Palvelun ottaminen käyttöön

Myyntilaskujen lähetys sähköpostilla onnistuu, kun kohdassa Store > Laajennokset > Sähköiset palvelukanavat on valittu "Myyntilaskujen välitys sähköpostitse" käyttöön. Saman valinnan voi tehdä kohdassa Yritysvalikko > Sähköiset palvelukanavat


Palvelun käyttöönotto on maksuton ja sähköpostitse lähetetyistä myyntilaskuista peritään hinnaston mukainen transaktiomaksu. Kun palvelu on otettu käyttöön, tulee myynnin perustiedoissa (Myynti > Asetukset > Perustiedot ja asetukset > Myynnin perustiedot) valita tapahtumatyypit, joilla sähköpostilähetystä käytetään: 



Saatepohjia pääsee muokkaamaan kohdassa Myynti > Laskutuksen asetukset > Sähköpostien saateviestit:

  

  • Lähettäjän sähköpostiosoite: Tähän kenttään voi määritellä yrityksen oman osoitteen. Lähettäjän sähköpostiosoitteena näkyy aina noreply@netvisor.fi ja lähettäjän nimenä yrityksen nimi. Mikäli asiakas vastaa saamaansa viestiin, saapuu viesti tähän kenttään määriteltyyn osoitteeseen.
  • Viestin saate: Tämä teksti tulee osaksi saatetta ja se näkyy saatteessa heti laskutietojen jälkeen. Saatteen yllä olevaa tekstiä, joka alkaa sanoilla hyvä asiakkaamme ei pääse muokkaamaan. 
  • Viestin saate ruotsiksi: kuten edellä, jos asiakkaan laskutuskieleksi on asiakaskortille määritelty ruotsi. Huomioithan, että saate tulee kirjoittaa itse ruotsiksi. 
  • Viestin saate englanniksi: kuten edellä, jos asiakkaan laskutuskieleksi on asiakaskortille määritelty englanti. Huomioithan, että saate tulee kirjoittaa itse englanniksi.
  • Vinkki: Viestin saatteen voi rivittää HTML-merkinnällä <br>

Asiakastietoihin lisättävät sähköpostiosoitteet

Asiakkaan laskutussähköpostiosoite määritellään asiakaskortin "Perustietojen muokkaus" -välilehdelle Sähköpostilaskuosoite -kenttään:

 

Mikäli lasku halutaan lähettää sähköpostitse usealle eri vastaanottajalle, tulee erilliset sähköpostiosoitteet erotella puolipisteellä (;) ko. kenttään. Viimeisen osoitteen perään ei laiteta puolipistettä.

Osoitteet erotetaan asiakkaan tiedoissa puolipisteellä, mutta lähetysprosessissa ja käsittelyhistoriassa puolipiste näytetään pilkkuna.


Laskujen lähettäminen

Myyntilaskujen lähettäminen sähköpostilla tapahtuu normaalin myyntilaskujen lähetysprosessin mukaisesti. Lähetysprosessissa laskujen lähetyskanavaksi tulee "Välitys sähköpostitse". 

Sähköpostitse lähetetyt laskut lähtevät saapumisjärjestyksessä joko heti tai pienellä viiveellä. Netvisorista sähköpostitse lähetettävät laskut lähetetään sähköpostin liitteenä pdf-muodossa eivätkä liitteet ole salattuja. Lähetettyä aineistoa ei voi enää perua.


Liitteet

Liitteen lisäämisestä laskulle löytyy lisätietoa tässä ohjeessa.
Sähköpostitse lähetettävien laskujen liitteet voidaan lisätä suoraan myyntilaskulle kohtaan Laskun liitteet. Mikäli liite on tarkoitus lisätä kaikille lähetettäville laskuille, voi laskut viedä ensin lähetysprosessiin valitsemalla "Lähetä laskut" ja lisäämällä liitteen lähetysprosessissa kohtaan "Lisää liite". Lähetysprosessissa lisätty liite lähetetään kaikkien samassa lähetysprosessissa oleville laskuille.

Usein kysytyt kysymykset

Miksi sähköpostilasku ei ole mennyt perille?
Mikäli sähköpostilasku ei ole mennyt perille, kannattaa tarkistaa ainakin seuraavat asiat:
- Asiakkaan sähköpostiosoite on tallennettu asiakaskortille "Perustietojen muokkaus" -välilehdelle kentään "Sähköpostilaskuosoite"
- Onko vastaanottajan sähköpostiosoitte kirjoitettu oikein?
- Vastaanottajan sähköpostiosoite ei saa sisältää ääkkösiä tai erikoismerkkejä (viiva ja alaviiva ovat sallittuja)
- Myynti > Perustiedot ja asetukset > Sähköpostien saateviestit > Lähettäjän sähköpostiosoite: Tähän kenttään tulee olla määritelty vain yksi sähköpostiosoite, eikä mitään ylimääräistä.
- Mikäli lasku hylkäytyy vastaanottajan palvelimella voi tämä aiheutua siitä, että vastaanottajan sähköpostilaatikko on täynnä tai laskulla on liian suuria liitteitä (suosittelemme että liitteen suuruus on max 5 MB/ liite ja liitteiden yhteenlaskettu suuruus on max. 25 MB)
- Vastaanottajan tulee myös mahdollisesti laittaa sallittuihin osoitteisiin noreply@netvisor.fi


Sähköpostilaskutukseen kannattaa suhtautua samalla tavoin kuin kirjelaskutukseen: välillä voi tulla tilanne, että viesti ei toimitu perille eikä siitä myöskään välttämättä saa muuten tietoa kuin maksumuistutuksen yhteydessä. Laskujen läpimenovarmuutta voi parantaa huolehtimalla, että yllä mainitut asiat ovat kunnossa. Sähköpostitse lähetetyissä laskuissa ylipäätään varmuus siitä, onko viesti päätynyt asiakkaalle, on hatara. Tämä johtuu paljolti siitä, että esimerkiksi roskapostitilanteissa vastaanottava palvelin saattaa työntää viestin roskikseen ja olla kuittaamatta lähettäjälle mitään.



 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.