit kopiolle, ota raportit Netvisorista manuaalisesti ja liitä jälkikäteen aineistokopiolle TAI tallenna raportit tilikausiarkistoon ennen latausta.

Tutustu aineistokopion tarkempaan sisältöön kohdassa Aineistokopion sisältö.

Veloitus

Automaattisen aineistokopion valinta irtisanomisen yhteydessä synnyttää veloituksen viimeiselle palvelulaskulle. Varsinainen kopio muodostuu irtisanomisajan jälkeen.

Huomioi veloituksessa seuraavat asiat:

  • Vältä tuplaveloitus: Älä valitse automaattista kopiota, jos olet ottanut aineistokopion itse juuri ennen irtisanomista.
  • Itsepalveluna veloitus on hinnaston mukainen tapahtumaveloitus per kuukausi (ks. hinnasto).
  • Voit tilata aineistokopion kuukauden aikana niin useasti kuin on tarve ilman lisäveloitusta (esim. tilikausi kerrallaan).
  • Veloitus muodostuu vain kerran kuukaudessa riippumatta siitä, kuka tilauksen tekee.
  • Veloitusperuste syntyy, kun aineistokopio on valmistunut kokonaan.

Aineistokopion sisältö

Aineistokopio sisältää seuraavat tiedot tilikausittain:

  • Myyntilaskut (pdf), myyntilaskujen liitteet
  • Ostolaskut (kuvat ja liitteet). Mukana myös käsittelemättömät, uusi ostolasku -tilassa olevat ja hylätyt laskut.
  • Tositteiden liitetiedostot
  • Tiliotteet (myös inaktiivisten pankkitilien tiliotteet ajanjaksolta).
  • Tilinpäätöksen tiedot (tilikausiarkistosta):
    • Pääkirja ja Päiväkirja
    • Velka- ja saatavaluettelo
    • Tase-erittely, Tuloslaskelma ja Tase
    • Luettelo käytetyistä tileistä
    • Tilinpäätös-dokumentti (jos tehty tilikausiarkistoon)
    • Muut tilikauden liitetiedosto -tyypin dokumentit tilikausiarkistosta
  • Kausiveroilmoitus (Alv-ilmoitus, Työnantajasuoritukset)
  • Tuloveroilmoituslomakkeet
  • ALV-yhteenvetoilmoitus
  • Rakennusalan ilmoitukset (8.3.2024 alkaen)
  • Vuosi-ilmoituksen yhteenveto ja saajakohtainen erittely
  • HRM (jos käytössä):
    • Palkkatodistukset, Palkkakortit, Palkkalaskelmat, Palkkalistat
    • Matkalaskut liitteineen
    • Yrityskohtaiset palkkalajit
    • Työaikaraportit (sis. päiväerittely)
    • Palkkatieto- ja erillisilmoitukset
    • Maksuluettelot, Tilitykset, Ennakot, Sivukulujaksotus
    • Lomapalkkavelkaraportit ja Lomakertymät
    • Palkansaajien liitteet (Henkilötietoja/Ei henkilötietoja)
    • Netbox-viestit ja liitteet (erillisenä zip-tiedostona)
  • Sähköisen allekirjoituksen dokumentit
    • Julkiset asiakirjat (Arkaluontoiset tiedot -valinnalla)
    • Huom: Henkilökohtaiset asiakirjat eivät tule mukaan. Muuta ne julkisiksi tai tallenna manuaalisesti.

Työaikakirjaukset tulostuvat palkkalaskelman PDF-tulosteen 2. sivulle, mikäli niitä ei ole estetty asetuksissa. Yrityksen liitetietotositteet tilikausiarkistosta tulevat omana kansionaan. Sähköisesti allekirjoitetut lomakkeet tulevat mukaan, jos ne löytyvät tilikausiarkistosta. Siirrä muut allekirjoitetut lomakkeet ensin tilikausiarkistoon.

Jos aineistoa ei ole ajettu tilikausiarkistoon (mutta tilikausi on päätetty), kopiolle tulevat: Käytetyt tilit, Päivä- ja Pääkirja, Saatava- ja Velkaluettelo, Tase (pitkä ja tilikohtainen), Tase-erittely, Tositelajit sekä Tuloslaskelma (pitkä ja tilikohtainen).

Jos tilikausi on päättämättä, samat tiedot tulevat kopiolle, mutta pää- ja päiväkirjalta puuttuu voitto-/tappiokirjaus. Kesken olevan tilikauden osalta mukaan tulevat löytyvät tositteet. Vanhat ostolaskut tulevat mukaan myös Light-paketissa, jos ostopuoli on aiemmin ollut käytössä.

Aineistokopio tukee yleisimpiä tiedostomuotoja (.doc, .pdf, .jpg, .xls jne.). Muut tiedostotyypit muuttuvat muotoon .dat. Voit vaihtaa päätteen manuaalisesti (esim. .dat -> .zip), jolloin tiedosto aukeaa normaalisti.

Esimerkki yhden tilikauden kansiorakenteesta valmistuneessa aineistokopiossa:

Aineistokopion lataaminen

Suorita aineistokopion tilaus ja lataus seuraavien vaiheiden mukaisesti. Varmista, että olet kirjautunut Netvisoriin ja valinnut oikean yrityksen.

  1. Avaa näkymä valitsemalla Yritysvalikko > Tilikausiaineiston lataus.

  2. Luo uusi tilaus klikkaamalla "Uusi aineistotilaus".

  3. Valitse avautuvassa ikkunassa ensin tilattava materiaali (kirjanpito ja/tai palkanlaskenta). Valitse tämän jälkeen haluamasi tilikaudet rastittamalla valintaruutu tilikauden edessä.

  4. Tarkista, että sähköpostiosoite on oikea ilmoitusta varten ja vahvista tilaus. Huomioi, että voit tilata vain aineistoa, johon sinulla on käyttöoikeudet.

  5. Seuraa tilauksen etenemistä Tilauksen tila -sarakkeesta. Voit käyttää Netvisoria normaalisti latauksen aikana. Jos haluat peruuttaa tilauksen ennen valmistumista, tee se tästä näkymästä (peruutetusta tilauksesta ei mene veloitusta).

  6. Kun tilaus on valmis (saat sähköposti-ilmoituksen), lataa aineisto tietokoneellesi Tilaus-näkymästä. Aineisto tallentuu zip-kansiona. Latauslinkki on voimassa 60 päivää valmistumisesta.

Huomioitavaa latauksessa ja tiedostoissa:

Ladatun aineiston hakemistosta löydät tiedostoluettelo.html-tiedoston, jossa on listattu mm. ostolaskut tositenumeroineen. Mahdolliset virheeseen jääneet tiedostot on listattu FailedFiles.txt-tiedostossa ja ne näkyvät tiedostoluettelossa punaisella. Lataa nämä tiedostot manuaalisesti Netvisorista. Finvoice-verkkolaskujen katseluun tarvittavat Finvoice.xsl ja Finvoice.dtd -tiedostot voi tarvittaessa ladata Finanssialan sivuilta, mikäli ne puuttuvat.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka pitkä latausaika on aineistokopiolle?

Automaattinen aineistokopio on ladattavissa 30 päivän ajan viimeisestä käyttöpäivästä. Itsepalveluna otettu kopio on ladattavissa 60 päivän ajan valmistumisesta.

Mitkä ovat tarvittavat käyttöoikeudet kopion lataamiseen?

Kirjanpitoaineiston lataus edellyttää "Kirjanpitäjä"-roolia ja "Kaikki oikeudet" Accounting-profiilissa. Palkka-aineiston lataus edellyttää "Palkanlaskija"-roolia ja "Kaikki oikeudet" Palkanlaskenta-profiilissa.

Mitä tapahtuu, jos tilaus peruutetaan ennen valmistumista?

Jos peruutat tilauksen Tilaukset-näkymästä ennen sen valmistumista, siitä ei synny veloitusta.

Avainsanat: irtisanominen, aineistokopio, tilikausiaineiston lataus, aineiston säilytys, aineiston säilyvyys, arkisto, Netvisor-aineisto, kirjanpitoaineisto, palkka-aineisto




Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.