Visma Scanner -mobiilisovellus
Netvisoriin on mahdollista tuoda kuitteja sähköpostivälityksen lisäksi myös Visma Scanner –mobiilisovelluksella. Sovelluksen voi ladata iPhonelle AppStoresta, Windows Phonelle WindowsStoresta tai Android-laitteelle Googlen Play-kaupasta. Visma Scanner mahdollistaa tarkemmat lisätiedot sekä automaation. Netvisor muodostaa aineistosta automaattisesti joko tositteen tai matkalaskun, mikäli käyttäjä on syöttänyt tarvittavat tiedot kuitin ottamisen yhteydessä. Mikäli kaikkia tarvittavia tietoja ei ole annettu mobiilisovelluksessa, niin kuitti tuodaan Netvisorin eScan-aineiston käsittely-näkymään, josta se tulee käsitellä käyttäjän toimesta.
Visma Scanner-mobiilisovelluksen käyttö edellyttää Netvisor käyttäjätunnuksen. Lisäkäyttäjän veloitusperuste määräytyy voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Jos Visma Scanneria käyttävällä henkilöllä on resurssienhallinta aktiivisena, ei Visma Scannerin käytöstä veloiteta erikseen. Muutoin veloitusperusteena käytetään eScan-hinnoittelua.
Visma Scannerin käyttöönotto ja toiminnot
Kuittiskanneriin kirjaudutaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Ennen sovelluksen lataamista käyttäjän tulee kirjautua Netvisoriin ja luoda itselleen käyttäjätunnus sekä salasana mobiilisovellusta varten. Avaa Netvisorista "Laajennokset > eScan-asetukset" ja luo kirjautumistunnukset. Tästä samasta näkymästä pääset uusimaan unohtuneen salasanan painamalla luodun tunnuksen vierestä 'Päivitä käyttäjätunnusta'. Kirjautumistunnuksia varten käyttäjällä tulee olla olemassaoleva sähköpostiosoite ja salasana tulee muodostaa alla olevan ohjeistuksen mukaisesti:
- Vähintään kahdeksan merkkiä pitkä
- Sisältää vähintään yhden numeron
- Sisältää vähintään yhden erikoismerkin
- Sisältää vähintään yhden pienen ja ison kirjaimen
Tunnusten luonnin jälkeen lataa mobiilisovellus puhelimeesi joko App Storesta, Windows Storesta tai Google Play-kaupasta. Löydät sovelluksen klikkaamalla alla olevia kuvakkeita.
Tablet -laitteiden osalta mobiilisovellus toimii ainoastaan iOS -käyttöjärjestelmän kanssa.
Sovelluksen lataamisen jälkeen kirjaudutaan mobiilisovellukseen ja valitaan yritys, johon kuitteja halutaan siirtää. Mikäli kuitteja skannataan useaan yritykseen, on käyttäjän ensin kirjauduttava ulos Visma Scannerista ja uudelleen kirjautumisen jälkeen valittava uusi yritys mihin kuitit halutaan lähetettää.
Yrityksen valinnan jälkeen mobiilisovelluksessa tulee vielä valita, toimitetaanko kuitit sähköpostitse vai tuodaanko ne suoraan järjestelmään. "Lähetä ohjelmistoon" -valinta tuo kuitit suoraan valitun yrityksen Netvisor-ympäristöön.
Visma Scannerilla otetun kuvan yhteyteen on mahdollista antaa alla olevat tiedot:
- Maksutapa
- Kululaji
- Loppusumma
- ALV%
- Maksupäivä
- Kommentti
- Valuutta
- Laskentakohteet
Mobil Scannerin kululajien ja maksutapojen hallinta
Mobil Scannerissa näkyvien kululajien hallinta tapahtuu Netvisorissa. Mikäli yrityksellä on Netvisorin HRM-osio käytössä, tulevat kululajit Visma Scanneriin palkkalajien mukaisesti. Jos yrityksellä ei ole HRM-osio käytössä, voi Mobil Scannerissa näytettäviä kululajeja hallita "Laajennokset > eScan-aineiston käsittely-näkymästä". Paina "Yrityksen toiminnot"-painiketta ja avautuvasta valikosta avataan "Kululajien hallinta"-valinta. Kululajin sekä oletustilin saat lisättyä "Lisää uusi kululaji"-linkistä. Kululajia voi muokata tai poistaa rivin viimeisen sarakkeen noulinäppäimen kautta. Käytettävä kirjanpidon tili tulee kululajivalinnan takaa.
Maksutapojen hallintaan pääsee seuraavasti: Myynti > Asetukset > Perustiedot ja asetukset. Tarkemmat ohjeet maksutapojen hallinnasta löytyvät Perustiedot ja asetukset -ohjeesta.
Mobil Scannerin selvittelytili
Visma Mobil Scannerin käyttöa varten tulee määrittää sille haluttu selvittelytili, mikäli halutaan tositteiden muodostuvan automaation avulla Netvisoriin. Kuittiskannerin selvittelytili lisätään Netvisorissa Oletustiliöinneissä käytettävät tilit -näkymään, tarkemmat ohjeet löytyvät linkin kautta.
Tositteen muodostuminen automaattisesti
Netvisor yrittää muodostaa skannatusta aineistosta kirjauksen kirjanpitoon automaattiseti, mikäli mobiilisovelluksessa on vähintään annettu seuraavat tiedot:
- Maksutapa on jotain muuta kuin "Kirjaa matkalasku"
- Kululaji
- Loppusumma
- ALV%
Järjestelmän muodostumat tositteet kirjataan tositelajille "Pump Tuodut tapahtumat". Kirjanpidon tili valitaan käyttäjän mobiilisovelluksessa valitseman kululajin perusteella. Vastakirjaus tehdään aina kirjanpidon oletustiliöinneissä määritettyyn kuittiskannerin (Visma Scanner) selvittelytiliin.
Mikäli selvittelytiliä ei ole asetettu Netvisoriin, ei järjestelmä voi muodostaa kirjanpidon kirjausta automaattisesti, vaan dokumentti tulee käsitellä manuaalisesti.
Matkalaskun muodostuminen automaattisesti
Netvisor muodostaa tuodusta aineistosta automaattisesti uuden matkalaskun, mikäli mobiilisovelluksessa on vähintään annettu seuraavat tiedot:
- Maksutapa on "Kirjaa matkalasku"
- Kululaji
- Loppusumma
- ALV%
Mobiilisovelluksessa on myös mahdollista valita Netvisorissa käyttäjän kuittaamaton matkalaskurivi lisättäväksi jo järjestelmästä löytyvään käyttäjän kuittaamattomaan matkalaskuun ja tuoda kuitti kyseiselle riville. Katso kuitin lisäämisestä Visma Scannerilla olemassa olevalle matkalaskulle ohjevideo.
Aineiston käsittely manuaalisesti käyttöliitymässä
Mikäli mobiilisovelluksessa ei ole annettu tarvittavia lisätietoja automaation saavuttamiseksi, on aineisto mahdollista käsitellä valmiiksi myös eScan-käsittelynäkymästä joko tositteeksi, matkalaskuksi, tai ostolaskuksi. Kirjauksen aikana kuvattu kuitti on aina näkyvissä ja kirjauksen tekeminen on helppoa. Kuitin liittäminen myyntilaskun liitteeksi ei toistaiseksi ole mahdollista, mutta tämä tullaan mahdollistamaan myöhemmin.