Tämän ohjeen avulla opit ottamaan käyttöön ja hallinnoimaan myyntilaskujen automaattilähetystä. Ohje sisältää asetusten määrittelyn, automaattilähetyksen toiminnan, virheilmoitusten seuraamisen ja automaattilähetyksen poistamisen.
Palvelun ottaminen käyttöön
Myyntilaskujen automaattilähetyksen asetukset määritetään laskutuksen asetuksissa (Myynti > Asetukset > Laskutuksen asetukset > Automaattilähetys). Asetuksissa määritellään millä tavalla muodostetut laskut halutaan lähettää automaattisesti, sekä mitkä lähetyskanavat halutaan automaattilähetyksen piiriin. Asetuksissa on tärkeää määritellä myös sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero, joihin voidaan lähettää viesti automaattilähetyksen mahdollisesta epäonnistumisesta. Kun halutut määritykset on tehty, klikataan lopuksi Ota käyttöön -painiketta:
Lähetä automaattisesti laskuja, joiden lähde on
Sopimuslaskutus: Laskut, jotka on luotu sopimuslaskutus toiminnon kautta, sopimuslaskutuksesta löytyy ohje täältä.
Käyttäjän Netvisorissa luomat laskut: Käyttäjän manuaalisesti tekemät myyntilaskut.
Ostolaskulta jälleenlaskutetut laskut: Laskut, joissa on käytetty tilitoimiston jälleenlaskutusta. Siitä löytyy ohje täältä.
Ohjelmistorajapinnan kautta luodut laskut: Laskut, jotka ovat saapuneet rajapinnan kautta jostain toisesta ohjelmasta.
Käytä vain seuraavia laskukanavia
Yritykselle tai kuluttajalle lähetettävä verkkolasku tarkoittaa, että laskut lähtevät automaattisesti vain, jos asiakkaalla on asiakkaan takana verkkolaskuosoite ja myöskin osoitetiedot syötettynä täydellisesti. Kuluttaja-asiakkaan osalta on oltava kuluttajaverkkolaskutus käytössä ja asiakkaan on valittava tämä yritys verkkopankista, jotta kuluttajille voi lähettää kuluttajaverkkolaskuja.
Sähköpostilasku vaatii sähköpostiosoitteen asiakkaan taakse.
Tulostuspalvelu tarkoittaa pdf eKirje lähetystä, jolloin lasku lähtee sähköisesti Netvisorista, mutta asiakas saa tämän kirjeenä.
Mikäli laskun lähetyskanavaa ei ole valittu automaattilähetyksen asetuksissa mukaan, automaattilähetys ohitetaan järjestelmän toimesta automaattisesti. Tällöin laskua ei lähetetä ollenkaan automaattisesti. Suosittelemme pitämään jokaisen laskukanavan päällä. Tällöin ensin yritetään verkkolaskun lähetystä, sitten sähköpostia ja lopuksi tulostuspalvelua. Jos esim. otetaan sähköposti pois, niin ensin yritetään verkkolaskua, mutta lähetys stoppaa siihen, kun seuraavaa lähetystapaa ei ollut valittuna. Tällöin ei myöskään yritetä lähettää laskua enää tulostuspalvelun kautta.
Lähetyshetki: Mikäli käytetään valintaa "Lähetä laskut laskun päiväyksen perusteella", voidaan näin luoda/tuoda laskuja myös aiemmin ja automatisoida lähetys laskun päivämäärälle. Laskut lähtevät tällöin heti vuorokauden vaihtuessa, esim. mikäli laskun päivä on 10.3., lähtee lasku 10.3. n. klo 00:05 ja jatkuu siitä eteenpäin.
Kun palvelu on otettu käyttöön, palvelun piiriin valitut laskut lähetetään eteenpäin automaattisesti. Myös Factoring-ilmoitukset lähtevät automaattisesti eteenpäin. Mikäli käytössä on kuluttajaverkkolaskutus ja suoramaksuja, tulee kytkeä päälle sekä "Yritykselle tai kuluttajalle lähetettävä verkkolasku" sekä "Tulostuspalvelu", jotta suoramaksun ennakkoilmoitus lähetetään automaattisesti. Automaattilähetys alkaa laskun luontia seuraavan vuorokauden vaihteessa n. klo 00:05 ja jatkuu siitä eteenpäin niin kauan, kunnes kaikki prosessiin lisätyt laskut on saatu lähetettyä ja virheistä ilmoitettua käyttäjälle. Esim. tänään klo 13:00 luotu lasku liitetään mukaan huomisen puolella yöllä käynnistyvään prosessiin.
Automaatiolähetys toimii vain lähettämättömille laskuille, joten jos ohjelmistorajapinnan kautta tuodaan laskut ja tämä kohta on valittuna, pitää laskut tuoda lähettämätön -tilassa. Automaattilähetys lähettää myös uudet lähettämätön-tilassa tuodut laskut, jotka on tuotu takautuvalla päiväyksellä, eli esim. jos 6.2. tuodaan laskuja, joiden laskupäiväys on 3.2., niin nämä lähtevät automaattilähetyksen mukana.
Automaattilähetyksen ilmoitukset
Avoimissa myyntilaskuissa ja itse myyntilaskulla näkyvät kaikki automaation tekemät toimenpiteet, sekä tieto tapahtuneista virheistä. Käyttäjän on helppo seurata mitkä laskut ovat lähteneet onnistuneesti automaattilähetyksen kautta, ja mitkä eivät.
Mikäli laskun lähetyskanavaa ei ole valittu automaattilähetyksen asetuksissa mukaan, automaattilähetys ohitetaan järjestelmän toimesta automaattisesti. Tällöin laskua ei lähetetä ollenkaan automaattisesti.
Käyttäjä näkee tarkemman selvityksen viemällä hiiren "Automaattilähetys ohitettu" ilmoituksen päälle:
Mikäli laskun automaattilähetys päätyy virheeseen, käyttäjä näkee tarkemman virheilmoituksen viemällä hiiren "Automaattilähetys epäonnistui" ilmoituksen päälle:
Mikäli automaattilähetys ohitetaan, tai lähetys epäonnistuu, laskuja ei enää yritetä lähettää uudelleen järjestelmän toimesta, vaan käyttäjän tulee lähettää laskut manuaalisesti mahdollisten korjausten jälkeen.
Automaattilähetyksen poistaminen laskulta
Mikäli automaattilähetys halutaan poistaa laskukohtaisesti, muokataan automaattilähetystä myyntilaskun yläreunasta kohdasta "Automaattilaskutus."
Laskua ei tämän jälkeen lähetetä automaattilähetyksen toiminnolla, vaan lähetys tulee tehdä manuaalisesti.
Avainsanat:myyntilasku, automaattilähetys, laskutuksen asetukset, virheilmoitus, manuaalinen lähetys.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback