Tilinpäätös voidaan allekirjoittaa sähköisesti ja kutsut voidaan lähettää suoraan tilikausiarkiston kautta.

Kutsun pääsee lähettämään "Kutsu allekirjoittajat" -linkistä halutun asiakirjan osalta, joka on tehty muodostamalla ja arkistoimalla tilinpäätös tilinpäätöksen koostamis -näkymässä.

Linkki vie sähköisen allekirjoituskutsun luonti näkymään. Täällä voidaan muokata allekirjoitettavan asiakirjan tietoja kohdassa 1. Täällä voit muokata halutessasi lähtevä asiakirjan nimeä sekä lisätä asiakirjan mukana lähtevän viestin. Asiakirjan mukana lähetettävän viestin merkkirajoitus on 840 merkkiä ja viesti välittyy henkilökohtaisen viestin perään. Lisäksi voit lisätä sisäisen kuvauksen joka ei mene kutsun vastaanottajalle.

Kun allekirjoituskutsu tehdään suoraan tilikausiarkiston kautta, ei kohtaan 2. tarvitse erikseen lisätä asiakirjaa.

Kohdassa 3. voidaan lisätä halutut allekirjoittajat. Allekirjoittajien tiedot saadaan kutsuun automaattisesti, kun tiedot on syötettynä tilinpäätöksen asetukset -näkymässä. Mikäli tätä ei ole tehty, pitää allekirjoitettavien henkilöiden tiedot lisätä käsin, lisää allekirjoittajat kohdasta. Voit muokata kutsun luonti vaiheessa valmiina olevan allekirjoittajan tietoja valitsemalla allekirjoittajan nimen perässä olevasta valinta laatikosta "Muokkaa allekirjoittaja". Allekirjoittajien järjestystä voi myös tarttumalla allekirjoittajan nimen edessä olevaan sarakkeeseen ja vetämällä allekirjoittajan haluttuun kohtaan. Tämä tulee ottaa huomioon silloin, kun valitaan "Pakota allekirjoitusjärjestys yllä olevan mukaisesti". Tällöin kutsu lähtee seuraavalle henkilölle vasta, kun edellinen henkilö on allekirjoittanut sen.

Kohdassa 4. voidaan muokata lähettäjän tietoja. Automaattisesti tähän tulee kutsun luojan tiedot, mutta tarvittaessa näitä voidaan tässä vielä muokata.

Kutsun näkyvyyttä voidaan myös määrittää erikseen kohdassa 5. Vetämällä Kutsu on- laatikkoa voidaan määrittää, näkeekö kutsun kaikki, joilla on oikeus tilikausiarkistoon vai tehdäänkö tästä yksityinen. Jos kutsu merkitään henkilökohtaiseksi, näkee vain kutsun luoja tämän Netvisorissa.

Kun kaikki tiedot on tarkastettu ja lisätty voidaan kutsu lähettää tai tallentaa luonnoksena. Kutsu voi näkyä seuraavissa tiloissa:

Luonnos: - Kun asiakirja on tehty, muttei vielä lähetetty

Lähetetty: - Asiakirja on lähetysjonossa. Lähetys tapahtuu seuraavan automaattisen käsittelyn aikana.

Vastaanotettu: Vastaanottaja ei ole vielä allekirjoittanut lomaketta. Lomake on välitetty allekirjoittajalle/allekirjoittajille.

Allekirjoitettu: Kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet dokumentin.

Arkistoitu: Aineisto on laitettu käsin arkistointi -tilaan. Tämä onnistuu sähköisen allekirjoitusten kaikki asiakirjat -välilehden rivin perässä olevasta alaspäin olevasta kolmiosta.

Hylätty: Jos dokumenttia ei allekirjoiteta voimassaoloajan sisällä, menee dokumentti hylätty -tilaan.

Tällä hetkellä sähköinen allekirjoitus ei mahdollista lomakkeen uudelleen lähetystä, jolloin sähköpostiosoitteiden oikeellisuuteen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Mikäli tilinpäätöslomake on mennyt väärään osoitteeseen jää tämän korjaamiseen kaksi vaihtoehtoa. Joko aineisto tallennetaan koneelle ja tehdään sähköisen allekirjoitus näkymän kautta (klikataan yrityksen nimeä ja valikosta sähköinen allekirjoittaminen) manuaalisesti tekemällä uuden sähköisen allekirjoituksen ja valitsemalla lähettäjät uudestaan. Sitten allekirjoitettu lomake voidaan liittää käsin tilikausiarkistoon tilikauden liitetiedostona.

Toinen vaihtoehto on purkaa tilikausiarkistointi ja muodostaa tilinpäätösaineisto uudestaan. Tässä pitää muistaa, että tämä tekee arkistoviitenumeron uudestaan.

Kutsusta voi kuitenkin tehdä muistutuksen jo olemassa oleville allekirjoittajille, jos joku heistä ei ole vielä allekirjoittanut lomaketta. Tämä onnistuu avaamalla kutsu ja klikkaamalla kello -painiketta henkilön edestä, kuka ei vielä ole allekirjoittanut kutsua. Muistutuksen voi tehdä niin kauan, kunnes kutsu on voimassa. Mikäli kutsu menee hylätyksi, pitää sitten tehdä kokonaan uusi kutsu.  

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.