Laskut muodostetaan Rackbeatissä, josta ne siirtyvät integraatiolla Netvisoriin lähetystä ja reskontraprosessia varten.
Lasku voidaan luoda yhdestä tai useammasta tilauksesta, tai lasku voidaan kirjoittaa käsin ilman tilauksia.
Lasku siirtyy Netvisoriin sitten kun se on kirjattu Rackbeatissä valmiiksi.
Näkymään pääsee Myynnit > Laskut
Rackbeatin myyntiprosessi perustuu ketjuun tarjous - tilaus - toimitus - lasku. Jokainen porras ei ole pakollinen, eli ketju voidaan aloittaa tarvittaessa suoraan laskusta.
Jos tilaus on keräilty ja vahvistettu ja lähetetty Netvisoriin laskuna, ei erillistä laskua enää tehdä.
Mutta jos aloitetaan kokonaan laskun teosta, valitaan ylhäältä Luo uusi
Valitaan asiakas, kenelle lasku tehdään.
Laskun numerointi on juoksevaa, eli tulee aina yhtä isompana, mitä ohjelmasta aiemmin löytyvä lasku.
Laskulla otetaan ensin kantaa otsikkotietoihin: Minä päivänä lasku on laadittu.
Laskun otsikon ja muistiinpanojen avulla laskudokumenttiin voidaan lisätä vapaamuotoista lisätietotekstiä.
Laskun osoitetiedot tulevat asiakkaan takaa, mutta lasku näkymästä näitä voi vielä muokata.
Asiakkaan takana voi olla lisätty muistiinpano, joka saadaan näkyviin alla olevasta kohdasta ja tämän voi tästä tarkistaa laskun tekovaiheessa.
Viitteet
Viitteemme kenttään tulee oletuksena laskun tekijän tiedot, mutta tämä voidaan vaihtaa.
Asiakkaan mahdollinen alennusprosenttikohdassa voidaan muuttaa halutessaan asiakkaan saamaa alennusprosenttia koko laskusta. Oletusprosentti tulee asiakastiedoista asiakkaan alennusprosentti kentästä.
Huomio kenttä tulee myös asiakkaan huomio kohdasta.
Viitteenne asiakkaan viitteenne -kentästä.
Lisätiedot kohtaan voi antaa laskuun liittyviä lisätietoja. Kentän maksimipituus on 80 merkkiä
Valuutta, maksuehdot sekä toimitusehdot tulevat asiakkaan takaa ja näitä voi tässä vielä vaihtaa.
ALV käsittely kohta vaikuttaa ALV prosentin määräytymiseen.
Asettelu = Mitä dokumenttiasettelua halutaan käyttää.
Projekti = Mihin projektiin lasku liittyy.
Liitetty pdf = Mahdollinen pdf liite laskulle.
Tuoterivien lisääminen
Tuoterivin lisääminen aloitetaan tuoterivi -painikkeesta. Laskulle voidaan lisätä tuoterivejä joko yksi kerrallaan tai useita valitsemalla pakettituotteen lisäys. Tuotteiden asetuksista voidaan valita, mitkä tuotteet kuuluvat tiettyyn pakettiin. Lisäksi laskulle voidaan lisätä kommenttirivejä.
Valitaan haluttu tuote ja annetaan sille haluttu määrä. Yksikkö ja hinnat tulevat tuotteen takaa, mutta niitä voidaan vielä muokata tässä. Varasto näkymästä valitaan, tuote halutusta varastosta ja tämä näyttää sen saldon. Lopuksi tallennetaan tiedot tai tallenna ja uusi painikkeesta voi syöttää toisen tuoterivin laskulle.
Jos lisää pakettituotteen laskulle, tämä lisää siihen pakettiin kuuluvat tuotteet laskulle.
Alla näkyy laskurivit, joissa on mukana yksi kommenttirivi. Rivien paikkaa voi vielä vaihtaa ennen laskun lähetystä ja jokaista riviä voi muokata tai poistaa rivin perästä ... kuvakkeesta.
Lataa painikkeesta voidaan ladata lasku Exceliin csv -tiedostona.
Näytä pdf painikkeesta nähdään esikatseluna laskun kuva pdf muodossa.
Kun lasku on valmis, painetaan lähetä Netvisoriin.
Näkymästä voidaan valita, lähetetäänkö lasku myös sähköpostilla asiakkaalle suoraan Rackbeatistä. Luo lähetys muodostaa laskulle toimituksen automaattisesti.
Mikäli luo lähetys on valittuna, voidaan valita merkitäänkö lasku valmiiksi. ja käytetäänkö laskun päivää siinä, milloin tuotteet lähtevät varastosta. Muuten käytetään toimituspäivää.
Jos lähetystä ei valinnut mukaan niin Netvisoriin lähetyksen jälkeen lasku on lähetetty mutta valmis lähetettäväksi. Tästä laskulle tehdään lähete. Tarkemmat ohjeet löytyvät lähete ohjeesta. 
Kun lasku on lähetetty Netvisoriin ja tälle on tehty lähete, menee tämä lasku Rackbeatissä arkistoitu tilaan.
Nämä näkyvät laskulistassa, kun valitsee arkistoitu kohtaan arkistoitu.
Hyvityslaskun teko & laskun kopiointi
Muodostetulle laskulle voi muodostaa hyvityslaskun laskurivin perästä ...(kolmen pisteen takaa) painikkeesta>Luo hyvitys. Samasta kohtaa voi myös katsoa laskua ja muodostaa laskulle kopion.
Hyvityslaskun teko tekee laskusta niin sanotun koko hyvityksen. Eli samat summat negatiivisella määrällä, mitä oli alkuperäisellä laskulla positiivisena. Riviä voi muokata jos haluaa tehdä laskusta osahyvityksen.
Hyvityslasku lähetetään Netvisoriin. Hyvityslaskun kohdistus pitää tehdä Netvisorin puolella.
Voidaan ottaa kantaa palautetaanko rivien tuotteet varastoon.
Hyvitystä ei voi luoda tilauksesta. Uudelle tilaukselle ei voi lisätä miinusmerkkisiä rivejä, jos halutaan hyvittää aikaisemman tilauksen tuotteita.
Käteiskuitti maksusta
Miten saa tulostettua käteiskuitin maksusta?
Tässä on pari tapaa. Suoraan tätä ei saa Rackbeatistä, koska siellä ei käsitellä suorituksia. Laskun voi siirtää Netvisoriin ja sieltä tehdä laskulle manuaalinen maksu maksutavalla käteinen ja tulostaa tämän.
Tai toinen vaihtoehto on tulostaa lasku Rackbeatistä ja kirjoittaa muistiinpanoihin, että lasku on maksettu käteisellä.
Ennakkolaskun teko tilauksesta
Rackbeatissä ei ole suoraa mahdollisuutta tehdä ennakkolaskua tilauksesta, mutta tämän pystyy tekemään näin:
1. Tehdään tilaus Rackbeatissä kokonaisuudessaan, lisätään siihen ne kaikki rivit, mitä siihen kuuluu ja vahvistetaan se.
2. Kun tilaus on vahvistettu, tehdään tilaukselle suoraan lasku. Avataan tilaus ja toiminnot ja luo lasku. Valitaan siihen kaikki laskurivit.
3. Laskulle tulee näin kaikki rivit, mitä on tilauksella, mutta tästä poistetaan ne mitä ei halua mukaan ennakkolaskulle, tai muutetaan kappalemäärät halutuiksi ja tarkistetaan että summa on se, mitä halutaan. Laskulle lisätään esim. kommenttirivi, että kyseessä on ennakkolasku.
4 . Lähetään lasku Rackbeatistä Netvisoriin, tehdään tälle samalla myös lähetys ja merkitään lasku lähetetyksi Rackbeatissä.
5. Lähetetään lasku halutulla tavalla Netvisorista. Kun laskulla on viitenumero ja yrityksessä on sovittu maksuliikennesopimuksessa konekielistä viitteistä, kohdistuu suoritus sitten automaattisesti laskulle, kun asiakas on maksanut tämän ennakkolaskun.
6. Kun rahat on saatu, käsitellään loput tilauksen rivit Rackbeatissä normaalisti ja muodostetaan siitä lasku ja lopuksi lähetetään se Netvisoriin, josta se lähetetään asiakkaalle.
ALV muutos 1.9.2024
Mikäli yrityksellä on avoimia tilauksia elo-syyskuun vaihteessa, yrityksen on itse varmistettava, että tapahtumilla on oikea ALV-kanta. Itse ALV-kantaa hallinnoidaan Rackbeatissä tuoteryhmillä, joille voidaan päivittää käsin tai Excelillä oikeat ALV-kannat.
Avointen tapahtumien osalta: Jos tilaus on tehty ALV 24 %, ja se on toimitettu, mutta ei vielä laskutettu. Toimituksen jälkeen muutetaan ALV-kanta 24 -> 25,5. Muutos ei heijastu laskulle. Eli se lasku menee alkuperäisen tilausrivin mukaisena. Jos tilaus on tehty ALV 24 %, ja tehdään alv-kannan päivitys 24 -> 25,5. Sen jälkeen haetaan tuote uudestaan tilausriville -> uusi alv päivittyy riville. Tämä pätee, jos tilaus on luonnos. Kertaalleen vahvistetun tilausrivin alv-prosenttia ei saa muutettua. Eli jos vahvistettu tilaus avataan uudelleen ALV-kannan muutosta varten, on vanha rivi poistettava ja sitten lisättävä uusi rivi.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback