Laskentakohteiden, asiakas- ja tuoterekisterien siirto

Rekistereiden synkronointi
Asiakasrekisteri
Tuoterekisteri
Työt/projektit
Asiakasrekisterin kenttien vastaavuudet
Tuoterekisterin kenttien vastaavuudet

Netvisor-Severa -integraatio on toteutettu niin, että asiakas- ja tuoterekisteri siirtyvät automaattisesti Severasta Netvisoriin tai Netvisorista Severaan. Tämän lisäksi voidaan myös siirtää Severan työt/projektit ja yksiköt automaattisesti Netvisoriin laskentakohteiksi tai nämä tiedot voivat siirtyä myös Severasta Netvisoriin esimerkiksi laskun siirron yhetydessä. Automaattisesti siirrettävien rekistereiden synkronointi tapahtuu ajastetusti noin neljänkymmenen minuutin välein. Huomioi, että käyttöönottossa rekistereiden synkronointi voi kestää kauemmin. Synkronointiasetuksia voi muokata käyttäjä, jolla on yrityksen käyttöoikeuksissa Käyttäjähallitsija (KH)-rooli.

Rekistereiden synkronointi

"Netvisor-Severa liittymän asetukset" -välilehdellä otetaan kantaa liittymän automaattisesti siirtyvien rekistereiden asetuksiin. Asetuksien lisäämistä varten tulee käyttäjällä olla KH-oikeudet Netvisorissa. Asiakas- ja tuoterekistereiden siirto tehdään järjestelmien välillä automaattisesti ajastetusti noin 40 minuutin välein ja laskentakohteiden siirto tapahtuu viimeistään seuraavan yön aikana.

Asiakasrekisteri

Asiakasrekisteri voidaan siirtää joko Netvisorista Severaan tai Severasta Netvisoriin (katso kuva yllä, kohta 1). Asiakastietojen osalta liittymä tuo uusia asiakkaita sekä päivittää olemassa olevien asiakkaiden muuttuneita tietoja asiakaskoodin perusteella. Liittymä siirtää myös passiiviset asiakkaat Netvisorista Severaan ja toisinpäin, jos siirtoasetus on Severasta Netvisoriin. Huomioi, että lähtöjärjestelmästä poistettuja asiakkaita ei kuitenkaan poisteta kohdejärjestelmästä.

Kun asiakastietoja ollaan siirtämässä Severasta Netvisoriin päin, tulee Severan asiakaskortilta löytyä siirron kannalta pakolliset tiedot:

• Y-tunnus (paitsi jos kyseessä on henkilöasiakas)
• Nimi
• Osoitetiedon tulee löytyä pääkonttorin alta
• Severan asiakasnumeroa ei saa löytyä Netvisorista.
• Verkkolaskuoperaattorin tulee olla tuettu Netvisorissa ja kirjoitusmuoto tulee vastata Netvisorin muotoa. Katso tuetut verkkolaskuoperaattorit taulukosta

Kun asiakastietoja ollaan siirtämässä Netvisorista Severaan päin, Netvisorin asiakaskortilta tulee löytyä asiakasnumero. Asiakasnumero ei saa alkaa nollalla ja se saa sisältää ainoastaan numeroita. Asiakasnumero on pakollinen tieto Severassa.

Mikäli asiakasrekisterin osalta valitaan "Ei siirretä - Käytä tilapäisasiakasta" -valinta, on varmistettava, että Netvisorin asiakasrekisteristä löytyy "TEMP"- asiakaskoodilla varustettu tilapäisasiakas, jolloin tuotavat laskut voidaan kohdistaa kyseiselle asiakkaalle.

Tuoterekisteri

Tuoterekisteri voidaan siirtää joko Netvisorista Severaan tai Severasta Netvisoriin (katso kuva yllä, kohta 2). Tuotteiden osalta liittymä tuo uusia tuotteita, mutta asiakastiedoista poiketen liittymä ei päivitä olemassaolevien tuotteiden tietoja. Lähtöjärjestelmästä poistettuja tuotteita ei myöskään poisteta kohdejärjestelmästä.

Mikäli tuoterekisterin osalta valitaan "Ei siirretä - Käytä tilapäistuotetta" -valinta, on varmistettava, että Netvisorin tuoterekisteristä löytyy "TEMP" -tuotekoodilla varustettu tilapäistuote, jolloin laskurivit voidaan kohdistaa kyseiselle tuotteelle.

Työt/projektit

Severan työt/projektit ja yksiköt on mahdollista siirtää laskentakohteiksi Netvisoriin (katso kuva yllä, kohta 3). Valinta "Siirretään Severan projektit laskentakohteiksi Netvisoriin" tuo esille "Laskentakohdeotsikot" - valikon (kuva yllä, kohta 4), jossa voidaan valita, minkä Netvisorin laskentakohdeotsikon alle Severan työt/projektit ja ja liiketoimintayksiköt listautuvat. Mikäli valinta jätetään jomman kumman otsikon osalta tyhjäksi, ei kyseisiä kohteita luoda Netvisoriin automaattisesti. Laskentakohteiden osalta liittymä tuo uusia projekteja ja yksikköjä sekä päivittää olemassa olevien laskentakohteiden muuttuneita nimitietoja. "Tuo myös töiden vaiheet" -valinnalla voidaan Severasta tuoda myös töiden vaiheet laskentakohteiksi Netvisoriin (kuva yllä, kohta 5). Vaiheet tulee olla Severassa numeroitu yksilöllisesti, jotta esimerkiksi saman nimisten vaiheiden siirto onnistu järjestelmien välillä.

Ajastettu tuonti mahdollistaa kaikkien laskentakohteiden luomisen kerralla, jolloin Netvisorin ostolaskurivit on mahdollista viedä kuluriveiksi Severaan. Laskentakohdetietoja siirtyy Severasta Netvisoriin myös myynti- ja matkalaskujen siirtojen yhteydessä, mikäli myynti- ja matkalaskujen siirtoasetuksiin on määritetty laskentakohteiden siirtyminen ja tuotavaa laskentakohdetta ei vielä löydy Netvisorin laskentakohteista. 

Asiakasrekisterin kenttien vastaavuudet

Alla olevassa taulukossa on Severan ja Netvisorin asiakasrekisterin kenttien vastaavuudet

Tuoterekisterin kenttien vastaavuudet

Alla olevassa taulukossa on Severan ja Netvisorin tuoterekisterin kenttien vastaavuudet.

Mikäli jo siirrettyjen tuotetietojen osalta on tehty muutoksia Severassa, niin kyseisten tuotteiden tiedot eivät päivity enää järjestelmien välillä.