Palvelun ottaminen käyttöön
Myyntilaskujen lähetys sähköpostilla onnistuu, kun kohdassa Netvisor Store > Laajennokset > Sähköiset palvelukanavat on valittu "Myyntilaskujen välitys sähköpostitse" käyttöön.
Palvelun käyttöönotto on maksuton ja sähköpostitse lähetetyistä myyntilaskuista peritään hinnaston mukainen transaktiomaksu. Kun palvelu on otettu käyttöön, tulee myynnin perustiedoissa (Myynti > Asetukset > Perustiedot ja asetukset > Myynnin perustiedot) valita tapahtumatyypit, joilla sähköpostilähetystä käytetään:
Saatepohjia pääsee muokkaamaan kohdassa Myynti > Laskutuksen asetukset > Sähköpostien saateviestit:
- Lähettäjän sähköpostiosoite: Tähän kenttään voi määritellä yrityksen oman osoitteen. Lähettäjän sähköpostiosoitteena näkyy aina [email protected] ja lähettäjän nimenä yrityksen nimi. Mikäli asiakas vastaa saamaansa viestiin, saapuu viesti tähän kenttään määriteltyyn osoitteeseen.
- Viestin saate: Tämä teksti tulee osaksi saatetta ja se näkyy saatteessa heti laskutietojen jälkeen. Saatteen yllä olevaa tekstiä, joka alkaa sanoilla hyvä asiakkaamme ei pääse muokkaamaan.
- Viestin saate ruotsiksi: kuten edellä, jos asiakkaan laskutuskieleksi on asiakaskortille määritelty ruotsi. Huomioithan, että saate tulee kirjoittaa itse ruotsiksi.
- Viestin saate englanniksi: kuten edellä, jos asiakkaan laskutuskieleksi on asiakaskortille määritelty englanti. Huomioithan, että saate tulee kirjoittaa itse englanniksi.
- Vinkki: Viestin saatteen voi rivittää HTML-merkinnällä <br>
Jos sähköpostitse lähetetyn myyntilaskun toimittaminen vastaanottajalle epäonnistuu, laskun lähettäjälle saapuu sähköpostitse virheviesti. Jotta virheviesti voidaan lähettää, tulee yrityksellä olla oma sähköpostiosoite tallennettuna lähettäväksi osoitteeksi: Myynti > Asetukset > Laskutuksen asetukset > Sähköpostien saateviestit
Viestin saatteen muokkaaminen on mahdollista myyntilaskun, tarjouksen, myyntitilauksen ja ostotilauksen osalta. Maksumuistutuksen, maksuhuomautuksen, hyvityslaskun ja korkolaskun osalta saatteen alkuosa muodostuu järjestelmän toimesta ja viestin saatteeksi muodostuu sama teksti kuin mikä on määriteltynä myyntilaskulle.
Sähköpostitse lähetetyn laskun validointi tapahtuu kahdessa vaiheessa: Ensimmäinen vaihe tarkistaa viestin metadatat ja niiden oikeellisuuden. Esimerkiksi, jos sähköpostiosoite on vääränmuotoinen (esim. virheellinen domain) tai siinä on erikoismerkkejä, se hylätään heti. Näistä hylkäyksistä asiakkaalle ei mene virheviestiä, eikä virhettä saada myöskään näkyviin myyntilaskun käsittelyhistoriaan. Toisessa vaiheessa viesti välitetään vastaanottajan palvelimelle, jos se läpäisee ensimmäisen vaiheen tarkistukset. Vastaanottajan palvelin tekee saapuvan viestin osalta omat tarkistuksensa, ja viesti joko päätyy vastaanottajalle tai jää virheeseen (esim. kirjoitusvirheet vastaanottajan sähköpostiosoitteessa mutta domain on oikein). Näistä virheistä laskun lähettäjä saa virheilmoituksen, mikäli yritys on määrittänyt oman sähköpostiosoitteensa sähköpostilaskujen lähetyksen asetuksiin. Virheviestejä ei toimiteta, mikäli lähettävänä osoitteena on [email protected].
Asiakastietoihin lisättävät sähköpostiosoitteet
Asiakkaan laskutussähköpostiosoite määritellään asiakaskortin "Perustietojen muokkaus" -välilehdelle Sähköpostilaskuosoite -kenttään:
Mikäli lasku halutaan lähettää sähköpostitse usealle eri vastaanottajalle, tulee erilliset sähköpostiosoitteet erotella puolipisteellä (;) ko. kenttään. Viimeisen osoitteen perään ei laiteta puolipistettä. Mikäli laskulla on useampi vastaanottaja, ei laskun vastaanottajat näe muita vastaanottajia. 
Osoitteet erotetaan asiakkaan tiedoissa puolipisteellä, mutta lähetysprosessissa ja käsittelyhistoriassa puolipiste näytetään pilkkuna.
Laskujen lähettäminen
Myyntilaskujen lähettäminen sähköpostilla tapahtuu normaalin myyntilaskujen lähetysprosessin mukaisesti. Lähetysprosessissa laskujen lähetyskanavaksi tulee "Välitys sähköpostitse".
Sähköpostitse lähetetyt laskut lähtevät saapumisjärjestyksessä joko heti tai pienellä viiveellä. Netvisorista sähköpostitse lähetettävät laskut lähetetään sähköpostin liitteenä pdf-muodossa eivätkä liitteet ole salattuja. Lähetettyä aineistoa ei voi enää perua.
Liitteet
Liitteen lisäämisestä laskulle ja sallituista tiedostomuodoista löytyy lisätietoa tässä ohjeessa.
Sähköpostitse lähetettävien laskujen liitteet voidaan lisätä suoraan myyntilaskulle kohtaan Laskun liitteet. Mikäli liite on tarkoitus lisätä kaikille lähetettäville laskuille, voi laskut viedä ensin lähetysprosessiin valitsemalla "Lähetä laskut" ja lisäämällä liitteen lähetysprosessissa kohtaan "Lisää liite". Lähetysprosessissa lisätty liite lähetetään kaikkien samassa lähetysprosessissa oleville laskuille. Laskun lähetys ei salli suojaamattomia liitteitä. Lasku sekä laskun liite muodostuvat samaan pdf-tiedostoon.
Sähköpostin asetukset
Jotta varmistetaan laskujesi sähköpostien saavuttavan vastaanottajansa ilman, että ne merkitään roskapostiksi, on tärkeää toteuttaa tiettyjä sähköpostin todennusmenetelmiä. Sinun ei tarvitse hoitaa tätä itse, mutta voit pyytää IT-osastoasi tarkistamaan ja soveltamaan seuraavia, sekä sähköpostien toimitettavuuden että turvallisuuden kannalta kriittisiä asetuksia:
1. SPF (Sender Policy Framework): SPF auttaa varmentamaan, että domainiltasi lähetetyt sähköpostit ovat valtuutettuja listaten postipalvelimet, jotka ovat hyväksytty lähettämään sähköposteja domainisi puolesta. Tämä estää domainisi luvattoman käytön, vähentäen sähköpostiesi joutumisen roskapostiksi merkitsemisen mahdollisuuksia.
2. DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM lisää sähköposteihisi digitaalisen allekirjoituksen, joka vahvistaa sähköpostin todella lähetetyksi domainiltasi ja sen sisällön pysyneen muuttumattomana matkan aikana. Tämä todennusprosessi on avainasemassa hyvän lähettäjän maineen ylläpitämisessä ja onnistuneen sähköpostitoimituksen varmistamisessa.
3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): DMARC antaa sähköpostipalveluntarjoajille ohjeet, miten käsitellä viestejä, jotka eivät läpäise SPF- tai DKIM-tarkistuksia. Se auttaa hallitsemaan tällaisten sähköpostien käsittelyä, parantaen turvallisuutta varmistaen, että vain todennetut sähköpostit toimitetaan.
Nämä mekanismit ovat välttämättömiä suojellaksesi sähköpostiviestintääsi joutumasta merkityksi roska-postiksi ja suojautuaksesi phishing-hyökkäyksiä ja muita sähköpostipohjaisia uhkia vastaan. Kehottamalla IT-osastoasi varmistamaan, että nämä asetukset ovat asianmukaisesti paikoillaan, voit saavuttaa korkeamman luottamuksen ja turvallisuuden tason sähköpostiviestinnässäsi, parantaen samalla toimitettavuutta asiakkaillesi ja heidän asiakkailleen.
Voit tarkistaa domainisi tilan käyttäen ilmaista MX Toolbox -palvelua.
Usein kysytyt kysymykset
Miksi sähköpostilasku ei ole mennyt perille?
Mikäli sähköpostilasku ei ole mennyt perille, kannattaa tarkistaa ainakin seuraavat asiat:
- Asiakkaan sähköpostiosoite on tallennettu asiakaskortille "Perustietojen muokkaus" -välilehdelle kentään "Sähköpostilaskuosoite"
- Onko vastaanottajan sähköpostiosoite kirjoitettu oikein?
- Vastaanottajan sähköpostiosoite ei saa sisältää ääkkösiä tai erikoismerkkejä (viiva ja alaviiva ovat sallittuja)
- Myynti > Perustiedot ja asetukset > Sähköpostien saateviestit > Lähettäjän sähköpostiosoite: Tähän kenttään tulee olla määritelty vain yksi sähköpostiosoite, eikä mitään ylimääräistä.
- Mikäli lasku hylkäytyy vastaanottajan palvelimella voi tämä aiheutua siitä, että vastaanottajan sähköpostilaatikko on täynnä tai laskulla on liian suuria liitteitä (suosittelemme että liitteen suuruus on max 5 MB/ liite ja liitteiden yhteenlaskettu suuruus on max. 25 MB)
- Vastaanottajan tulee myös mahdollisesti laittaa sallittuihin osoitteisiin [email protected]
Sähköpostilaskutukseen kannattaa suhtautua samalla tavoin kuin kirjelaskutukseen: välillä voi tulla tilanne, että viesti ei toimitu perille eikä siitä myöskään välttämättä saa muuten tietoa kuin maksumuistutuksen yhteydessä. Laskujen läpimenovarmuutta voi parantaa huolehtimalla, että yllä mainitut asiat ovat kunnossa. Sähköpostitse lähetetyissä laskuissa ylipäätään varmuus siitä, onko viesti päätynyt asiakkaalle, on hatara. Tämä johtuu paljolti siitä, että esimerkiksi roskapostitilanteissa vastaanottava palvelin saattaa työntää viestin roskikseen ja olla kuittaamatta lähettäjälle mitään.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback