Aineistosiirtonäkymä ja siirtoasetukset

Siirtoasetukset
Myyntilaskut ja Myyntitilaukset
Matkalaskut
Työaikarivit
Ostolaskut

Aineistosiirtonäkymään pääsee "Laajennokset > Severa" -valinnan alta. Valitsemalla yhden siirtoliittymän, pääset myös muihin siirtoliittymiin, nämä ovat toistensa välilehtiä. Kaikilla käyttäjillä ei välttämättä ole oikeutta jokaisen siirtoliittymä välilehdelle, vaan siirtonäkymän oikeudet määtäytyvät seuraavasti:

• Myyntilaskujen siirto "Accounting:" myyntireskontran perustoimintoihin, muokkausoikeuden.
• Ostolaskujen siirto "Accounting:" ostoreskontran perustoimintoihin muokkausoikeuden.
• Matkalaskujen ja työaikarivien siirto P, E tai HH -roolin.

Myyntilaskujen, myyntitilauksien, matkalaskujen, työaikarivien ja ostolaskurivien tiedot eivät siirry automaattisesti Severasta Netvisoriin, vaan tietojen siirrossa on käyttäjälle annettu mahdollisuus käynnistää siirto manuaalisesti aineistosiirtonäkymästä. Tämä mahdollistaa aineiston esitarkistuksen ennen varsinaista siirtoa ja näin vähentää virheellisten tietojen siirtoa järjestelmien välillä. Liittymän käyttäjä voi hallinnoida aineistokohtaisia siirtoasetuksia, jossa määritetään siirtoon liittyviä yksityiskohtia. 

Siirtoasetukset
Ennen tietojen siirtoa käyttäjä voi varmistaa mitä tietoa halutaan järjestelmien välillä siirtää ja varmistaa, että siirtoasetukset ovat muutoin kunnossa. Siirtoasetuksiin pääsee jokaisen siirtonäkymä -välilehdeltä "Asetukset" -linkin kautta ja asetusten määrittämiseen käyttäjällä tulee olla Netvisorissa Käyttäjähallitsija (KH)-rooli.

Jokaiselle aineistosiirrolle valitaan asetuksista tuontitila, eli siirretäänkö aineistoa järjestelmien välillä vai ei. Kun aineistosiirto valitaan siirrettäväksi, avautuu tämän alapuolelle lisäasetukset, jossa voi määrittää tarkemmat siirtoasetukset. Asetusten määrittämisen jälkeen tiedot tallennetaan painamalla "Tallenna" -painiketta. 

Jos asetuksissa on valittu tilaksi "Ei siirretä", ei aineiston tuonti ole mahdollista liittymän kautta ennen kuin tila vaihdetaan, eikä kyseisen aineiston tuontiin liittyviä lisäasetuksia näytetä.

Aineistokohtaiset asetukset

Myyntilaskut ja myyntitilaukset

Valinta tilauksien ja laskujen välillä tehdään valinnalla "Siirrä Severan laskut" -pudotusvalikosta:

Tämän jälkeen myyntilaskujen tai myyntitilauksien siirto aktivoituu, kun "Tila" -kohdan pudotusvalikosta valitaan "Tuo viemättömät laskut Severasta Netvisoriin" -tila (katso kuva alla, kohta 1).

Tuotujen laskujen tila -kohdassa valitaan tuodaanko laskut Severasta Netvisoriin lähettämättöminä vai avoimina tai jos laskut tuodaan tilauksiksi voidaan tilaksi määrittää toimittamaton tai toimitettu (2). Mikäli tuotavat laskut on jo lähetetty Severasta asiakkaalle ja laskut tuodaan Netvisoriin ainoastaan kirjanpitoa ja suoritusten seurantaa varten, niin valitaan tilaksi "Avoin". Jos laskut halutaan myös lähettää Netvisorista, niin valitaan tilaksi "Lähettämätön". 

Severan työltä voi tuoda asiakkaan laskutusyhteyshenkilön joko Vapaa teksti ennen tai jälkeen laskurivejä -kenttään. Valinta kentästä tehdään pudotusvalikosta "Näytä asiakkaan laskutusyhteyshenkilön nimi" (3).

Tuotaville laskuille tai tilauksille voidaan valita "Laskunumerointi" ja "Viitenumerointi" joko Severassa olevien laskutietojen mukaan tai valita, että Netvisor muodostaa tuotaville laskuille tai tilauksille lasku/tilaus- ja viitenumerot(4). Mikäli käytetään Severan laskunumerointia löytyvät laskut, tai Netvisorin tilaus ja Severan lasku, molemmissa järjestelmissä samoilla numeroilla. 

"Tuotenimikkeet" -kohdan "Netvisor" -valinnalla määritetään, että tuotavan laskun laskurivituote kohdistetaan Netvisorin tuoterekisterissä olevaan tuotenimikkeeseen, joka vastaa Severan laskurivin tuotekoodia (5). Laskurivillä näytetään tällöin Netvisorin tuotenimikkeen tiedot.

Jos "Tuotenimikkeet" -kohdassa käytetään "Severa" -valintaa, niin lisäksi voidaan pudotusvalikossa määrittää tuotenimikkeiden ja tuotekuvausten siirtymistä:

• "Molemmat" -valinta:
• Tuodaan Severan laskurivillä näkyvä tuotenimike Netvisorin lasku- tai tilausriville nimikkeeksi ja leikataan se 50 merkkiin, jos se on sen yli.
• Tuodaan Severan laskurivillä näkyvä kuvaus Netvisorin lasku- tai tilausrivin kuvaukseksi ja leikataan se 200 merkkiin, jos se on sen yli.
• "Tuotenimike" -valinta:
• Tuodaan Severan laskurivillä näkyvä tuotenimike Netvisorin riville nimikkeeksi ja leikataan se 50 merkkiin, jos se on sen yli.
• "Tuotekuvaus" -valinta:
• Tuodaan Severan laskurivillä näkyvä kuvaus Netvisorin riville nimikkeeksi ja leikataan se 50 merkkiin, jos se on sen yli

Tuotekuvauksen tuontiin voi oletusasetuksen lisäksi vaikuttaa laskurivikohtaisesti aineiston siirtonäkymässä

Mikäli Severasta tuotavien myyntilaskuja ei tarvitse jaksottaa, löytyy asetuksista valinta "Ohita jaksotusten muodostaminen"(6). Asetusta voidaan käyttää mm. Severan toistuvaistuotteita käytettäessä. Joissain tapauksissa toistuvaistuotteita sisältävät laskut eivät jaksotus oikein Netvisorissa, ja tällöin laskun siirtymiseksi tulee jaksotusten muodostaminen ohittaa.

Netvisorissa tehtävää kohdelaskentaa varten, tulee siirtoasetuksissa valita tarvittavat laskentakohdeotsikot (7), jotta myyntilaskujen tai myyntitilauksien siirron yhteydessä laskut tai tilaukset kohdistetaan halutuille laskentakohteille. Severan työt, liiketoimintayksiköt, käyttäjät ja kustannuspaikat perustetaan Netvisoriin laskentakohteiksi myös myyntilaskujen tai myyntitilauksien siirron yhteydessä, jos automaattisynkoronointia ei ole haluttu laittaa päälle.  

Laskentakohteita voidaan hallinta Netvisorissa Taloushallinto > Laskentakohteiden hallinnnan alta.

Matkalaskut

Matkalaskujen siirto aktivoituu, kun "Tila" -kohdan pudotusvalikosta valitaan "Siirrä matkalaskut Severasta Netvisoriin" -tila (katso kuva alla, kohta 1).

Netvisorissa tehtävää kohdelaskentaa varten, tulee siirtoasetuksissa valita tarvittavat laskentakohdeotsikot (2), jotta matkalaskujen siirron yhteydessä laskut kohdistetaan halutuille laskentakohteille. Severan työt, liiketoimintayksiköt perustetaan Netvisoriin laskentakohteiksi myös matkalaskujen siirron yhteydessä, jos automaattisynkoronointia ei ole haluttu laittaa päälle.

Työaikarivit

Työaikarivien siirto aktivoituu, kun "Tila" -kohdan pudotusvalikosta valitaan "Siirrä tuntitiedot Severasta Netvisoriin" -tila (katso kuva alla, kohta 1).

Lisäksi valitsemalla valinta "Vain hyväksytyt"(2), saadaan Severasta noudettua vain "Hyväksytty" -tilassa olevat tuntikirjaukset Netvisorin siirtoliittymään.

Netvisorissa tehtävää kohdelaskentaa varten, tulee siirtoasetuksissa valita tarvittava laskentakohdeotsikko (3), jotta työaikarivien siirron yhteydessä laskut kohdistetaan halutulle laskentakohteelle. Severan työt perustetaan Netvisoriin laskentakohteiksi myös työaikarivien siirron yhteydessä, jos automaattisynkoronointia ei ole haluttu laittaa päälle.

Ostolaskurivit

Ostolaskurivien siirtoasetuksissa voi määrittää oletusasetukset siirrettävien rivien osalta, jolloin ostolaskurivien siirtonäkymässä ei tarvitse enää valita näitä tietoja uudelleen. "Severan oletustuote" -kohtaan valitaan tuote mitä käytetään oletuksena siirrettävillä ostolaskuriveillä (katso kuva alla, kohta 1). "Severan oletustuote" -kenttään valitaan tuote, joko kirjoittamalla tuotteen nimi kenttään tai valitsemalla tuote suurennuslasista avautuvasta pudotusvalikosta.

"Kulujen oletussiirtotapa" -valinnalla määritetään oletusasetus ostolaskurivien kulutietojen siirtotavasta Visma Severaan(2). "Vain kulut" -valinnalla tiedot siirretään Visma Severaan ainoastaan työn kulujen seurantaa varten. "Läpilaskuta" -valinta siirtää ostolaskurivin mukaan kokonaishinnan Visma Severaan läpilaskutusta varten. Tämän lisäksi voidaan laskea jälleenmyyntihinta hintakertoimella ennen tietojen siirtoa Visma Severaan valitsemalla "Hintakerroin" -valinta. Valinnalla lasketaan ostolaskurivin kokonaishinta syötetyn kertoimen mukaan, kerroin voidaan antaa neljän desimaalin tarkuudella.

"Severaan siirrettävä oletuskuvaus" -valinnalla määritetään mitä tietoja ostolaskun ja ostolaskurivin tiedoista lisätään oletuksena siirrettävän kulurivin kuvaukseksi Visma Severaan (3). Visma Severassa näytettävä kuvaus muodostetaan valituista vaihtoehdoista: " Severan tuotenimestä", "Ostolaskurivin tuotenimestä, "Riviselitteestä" ja/tai "Laskun tiedoista".