Palkansaajan perustiedot
SISÄLLYSLUETTELO
Palkansaajan perustietojen hallinnan käyttöoikeudet
Palkansaajanäkymään pääsee palkansaajan nimestä porautumalla tai uutta palkansaajaa luodessa perusasetusten antamisen jälkeen. Palkansaajan tiedot on jaettu eri välilehdille. Jos ollaan perustamassa uutta palkansaajaa, muut välilehdet ja ensimmäisen välilehden "Verokortit"- ja "Palkkaperusteet"-linkit eivät näy ennen kuin perustiedot on ensimmäisen kerran tallennettu. Ilman P-roolia käyttäjä näkee vain ensimmäisen välilehden ja senkin rajoitetusti.
Palkansaajan tiedot
Perustiedot
Palkansaajan perustiedoissa on tähdellä merkitty pakolliset tiedot.
Nimi
Palkansaajan etunimi ja sukunimi.
Tallentamisen jälkeen tietoja ei voi muokata tämän näkymän kautta vaan tulee mennä käyttäjätietojen hallintaan Yritysvalikko > Käyttäjät ja roolit > Palkansaajat -välilehti
Aktiivinen vai passiivinen: Ei vaikuta palkanlaskennan laskutukseen
Palkansaaja on oletusarvona aktiivinen. Palkansaaja voidaan asettaa passiiviseksi ottamalla Aktiivinen-kohdasta rasti pois. Tämä voidaan tehdä myös palkansaajalistauksessa massatoimintona.
Esimerkiksi yrityksen lopettaneet palkansaajat voidaan asettaa passiiviseksi, jolloin henkilöt poistuvat näkyvistä palkanlaskennan eri listauksista ja raporteilta (Työaika, lomapäiväkirjanpito).
Palkansaajien historiatiedot säilytetään ja palkansaajan voi aktivoida milloin tahansa.
HUOM! Henkilön passivoinnilla ei ole vaikutusta laskutukseen. Laskutusperuste on henkilöiden käytössä olevat palvelut (Palkanlaskenta/Työajankirjaus). Tästä on kerrottu lisää erillisessä ohjeessa (HRM laskutusperusteet).
Palkansaajan numero
Palkansaajan numeroa käytetään integraatioiden yhteydessä ja yritysten omien tarpeiden mukaan.
Kenttä voidaan jättää tyhjäksi.
Palkansaajan kieli
Valittavana ovat kielet suomi, ruotsi ja englanti. Palkansaaja saa palkkalaskelmansa valitulla kielellä.
Palkkalajien ja kirjauslajien käännökset on asetettavissa palkkalajien ja kirjauslajien asetuksissa. Tällöin käännökset näkyvät palkansaajalle tämän asetuksen mukaisesti. Jos käännöksiä ei ole annettu, tulevat nämä tiedot näkyviin aina suomeksi.
Palkkamalli
Palkansaaja kohdistetaan halutulle palkkamallille, joka ohjaa palkanlaskennan kulun ohjelmistossa.
Kaikki palkansaajat on liitettävä jollekin palkkamallille, jotta palkanlaskenta voidaan suorittaa. Matkakulujen käsittely on mahdollista myös ilman palkkamallia.
Yhteystiedot
Tähän annetaan palkansaajan yhteystiedot, puhelin ja osoitetiedot.
Sähköposti: Sähköpostiosoite on tarpeen, jos palkansaajalle toimitetaan työajansyötön turvalinkki.
Puhelinnumero
Palkansaajan puhelinnumeron saa tallennettua palkansaajaa perustaessa. Kun palkansaaja on perustettu, puhelinnumero löytyy "Käyttäjät ja roolit" -sivulta: Yrityksen nimi > Käyttäjät ja roolit > Palkansaajat -välilehti ja palkansaajan nimestä pääsee muokkaamaan puhelinnumeroa.
Kotipaikka
Palkansaajan verotuskunnan nimi tai nimi ja numero.
IBAN tilinumero
Tilinumero ei ole pakollinen kenttä. Ilman tilinumeroa palkkoja tai matkalaskuja ei voida kuitenkaan maksaa Netvisorin kautta.
Tilinumero voidaan myös syöttää vanhassa muodossa, jolloin tieto muunnetaan automaattisesti tallentamisen yhteydessä IBAN-muotoon ja lisätään BIC-koodi. Tilinumero kannattaa tallentaa ilman välilyöntejä.
Veronumero
Verokortilla oleva veronumero voidaan syöttää tähän.
Työsuhteen tiedot
Työsuhteen tietojen täyttäminen onnistuu suoraan palkansaajaa perustaessa. Tallentamisen jälkeen työsuhdetiedot siirtyvät omalle välilehdelleen palkansaajan tietoihin.
Työsuhteen tiedot siirtyvät palkansaajan perustietojen tallentamisen jälkeen omalle välilehdelleen.
Palkansaajan perustamisvaiheessa työsuhdetietoja kysytään perustietojen yhteydessä. Perustietojen tallentamisen jälkeen työsuhteiden tiedot näkyvät Työsuhteet -välilehdellä.
Työsuhteiden syöttäminen on ohjelmassa vapaaehtoista, mutta nämä tulee olla täytettynä vakuutusilmoituksia tehtäessä.
Perustietojen tallentamisen jälkeen palkansaajan muut välilehdet avautuvat muokattaviksi, ja loput tiedot voidaan antaa.
Yhtäjaksoisen työsuhteen alkupäivä
Yhtäjaksoisen työsuhteen aloituspäivämäärä liittyy lomalaskentaan ja sitä käytetään esimerkiksi kun palkansaaja siirtyy konsernin sisällä (ns. Yhtymääntulopäivä). Tiedosta tarkemmin tällä sivulla kohdassa Palkansaajan työsuhteet.
Aloituspäivämäärä
Alkamispäivä tarkoittaa uuden työsuhteen ensimmäistä päivää.
Lopetuspäivämäärä
Työsuhteen lopetuspäivämäärä. Tämä päivämäärä tulee automaattisesti viimeisen palkkalaskelman palkkajakson lopetuspäivämääräksi.
Työsuhteen tapa
Tähän voidaan erotella työntekijöiden roolit yrityksessä. Vaihtoehtona ovat työsuhteinen, vuokratyöntekijä, ammatinharjoittaja tai muu vastaava, harjoittelija ja talkootyö.
Päättymisen syy
Jos kyseessä ei ole toistaiseksi voimassaoleva työsuhde, tulee päättymispäivän yhteydessä antaa myös päättymisen syy. Vaihtoehtoina ovat:
- Normaali työsuhteen päättyminen
- Työntekijän vanhuuseläke
- Työntekijän kuolema
- Työntekijän oma pyyntö
- Työntekijästä johtuva syy
- Työsuhteen määräaikaisuus
- Työsuhteen päättyminen koeaikana
- Työsuhteen purkaminen
- Yrityksen konkurssi
- Yrityksen omistajan vaihtuminen
- Yrityksen tuotannolliset ja taloudelliset syyt
Palkkalaskelman toimitustapa
Määrittää tulostetaanko palkkalaskelma paikallisesti vai tulostuspalvelun kautta, jolloin palkkalaskelma lähetetään e-kirjeenä. Kolmantena vaihtoehtona on myös verkkopalkka, jolloin palkkalaskelma toimitetaan palkansaajan verkkopankkiin. Lisää verkkopalkasta täältä.
Ammattinimike
Palkansaajan ammattinimike.Tämä näkyy palkansaajan palkkalaskelmalla.
Liukuman seuranta aloitettu
Työajanhallinnassa voidaan aloittaa tietystä päivämäärästä lähtien työajan liukumien seuranta. Ohjelma alkaa kerryttää henkilölle liukumaa kun aloituspäivämäärä on asetettu, muutoin liukumaa ei kerry.
Liukuma seurannan alkaessa
Liukuman käyttöönottovaiheessa voidaan ilmoittaa edellisestä järjestelmästä kertyneet liukumatunnit alkusaldoksi. Miinusmerkkinen liukuma tallennetaan - merkkisenä.
Kommentti
Kommentti kenttään voidaan tallentaa muistilapuksi palkanlaskijalle tietoja palkanlaskentaa varten.
Nämä eivät tulostu palkansaajan palkkalaskelmalle.
Teksti ennen palkkalaskelman rivejä
Tähän kenttään annetut tiedot tulostuvat palkkalaskelmalle.
Teksti jälkeen palkkalaskelma rivejä
Tähän kenttään annetut tiedot tulostuvat palkkalaskelmalle.
Palkansaajan velkatili
Palkansaajan velkatili vaikuttaa matka- ja palkkaennakkojen käsittelyyn.
Suosituksena on työntekijöiden saamistili 1751 tai muu vastaava tili tililuettelosta.
Ulosotto
Ulosotossa olevalle palkansaajalle asetetaan tästä ulosotto päälle, sekä annetaan henkilömäärä ulosotossa elatuksen varassa olevista henkilöistä. Mikäli elatuksen varassa ei ole henkilöitä, jätetään kenttä tyhjäksi.
Ohjelma laskee annettujen tietojen pohjalta päiväkohtaisen suojaosuuden. Ohjelma laskee palkanlaskennan muodostuksessa automaattisesti ulosoton palkkalaskelmalle.
Ei sosiaaliturvamaksun alainen
Palkansaajan perustiedoissa on valinta kuuluuko henkilö sosiaaliturvamaksun alaisuuteen vai ei. Tällä valinnalla vaikutetaan kyseisen palkansaajan kaikkiin suorituksiin.
Vuosilomatiedot
Lomapäivien kertymäsääntö
Palkansaajalle voidaan asettaa lomapäivien kertymäsääntö, joka määrittää työsuhteen pituuden perusteella kuukaudessa kertyvien lomapäivien määrän.
Lomaprosentin sääntö
Palkansaajalle voidaan myös antaa sääntö, joka työsuhteen pituuden avulla määrittää oikean lomaprosentin.
Työssäoloehto
Työssäoloehto kertoo montako työpäivää kuukaudessa tulee olla, jotta lomapäivien kertymäsäännön mukainen määrä päiviä kertyy kuukaudelta.
Vaihtoehtoina:
14 päivää: lomat kertyvät kuulta jos kuussa työpäiviä vähintään 14
35 tuntia: lomat kertyvät kuulta jos kuussa työtunteja vähintään 35
Ei ehtoa: lomat kertyvät kuulta oli päivät tai tunnit mitä vain
Mikäli palkansaajalla ei ole käytössä resurssihallintapalvelua, ei työssäoloehtoa aseteta. Ohjelma hakee tehdyt työtunnit ja työpäivät työajankirjauksesta. Mikäli työajankirjausta ei käytetä, ei ohjelma saa haettua työssäoloehdon mukaisia työpäiviä tai tunteja, jolloin ei kerry ollenkaan lomapäiviä.
Automaattilaskenta vakuutuksilla / tilityksillä
Pudotusvalikosta valitaan TyEL ja työttömyysvakuutusmaksu käsittely.
Automaattinen käsittely huomio henkilön iän, jolloin ohjelma käyttää automaattisesti oikeaa prosenttia palkanlaskennassa.
Valinta vaikuttaa käsittelyyn myös tilityksissä.
Valitut palvelut: vaikuttavat laskutukseen
Palvelujen valinnalla avataan palkanlaskenta tai / ja resurssinhallinta (työaika ja matkalaskut) palkansaajalle päälle. Nämä valinnat vaikuttavat Netvisorin laskutukseen.
Netvisor laskuttaa palkanlaskentapalvelusta ja resurssinhallinnasta (työaika ja matkalaskut) käyttäjäkohtaisen veloituksen.
Kun työntekijän työsuhde päättyy, on työsuhdetietojen lisäksi muistettava poistaa palvelun valinnasta valinnat päältä pois.
Palvelujen päättäminen katkaisee palvelun käytön ja veloituksen ko. henkilön osalta kalenterikuukauden päättyessä.
Palkanlaskentapalvelu
Kun palkanlaskentapalvelu on valittu päälle, voidaan suorittaa palkanlaskenta, maksatus, raportoinnit, jaksotukset sekä vuosittaiset ilmoitukset.
Resurssinhallinta (työaika, matka- ja kululaskut)
Kun resurssinhallintapalvelu on valittu päälle, voidaan suorittaa työaikakirjaukset, matkalaskujen ja -kulujen kirjaukset, raportoinnit ja ohjaukset suoraan palkanlaskentaan.
Oletuslaskentakohteet
Laskentakohteet, jotka on perustettu kirjanpidossa (Taloushallinto > Asetukset > Laskentakohteiden hallinta), ovat valittavissa palkansaajalle oletuslaskentakohteiksi.
Oletuslaskentakohteet jakavat palkkalaskelman laskennan oletuslaskentakohteelle.
Käyttäjän on mahdollista yliajaa oletuslaskentakohde työajankirjauksissa, matka- ja kulukirjauksissa sekä palkanlaskennassa.
Mikäli tähän valitaan useampi laskentakohde, ohjelma vie palkkalaskelman kulut 100%:lla jokaiselle valitulle laskentakohteelle.
Matka- ja kulukirjausoikeudet
Sivun alareunasta löytyvät asetukset, joilla voidaan ohittaa yrityshierarkian tarkastus- ja hyväksymisoikeuksia.
Palkansaajan takaa voidaan antaa valitulle käyttäjälle oikeudet asiatarkastaa ja/tai hyväksyä henkilön matkalaskuja, vaikkei hänellä yrityshierarkian mukaan näihin olisikaan oikeutta.
Jos nämä asetukset ovat tyhjät, toimii hyväksyntä ja asiatarkastus yrityshierarkian oikeuksien mukaisesti.
Lisätiedot-välilehdeltä löytyy palkansaajan liitteiden hallinta. Lisää uusi liitetiedosto -linkistä avautuu toiminto, jolla uusi liite voidaan painikkeella hakea, antaa sille selite ja tallentaa.
Lisätietoihin voidaan tallentaa mm. verokortit ja työsopimukset.
Palkkatilastossa näkyvät kuluvan palkkajakson palkkalajitilasto sekä kumulatiiviset summat. Tiedot ilmestyvät kun ensimmäinen palkkalaskelma on muodostettu.
Palkansaajan muutoshistoria -välilehti pitää sisällään lokitietoa palkansaajalle tehdyistä muutoksista. Ensimmäinen rivi muodostuu kun palkansaaja luodaan järjestelmään. Muutoshistoria ei kerro kaikkia palkansaajalle tehtyjä muutoksia. Muutoshistoriassa näkyvät mm. valitut palvelut, palkkamallin muutokset ja liukumaseurannan aloitus.
Työsuhteet välilehdellä nähdään kaikki palkansaajan työsuhteet.
Työsuhteiden syöttäminen on ohjelmassa vapaaehtoista, mutta nämä tulee olla täytettynä vakuutusilmoituksia tehtäessä.
Taulukossa näkyvät palkansaajalle lisätyt työsuhdetiedot.
Työsuhteet saavat olla keskenään päivämäärien puolesta päällekkäisiä, mutta tällöin päivämäärät näytetään punaisella.
Jokaisella työsuhteella on tila, joka tulkitaan päivämäärien ja nykyhetken perusteella (alkamassa, voimassa, päättymässä, päättynyt).
Palkansaajaa perustettaessa perustietojen asettamisen yhteydessä kysytään myös työsuhteen tietoja. Nämä tiedot tulevat näkyviin tähän listaukseen.
Työsuhdetaulukkoon saa uuden rivin lisättyä Lisää työsuhde -linkistä. Linkki avaa alla olevan ikkunan.
Alkamispäivä
Tarkoittaa uuden työsuhteen ensimmäistä päivää.
Yhtäjaksoisen työsuhteen aloituspäivä
Yhtymään tulopäivä. Tieto liittyy lomalaskentaan. Työsuhteen pituus lasketaan tästä päivämäärästä jos se on annettu, muutoin alkamispäivästä. Yhtäjaksoisen työsuhteen alkamispäivä voi olla sama kuin Alkamispäivä.
Uutta työsuhdetta perustettaessa ohjelma tarjoaa yhtäjaksoisen työsuhteen alkupäiväksi edellisen työsuhteen alkamispäivää tai edellisellä työsuhteella olevaa yhtäjaksoisen työsuhteen alkamispäivää.
Käyttöesimerkkejä:
Palkansaaja on aloittanut yrityksessä Z alunperin 1.4.2011 ja siirtyy nyt ns. vanhana työntekijänä yritykseen X alkaen 1.10.2015. Tällöin palkansaajalle kertyy myös uudessa yrityksessä lomaa siten kuin hänen työsuhteensa olisi alkanut jo 1.4.2011. Tällöin yrityksessä X hänen uusi työsuhteensa tallennettaisiin siten, että Aloituspäiväksi merkittäisiin 1.10.2015 ja Yhtäjaksoisen työsuhteen aloituspäiväksi 1.4.2011.
Palkansaaja on työskennellyt yrityksessä 1.5.2008 alkaen. Palkansaajan työtehtävä/palkkaustapa vaihtuu 1.9.2015 alkaen. Tällöin hänen uusi työsuhde tallennettaisiin siten, että Alkamispäiväksi merkittäisiin 1.9.2015 ja Yhtymääntulopäiväksi 1.5.2008.
Jos kyseessä ei ole toistaiseksi voimassaoleva työsuhde, tulee päättymispäivän yhteydessä antaa myös päättymisen syy. Muut tiedot ovat valinnaisia ja päivämäärät eivät saa olla keskenään ristiriidassa.
Tiedon muokkaaminen
Työsuhteen tietoja voi muokata työsuhdelistauksessa kunkin rivin lopussa olevasta Muokkaa- ikonista. Muokkaus avautuu samanlaiseen pieneen ikkunaan kuin lisääminenkin.
Tiedon poistaminen
Lisätyn työsuhdetiedon voi poistaa rivin lopussa olevasta punaisesta rastista.
Palkansaajalle muodostetut palkkalaskelmat (pdf-tiedostot) kootaan näkyville Palkkalaskelmat-välilehdelle. Laskelman saa auki sen Näytä-linkistä.
Laskelmat tallentuvat palkansaaja tietoihin maksamisen jälkeen.
Sivulla näytetään palkkamalli ja palkkajakso, missä laskelma on mukana.
Palkansaajien tietojen hallintaa varten tarvitaan HRM:n toimintokohtaisissa oikeuksissa Palkansaajien hallinta -kohtaan muokkausoikeudet. HRM-profiilit, joissa valmiina tarvittava oikeus: Palkansaaja, Kaikki oikeudet, Hyväksyjä ja Yrityksen johto
Myös rooleilla on vaikutusta palkansaajien tietojen käsittelyyn:
Ei rooleja:
Saa porautua vain hierarkiaoikeuksien mukaisille palkansaajille.
Näkee näkymästä vain ensimmäisen välilehden ja saa hallita vain osaa tiedoista (Nimi --> Pankin BIC-koodi).
Perustiedoista on jätetty pois näkyviltä aktiivisuus ja hierarkiataso. Ei näe ensimmäisen välilehden Verokorttitiedot- ja ja Palkkaperusteet-linkkejä
Henkilötietojen hallinnoija -rooli
Saa porautua vain hierarkiaoikeuksien mukaisille palkansaajille.
Näkee ja saa hallita kaikkia sivun tietoja.
Ei näe ensimmäisen välilehden Verokorttitiedot- ja ja Palkkaperusteet-linkkejä.
Saa porautua kaikille palkansaajille ja näkee kaikki näkymän välilehdet.
Näkee ja saa hallita kaikkien sivujen kaikkia tietoja.
Voi porautua ensimmäiseltä välilehdeltä verokorteille ja palkkaperusteisiin