Tehtävä luodaan aina asiakkaalle ja yhteyshenkilö on se henkilö, johon ollaan yhteydessä asiakkaalle luodun tehtävän tiimoilta. Henkilö voi toimia useamman asiakkaan yhteyshenkilönä.
Asiakkaalle voidaan luoda uusia yhteyshenkilöitä tai linkittää jo olemassa olevia. Yhteyshenkilö voidaan liittää halutun toimipaikan alle.
Lähetettäessä sähköpostia "Tehtävän käsittely" -näkymästä, yhteyshenkilö on oletuksena viestin vastaanottaja. Tehtävälle valittun yhteyshenkilön voi halutessaan vaihtaa Tehtävänäkymän ensimmäiseltä välilehdeltä Tehtävän tiedot -osiosta.

Haku, listaus ja massakäsittely
Tehtävät > Tehtävänhallinta > Yhteyshenkilöt

Perushaku
Yhteyshenkilöitä voidaan hakea perus- tai tarkennetun haun avulla.
Perushaku (katso kuva yllä, kohta 1) on oletuksena valittuna sivulle tultaessa. Perushaun avulla yhteyshenkilöitä voi hakea tekstillä (2), jolle etsitään vastaavuutta yhteyshenkilön eri tiedoista.

Tarkennettu haku
Tarkennettu haku löytyy perushaun vierestä toiselta välilehdeltä.
Tarkennetun haun avulla yhteyshenkilöiden hakeminen on helpompaa kuin perushaussa, koska tämä haku antaa määritellä yhteyshenkilön eri tiedoille eri hakusanat.

Hakuehtojen tyhjentäminen
Yhdenkin hakuehdon valinta/antaminen tuo hakualueen yläpalkin oikeaan reunaan hakuehtojen tyhjentämistoiminnon.
Linkin avulla voidaan kerralla poistaa/nollata kaikki alueen hakuehdot. Linkistä myös helposti huomaa, jos jokin hakuehto on jäänyt rajaamaan näytettäviä tehtäviä, sillä linkki näkyy vain jos jokin ehto on annettu.

Vaihtoehtoiset hakusanat
Toisten tekstikenttien vieressä on vihreä plus-ikoni, josta tiedolle voi lisätä vaihtoehtoisia hakusanoja.
Plus-ikonista voidaan lisätä kenttiä niin monta kuin halutaan. Kentän/hakuehdon voi poistaa kentän perässä olevasta punaisesta rastista.

Monivalinta-laatikot
Osaan hakuehdoista voidaan antaa useampia hakuehtoja. Tällaiset tiedot näkyvät laatikoissa.
Oletuksena laatikosta on valittuna "<Ei hakuehtoa>" -vaihtoehto, joka ei rajaa näytettäviä asiakkaita.

Hakutulokset - yhteyshenkilöt
Hakuehtojen mukaiset yhteyshenkilöt tulevat näkyville hakuehtojen alapuolelle. Otsikon perässä näkyy hakuehtojen mukaisten yhteyshenkilöiden lukumäärä. Yhteyshenkilön nimi toimii linkkinä Yhteyshenkilönäkymään.

Yhteyshenkilön tehtävien listaaminen
Taulukon linkeistä pääsee näkemään yhteyshenkilön avoimet tai kaikki tehtävät.

Massatoiminnot
Listatuille yhteyshenkilöille tehtävät toiminnot löytyvät listauksen alapuolelta.
Massatoiminnoilla tarkoitetaan saman toiminnon tekemistä kerralla useammalle yhteyshenkilölle.
Toiminnot edellyttävät vähintään yhden rivin valintaa listauksesta. Valinta onnistuu rivin alussa olevaa laatikkoa klikkaamalla. Kaikki tiedot voidaan valita taulukon otsikkorivillä olevasta mustasta kolmiosta.

Toiminnon valinta tuo viereen pudotusvalikon/tarvittavat kentät toiminnon suorittamista varten. Toiminto vahvistetaan painikkeella.

Lähetä sähköpostia valituille
Toiminnolla voidaan luoda ja lähettää sama sähköpostiviesti valituille yhteyshenkilöille. Toiminto avaa viestieditorin.

Lähetä tekstiviesti valituille
Toiminnolla voidaan lähettää tekstiviesti valituille yhteyshenkilöille. Valituista yhteyshenkilöistä näytetään "Viestin lähetys" -toiminnossa vain ne, joiden puhelinnumero on muodoltaan kelvollinen.

Luo valituista uusi kontaktilista
Toiminnolla valituista yhteyshenkilöistä voidaan muodostaa uusi ryhmäviestinnän kontaktilista. Annetaan kontaktilistan nimi ja halutessa kuvaus. Tietoja voi muokata jälkikäteen. Tallennetut kontaktilistat löytyvät menuvalikosta: Tehtävät > Uutiskirjeet > Kontaktilistat.

Lisää valitut kontaktilistaan
Valitut yhteyshenkilöt voidaan lisätä olemassa olevaan kontaktilistaan. Valitaan valikosta lista, johon valitut yhteyshenkilöt halutaan liittää.

Muodosta osoitearkit valituista yhteyshenkilöistä
Tällä toiminnolla valituista yhteyshenkilöistä voi muodostaa osoitearkkeja.

Lisää valitut sopimuslaskutuksen palvelukoriin
Valitut yhteyshenkilöt voidaan lisätä olemassa olevaan sopimuslaskutuksen palvelukoriin.

Uuden luominen
Uuden yhteyshenkilön voi luoda muun muassa:

  • Yhteyshenkilöluettelo ja haku -sivulta, oikea yläkulma
  • Asiakaskortilta
  • Luo uusi -valikosta

Yhteyshenkilön tiedot

Henkilötiedot

  • lisättävän yhteyshenkilön etu- ja sukunimi

Asiakaskohtaiset yhteystiedot

  • Asiakas
    • asiakas, johon yhteyshenkilö linkitetään
  • Toimipaikka
    • asiakkaan toimipaikka, jonka alta yhteyshenkilö löytyy
    • toimipaikkojen hallintaan pääsee Avaa toimipaikkojen hallinta -linkistä
  • Titteli
    • yhteyshenkilön asiakas/toimipaikka kohtainen titteli
  • Asema
    • yhteyshenkilön asiakas/toimipaikka kohtainen asema
    • jos sopivaa asemaa ei löydy, voidaan uusi lisätä asemien hallinnasta, jonne pääsee Avaa asemien hallinta -linkistä
  • Muut yhteyshenkilön asiakaskohtaiset yhteystiedot
    • puhelin, sähköposti ja osoitetiedot

Asiakaskohtaiset yhteystiedot
Yhteyshenkilö voidaan linkittää useaan eri asiakkaaseen. Kaikki asiakaskohtaiset yhteysteidot ovat nähtävissä "Yhteyshenkilö" -näkymässä.

Muokkaaminen
Yhteyshenkilöä ja hänen linkityksiään asiakkaisiin voi hallita Yhteyshenkilönäkymän kautta.

Yhteyshenkilönäkymä
Näkymä koostaa yhteyshenkilön kaikki asiakaskohtaiset yhteystiedot sekä tehtävät. Molemmat edellämainituista saa piiloon/esille väliotsikon edessä olevasta plus/miinus- ikonista.

Toiminnot

Näytä henkilön tehtävät tehtävälistausnäkymässä (kpl)

  • Näyttää kaikki yhteyshenkilön tehtävät "Tehtävälistaus - ja haku" -sivulla riippumatta tehtävän asiakkaasta

Lisää henkilölle uusi yhteystieto

  • Olemassa olevalle yhteyshenkilölle voidaan lisätä uusi asiakaslinkitys yhteystietoineen

Taulukossa listataan yhteyshenkilön yhteystiedot asiakkaittain. Asiakkaan alta löytyvät kaikki henkiltö löytyvät yhteystiedot ja mahdollinen toimipaikka.

Yhteyshenkilön tehtävät
Alemmassa taulukossa näkyvät yhteyshenkilön tehtävät tilan mukaan lajiteltuina. Tehtävän nimi toimii linkkinä tehtävänäkymään ja asiakkaan nimestä pääsee asiakasnäkymään.

Avoimet ja kaikki tehtävä pääsee näkemään "Henkilön yhteystiedot" -taulukon tehtävien kappalemääriä klikkaamalla.

Yhteyshenkilölle voi luoda uuden tehtävän Henkilön yhteystiedot -taulukon Uusi tehtävä -sarakkeen vihreästä plussasta.

Poistaminen
Uuden yhteyshenkilön voi poistaa järjestelmästä Yhteyshenkilönäkymän "Muokkaus" -välilehden kautta.

Listaa kaikki yhteyshenkilöt (katso kuva alla, kohta 1)
Toiminto listaa kaikki yrityksen asiakasrekisterissä olevat yhteyshenkilöt.

Listauksen osalta käytettävissä ovat seuraavat kentät:
Tulosjoukko on mahdollista tallentaa Excel-tiedostona.

Listaa kaikki yhteyshenkilöt yrityksittäin (2)
Toiminto listaa kaikki yrityksen asiakasrekisterissä olevat yhteyshenkilöt yrityksittäin.

Listauksen osalta käytettävissä ovat seuraavat kentät:
Tulosjoukko on mahdollista tallentaa Excel-tiedostona.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.