Uuden lomalaskennan käyttöönoton vaiheet
Tämä ohje on tarkoitettu uuden lomalaskennan käyttöönoton vaiheiden tueksi niille asiakkaille, joilla on ollut Palkanlaskenta-osio käytössä jo ennen uuden lomalaskennan julkaisua. Näiden yritysten tulee käydä läpi uuden lomalaskennan käyttöönoton vaiheet läpi ja ottaa uusi lomalaskenta käyttöön.
Käyttöönotto aloitetaan asetuksista: Palkat > Asetukset > Käyttöönotto
Vaiheet ovat:
1 Lomalaskentatapojen lisäys
2 Palkkamallien päivittäminen
3 Lomalaskentatapojen asettaminen palkansaajille
4 Lomalaskennan alkusaldojen asettaminen
Uudet asiakkaat (Yritykset, joilla ei vielä ole Palkanlaskenta-osio käytössä)
Lomalaskennan julkaisun myötä Palkanlaskentapalvelun käyttöönoton vaiheet ovat päivittyneet. Yritykset, jotka ottavat Palkanlaskenta-palvelun käyttöön huhtikuusta 2017 alkaen, saavat suoraan uudistuneen lomalaskennan käytöönsä tehdessään Palkanlaskennan käyttöönoton vaiheet. Uuden lomalaskennan käyttöönoton vaiheiden ohjeistus on tällöin tarpeeton.
Yritykset, joilla on jo palkanlaskenta käytössä
Yritysten, jolla on jo Palkanlaskenta ja vanha lomalaskenta käytössä, tulee tehdä erillinen Uuden lomalaskennan käyttöönotto. Uuden lomalaskennan julkaisun jälkeen mikään ei automaattisesti muutu yrityksen ympäristössä. Uudet ominaisuudet tulevat käyttöön yrityksen itsensä valitsemana ajankohtana.
Uuden lomalaskennan opastettu käyttöönotto sisältää 4 vaihetta, jotka läpikäymällä pääset uudistuneen lomalaskennan ja uusien näkymien käyttäjäksi. Pääset käyttöönottoon Palkat-valikosta, Asetukset-otsakkeen alta Käyttöönotto-kohdasta sekä Uudistunut lomalaskenta-widgetistä Kotinäkymässä ja Palkat-näkymässä.
Palkat > Asetukset > Käyttöönotto
1. Lomalaskentatapojen lisäys
Lomalaskennan perustana ovat lomalaskentatavat, joiden asetusten mukaan lomapalkka ja lomaraha lasketaan. Palkkamallikohtaisia kaavoja ja asetuksia ei lomalaskennassa enää tarvita. Voit lisätä uudet lomalaskentatavat kopioimalla valmiin pohjan Netvisorin laskentatapapohjista ja muokata niitä yrityksen tarpeisiin sopivaksi. Lisäksi voit kopioida toisesta hallinnoimastasi yrityksestä jo valmiin lomalaskentatavan.
Lue tarkempi ohjeistus Uuden lomalaskentatavan lisäämisestä.
Kuittaa vaihe kun olet lisännyt tarvittavat lomalaskentatavat. Käyttöönoton jälkeen pääset lisäämään lomalaskentatapoja Palkat > Asetukset > Lomalaskennan asetukset > Lomalaskentatavat
2. Palkkamallien päivittäminen
Lomalaskentaa on tähän saakka hallinnoitu palkkamallien kaavojen kautta. Jatkossa laskentaa ohjaavat lomalaskentatavat. Koska kaavat siirtyvät uuteen muotoon tulee kaikilla palkkamalleilla muokata vanhan lomalaskennan palkkalajien asetuksia. Palkkalajeille valitaan Laskenta-asetukseksi vaihtoehto "Palkkalaji, jolla on manuaalinen laskenta (käytössä vain laskelmalle valittaessa)". Tällä asetuksella vanhojen lomalaskennan kaavojen laskenta lakkaa, mutta palkkalajit jäävät edelleen raportoitaviksi. Vastaavasti lomalaskentatapojen mukana palkkamalleille tuodaan uuden muotoiset palkkalajit ja kaavat.
Lue tarkempi ohjeistus Palkkamallien päivittämisestä.
Palkkamallit muokataan näkymässä Palkat>Palkanlaskenta>Palkkamallien hallinta
Kuittaa vaihe kun olet muokannut kaikki palkkamallit ohjeen mukaan.
3. Lomalaskentatapojen asettaminen palkansaajille
Jokaiselle palkansaajalle tulee määrittää Lomalaskentatapa, jonka mukaan hänen lomalaskentansa suoritetaan.
Lomalaskentatavan asettaminen onnistuu helposti massatoiminnon kautta. Lomaoikeuden hallinnasta löydät tarkemman ohjeen täältä. Kuittaa vaihe tehdyksi kun kaikille palkansaajille on lisätty lomalaskentatapa.
Viimeisen vaiheen lomalaskennan alkusaldojen asettaminen tulee olemaan huomattavasti helpompaa kun kullakin palkansaajalla on laskentatapa asetetettuna.
Kuittaa vaihe kun olet lisännyt palkansaajille laskentatavat.
4. Lomalaskennan alkusaldojen asettaminen
Alkusaldoihin tulee määrittää lähtötilanne lomapäivien saldoille. Ohjelma tarjoaa alkusaldot automaattisesti palkanlaskennan tietojen pohjalta, mutta tarvittaessa voit tehdä tietoihin muutoksia.
Suosittelemme, että jokaisella palkansaajalla on laskentatapa asetettuna ennen alkusaldojen muodostamista. Näin alkusaldot saadaan kohdistettua suoraan uuteen käsittelytapaan.
Vaiheen linkki vie Lomalaskennan alkusaldojen muodostamiseen, jossa voit laskettaa ohjelman tarjoamat alkusaldot "Muodosta"-painikkeesta. Ehdotetut alkusaldot lasketaan lomapäiväkirjanpidon aineiston perusteella.
Kun kaikkien palkansaajien alkusaldot on muodostettu, klikkaa Jatka-painiketta nähdäksesi muodostuneet alkusaldot.
Tarkista muodostetut tiedot ja tee tarvittavat muutokset. Tässä vaiheessa pääset vanhaan lomapäiväkirjanpitoon valikon kautta, jos tietojen tarkastaminen tätä edellyttää. Lisäohjeistusta näkymästä löytyy Lomalaskennan alkusaldot -ohjeesta.
Kun kaikkien lomanmääräytymisvuosien tiedot on tarkastettu ja tarvittaessa korjattu, niin vahvista jokaisen lomanmääräytymisvuoden tiedot oikean alakulman Vahvista-painikkeesta. Vasta vahvistämisen jälkeen pääset kuittaamaan käyttöönoton vaiheen tehdyksi.
Ota uusi lomalaskenta käyttöön
Kun kaikki käyttöönoton vaiheet on kuitattu tehdyiksi, voit siirtyä uuden lomalaskennan käyttäjäksi valitsemalla "Ota uusi lomalaskenta käyttöön". Käyttöönottopainike aktivoituu kun jokainen sivun vaihe on kuitattu tehdyksi.
Siirtymän jälkeen ohjaudut palkanlaskennan käyttöönoton vaiheisiin. Äsken tehdyt vaiheet ovat sulautuneet mukaan palkanlaskennan käyttöönoton vaiheisiin.
Onneksi olkoon! Yritykselläsi on nyt käytössä uusi lomalaskenta.
Palkkamallin muotoilun päivittäminen
Kun uusi lomalaskenta on otettu käyttöön, kannattaa vielä päivittää palkkamallien muotoilu, jotta palkkalaskelma on palkansaajalle miellyttävä lukea. Uudistuksen myötä palkkamalleille lisätään lomalaskentaan liittyvät palkkalajit, jotka oletuksena ovat näkyvissä palkkalaskelmalla.
Palkkamallien muotoilu asetetaan näkymästä Palkat>Palkanlaskenta>Palkkamallien hallinta>Muokkaa-ikoni käsiteltävällä palkkamallilla>Muotoilu-välilehti