Rackbeatin myyntiprosessi perustuu ketjuun tarjous - tilaus - toimitus - lasku. Jokainen porras ei ole pakollinen, eli ketju voidaan aloittaa esimerkiksi vasta tilauksesta.
Rackbeatissa voit luoda asiakkaalle Tarjouksen, jonka voit myöhemmin muuntaa Tilaukseksi, jos asiakas hyväksyy tarjouksen.
Tarjous ei siirry Netvisoriin, vaan on täysin Rackbeatin sisällä.
Alla opastamme sinua tarjouksen luomisessa.
Luo tarjous
Valitse sivun yläreunasta Myynti -välilehti > Klikkaa valikosta Tarjoukset>
Klikkaa Luo uusi-painiketta oikeasta yläkulmasta
Valitse asiakas luettelosta (Jos sinulla on useita asiakkaita, voit painaa Näytä lisää tuloksia -painiketta nähdäksesi koko asiakasluettelon tai etsiä asiakkaan nimeä/asiakasnumeroa kirjoittamalla suoraan kenttään.) Listan lopussa on Luo painike, mikäli haluat luoda uuden asiakkaan tässä kohtaa.
Klikkaa Luo ja muokkaa -painiketta, mikä avaa tarjouksen muokkausnäkymän.
Tarjousnäkymä
Tarjouksen numerointi on juoksevaa, eli tarjousnumero tulee aina yhtä lukua suurempana, mitä ohjelmasta aiemmin löytyvä tarjous.
Asiakas
Asiakkaan osoitetiedot tulevat asiakaan asetuksista, mutta tarjous näkymästä näitä voi vielä muokata.
Asiakkaan takana voi olla myös lisätty muistiinpano, joka näkyy heti toimitusosoitteen alla.
Muistiinpanot
Kentissä määritellään minä päivänä tarjous on laadittu, mihin asti se on voimassa ja onko tarjouksella jo määritetty mahdollista toimituspäivää.
Tarjouksen otsikon ja muistiinpanojen avulla tarjousdokumenttiin voidaan lisätä vapaamuotoista lisätietotekstiä.
Viitteet
Viitteemme kenttään tulee oletuksena tarjouksen tekijän tiedot, mutta tämä voidaan vaihtaa. Viitteemme kenttään voidaan valita joku käyttäjä Rackbeatin Työntekijät listaukselta.
Asiakkaan mahdollinen alennusprosenttikohdassa voidaan muuttaa halutessaan asiakkaan saamaa alennusprosenttia koko tarjouksesta. Oletusprosentti tulee asiakastiedoista asiakkaan alennusprosentti kentästä.
Viitteenne-tieto tulee myös asiakkaan takaa. Viitteenne kenttä on vapaa tekstikenttä.
Lisätiedot kohtaan voi antaa tarjoukseen liittyviä lisätietoja. Kentän maksimipituus on 80 merkkiä.
Tarjoukselle saa lisäasetuskenttiä painamalla nuoli-kuviota, jolloin saat määriteltyä valuutan, maksuehdot sekä toimitusehdot. Nämä tiedot tulevat automaattisesti asiakkaan asetuksista, mutta näitä voi tässä vielä muuttaa.
ALV käsittely kohta vaikuttaa alvi prosentin määräytymiseen. Oletuksena haetaan valinta asiakkaan tiedoista, mutta tämän voi vaihtaa tarjouskohtaisesti. Tarjoukselle saa liitettyä myös PDF-tiedoston.
Asettelu kohdassa määritellään mitä dokumenttiasettelua halutaan käyttää.
Projekti-kentästä voi valita projektin, mikäli tarjous kuuluu johonkin projektiin. Tieto ei liiku Netvisoriin vaan on ainoastaan Rackbeatin sisäisessä käytössä. Jos Netvisorissa on tuotteen tai asiakkaan takana oletuslaskentakohde, nousee oletuskohde automaattisesti laskulle ja kirjanpidon tositteelle mukaan.
Tuoterivien lisääminen
Tuoterivin lisääminen aloitetaan tuoterivi -painikkeesta. Tarjoukselle voidaan lisätä tuoterivejä joko yksi kerrallaan tai useita valitsemalla pakettituotteen lisäys. Tuotteiden asetuksista voidaan valita, mitkä tuotteet kuuluvat tiettyyn pakettiin. Lisäksi tarjoukselle voidaan lisätä kommenttirivejä.
Tuote riviltä valitaan olemassa oleva tuote tarjoukselle. Listauksen lopusta voi luoda tuotteen, jos tätä ei ole vielä perustettu.
Tuoterivillä voidaan tuote vielä hinnoitella uudestaan, mikäli halutaan, ja samalla nähdään koko ajan kateprosentti. Samoin myös tuotteen varastotilanne on näkyvillä.
Määrä kenttään annetaan kappalemäärä, montako tuotetta tulee tarjoukselle. Hinta ja varastotiedot tulevat tuotteen asetuksista näitä voi kuitenkin vielä muokata tässä kohtaa.
Kun rivit on valmiit ne näkyvät tarjouksen etusivulla.
Rivin oikealla reunalla kolme pistettä-painikkeesta voi vielä muokata tai poistaa tuoterivin.
Rivien järjestystä voi muuttaa viemällä hiiri harmaiden nuolikuvakkeiden päälle ja pitämällä hiiren vasenta painiketta pohjassa siirtäen rivin haluamaasi kohtaan.
Tarjouksen lähettäminen
Kun tarjous on valmis, se päästään lähettämään/vahvistamaan Vahvista-painikkeesta.
Tarjous voidaan lähettää sähköpostitse, jos haluat lähettää tarjouksen/tilauksen useammalle niin sähköpostit tulee erotella pilkulla.. Näkymästä voidaan vielä muokata lähetystietoja ja vastaanottajan osoitetta. Mikäli halutaan, että vastaanottajat eivät näe muita vastaanottajia, niin osoitteet tulee viedä BCC-kenttään (ns.piilokopio).
Kun tarjous on lähetetty, tarjous avautuu lähetyksen jälkeen sivulle. Lähetysyritykset kohdasta näkee tarkemmin milloin lähetys on tapahtunut.
Tarjouksen yläreunassa on kohta toiminnot. Alasvetovalikosta voit valita hyväksyikö vai hylkäsikö asiakas tarjouksen. Voit myös tulostaa tarjouksesta pdf -tiedoston, ladata tämän pdf tiedoston koneelle tai lähettää tämän vielä tarvittaessa uudestaan asiakkaalle sähköpostitse.
Poista painike poistaa tarjouksen.
Hyväksynnän jälkeen tarjous voidaan muuttaa suoraan tilaukseksi. Jos valitsee suoraan listasta laskun, niin tarjouksesta tulee suoraan lasku. Jos asiakas hylkää tarjouksen, tarjous muuttuu tilaan hylätty.
Muunna tarjous tilaukseksi
Kun olet lähettänyt asiakkaalle tarjouksen ja asiakas on hyväksynyt, voit muuntaa tarjouksen myyntitilaukseksi.
Valitse ylhäältä Myynti> Tarjoukset
Etsi tarjousnäkymästä tarjous, jonka haluat muuttaa tilaukseksi.
Klikkaa tarjousrivin oikealla puolella olevaa kolmea pientä pistettä
Valitse valintamerkki keskellä " Asiakas on hyväksynyt"
Näkyviin tulee laatikko, jossa voit muuttaa tarjouksen myyntitilaukseksi tai laskuksi.
Valitse muuta Tilaus ja klikkaa Hyväksy ja muunna-painiketta.
Tarjous on nyt muutettu tilausluonnokseksi, jonka löydät myös tilausluettelon kautta. Tässä kohtaa pääset suoraan muokkaamaan tilausta.
Viimeistele tilaus klikkaamalla Lähetä asiakkaalle. Mikäli tarjoukselle on lisätty liite, lähtee liite sähköpostin mukana asiakkaalle. Kun tarjouksesta luodaan tilaus, liite ei seuraa tilaukselle mukana vaan tilauksen liite tulee tarvittaessa lisätä erikseen. Liite ei myöskään siirry Netvisoriin tilauksen mukana.
Jos valitaan suoraan listasta lasku, niin tarjouksesta tulee suoraan lasku. Tilausvaihe voidaan siis ohittaa, mutta tämän jälkeen laskun kautta tulee luoda tuotteen toimitus, jotta varastoarvo vähenee.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback