Rackbeat ostotilauksen luominen : Netvisor

SISÄLTÖ

Ostotilauksen luominen "Ostot"-välilehden kautta
Ostotilauksen luominen widgetin avulla
Ostotilauksen luominen myyntitilauksesta
Ostotilauksen luominen tuotelistauksesta
Ostotilauksen luominen Tilaa uudelleen -raportilta

Rackbeatin ostoprosessi perustuu ostotilaus - vastaanotto - lasku -ketjuun. Rackbeatissa on useita tapoja luoda ostotilauksia. Uusi ostotilaus voidaan muodostaa ostotilauslistauksesta, myyntitilauksesta, tuotelistauksesta tai etusivun uudelleentilaus-widgetistä. Valitsemasi menetelmä riippuu työnkulustasi.

Kun järjestelmään on tehty uusi ostotilaus, se näkyy ensimmäisenä ostotilauslistauksessa. Kun ostotilaus on lähetetty, se siirtyy Netvisoriin. Kun tilaus on lähetetty, tavara näkyy tulossa olevana ja rivit näkyvät Vastaanotto-välilehdellä odottamassa vastaanottoa.

Ostotilauksen luominen "Ostot"-välilehden kautta

Valitse ylävalikosta "Ostot".
Napsauta valikosta "Ostot".
Napsauta oikeassa yläkulmassa "Luo uusi".
Valitse haluamasi toimittaja avattavasta valikosta tai luo uusi toimittaja napsauttamalla "Luo" avattavan valikon alareunassa ja sitten "Luo ja muokkaa".
Napsauta "Luo uusi" lisätäksesi yhden tai useamman tuoterivin laskua varten.
Valitse tuote, syötä määrä ja muut tarvittavat tiedot, ja napsauta "Tallenna" tai "Tallenna ja uusi", jos haluat lisätä useampia rivejä.
Kun yksi tai useampi tuoterivi on luotu, voit määrittää tilaukselle tarvittavat tiedot, viitteet ja maksuehdot.
Napsauta "Lähetä toimittajalle" viimeistelläksesi ostotilauksen.
Voit valita, haluatko lähettää ostotilauksen toimittajalle sähköpostitse valitsemalla ruudun seuraavassa ikkunassa.
Napsauta "Lähetä" viimeistelläksesi ostotilauksen.

Ostotilauksen luominen widgetin avulla

Mikäli tilattavia tuotteita on paljon, on suositeltavaa käyttää etusivun uudelleentilaus -widgettiä:

Valitsemalla Uudelleen tilaa kaikki, päästään massana valitsemaan toimittajat joilta tuotteita halutaan tilata:

Osta ylimääräistä = Mikäli halutaan tilata puuttuvan määrän lisäksi tietyn prosenttimäärän verran enemmän tuotteita, tähän asetetaan haluttu lisäprosentti

Varasto = Mikäli yrityksellä on useampia varastoja, tähän valitaan mihin varastoon tavarat halutaan. Ostotilauksen toimitusosoite haetaan varaston tiedoista.

Määrä = Kuinka monta kappaletta tuotetta halutaan tilata. Järjestelmä ehdottaa varastosta puuttuvaa määrää oletuksena.

Toimittaja = Toimittaja jolta rivi halutaan ostaa

Huom! Mikäli tuotteelle on asetettu oletustoimittaja, järjestelmä ohjaa uuden ostotilauksen tekemisen tälle toimittajalle.

Lehtiökuvake = Mikäli rivi halutaan pilkkoa useammaksi riviksi, painetaan tästä kuvakkeesta

Ruksi = Poistaa tuoterivin valinnasta

Toimittaja = Kuka on tilauksen toimittaja

Muistiinpano = Muistiinpano tilauksesta, näkyy tulosteella. Käytetään esimerkiksi lisäohjeiden toimittamiseen toimittajalle.

Oletettu toimituspäivä = Minä päivänä tilauksen tavarat oletettavasti saapuvat

Ostotilauksen päivämäärä = Minä päivänä ostotilaus on tehty

Otsikko = Ostotilauksen otsikko, näkyy tulosteella.

Osoite

Laskutus = Toimittajan osoite.

Toimitusosoite = Mihin osoitteeseen tavaroiden fyysinen toimitus halutaan. Mikäli yrityksellä on käytössä useampia osoitteita, joihin toimituksia tulee vastaanottaa, lisätään osoitteet Yrityksen asetuksissa Osoitteet välilehdelle. Lisäksi Rackbeat mahdollistaa suoratoimituksen. Tällöin toimitusosoitteeksi valitaan asiakas, jolloin asiakkaan osoite saadaan tulosteelle.

Viitteet

Viitteemme = Oma viite. Kenttään on valittavissa rackbeatin työntekijälistaukselta haluttu työntekijä.

Viitteenne = Asiakkaan viite

Lisätiedot = Lyhyet lisätiedot tilauksesta

Valuutta ja valuuttakurssi = Mikä on tilauksen valuutta ja mitä kurssia käytetään

Maksuehdot = Mikä on tilauksen maksuehto

Toimitusehdot = Mikä on tilauksen toimitusehto

ALV-käsittely = Onko tilauksen ALV-käsittely joku muu kuin toimittajan oletustapa

Asettelu = Mitä tulosteen asettelumallia käytetään

Projekti = Mahdollinen projektitunnus

Liitetty pdf = Mahdollinen pdf-liite tilaukseen. Pdf-liite lisätään ostotilauksen perään samaan tiedostoon kuin varsinainen tilaus.

Tilausrivit

Ostotilaukselle voidaan lisätä tuoterivi, kommenttirivi tai useita rivejä pakettituotteen avulla.

Tuoteriville voidaan hakea tuote joko etsimällä koko rekisteristä Tuote-kentän avulla, tai toimittajan tuotteista Toimittajakoodi-kentän avulla. Toimittajakoodi-kenttään listataan ne tuotteet, joille on toimittajakortilla annettu merkintä että niitä ostetaan kyseiseltä toimittajalta.

Määrä, yksikkö ja hinta määräytyvät tuotteen asetusten ja mahdollisen toimittajahinnaston perusteella. Mikäli yksikkömuunnokset ovat käytössä, yksikössä näytetään oletusostoyksikkö.

Yksikköhinta tulee tuotekortin suositeltu hankintahinta kentästä, mutta tätä voi muuttaa ostotilaukselle käsin.

Varasto = Tähän voidaan valita mihin varastoon tuotetta odotetaan, sekä täsmentää valmiiksi hyllypaikka johon se kuuluu varastoida.

Riviä lisättäessä nähdään tuotteen varastotilanne ikkunan alareunassa. Varastotilanne näytetään valitun yksikön mukaan. Toisin sanoen, jos ollaan tilaamassa ostoyksikössä niin varastotilanne näytetään ostoyksikössä. Mikäli yksikköä vaihdetaan, myös varastotilanne päivittyy.

Alennus = Mahdollinen alennusprosentti

Toimituspäivä = Mikäli halutaan odotettu toimituspäivä per rivi, se voidaan täsmentää tässä. Tätä käytetään silloin, jos ollaan tilaamassa monta eri tuotetta joiden toimitusaika vaihtelee.

Tallenna = Tallentaa rivin ja palaa ostotilaukselle.

Tallenna ja uusi = Tallentaa rivin ja antaa käyttäjän lisätä suoraan seuraavan rivin.

Ensimmäisen rivin lisäämisen jälkeen rivien lisäysnapit vaihtavat paikkaa:

Lisäksi näkymään ilmestyy Lataa-nappi, jonka avulla tilauksen rivit voidaan ladata exceliin. Tiedostoon tulee kolme saraketta: Tuotekoodi, tuotenimi ja määrä.

Tuoterivin toiminnot

Kynä ja lehtiö = Avaa rivin muokattavaksi

Ruksi = Poistaa rivin tilaukselta

Hintalappu = Toiminnon avulla tuotteen myyntihinta voidaan päivittää. Toiminto mahdollistaa myyntihinnan päivittämisen kerralla kaikille käytettävissä oleville valuutoille:

Rivien alareunasta päästään sekä katselemaan ostotilauksen esikatselua, lataamaan tiedosto omalle koneelle että lähettämään se toimittajalle.

Mikäli ostotilaus on tehty Rackbeatin ulkopuolella, tai se lähetetään käyttäjän omasta sähköpostista toimittajalle, pitää tilaus silti prosessoida Rackbeatissä painamalla Lähetä toimittajalle-nappia.

Mikäli ostotilaus on jo toimitettu toimittajalle, jätetään se lähettämättä Rackbeatistä:

Mikäli ostotilaus halutaan lähettää Rackbeatistä, valitaan ruutu Lähetä ostotilaus toimittajalle sähköpostilla? aktiiviseksi:

Vastaanottajat-kenttään täydennetään ne osoitteet, joihin tilaus lähetetään. CC ja BCC kenttiin voidaan lisätä kopiot ja piilokopiot.

Ruudun vasempaan reunaan listataan toimittajan taakse lisätyt yhteyshenkilöt.

Viestin aihetta ja viestikenttää voidaan tässä vielä muuttaa tai täydentää, mikäli oletusteksti ei jostain syystä ole tilanteeseen sopiva.

Lähetyksen jälkeen tilauksen status päivittyy Lähetetyksi:

Lähetetty korostetaan vihreällä värillä, jos se on lähetetty Rackbeatistä, ja keltaisella mikäli se on vain kuitattu lähetetyksi.

Ostotilauksen luominen myyntitilauksesta

Jos uutta ostotilausta lähdetään tekemään myyntitilaukselta, voidaan toimittajan lisäksi ottaa kantaa esimerkiksi suoratoimitukseen (dropshipping) sekä riviselitteiden käyttöön:

Osta isompi erä = Mikäli halutaan ostaa tavaroita enemmän kuin tilauksella on myyty, määritetään tähän korotusprosentti jolla lasketaan tilattava määrä.

Dropshipping = mikäli valitaan aktiiviseksi, luotujen ostotilausten toimitusosoitteeksi asetetaan myyntitilausten toimitusosoite

Käytä myyntitilauksen riviselitteitä = mikäli valittu, myyntitilausrivien riviselite kopioidaan vastaavan ostotilausrivin riviselitteeksi

Sisällytä erätuotteet = Jos myyntitilauksella on myyty tuoterakenteen omaava päätuote, tällä valinnalla saadaan ostettua tuoterakenteen mukaiset alituotteet

Siirrä tekstirivit = Siirretäänkö kommenttirivit myyntitilaukselta ostotilaukselle

Tuoterivit = Samoin kuin muissa ostotoiminnoissa ks alla

Ostotilauksen luominen tuotelistauksesta

Tuotelistauksesta voidaan valita useita tuotteita, ja Massatoiminnot-valikon Osta tuotteet toiminnolla voidaan tehdä massana ostotilauksia:

Toiminto on samankaltainen kuin etusivun widgetistä toimittaessa:

Poikkeuksena uudelleentilaus-widgettiin, tästä toiminnosta lähdettäessä käyttäjä ei pysty jakamaan rivejä lehtiökuvakkeella.

Ostotilauksen luominen Tilaa uudestaa -raportilta

Mikäli tilattavia tuotteita on paljon, on suositeltavaa käyttää etusivun uudelleentilaus-widgettiä: