Yhtenä viestintäkanavana tarjoamme asiakkaillemme mahdollisuuden toimittaa materiaalia sekä vastaanottaa ilmoituksia Netvisorista sähköpostin välityksellä. Kaikki palvelustamme lähtevä viestintä toimitetaan keskitetysti ominaisuuskohtaisilla aikaväleillä. Esimerkiksi myyntilaskuja välitämme palvelusta tunnin välein. Käytämme kaikissa toimittamissamme viesteissä lähettäjäosoitteena Netvisorin omaa noreply@netvisor.fi -osoitetta. Myyntireskontran kautta lähetettävässä viestinnässä kuten myyntilaskuissa ja laskujen muistutuksissa haluamme tarjota asiakkaillemme parempaa ulkoasun kustomointia merkitsemällä lähettäjän nimeksi lähettävän yrityksen nimen. Lisäksi tarjoamme asiakkaillemme mahdollisuuden merkitä oman osoitteensa sähköpostien vastausosoitteeksi (Reply-To) myyntireskontran asetuksista (Myynti > Perustiedot ja asetukset > Sähköpostien saateviestit > Lähettäjän sähköpostiosoite).
Viime vuosien aikana sähköpostin kautta tapahtuva roskapostiviestintä, toistuvat identiteettivarkaudet sekä niin kutsutut "social engineering" -petokset ovat lisääntyneet huomattavasti. Haluamme Netvisorin toimivan tietoturvan osalta vastuullisesti ja parannamme palveluitamme aktiivisesti uusiin uhkiin vastataksemme, asiakkaidemme suojaksi. Sähköpostiviestintään käytämme nykyaikaista ja kehittyviin vaatimuksiin skaalautuvaa Amazon Web Services Simple Email Services -palvelua (AWS SES). Nykyaikaisen yhteistyökumppanimme avulla voimme varmistaa, että palvelumme skaalautuu kasvaviin viestimääriin ja kehittää sitä mukailemaan asiakkaidemme käyttötapoja sekä sujuvan sähköpostiviestinnän vaatimuksia.
Sähköpostiviestintämme turvaamiseksi mukailemme useita tietoturvaa ylläpitäviä standardeja. Sender Policy Framework (SPF) avulla julkaisemme vastaanottaville sähköpostipalvelimille tiedot palvelimista, jotka voivat toimittaa heille sähköpostia Netvisorin nimissä. Näin kerromme, että vain palvelimiltamme lähetetyt Netvisorin nimissä lähetetyt viestit tulee hyväksyä ja toimittaa perille. Tämä tarkoittaa, että mahdollisesti haitallinen lähettäjä ei voi esiintyä Netvisorin, tai pahimmassa tapauksessa asiakkaamme, nimissä. Samasta syystä, jotta voitte varmistua viestin todellisesta alkuperästä, viestimme toimitetaan aina Netvisorin omalla sähköpostiosoitteella noreply@netvisor.fi. Toisena suojakeinona allekirjoitamme sähköpostiviestimme digitaalisesti DomainKeys Identified Mail -standardin (DKIM) mukaisesti. Allekirjoitus on kenen tahansa vastaanottavan sähköpostilaatikon vahvistettavissa. Allekirjoituksen tekemiseen tarvittavat tiedot ovat vain hallussamme – näin voimme varmistua, etteivät ulkoiset tahot voi viestejään Netvisorin nimissä allekirjoittaa. Aiempien ohella ja niiden toimintaa tukeaksemme Netvisorilla on käytössään DMARC -tietueet, jotka kertovat vastaanottajille, kuinka Netvisorin nimissä lähetettyä sähköpostiviestintää tulisi käsitellä. Tällä hetkellä SPF- ja DKIM-tarkistusten epäonnistuminen johtaa viestin ohjaamiseen vastaanottajan roskapostilaatikkoon, mutta tulemme jatkossa suosittelemaan tarkistuksissa epäonnistuneiden viestien suoraa hylkäämistä. Viestien lähettäjälle tai vastaanottajalle nämä kehitystoimet eivät konkreettisesti näy, mutta sähköpostiviestinnän vastaanottajien nykyaikaiset sähköpostipalvelut näistä varmasti ilahtuvat.
Huomioittehan, että vastaanottajien sähköpostipalvelut voivat erota toisistaan suuresti. Tästä syystä viestit voivat mennä perille yhdelle asiakkaalle, mutteivat laisinkaan toiselle. Toivommekin yhteistyötä sekä vastaanottajien että Netvisorin asiantuntijapalveluiden suuntaan. Ohessa muutama vinkki, joilla voitte varmistaa, että viestinne vastaanotetaan onnistuneesti:
• Varmistattehan, että lähetätte sähköpostia todelliseen ja oikein kirjoitettuun osoitteeseen. Ettehän lähetä viestejä asiakkaidenne noreply -osoitteisiin.
• Jos sähköpostitse lähetetyn myyntilaskun toimittaminen vastaanottajalle epäonnistuu, lähetämme virheviestin laskun lähettäjälle. Jotta virheviesti voidaan lähettää, tulee yrityksellä olla oma sähköpostiosoite tallennettuna lähettäväksi osoitteeksi: Myynti > Asetukset > Laskutuksen asetukset > Sähköpostien saateviestit.
• Mikäli vastaanottaja kokee vaikeuksia viestien vastaanottamisessa, pyydättehän heitä sallimaan viestit osoitteesta noreply@netvisor.fi ja listaamaan osoitteen sallittuihin lähettäjiin.
• Varmistattehan vastaanottajalta, käyttävätkö he viestien vastaanottamisessa erillistä roskapostinsuodatinta. Emme voi ottaa huomioon yksilöllisiä suodattimia, joten ne tulee konfiguroida hyväksymään noreply@netvisor.fi -osoitteesta lähetetyt viestit.
• Varmistattehan vastaanottajalta, käyttävätkö he viestien vastaanottamisessa erillistä välityspalvelinta ("relay") kuten Microsoft Exchange. Joissain tapauksissa palvelin lähettää saman viestin todelliselle vastaanottajalle uudelleen, jolloin vastaanottajan päässä viesti hylätään, sillä välityspalvelin ei ole Netvisorin sallittujen lähettäjien joukossa.
• Jos ongelmat toistuvat tietyn asiakkaan osalla, eivätkä aiemmat vinkit auta, pyydättehän vastaanottajalta viestin viitetiedot ("email headers"), mahdolliset roskapostisuodattimen konfiguraatiot sekä niiden lokit viestin hylkäämisen osalta, ja toimitatte ne Netvisorin asiantuntijapalveluille osoitteeseen tuki.netvisor@visma.com
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback