Tähän ohjeeseen on listattu tärkeimpiä huomiotavia asioita, jotka huomioimalla varmistat, että järjestelmien välinen tiedonkulku on luotettavaa ja toimintasi pysyy tehokkaana.
Myynti
Myyntiin liittyvät prosessit hoidetaan käyttöönoton jälkeen ainoastaan Rackbeatin kautta. Tarjoukset, tilaukset ja laskut luodaan siis Rackbeatissä. Netvisorissa tehdään ainoastaan myyntilaskujen lähetys.
Laskujen ja tilausten numerosarjojen päällekkäisyys estää dokumenttien siirtymisen Netvisorin ja Rackbeatin välillä. Varmistathan siis, että Rackbeatin laskujen numerosarja alkaa vasta Netvisorin suurimman laskunumeron jälkeen. (Opastettu tarkemmin: Yleiset Asetukset)
Mikäli on kuitenkin välttämätöntä tehdä laskuja ja tilauksia samanaikaisesti myös Netvisorissa täytyy Netvisorin numerosarjat saada juoksemaan huomattavasti suurempina kuin Rackbeatin numerosarjat. Netvisor valitsee laskuille ja tilauksille aina seuraavan vapaan suurimman numeron. Tämä saadaan siis ehkäistyä seuraavasti:
Luodaan Netvisoriin uusi tilaus -> numeroksi tulee seuraava vapaa numero esim. 10024 -> muutetaan numero huomattavasti suuremmaksi esimerkiksi lisäämällä pari nollaa -> 1000024
Myyntitilauksilta ja -laskuilta tulee lisäksi löytyä maksuehto. Netvisor ei hyväksy sellaisia tilauksia tai laskuja, joita nämä puuttuvat. Parhaiten tämän aiheuttamat ongelmat vältetään sillä, kun varmistetaan, että Rackbeatissä jokaisen asiakkaan tietoihin on määritelty jokin maksuehto. Tällöin sitä ei tarvitse erikseen muistaa lisätä.
Varmistathan ennen myyntilaskujen lähetystä Netvisoriin, että kausi on avoimena. Tilikauden tulee olla perustettuna ja avoimena eikä kaudella saa olla ALV-lukitusta.
Asiakkaat
Kun Netvisorin asiakastiedot on viety Rackbeatiin, uusien asiakkuuksien perustaminen ja tietojen muokkaaminen tehdään ainoastaan Rackbeatissä.
Samalla asiakasnumerolla ei saa olla eri tietoja järjestelmissä. Netvisor hakee myyntilaskulle asiakastiedot asiakasnumeron perusteella. -> Mikäli tiedot eivät täsmää, voi myyntilaskulle nousta väärän asiakkaan tietoja.
Mikäli asiakaskortti poistetaan Rackbeatistä, täytyy se poistaa myös Netvisorista - poistotieto ei siirry järjestelmien välillä. -> Uuden perustettavan asiakkaan tiedot eivät välttämättä siirry Netvisoriin, mikäli asiakasnumero on varattu.
Tuotteet
Myös tuotteiden hallinta tapahtuu Rackbeatissä. Samoin kuin asiakkaissa, poistotieto ei siirry Rackbeatistä Netvisoriin. Mikäli tuote siis poistetaan, on se hyvä poistaa manuaalisesti myös Netvisorista.
Tuotteiden ALV-prosenttien tulee löytyä myös Netvisorista. -> Mikäli Rackbeatistä tulevalla dokumentilla on jokin sellainen tuote, jonka ALV-prosenttia ei ole Netvisorissa, jää dokumentti siirtymättä. Rackbeatissä ALV-prostentit määritellään suoraan tuoteryhmätasolla. Voi tarkistaa tuoteryhmät Rackbeatistä polkua Varasto > Tuoteryhmät. ALV-prosentit näkyvät tuoteryhmän muokkauksessa välilehdellä ALV.
Vältä tuotteiden nimissä erikoismerkkejä (/, *, &, # jne.). Netvisor ei tunnista erikoismerkkejä tuotteilla, joten niiden käyttö estää niitä sisältävien dokumenttien siirtymisen ohjelmistojen välillä.
Muuta huomioitavaa
Rackbeatin käyttöönoton yhteydessä Netvisor luo automaattisesti ohjelmistorajapintatunnukset käyttäjälle, joka ottaa integraation käyttöön. Yhteys ohjelmistojen välillä siis katkeaa, mikäli tämä käyttäjä poistetaan Netvisorista. Suosittelemme siis olemaan yhteydessä Netvisorin tukeen tuki.netvisor@visma.com, mikäli käyttäjä on tarpeen poistaa.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback