Tässä ohjeessa neuvotaan, miten luodaan ja hallinnoidaan tarjouksia Rackbeatissa. Ohje kattaa tarjouksen luomisen, muokkaamisen, lähettämisen ja muuntamisen tilaukseksi.
SISÄLTÖ
- Tarjouksen luominen
- Tarjousnäkymä
- Tuoterivien lisääminen
- Tarjouksen lähettäminen
- Muunna tarjous tilaukseksi
Rackbeatin myyntiprosessi perustuu ketjuun tarjous - tilaus - toimitus - lasku. Jokainen porras ei ole pakollinen, eli ketju voidaan aloittaa esimerkiksi vasta tilauksesta.
Rackbeatissa voit luoda asiakkaalle Tarjouksen, jonka voit myöhemmin muuntaa Tilaukseksi, jos asiakas hyväksyy tarjouksen.
Tarjous ei siirry Netvisoriin, vaan on täysin Rackbeatin sisällä.
Tarjouksen luominen
Valitse sivun yläreunasta Myynti -välilehti > Klikkaa valikosta Tarjoukset
Klikkaa "Luo uusi" -painiketta oikeasta yläkulmasta.
Valitse asiakas luettelosta (Jos sinulla on useita asiakkaita, voit painaa Näytä lisää tuloksia -painiketta nähdäksesi koko asiakasluettelon tai etsiä asiakkaan nimeä/asiakasnumeroa kirjoittamalla suoraan kenttään.) Listan lopussa on "Luo" painike, mikäli haluat luoda uuden asiakkaan tässä kohtaa.
Klikkaa Luo ja muokkaa -painiketta, mikä avaa tarjouksen muokkausnäkymän.
Tarjousnäkymä
Tarjouksen numerointi on juoksevaa, eli tarjousnumero tulee aina yhtä lukua suurempana, mitä ohjelmasta aiemmin löytyvä tarjous.
Asiakas
Asiakkaan osoitetiedot tulevat asiakaan asetuksista, mutta tarjous näkymästä näitä voi vielä muokata. Asiakkaan takana voi olla myös lisätty muistiinpano, joka näkyy heti toimitusosoitteen alla.
Muistiinpanot
Kentissä määritellään minä päivänä tarjous on laadittu, mihin asti se on voimassa ja onko tarjouksella jo määritetty mahdollista toimituspäivää.
Tarjouksen otsikon ja muistiinpanojen avulla tarjousdokumenttiin voidaan lisätä vapaamuotoista lisätietotekstiä.
Viitteet
Viitteemme kenttään tulee oletuksena tarjouksen tekijän tiedot, mutta voit vaihtaa tämän. Viitteemme kenttään voit valita jonkun käyttäjän Rackbeatin Työntekijät listaukselta.
Asiakkaan mahdollinen alennusprosentti -kohdassa voit muuttaa halutessasi asiakkaan saamaa alennusprosenttia koko tarjouksesta. Oletusprosentti tulee asiakastiedoista asiakkaan alennusprosentti kentästä.
Viitteenne-tieto tulee myös asiakkaan takaa. Viitteenne kenttä on vapaa tekstikenttä.
Lisätiedot kohtaan voi antaa tarjoukseen liittyviä lisätietoja. Kentän maksimipituus on 80 merkkiä.
Tarjoukselle saa lisäasetuskenttiä painamalla nuoli-kuviota, jolloin saat määriteltyä valuutan, maksuehdot sekä toimitusehdot. Nämä tiedot tulevat automaattisesti asiakkaan asetuksista, mutta voit muuttaa niitä vielä tässä kohdassa.
ALV käsittely -kohta vaikuttaa alv-prosentin määräytymiseen. Oletuksena haetaan valinta asiakkaan tiedoista, mutta tämän voi vaihtaa tarjouskohtaisesti. Tarjoukselle saa liitettyä myös PDF-tiedoston.
Asettelu -kohdassa määritellään mitä dokumenttiasettelua halutaan käyttää.
Projekti- kentästä voit valita projektin, mikäli tarjous kuuluu johonkin projektiin. Tieto ei liiku Netvisoriin vaan on ainoastaan Rackbeatin sisäisessä käytössä. Jos Netvisorissa on tuotteen tai asiakkaan takana oletuslaskentakohde, nousee oletuskohde automaattisesti laskulle ja kirjanpidon tositteelle mukaan.
Tuoterivien lisääminen
Tuoterivin lisääminen aloitetaan tuoterivi -painikkeesta. Tarjoukselle voidaan lisätä tuoterivejä joko yksi kerrallaan tai useita valitsemalla pakettituotteen lisäys. Tuotteiden asetuksista voit valita, mitkä tuotteet kuuluvat tiettyyn pakettiin. Lisäksi tarjoukselle voidaan lisätä kommenttirivejä.
Tuoteriviltä valitaan olemassa oleva tuote tarjoukselle. Listauksen lopusta voit luoda tuotteen, jos tätä ei ole vielä perustettu.
Tuoterivillä voit vielä hinnoitella tarvittaessa tuotteen uudestaan ja samalla näet koko ajan kateprosentti. Samoin myös tuotteen varastotilanne on näkyvillä.
Määrä -kenttään annetaan kappalemäärä, montako tuotetta tulee tarjoukselle. Hinta ja varastotiedot tulevat tuotteen asetuksista näitä voi kuitenkin vielä muokata tässä kohtaa.
Kun rivit ovat valmiit, ne näkyvät tarjouksen etusivulla.
Rivin oikealla reunalla kolme pistettä-painikkeesta voit vielä muokata tai poistaa tuoterivin.
Rivien järjestystä voi muuttaa viemällä hiiri harmaiden nuolikuvakkeiden päälle ja pitämällä hiiren vasenta painiketta pohjassa siirtäen rivin haluamaasi kohtaan.
Tarjouksen lähettäminen
Kun tarjous on valmis, voit lähettää/vahvistaa sen Vahvista -painikkeesta.
Tarjous voidaan lähettää sähköpostitse. Jos haluat lähettää tarjouksen/tilauksen useammalle, niin sähköpostit tulee erotella pilkulla. Näkymästä voidaan vielä muokata lähetystietoja ja vastaanottajan osoitetta. Mikäli haluat, että vastaanottajat eivät näe muita vastaanottajia, niin osoitteet tulee viedä BCC-kenttään (ns.piilokopio).
Kun tarjous on lähetetty, tarjous avautuu lähetyksen jälkeen sivulle. Lähetysyritykset kohdasta näkee tarkemmin milloin lähetys on tapahtunut.
Tarjouksen yläreunassa on toiminnot -valikko, josta voit valita hyväksyikö vai hylkäsikö asiakas tarjouksen. Voit myös tulostaa tarjouksesta pdf-tiedoston, ladata tämän pdf-tiedoston koneelle tai lähettää tämän vielä tarvittaessa uudestaan asiakkaalle sähköpostitse.
Poista -painike poistaa tarjouksen.
Hyväksynnän jälkeen tarjous voidaan muuttaa suoraan tilaukseksi. Jos valitset listasta laskun, niin tarjouksesta tulee suoraan lasku. Jos asiakas hylkää tarjouksen, tarjous muuttuu tilaan "hylätty".
Muunna tarjous tilaukseksi
Kun olet lähettänyt asiakkaalle tarjouksen ja asiakas on hyväksynyt, voit muuntaa tarjouksen myyntitilaukseksi.
- Valitse ylhäältä Myynti> Tarjoukset
- Etsi tarjousnäkymästä tarjous, jonka haluat muuttaa tilaukseksi
- Klikkaa tarjousrivin oikealla puolella olevaa kolmea pientä pistettä
- Valitse valintamerkki keskellä " Asiakas on hyväksynyt"
Näkyviin tulee laatikko, jossa voit muuttaa tarjouksen myyntitilaukseksi tai laskuksi
- Valitse Muuta tilaus
- Klikkaa Hyväksy ja muunna -painiketta.
Tarjous on nyt muutettu tilausluonnokseksi, jonka löydät myös tilausluettelon kautta. Tässä kohtaa pääset suoraan muokkaamaan tilausta.
Viimeistele tilaus klikkaamalla "Lähetä asiakkaalle". Mikäli tarjoukselle on lisätty liite, lähtee liite sähköpostin mukana asiakkaalle. Kun tarjouksesta luodaan tilaus, liite ei seuraa tilaukselle mukana vaan tilauksen liite tulee tarvittaessa lisätä erikseen. Liite ei myöskään siirry Netvisoriin tilauksen mukana.
Jos valitset suoraan listasta laskun, niin tarjouksesta tulee suoraan lasku. Tilausvaihe voidaan siis ohittaa, mutta tämän jälkeen laskun kautta tulee luoda tuotteen toimitus, jotta varastoarvo vähenee.
Avainsanat: Rackbeat tarjous, tarjousnumero
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback