Tilinpäätös voidaan allekirjoittaa sähköisesti ja kutsut voidaan lähettää suoraan tilikausiarkiston kautta.

Voit lähettää kutsun valitsemalla Tilinpäätös > Tilikausiarkisto > valitse tilikausi > valitse asiakirja > Kutsu allekirjoittajat. Kutsu lähetetään halutun asiakirjan osalta, joka on tehty muodostamalla ja arkistoimalla tilinpäätös tilinpäätöksen koostamis -näkymässä.

Sähköinen allekirjoitus onnistuu suomalaisella henkilötunnuksella. Lisäksi allekirjoittaja voi tunnistautua myös:

  • BankID:llä (Ruotsi ja Norja)
  • NemID:llä (tanskalainen käyttäjä)

Valitse allekirjoituskutsun kieleksi suomi, englanti tai ruotsi.

Linkki avaa sähköisen allekirjoituskutsun luonti -näkymän. Toimi seuraavasti kohdassa 1:

  1. Muokkaa allekirjoitettavan asiakirjan tietoja.
  2. Muuta tarvittaessa lähtevän asiakirjan nimeä.
  3. Lisää asiakirjan mukana lähtevä viesti (enintään 840 merkkiä). Viesti välittyy henkilökohtaisen viestin perään.
  4. Lisää halutessasi sisäinen kuvaus. Sisäinen kuvaus ei mene kutsun vastaanottajalle.

Kun teet allekirjoituskutsun suoraan tilikausiarkiston kautta, älä lisää asiakirjaa erikseen kohtaan 2.

Lisää allekirjoittajat kohdassa 3 seuraavasti:

  1. Tarkista, että allekirjoittajien tiedot ovat syötettynä tilinpäätöksen asetukset -näkymässä. Tällöin tiedot tulevat kutsuun automaattisesti.
  2. Jos tietoja ei ole syötetty tilinpäätöksen asetuksissa, lisää allekirjoitettavien henkilöiden tiedot käsin valitsemalla lisää allekirjoittajat.
  3. Muokkaa tarvittaessa valmiina olevan allekirjoittajan tietoja valitsemalla allekirjoittajan nimen perässä olevasta valintalaatikosta "Muokkaa allekirjoittaja".
  4. Muuta allekirjoittajien järjestystä tarttumalla allekirjoittajan nimen edessä olevaan sarakkeeseen ja vetämällä allekirjoittaja haluttuun kohtaan.
  5. Huomioi allekirjoittajien järjestys, jos valitset "Pakota allekirjoitusjärjestys yllä olevan mukaisesti". Tällöin kutsu lähtee seuraavalle henkilölle vasta, kun edellinen henkilö on allekirjoittanut sen.
  6. Syötä puhelinnumero suomalaisessa muodossa, joko kansainvälisen maatunnuksen kera tai ilman.
  7. Syötä puhelinnumero aina, jos haluat lähettää tekstiviestin.

Muokkaa lähettäjän tietoja kohdassa 4. Oletuksena näkyvät kutsun luojan tiedot, mutta voit tarvittaessa muuttaa niitä.

Määritä kutsun näkyvyys kohdassa 5 seuraavasti:

  • Vedä "Kutsu on" -laatikkoa, jotta määrität, näkevätkö kutsun kaikki, joilla on oikeus tilikausiarkistoon.
  • Merkitse kutsu henkilökohtaiseksi, jos haluat, että vain kutsun luoja näkee kutsun Netvisorissa.

Kun olet tarkastanut ja lisännyt kaikki tiedot, toimi seuraavasti:

  1. Lähetä kutsu tai
  2. tallenna kutsu luonnoksena.

Kutsu voi näkyä seuraavissa tiloissa:

  • Luonnos: Asiakirja on tehty, mutta sitä ei ole vielä lähetetty.
  • Lähetetty: Asiakirja on lähetysjonossa. Lähetys tapahtuu seuraavan automaattisen käsittelyn aikana.
  • Vastaanotettu: Vastaanottaja ei ole vielä allekirjoittanut lomaketta. Lomake on välitetty allekirjoittajalle tai allekirjoittajille.
  • Allekirjoitettu: Kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet dokumentin.
  • Arkistoitu: Aineisto on laitettu käsin arkistointi-tilaan. Tee tämä sähköisen allekirjoitusten "Kaikki asiakirjat" -välilehden rivin perässä olevasta alaspäin olevasta kolmiosta.
  • Hylätty: Dokumenttia ei ole allekirjoitettu voimassaoloajan sisällä, jolloin dokumentti menee hylätty-tilaan.

Huomioi, että sähköinen allekirjoitus ei tällä hetkellä mahdollista lomakkeen uudelleenlähetystä. Tarkista sähköpostiosoitteiden oikeellisuus huolellisesti. Jos tilinpäätöslomake on mennyt väärään osoitteeseen, toimi jommallakummalla seuraavista tavoista:

  1. Tallenna aineisto koneelle ja tee uusi sähköinen allekirjoitus sähköisen allekirjoitus -näkymän kautta:

    1. Valitse yrityksen nimi.
    2. Valitse valikosta sähköinen allekirjoittaminen.
    3. Tee uusi sähköinen allekirjoitus ja valitse lähettäjät uudestaan.
    4. Liitä allekirjoitettu lomake käsin tilikausiarkistoon tilikauden liitetiedostona.

  2. Puraa tilikausiarkistointi ja muodosta tilinpäätösaineisto uudestaan. Muista, että tämä luo arkistoviitenumeron uudestaan.

Voit tehdä kutsusta muistutuksen jo olemassa oleville allekirjoittajille, jos joku heistä ei ole vielä allekirjoittanut lomaketta. Toimi näin:

  1. Avaa kutsu.
  2. Klikkaa kello-painiketta sen henkilön edestä, joka ei ole vielä allekirjoittanut kutsua.

Voit tehdä muistutuksen niin kauan, kunnes kutsu on voimassa. Jos kutsu menee hylätyksi, tee kokonaan uusi kutsu.

Sähköisestä allekirjoituksesta veloitetaan hinnaston mukaan per allekirjoittaja. Jos lähetät myös tekstiviestin, veloitetaan sähköinen allekirjoitus + tekstiviesti. Jos allekirjoitus lähetetään sähköpostitse, veloitetaan pelkkä sähköinen allekirjoitus. Veloitus perustuu aineiston lähetykseen, ei siihen, allekirjoitetaanko aineisto lopulta vai ei.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: Miten lähetän sähköisen allekirjoituskutsun tilikausiarkistosta?

Vastaus: Valitse Tilinpäätös > Tilikausiarkisto > valitse tilikausi > valitse asiakirja > Kutsu allekirjoittajat. Muokkaa kutsun tiedot kohdissa 1–5 ja lähetä kutsu tai tallenna se luonnoksena.

Kysymys: Mitä tunnistautumistapoja ja kieliä sähköinen allekirjoitus tukee?

Vastaus: Allekirjoitus onnistuu suomalaisella henkilötunnuksella, BankID:llä (Ruotsi ja Norja) tai NemID:llä (tanskalainen käyttäjä). Kutsun kielenä voi olla suomi, englanti tai ruotsi.

Kysymys: Miten lisään ja järjestän allekirjoittajat kutsulla?

Vastaus: Lisää allekirjoittajat kohdassa 3. Tiedot tulevat automaattisesti, jos ne on syötetty tilinpäätöksen asetuksissa, muuten lisää ne käsin. Voit muokata allekirjoittajan tietoja, vaihtaa allekirjoittajien järjestystä ja halutessasi pakottaa allekirjoitusjärjestyksen.

Kysymys: Mitä teen, jos kutsu on lähetetty väärään sähköpostiosoitteeseen?

Vastaus: Voit joko tallentaa aineiston koneelle, tehdä uuden sähköisen allekirjoituksen ja liittää allekirjoitetun lomakkeen tilikausiarkistoon, tai purkaa tilikausiarkistoinnin ja muodostaa tilinpäätösaineiston uudestaan, jolloin arkistoviitenumero muodostuu uudelleen.

Kysymys: Voinko lähettää kutsun uudelleen tai muistuttaa allekirjoittajaa?

Vastaus: Kutsua ei voi lähettää uudelleen, mutta voit lähettää muistutuksen avaamalla kutsun ja klikkaamalla kello-painiketta allekirjoittajan edestä. Muistutuksen voi lähettää niin kauan kuin kutsu on voimassa. Hylätyn kutsun tilalle on tehtävä uusi kutsu.

Kysymys: Miten sähköisen allekirjoituksen veloitus määräytyy?

Vastaus: Veloitus määräytyy hinnaston mukaan per allekirjoittaja. Jos lähetät myös tekstiviestin, veloitetaan sähköinen allekirjoitus + tekstiviesti. Sähköpostitse allekirjoitettaessa veloitetaan pelkkä sähköinen allekirjoitus. Veloitus tulee aineiston lähetyksestä riippumatta siitä, allekirjoitetaanko aineisto vai ei.

Avainsanat

tilinpäätös, tilikausiarkisto, sähköinen allekirjoitus, allekirjoituskutsu, tilinpäätöksen koostamis, tilinpäätöksen asetukset, allekirjoittajat, muistutus, arkistointi, hylätty kutsu, Netvisor, hinnasto



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.