Myynti > Laskutus > Toistuvaislaskutus

Toistuvaislaskutus on toiminnallisuus, jonka avulla voidaan automaattisesti muodostaa vakiolaskuja halutuin aikavälein valitulle asiakasjoukolle. Toiminto on suunniteltu esimerkiksi jäsenmaksujen, vuokrien, vastikkeitten, kuukausimaksujen ja vastaavien laskuttamiseen. Toistuvaislaskutuksessa tulee laskutusperusteen tai -perusteiden pysyä samana koko toistettavan jakson ajan.

Mikäli toistuvaislaskupohjan toistumisväliä tai laskennan ajankohtaa pitää muuttaa, ja pohjan avulla on jo muodostettu laskuja, tulee toistuvaislaskupohja poistaa ja muodostaa uusi laskupohja (Huom! pohjalaskua ei tule poistaa, vaan toistuvaislaskutuksen laskupohja).

Mikäli toistuvaislaskupohjan osalta vaihdetaan, lisätään tai poistetaan asiakkaita, ei pohjaa tarvitse poistaa.

Toistuvaislaskutus tulee poistumaan Netvisorista vuoden 2020 aikana ja korvautumaan sopimuslaskutuksella. Suosittelemme siirtymään uusissa laskutuksessa suoraan sopimuslaskutukseen. 

Uuden toistuvaislaskupohjan luominen

Uuden toistuvaislaskupohjan voi luoda menemällä toistuvaislaskutukseen ja painaa linkkiä "Uuden toistuvaislaskupohjan muodostus". Toistuvaislaskupohjan luontivaiheissa kysytään pohjalaskun numeroa, joten se tulee olla tiedossa.

Olemassa olevien pohjien listaus

Alla olevan kuvan mukaisesti, olemassaolevia toistuvaislaskupohjia voidaan hakea nimellä, tai vaihtoehtoisesti listata kaikki pohjat jättämällä hakuehto tyhjäksi ja painamalla "Hae toistuvaislaskupohjat" -painiketta. 

Toistuvaislaskupohjien listauksessa näet kunkin laskupohjan osalta seuraavan muodostuvan laskun laskupäivämäärän sekä jo muodostuneiden laskujen määrän tästä toistuvaislaskupohjasta. Nämä tiedot näkyvät, jos toistuvaislaskupohja on voimassa toistaiseksi, tai laskuja muodostetaan kiinteä määrä eikä kaikkia ole vielä muodostettu. Poista -sarakkeen xx -linkistä voit poistaa olemassaolevan toistuvaislaskupohjan.


Uuden toistuvaislaskupohjan muodostus

Avautuvaan näkymään annetaan sen laskun numero, joka halutaan laskuttaa uudelleen/toistuvasti, ja painetaan "Hae laskun tiedot" -painiketta.

Mikäli laskunumero löytyy, se tulee avautuvaan näkymään linkkinä, ja uutena toimintona näkyy asiakkaiden valinta. Ensimmäisenä asiakkaana on aina oletuksena ko. pohjalaskulta haettu asiakas. Valitse asiakkaat -linkistä pääset valitsemaan (ja poistamaan) asiakkaita, joille toistuvaislasku halutaan muodostuvan.

Asiakkaiden valinnan jälkeen päästään eteenpäin painamalla "Hyväksy valitut asiakkaat" -painiketta.

Seuraavaksi pääset antamaan toistuvaislaskupohjan tiedot:

Alussa on tieto, mikä myyntilasku on laskutuksen pohjana. Myyntilaskulle päästään linkkinä toimivasta laskunumerosta. Laskunumeron alla on toistuvaislaskupohjassa mukana olevat asiakkaat. Näiden jälkeen on pohjan kuvaus/nimi. Kuvaus on yrityksen sisäinen tieto ja ei mene muodostuville laskuille.

Aloituspäivämäärä (laskennan aloitus)- Annetaan päivämäärä, josta toistuminen ja muodostaminen halutaan aloittaa. (Tämä tarkoittaa esim. sitä, että mikäli 1. laskun halutaan muodostuvan 1.11.2017, tulee aloituspäivämääräksi asettaa 1.10.2017, kun toistumisväli on 1 kk.) Aloituspäivämäärä voidaan sijoittaa myös menneisyyteen, jos esim. puolen vuoden välein muodostettavista laskuista ensimmäisen halutaan muodostuvan jo seuraavana viikkona.

Toistumisväli kuukausina - Määritetään miten usein laskut toistetaan. Toistoväli voi olla vaikkapa kuukausittain (toistumisväli kuukausina 1) tai vuosineljänneksittäin (toistumisväli kuukausina 3).

Toistuminen - Kohtaan määritetään kuinka usein toistuvaislaskut halutaan muodostaa; toistetaanko laskujen luontia toistaiseksi, vai tietty määrä, esimerkiksi 12 kertaa.

Huom! Mikäli vanhaa toistuvaislaskun pohjaa muokataan uudelleen käytettäväksi, niin määräksi on laitettava haluttu uusien laskujen ja jo muodostettujen laskujen yhteismäärä.

Seuraavaksi toistuvaislaskupohjalle määritetään muodostuvan laskun päivämäärät:
Laskun kuukauden päivä = Laskupäivämäärä
Laskun eräpäivän kuukauden päivä = Laskun eräpäivä
Laskun toimituspäivän kuukauden päivä = Laskun toimituspäivämäärä

Luontihetki - Kohtaan määritetään muodostuvien laskujen toistotapa: luodaanko laskut heti toistuvaislaskupohjan tallennuksen yhteydessä vai ajastetusti valitun päivämäärän mukaisesti ennen laskupäivää.

Hae hintatiedot - Toistuvaislaskupohja voidaan ohjata hakemaan hintatiedot joko pohjalaskulta tai tuoterekisteristä. Jos on valittuna tuotetiedoista ja tuotteen hintaa vaihdetaan, muuttuu kyseisen tuotteen laskutushinta myöskin tuleville vielä muodostumattomille laskuille (jos laskut on jo muodostuneet, näiden hinta ei muutu). Jos on valittuna laskurivin takaa, pysyy hinta aina samana, mitä se oli alkuperäisellä laskupohjalla.

Lopuksi muodostuville laskuille voidaan määrittää vapaat tekstit laskurivejä ennen ja niiden jälkeen. Jos pohjalaskulla oli jo määritelty jotain näihin kenttiin, tulee sama teksti myös tähän näkymään.

Laskurivit -Tähän tulee oletuksena näkyviin pohjalaskulla oleva tuotteen riviselite, mikäli sellainen on ollut pohjalaskulla. Kohtaan määritetään tarvittaessa laskuittain muuttuvat riviselitteet hyväksikäyttäen harmaalla taustalla näkyviä "muuttujia". Muuttujan avulla riviselitettä voidaan vaihtaa esim. laskutuskuukauden mukaan. Näin muodostuville laskuille saadaan riviselitteeksi esimerkiksi "Joulukuu 2016" tai "Viikot 11-20/2016" jne.

Kun tiedot on syötetty, valitse "Tallenna toistuvaislaskupohja". Tämän jälkeen avautuu "Toistuvaislaskupohjan tiedot"- näkymä, jossa pääset vielä muokkaamaan toistuvaislaskupohjan tietoja tai valitsemaan asiakkaita (edellyttäen, ettei laskuja vielä ole muodostettu). Jos valitsit laskut muodostumaan heti, näet tässä näkymässä muodostuneiden laskujen määrän ja siitä pääset näkemään itse laskut. Jos näitä laskuja pitää muokata, pitää se tehdä itse laskulla. Laskut menevät lähettämättömiin laskuihin ja ne pitää lähettää sieltä asiakkaalle.

Mikäli toistuvaislaskupohjasta muodostuvat laskut halutaan lähettää asiakkaalle automaattisesti, voidaan käyttää myyntilaskujen automaattilähetystä (katso lisää Myyntilaskujen automaattilähetys). Tällöin laskut lähetetään asiakkaalle laskun muodostumisen jälkeen seuraavan yön aikana automaattiajossa, joten tämä tulee ottaa huomioon laskun luontihetkeä määrittäessä.

Jos pohjien muokkauksessa tuli jotain virhettä se näkyy virhelogi -kohdassa. Esim. laskujen muodostaminen ei ole mahdollista, jos kyseisen kuukauden ALV on lukittu.

Toistuvaislaskutus vakioviitteellä

Tee asiakkaalle ensimmäinen lasku normaalisti.

Kopioi laskun viite ja liitä se asiakaskortin Vakioviite -kenttään (Lisätietojen muokkaus -välilehti).

Muodosta ensimmäisestä laskusta toistuvaislaskupohja yllä olevan ohjeen mukaisesti.

Muodostuville laskuille haetaan tämän jälkeen vakioviite asiakaskortilta. Toistuvaislaskutusta vakioviitteellä voi käyttää hyväksi esim. vuokra- tai vastikelaskutuksessa, jotta maksaja voi helposti tehdä toistuvaismaksut omassa verkkopankissaan.

Kysymyksiä

K: Millaisilla asetuksilla saan laskun tulostumaan neljännesvuosittain?
V: Esimerkiksi tällaisilla:

Ensin täytyy olla selvillä, koska ensimmäisen automatiikan muodostaman laskun halutaan tulostuvan. Tässä esimerkissä h-hetki on 1.4.2008. Laskenta täytyy siis aloittaa 1.1.2008. (1.1. + 3kk:n intervalli = 1.4.)

K: Millaisilla asetuksilla saan laskun tulostumaan puolivuosittain?
V: Muuten samoilla asetuksilla kuin edellisessä tilanteessa, mutta "Toimitusväli kuukausina"- kohtaan laitetaan 6. H-Hetki on 1.7.2008, joten laskenta on jälleenaloitettava 1.1.2008 (1.1. + 6kk:n intervalli = 1.7.). Laskuriviselitteeseen voi halutessaan selventää, että kyseessä on ½- vuositoimitus.

K: Millaisilla asetuksilla saan laskun tulostumaan vuosittain?
V: Muuten samoilla asetuksilla kuin edeltävissä esimerkeissä, mutta "Toimitusväli kuukausina"- kohtaan laitetaan 12. Lasku halutaan tulostaa aina vuoden alkuun, joten laskenta aloitetaan 1.1.2008. (Intervalli 12kk siirtää seuraavan tulostuksen kohtaan 1.1. + 12kk:n intervalli = 1.13., eli 1.1.2009). Laskuriviselitteeseen voi halutessaan selventää, että kyseessä on vuositoimitus.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.