Tämä ohje käsittelee, miten voit tarkastella, tulostaa ja lähettää yrityksen laskutusosoiteiden tiedotteita sekä hallita skannauspalvelun palautusosoitteita Netvisorissa. Ohjeessa esitetään myös ohjeita Maventan verkkolaskuosoitteiden käsittelyyn.  

SISÄLTÖ 

• Yrityksen laskutusosoitteet
  • Maventan verkkolaskuosoite
  • Skannauspalvelun palautusosoite
  • Laskutusosoitetiedotteen lähettäminen toimittajille
  • Maventan verkkolaskuosoitteen näkyminen
• Usein kysyttyjä kysymyksiä

Yrityksen laskutusosoitteet

Voit avata näkymän valitsemalla Yritysvalikko > Laskutusosoitteet.

Tässä näkymässä voit tulostaa laskutusosoitetiedotteen ja toimittaa sen toimittajille valitsemallasi tavalla.

• Tulosta tiedote ja toimita se itse toimittajille.
• Lähetä tiedote sähköpostitse.
• Käytä PDF eKirje -tulostuspalvelua tiedotteen lähettämiseen.

Saat tiedotteet englanniksi ja ruotsiksi vaihtamalla käyttöliittymän kielen.

Netvisorin palvelulaskutuksen osoitetietojen päivittämisestä on oma ohje Netvisorin palvelulaskutuksen osoite.

Maventan verkkolaskuosoite

Toimi seuraavasti, kun käytät Maventan verkkolaskuosoitetta laskutusosoitetiedotteella:

• Hyödynnä Netvisorin muodostamaa laskutusosoitetiedotetta, jossa Maventan verkkolaskuosoite tulostuu aina ensimmäiseksi.
• Huomaa, että pankkiverkon osoitteet tulostuvat Maventan osoitteen jälkeen.
• Määritä laskutusosoitteissa näkyvät pankin verkkolaskutusosoitteet Pankkitilien hallinta -näkymässä (lisätietoja ohjeessa Pankkitilien hallinta).

Jos et halua käyttää Netvisorin muodostamaa laskutusosoitetiedotetta, tee tiedote itse.

• Käytä ohjeen lopussa olevaa esimerkkipohjaa.
• Konvertoi esimerkkipohja .pdf-muotoon ennen sen tuomista Netvisoriin.

Skannauspalvelun palautusosoite

Toimi näin, kun määrität skannauspalvelun palautusosoitteen:

• Aseta palautusosoitteeksi sähköpostiosoite, jota joku pääsee lukemaan.
• Älä käytä yrityksen omaa skannauspalveluosoitetta palautusosoitteena, jotta sama lasku ei kierrä skannauspalvelun kautta loputtomasti.
• Lisää palautusosoitteeksi vain yksi sähköpostiosoite.
• Huomaa, että jos muutat palautusosoitetta, muutos päivittyy Maventaan seuraavan yön aikana.
• Lue lisää skannauspalvelusta ohjeesta Ostolaskujen vastaanotto skannauspalvelun kautta.

Skannauspalveluun kuulumaton materiaali käsitellään seuraavasti:

• Postiosoitteeseen reititetään skannausosoitteeseen toimitetut postipaketit.
• Sähköpostiosoitteeseen (max. 1 osoite) on mahdollista saada tiedoksi ostoreskontraan kuulumaton, mutta skannattavissa oleva materiaali, kuten:
  • Tilaukset
  • Sopimukset
  • Ilmoitukset
  • Maksumuistutukset
  • Maksuhuomautukset
  • Perintäkirjeet

Laskutusosoitetiedotteen lähettäminen toimittajille

Voit avata toimittajille lähetettävien tiedotteiden lähetysnäkymän valitsemalla Yritysvalikko > Laskutusosoitteet.

Toimi näin, jos haluat lähettää tiedotteet itse:

1. Varmista, että sinulla on vähintään lukuoikeudet kohtaan perustietojen hallinta.
2. Klikkaa "Tulosta tiedote" -painiketta.
3. Avaa Netvisorin muodostama vakiomuotoinen laskutusosoitetiedote pdf-muodossa.
4. Tallenna tiedote omalle koneellesi tai tulosta tiedotteet itse.

Toimi näin, jos haluat lähettää toimittajille itse tekemäsi laskutusosoitetiedotteen tai Netvisorin muodostaman tiedotteen PDF eKirje -tulostuspalvelun kautta:

1. Paina "Lähetä tiedote toimittajille" -painiketta.
2. Valitse, lähetätkö Netvisorin muodostaman tiedotteen vai oman laskutusosoitetiedotteesi.
3. Huomioi, että tulostuspalveluun lähetettävissä PDF-tiedostoissa ei saa olla upottamattomia fontteja.
4. Suosi liitteissä skannattua kuvamuotoa.
5. Varmista, että käytettävä PDF-versio on enintään 1.7.

• Varmista, että PDF:ssä on fontit mukana. Vältä Type1-, Type3-, CID- ja järjestelmäfontteja, koska ne voivat aiheuttaa virheitä tai ennakoimattomia tulostusongelmia.
• Vältä läpinäkyvyyksiä PDF:ssä.
• Pidä PDF:n koko maltillisena (ei mielellään yli 1 Mt/sivu).
• Vältä päällekkäisiä grafiikoita.
• Varmista, että eps-kuvissa ei ole liiallisesti ohjauspisteitä.

Värillisen aineiston osalta suosi väritulostusta, koska mustavalkotulostuksessa värilliset liitteet voivat toisinaan hylkäytyä.

Voit myös lähettää tiedotteen toimittajille sähköpostitse. Tällöin toimittajalla on oltava sähköpostiosoite määriteltynä kohdassa yhteystiedot ja sähköpostiosoite.

Voit käyttää laskutusosoitetiedotteena myös tämän ohjeen lopussa olevaa ilmoituspohjaa, jossa on kerrottu, miten laskutusosoitteet muodostetaan.

PDF eKirje -kanavan käyttö sekä sähköpostilähetys edellyttävät, että Myynti-osio on käytössä ja toimittajalla on oikeat osoitetiedot.

Varmista seuraavat oikeudet, kun lähetät laskutusosoitetiedotteita:

• Vähintään lukuoikeus perustietojen hallintaan.
• Vähintään lukuoikeus ostoreskontran perustoimintoihin.
• Jos muokkaat toimittajien tietoja, tarvitset muokkausoikeudet toimittajien hallintaan.

Toimi näin, kun valitset toimittajat, joille lähetät laskutusosoitetiedotteen:

1. Hae haluamasi toimittajat (katso kuva alla, kohta 1) tai listaa kaikki toimittajat klikkaamalla Hae ilman hakuehtoja.
2. Valitse yksittäiset toimittajat klikkaamalla ruksi toimittajarivin alussa olevaan ruutuun (2).
3. Jos haluat lähettää tiedotteen kaikille toimittajille, valitse kaikki toimittajat klikkaamalla valintaa otsikkoriviltä (3).

Kun olet valinnut haluamasi toimittajat, toimi näin:

1. Selaa sivun alalaitaan.
2. Klikkaa Ilmoita laskutusosoitteet -painiketta (4).
3. Valitse lähetystavaksi:
   • Lähetä PDF eKirje, jos haluat käyttää Itellan PDF eKirje -tulostuspalvelua.
   • Sähköposti, jos haluat lähettää tiedotteen sähköpostitse.
   • Tulosta paikallisesti, jos haluat tulostaa tiedotteet itse.

Jos haluat lähettää oman laskutusosoitetiedotteen toimittajillesi, toimi näin:

1. Valitse käytettäväksi tiedotemalliksi Yrityksesi oma tiedote.
2. Hae oma laskutusosoitetiedotteesi.
3. Tallenna valinta.
4. Lähetä tai tulosta tiedotteet valitsemallasi tavalla.

• Jos käytät Netvisorin oletusmallia, voit valita lomakkeen kieleksi suomen, englannin tai ruotsin.

Jos käytät sähköpostilähetystä, määritä lähetysnäkymässä viestin sisältö, otsikko, lähettäjän nimi ja sähköpostiosoite. Nämä tiedot menevät kaikille samassa lähetysprosessissa oleville toimittajille.

Huomaa, että viestin sisältö menee oletuksena yhteen pötköön. Jos haluat rivittää viestin, lisää rivin loppuun HTML-merkintä <br>.

Alla esimerkki:

Maventan verkkolaskuosoitteen näkyminen

Tarkista seuraavat asiat, jos Maventan verkkolaskuosoite ei näy Verkkolaskuosoitteet-otsikon alla:

• Jos näet ilmoituksen "Maventa-verkkolaskuyhteyden avaus on kesken.", Maventan pankkiverkkoyhteyden avaus on vielä kesken. Maventan osoite tulee näkyviin, kun pankkiverkkoyhteyden avaus on suoritettu loppuun.

Jos näkymässä lukee "Maventa tiliä ei voida avata olemassa olevan tilin johdosta.", toimi näin:

• Tunnista, että yritys on aiemmin käyttänyt Maventaa jossain toisessa ohjelmistossa.
• Ota yhteyttä Netvisorin asiakaspalveluun, jotta Maventatili voidaan siirtää Netvisoriin.
• Huomaa, että siirto vaatii toimia sekä Netvisorin että Maventan tuesta.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Miten tulostan ja lähetän laskutusosoitetiedotteita?

Siirry valitsemalla Yritysvalikko > Laskutusosoitteet. Tässä näkymässä käytä Tulosta tiedote -painiketta, kun haluat tulostaa tiedotteen, tai Lähetä tiedote toimittajille -painiketta, kun haluat lähettää tiedotteen PDF eKirje -palvelun tai sähköpostin kautta.

Miten asetetaan skannauspalvelun palautusosoite?

Määritä skannauspalvelun palautusosoitteeksi yksi sähköpostiosoite, jota joku pääsee lukemaan. Älä käytä yrityksen omaa skannauspalveluosoitetta palautusosoitteena.

Mikä voi aiheuttaa ongelmia Maventan verkkolaskuosoitteen näkyvyydessä?

Verkkolaskuosoite ei näy, jos Maventa-verkkolaskuyhteyden avaus on kesken tai jos yrityksen Maventatili on jo kytketty toiseen ohjelmistoon. Jälkimmäisessä tapauksessa ota yhteyttä Netvisorin asiakaspalveluun Maventatilin siirtoa varten.

Mitä vaatimuksia PDF eKirje -tulostuspalveluun lähetettävillä PDF-tiedostoilla on?

Varmista, että PDF:ssä ei ole upottamattomia fontteja, läpinäkyvyyksiä tai liiallisia päällekkäisiä grafiikoita. Vältä Type1-, Type3-, CID- ja järjestelmäfontteja. Pidä PDF:n koko maltillisena (ei mielellään yli 1 Mt/sivu) ja varmista, että käytettävä PDF-versio on enintään 1.7.

Mitä oikeuksia tarvitsen laskutusosoitetiedotteiden lähettämiseen?

Tarvitset vähintään lukuoikeuden perustietojen hallintaan ja ostoreskontran perustoimintoihin. Jos muokkaat toimittajien tietoja, tarvitset muokkausoikeudet toimittajien hallintaan. PDF eKirje -kanavan ja sähköpostilähetyksen käyttö edellyttää, että Myynti-osio on käytössä ja toimittajalla on oikeat osoitetiedot.

Voinko käyttää omaa laskutusosoitetiedotepohjaa?

Voit käyttää omaa laskutusosoitetiedotettasi valitsemalla tiedotemalliksi Yrityksesi oma tiedote. Konvertoi esimerkkipohja .pdf-muotoon ennen sen tuomista Netvisoriin ja varmista, että PDF täyttää tulostuspalvelun vaatimukset.

Avainsanat: Netvisor, laskutusosoite, tiedote, skannauspalvelu, Maventa, PDF eKirje, toimittajaviestintä, skannauspalvelun asetukset

 

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback