Laskentakohteiden, asiakas- ja tuoterekisterien siirto
Rekistereiden synkronointi
Asiakasrekisterin kenttien vastaavuudet
Tuoterekisterin kenttien vastaavuudet
Netvisor-Severa -integraatio on toteutettu niin, että asiakas- ja tuoterekisteri siirtyvät automaattisesti Severasta Netvisoriin tai Netvisorista Severaan. Tämän lisäksi voidaan myös siirtää Severan työt ja yksiköt automaattisesti Netvisoriin laskentakohteiksi tai nämä tiedot voi siirtyä myös Severasta Netvisoriin esim. laskun siirron yhetydessä. Automaattisesti siirrettävien rekisterien synkronointi tapahtuu ajastetusti noin neljänkymmenen minuutin välein. Huomioi, että käyttöönottossa rekistereiden synkronointi voi kestää kauemmin. Synkronointiasetuksia voi muokata käyttäjä, jolla on yrityksessä oikeuksissa Käyttäjähallitsija (KH)-rooli.
Rekistereiden synkronointi
"Netvisor-Severa liittymän asetukset" -välilehdellä otetaan kantaa liittymän automaattisesti siirtyvien rekistereiden asetuksiin. Asetuksien lisäämistä varten tulee käyttäjällä olla KH-oikeudet Netvisorissa. Asiakas- ja tuoterekistereiden siirto tehdään järjestelmien välillä automaattisesti ajastetusti n. 40 minuutin välein sekä laskentakohteiden siirto tapahtuu viimeistään seuraavan yön aikana.
Asiakasrekisteri voidaan siirtää joko Netvisorista Severaan tai Severasta Netvisoriin (katso kuva yllä, kohta 1). Asiakastietojen osalta liittymä tuo uusia asiakkaita sekä päivittää olemassa olevien asiakkaiden muuttuneita tietoja asiakaskoodin perusteella. Huomioi, että lähtöjärjestelmästä poistettuja asiakkaita ei kuitenkaan poisteta kohdejärjestelmästä.
Kun asiakastietoja ollaan siirtämässä Severasta Netvisoriin päin, tulee Severan asiakaskortilta löytyä siirron kannalta pakolliset tiedot:
- Y-tunnus
- Nimi
- Osoitetiedon tulee löytyä pääkonttorin alta
- Severan asiakasnumeroa ei saa löytyä Netvisorista.
- Verkkolaskuoperaattorin tulee olla tuettu Netvisorissa ja kirjoitusmuoto tulee vastaa Netvisorin muotoa. Katso tuetut verkkolaskuoperaattorit taulukosta
Kun asiakastietoja ollaan siirtämässä Netvisorista Severaan päin, Netvisorin asiakaskortilta tulee löytyä asiakasnumero. Asiakasnumero ei saa alkaa nollalla ja se saa sisältää ainoastaan numeroita. Asiakasnumero on pakollinen tieto Severassa.
Mikäli asiakasrekisterin osalta valitaan "Ei siirretä - Käytä tilapäisasiakasta" -valinta, on varmistettava, että Netvisorin asiakasrekisteristä löytyy "TEMP"- asiakaskoodilla varustettu tilapäisasiakas, jolloin tuotavat laskut voidaan kohdistaa kyseiselle asiakkaalle.
Tuoterekisteri voidaan siirtää joko Netvisorista Severaan tai Severasta Netvisoriin (2). Tuotteiden osalta liittymä tuo uusia tuotteita, mutta asiakastiedoista poiketen liittymä ei päivitä olemassaolevien tuotteiden tietoja. Lähtöjärjestelmästä poistettuja tuotteita ei myöskään poisteta kohdejärjestelmästä.
Mikäli tuoterekisterin osalta valitaan "Ei siirretä - Käytä tilapäistuotetta" -valinta, on varmistettava, että Netvisorin tuoterekisteristä löytyy "TEMP" -tuotekoodilla varustettu tilapäistuote, jolloin laskurivit voidaan kohdistaa kyseiselle tuotteelle.
Severan työt ja yksiköt on mahdollista siirtää laskentakohteiksi Netvisoriin (3). Valinta "Siirretään Severan projektit laskentakohteiksi Netvisoriin" tuo esille "Laskentakohdeotsikot" - valikon (4), jossa voidaan valita, minkä Netvisorin laskentakohdeotsikon alle Severan työt ja ja liiketoimintayksiköt listautuvat. Mikäli valinta jätetään jomman kumman otsikon osalta tyhjäksi, ei kyseisiä kohteita luoda Netvisoriin automaattisesti. Laskentakohteiden osalta liittymä tuo uusia projekteja ja yksikköjä sekä päivittää olemassa olevien laskentakohteiden muuttuneita nimitietoja. "Tuo myös töiden vaiheet" -valinnalla voidaan Severasta tuoda myös töiden vaiheet laskentakohteiksi Netvisoriin (5). Vaiheet tulee olla Severassa numeroitu yksilöllisesti, jotta esim. saman nimisten vaiheiden siirto onnistu järjestelmien välillä.
Ajastettu tuonti mahdollistaa kaikkien laskentakohteiden luomisen kerralla, jolloin Netvisorin ostolaskurivit on mahdollista viedä kuluriveiksi Severaan. Laskentakohdetietoja siirtyy Severasta Netvisoriin myös myynti- ja matkalaskujen siirtojen yhteydessä, mikäli myynti- ja matkalaskujen siirtoasetuksiin on määritetty laskentakohteiden siirtyminen ja tuotavaa laskentakohdetta ei vielä löydy Netvisorin laskentakohteista.
Asiakasrekisterin kenttien vastaavuudet
Alla olevassa taulukossa on Severan ja Netvisorin asiakasrekisterin kenttien vastaavuudet
Kenttä Netvisorissa | Kenttä Visma Severassa | Merkkimäärä/Lisätietoja |
Asiakaskoodi | Asiakasnumero | Ei saa alkaa nollalla, esim. 0001, kun tietoja siirretään Netvisorista Severaan päin. |
Asiakkaan nimi | Asiakkaan nimi | Pakollinen tieto, että asiakastiedot siirtyvät Netvisoriin |
Verkkolaskuosoite | Verkkolaskuosoite | |
Operaattoritunnus | Välittäjän tunnus | Verkkolaskuoperaattorin kirjoitusmuodon tulee vastata Netvisorin muotoa, muutoin asiakastiedot eivät siirry Netvisoriin. Alla olevasta taulukosta löytyy lista Netvisorin sallimista verkkolaskuoperaattoreista. |
Kommentti | Muistiinpanot | |
Sähköpostiosoite / sähköpostilaskutusosoite | Sähköposti | Jos Netvisorissa on aktivoitu sähköisistä palvelukanavista Myyntilaskun välitys sähköpostitse- kanava päälle, viedään Severassa oleva sähköpostiosoite molempiin Netvisorin kenttiin. |
Y-tunnus | Y-tunnus | Pakollinen tieto, että asiakastiedot siirtyvät Netvisoriin |
Kotisivut | Www-sivu | |
Laskutusosoite | Osoite | Laskutustiedot siirtyvät, kun Severassa on valittu "Laskutus" -valinta yhteystieto valintoihin sekä laskutusosoite tulee olla valittu yrityksen pääkonttorin osoitteeksi |
Postitoimipaikka | Kaupunki | |
Postinumero | Postinumero | |
Maa | Maa | |
Puhelin | Puhelin | |
Telefax | Faksi | |
Toimipaikan nimi | Asiakkaan nimi | Toimitusosoitetiedot siirtyvät, jos Severassa on valittu Posti -valinta osoitteen tallennuksen yhteydessä. |
Osoite | Osoite | |
Kaupunki | Kaupunki | |
Postinumero | Postinumero | |
Maa | Maa | |
Laskun kieli | Kieli | |
Aktiivinen | Aktiivinen |
Alla on lista Netvisorin tuetuista verkkolaskuoperaattoreista ja operaattoritunnuksista:
Verkkolaskuoperaattori | Tunnus |
Aktia/Paikallisosuuspankki | HELSFIHH |
Ålandsbanken | AABAFI22 |
Apix Messaging Oy | 00372332748700001 |
BasWare Einvoices Oy | BAWCFI22 |
CGI Suomi (ent. Logica Suomi Oy) | 003703575029 |
Danske Bank | DABAFIHH |
DNB Bank ASA, Finland Branch | DNBAFIHX |
Enfo | 003714377140 |
Handelsbanken | HANDFIHH |
InExchange Factorum AB | SE556700997101 |
Liaison Technologies Oy (ent. Anilinker) | 003708599126 |
Maventa | 003721291126 |
Nordea | NDEAFIHH |
OpusCapita (ent. Itella) | 003710948874 |
Osuuspankki | OKOYFIHH |
Pagero | 003723609900 |
POP Pankki | POPFFI22 |
Säästöpankki | ITELFIHH |
S-Pankki/LähiTapiola | SBANFIHH |
TeliaSonera Finland Oyj | 003714756079 |
TietoEnator | 003701011385 |
Tuoterekisterin kenttien vastaavuudet
Alla olevassa taulukossa on Severan ja Netvisorin tuoterekisterin kenttien vastaavuudet.
Mikäli jo siirrettyjen tuotetietojen osalta on tehty muutoksia Severassa, niin kyseisten tuotteiden tiedot eivät päivity enää järjestelmien välillä.
Kenttä Netvisorissa | Kenttä Visma Severassa | Merkkimäärä/Lisätietoja |
Tuotekoodi | Tuotteen koodi | Annettava Netvisorissa, että tiedot siirtyvät Severaan |
Tuotenimike | Nimi | Vain 100 merkkiä voidaan siirtää, tuonti epäonnistuu jos Netvisor nimike ylittää tuon |
Hankintahinta | Kulu | Asetetaan nollaksi Netvisorissa, jos Severasta ei saada arvoa |
Perushinta | Yksikköhinta | Asetetaan nollaksi Netvisorissa, jos Severasta ei saada arvoa. Aina nettohinta. |
Alv-kanta | ALV | Asetetaan nollaksi Netvisorissa, jos Severasta ei saada arvoa |
Yksikkö | Yksikkö | |
Kuvaus | - | |
Aktiivinen | Aktiivinen | |
Myyntituote | - | Siirrettävä tuote merkitään aina Netvisorissa myyntituotteeksi siirron yhteydessä |