Tässä ohjeessa kerrotaan, miten Rackbeatissa luodut laskut siirtyvät Netvisoriin, jossa laskut lähetetään ja reskontra käsitellään. Laskut voidaan luoda joko tilauksiin perustuen tai manuaalisesti. Ohje kattaa laskuprosessin alusta loppuun, mukaan lukien hyvityslaskujen käsittelyn ja ennakkolaskutuksen tilauksista.

SISÄLTÖ

Laskujen muodostaminen Rackbeatissa

Laskut muodostetaan Rackbeatissä, josta ne siirtyvät integraatiolla Netvisoriin lähetystä ja reskontraprosessia varten. Lasku voidaan luoda yhdestä tai useammasta tilauksesta, tai lasku voidaan luoda manuaalisesti ilman tilauksia. Lasku siirtyy Netvisoriin sitten, kun se on kirjattu Rackbeatissa valmiiksi. Laskunäkymään pääsee alla olevan kuvan mukaisesti menemällä Myynnit > Laskut.

Rackbeatin myyntiprosessi perustuu ketjuun: Tarjous - Tilaus - Toimitus - Lasku. Jokainen porras ei ole pakollinen, eli ketju voidaan aloittaa tarvittaessa suoraan laskusta. Jos tilaus on keräilty, vahvistettu ja lähetetty Netvisoriin laskuna, ei erillistä laskua enää tehdä. Jos puolestaa aloitetaan kokonaan uuden laskun teosta, toimi alla olevien ohjeiden mukaisesti.

  1. Klikkaa Rackbeatissa ylhäältä "Luo uusi".
  2. Valitse asiakas, jolle lasku tehdään.
  3. Laskun numerointi on juokseva, eli laskun numero tulee aina yhtä isompana kuin mikä ohjelmasta aiemmin löytyvän laskun numero on. 
  4. Ota laskulla kantaa otsikkotietoihin: minä päivänä lasku on laadittu. Laskun otsikon ja muistiinpanojen avulla laskudokumenttiin voidaan lisätä vapaamuotoista lisätietotekstiä.
  5. Laskun osoitetiedot tulevat asiakkaan takaa, mutta laskunäkymästä osoitetietoja voi vielä muokata. Asiakkaan takana voi olla lisättynä muistiinpano, jonka saat näkyviin klikkaamalla alla olevan kuvan Asiakkaalla on 1 muistiinpano -kohdasta. Tiedon voi tarkastaa yllä mainitusta kohdasta laskun tekovaiheessa.

Laskun viitteet

  • Viitteemme -kenttään tulee oletuksena laskun tekijän tiedot, mutta voit vaihtaa tietoja.
  • Asiakkaan alennusprosentti -kenttään tulee oletusprosentti asiakastiedoista asiakkaan alennusprosentti -kentästä. Voit muuttaa halutessasi asiakkaan saamaa alennusprosenttia koko laskuun liittyen.
  • Huomio -kenttä tulee asiakkaan huomio -kohdasta. 
  • Viitteenne -kenttään tulee tiedot asiakkaan viitteenne -kentästä.
  • Lisätiedot -kenttään voit antaa laskuun liittyviä lisätietoja. Kentän maksimipituus on 80 merkkiä.
  • Valuutta -kenttään tiedot tulevat asiakkaan tiedoista. Tiedot ovat muokattavissa.
  • Maksuehdot -kenttään tiedot tulevat asiakkaan tiedoista. Tiedot ovat muokattavissa.
  • Toimitusehdot -kenttään tiedot tulevat asiakkaan tiedoista. Tiedot ova muokattavissa.  
  • ALV-käsittely -kenttään voit valita halutun käsittelyn, joka vaikuttaa ALV-prosentin määräytymiseen laskulla. 
  • Asettelu -kenttään voit valita, että mitä dokumenttiasettelua haluat käyttää.
  • Projekti -kenttään voit valita, että mihin projektiin lasku liittyy.
  • Liitetty pdf -kentässä näkyy mahdollinen laskulle lisätty pdf-liite.

Tuoterivien lisääminen

  1. Aloita tuoterivin lisääminen klikkaamalla Tuoterivi -painikkeesta.
     
  2. Lisää laskulle tuoterivejä joko yksi kerrallaan tai useita valitsemalla pakettituotteen lisäys. Voit valita tuotteiden asetuksista, mitkä tuotteet kuuluvat tiettyyn pakettiin. Lisäksi voit lisätä laskulle kommenttirivejä.
  3. Valitse haluttu tuote ja anna sille haluttu määrä. Yksikkö ja hinnat tulevat tuotteen takaa, mutta niitä voidaan vielä muokata tässä. 
  4. Valitse varasto -kentästä tuote halutusta varastosta, jolloin tässä näytetään tuotteen saldo.
  5. Tallenna lopuksi tiedot joko klikkaamalla Tallenna -painikkeesta tai mikäli haluat syöttää toisen rivin laskulle, niin klikkaa Tallenna ja uusi -painikkeesta.  
  6. Jos lisäät pakettituotteen laskulle, Lisää pakettituote -painike lisää pakettiin kuuluvat tuotteet laskulle alla olevan kuvan mukaisesti. 

Alla olevassa kuvassa näkyy laskurivit, joissa on mukana yksi kommenttirivi. Rivien paikkaa voi vielä vaihtaa ennen laskun lähetystä ja jokaista riviä voi muokata tai poistaa rivin perästä ... -kuvakkeesta. Lataa -painikkeesta voit ladata lasku Exceliin csv -tiedostona. Näytä PDF -painikkeesta näet esikatseluna laskun kuva pdf-muodossa.

Laskun lähettäminen Rackbeatista Netvisoriin

Kun olet lisännyt tuoterivit laskulle ja lasku on valmis, paina "Lähetä Netvisoriin". Alla olevan kuvan näkymästä voit valita, lähetetäänkö lasku myös sähköpostilla asiakkaalle suoraan Rackbeatistä. Luo lähetys -valinta muodostaa laskulle toimituksen automaattisesti.

Mikäli Luo lähetys -kohta on valittuna, voit valita merkitäänkö lasku valmiiksi ja käytetäänkö laskupäivää tuotteiden varastosta lähtemispäivänä. Muuten käytetään toimituspäivää. 

Jos et valinnut "Luo lähetys", niin Netvisoriin lähetyksen jälkeen lasku on lähetetty, mutta valmis lähetettäväksi. Alla olevan kuvan näkymästä laskulle tehdään lähete.

Kun lasku on lähetetty Netvisoriin ja sille on tehty lähete, menee lasku Rackbeatissa arkistoitu -tilaan. Nämä laskut näkyvät laskulistassa, kun valitset arkistoitu -kohtaan "Arkistoitu". 

Hyvityslaskun teko ja laskun kopiointi

Muodostetulle laskulle voit muodostaa hyvityslaskun laskurivin perästä ... -painikkeesta > Luo hyvitys. Samasta näkymästä voit myös katsoa laskua ja muodostaa laskulle kopion. Hyvityslaskun teko tekee laskusta koko hyvityksen eli samat summat näkyvät negatiivisella määrällä, jotka olivat alkuperäisellä laskulla positiivisena. Voit muokata riviä, jos haluat tehdä laskusta osahyvityksen. Hyvityslasku pitää lähettää Netvisoriin ja hyvityslaskun kohdistus tulee tehdä Netvisorin puolella. Hyvityslaskun teossa voit ottaa kantaa, että palautetaanko rivien tuotteet varastoon.

Hyvitystä ei voi luoda tilauksesta. Uudelle tilaukselle ei voi lisätä miinusmerkkisiä rivejä, jos halutaan hyvittää aikaisemman tilauksen tuotteita.




Käteiskuitti maksusta

Suoraan Rackbeatista ei saa käteiskuittia maksusta, sillä siellä ei käsitellä suorituksia. Voit ensin siirtää laskun Netvisoriin ja siellä tehdä laskulle manuaalisen maksun maksutavalla käteinen ja tulostaa tämän. Toinen vaihtoehto on tulostaa lasku Rackbeatista ja kirjoittaa muistiinpanoihin, että lasku on maksettu käteisellä.

Ennakkolaskun teko tilauksesta

Rackbeatissä ei ole suoraa mahdollisuutta tehdä ennakkolaskua tilauksesta, mutta tämän pystyy tekemään seuraavasti:

  1. Tee tilaus Rackbeatissa kokonaisuudessaan ja lisää siihen kaikki rivit, jotka siihen kuuluu ja vahvista se.
  2. Kun tilaus on vahvistettu, tee tilaukselle lasku eli avaa tilaus > Toiminnot > Luo lasku. Valitse laskulle kaikki laskurivit. Laskulle tulee kaikki rivit, jotka ovat tilauksella, mutta voit poistaa ne rivit, joita et halua mukaan ennakkolaskulle. Voit myös muuttaa kappalemäärät halutuiksi ja tarkistaa, että summa on haluttu. Voit lisätä laskulle esimerkiksi kommenttirivin, jossa kerrot, että kyseessä on ennakkolasku.
  3. Lähetä lasku Rackbeatista Netvisoriin ja tee samalla myös lähetys ja merkitse lasku lähetetyksi Rackbeatissä.
  4. Lähetä lasku halutulla tavalla Netvisorista. Kun laskulla on viitenumero ja yrityksessä on sovittu maksuliikennesopimuksessa konekielistä viitteistä, kohdistuu suoritus automaattisesti laskulle, kun asiakas on maksanut tämän ennakkolaskun.
  5. Kun rahat on saatu, käsittele loput tilauksen riveistä Rackbeatissa normaalisti. Muodosta lopuista riveistä lasku ja lopuksi lähetä se Netvisoriin, josta se lähetetään asiakkaalle.

HUOM! Mikäli Netvisoriin siirretylle tilaukselle on kirjautunut ennakkosuoritus, ei myyntilaskua saa enää siirrettyä Rackbeatista Netvisoriin. Näissä tilanteissa lasku on luotava manuaalisesti Netvisoriin. Laskunumero pitää muuttaa täsmäämään Rackbeatin laskunumeroa, ennen myyntilaskun lähetystä Netvisorissa.

ALV muutos 1.9.2024

Mikäli yrityksellä on avoimia tilauksia elo-syyskuun vaihteessa, yrityksen on itse varmistettava, että tapahtumilla on oikea ALV-kanta. ALV-kantaa hallinnoidaan Rackbeatissa tuoteryhmillä, joille voidaan päivittää käsin tai Excelillä oikeat ALV-kannat.
Avointen tapahtumien osalta: Jos tilaus on tehty ALV 24 %, ja se on toimitettu, mutta ei vielä laskutettu. Toimituksen jälkeen muutetaan ALV-kanta 24 -> 25,5. Muutos ei heijastu laskulle. Eli se lasku menee alkuperäisen tilausrivin mukaisena. Jos tilaus on tehty ALV 24 %, ja tehdään alv-kannan päivitys 24 -> 25,5. Sen jälkeen haetaan tuote uudestaan tilausriville -> uusi alv päivittyy riville. Tämä pätee, jos tilaus on luonnos. Kertaalleen vahvistetun tilausrivin alv-prosenttia ei saa muutettua. Eli jos vahvistettu tilaus avataan uudelleen ALV-kannan muutosta varten, on vanha rivi poistettava ja sitten lisättävä uusi rivi.

Lasku tai tilaus ei siirry Rackbeatista Netvisoriin

Laskun/tilauksen siirto ei onnistu jo olemassa olevan laskun/tilauksen numeron takia. Jatkossa tilaukset ja laskut pitää tehdä Rackbeatin puolella. Jos teet Netvisorin puolella tilauksia tai laskuja ja niihin tulee sama numerosarja, mitä Rackbeat käyttää, niin tällöin lasku/tilaus ei siirry Netvisoriin. Netvisoriin pitää jatkossa tehdä oma numerosarja sellaisille tilauksille/laskuille, mitä edelleen tehdään Netvisorin puolella ja tämän pitää käyttää reilusti isompaa numerosarjaa, ettei nämä jatkossa mene päällekkäin. Jos Netvisorin lasku on jo lähetetty, ei tätä voi enää muokata numeron osalta. Tällöin pitää tehdä laskusta Rackbeatin puolella uusi numero, jota ei ole käytössä Netvisorissa. Vanhasta virheellisestä laskusta voit tehdä hyvityslaskun, mutta sitä ei pidä lähettää Netvisoriin. Tarkista, että varastosaldot ovat oikein Rackbeatin puolella tämän jälkeen ja jos näissä on korjattavaa, tee korjaukset varastoon manuaalisella tapahtumalla. 

Lasku/tilaus ei siirry Netvisoriin, jos Rackbeatin puolella on sellainen alv-prosentti, jota ei löydy Netvisorista. Tässä tilanteessa suosittelemme, että teet laskun käsin Netvisoriin samalla laskun numerolla. Rackbeatin puolella pitää tarkistaa tuotteen tuoteryhmä, että siellä ei enää jatkossa ole ei olemassaolevaa alv-prosenttia.

Avainsanat: Rackbeat laskut, Rackbeat hyvityslaskut, Rackbeat ennakkolasku



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.