Luo uusi matka- ja kululasku

Ohjevideot

Matkalaskun luominen
Matkalaskun hyväksyminen
Mobil Scanner, kuitin liittäminen olemassa olevaan matkalaskuun

Sisältö

Uuden matka- ja kululaskun luominen
Tehtävät -näkymä
Matkalaskun perustiedot
Matkan otsikko
Kuvaus
Osallistujat
Matkalaskun asiatarkastaja
Matkalaskun hyväksyjä
Perustietojen muokkaaminen
Kulurivin lisääminen
Lisää muu kulu
Lisää muu kulu valuutassa
Lisää matkakulu
Lisää päiväraha
Päivärahalaskuri
Esimerkki päivärahalaskurin käytöstä
Päivärahalaskurilla lisätyn rivin poistaminen
Kopioi valitut rivit
Kulurivin palauttaminen ja poistaminen
Liitteet
eScan aineiston liittäminen matkalaskulle
Muun kuin eScan-dokumentin liittäminen
Kulurivin jakaminen
Matkalaskun laskentakohteet
Matkalasku PDF-muotoon
Matkalaskun poistaminen
Matkalaskun hyväksyntäkierto
Käyttöoikeudet

Uuden matka- ja kululaskun luominen

Jotta yritykseen voi luoda matkalaskuja, on oltava valittuna Matkat -lisäpalvelu käyttöön. Palkansaajalla tulee olla valittuna resurssihallintapalvelu (matkat) käyttöön.

Uuden matkalaskun saa luotua Matkat -osiosta valitsemalla "Uusi matkalasku" tai Netvisorin etusivulla oikeasta reunasta "Luo uusi" -valikosta.

Matkat > Uusi matkalasku

Matka- ja kulukirjauksen käsittelynäkymään pääsee matkalaskun nimestä porautumalla (esim. matkalaskulistauksesta). Matkalaskunäkymään pääsee myös uutta matkalaskua luotaessa perustietojen antamisen jälkeen.

Tehtävät -näkymä

Tehtävän käsittely -näkymässä on mahdollista liittää matkalaskurivejä tehtävälle.

Tehtävänäkymän ensimmäisellä välilehdellä on oikeassa alareunassa "Taloustilanne ja laskutus" -laatikko, josta tehtävälle voi luoda uuden matkalaskun (linkittyy tehtävälle kuluksi), vaikka ei Taloustiedot-välilehdelle olisikaan oikeuksia.

Matkalaskun perustiedot

Uutta matkalaskua luodessa voidaan antaa matkalaskun perustiedot.

Matkalaskun perustietoja ovat otsikko, kuvaus ja osallistujat. Perustiedoissa voidaan asettaa myös poikkeuksena tietona asiatarkastaja ja hyväksyjä. Oletuksena matkalasku noudattaa yrityshierarkiassa rakennettua hyväksyntäkiertoa. Matkalaskun tietoja pääsee muokkamaan "Muokkaa otsikon tietoja" -linkistä.

Matkan otsikko

Matkan otsikoksi annetaan matkalaskun nimi. Tätä voidaan käyttää matkalaskun tarkennetussa haussa.

Kuvaus
Vapaamuoinen teksi, joka tarkentaa/täydentää otsikon tietoja.

Osallistujat

Matkalaskulla tulee olla vähintään yksi osallistuja, jolle kulurivit tullaan maksamaan. Kulurivejä voidaan luoda matkalaskulle vain henkilöille, jotka on valittu listalta osallistujiksi. Useamman osallistujan valinta onnistuu valitsemalla henkilöitä listalta pitäen Ctrl-painiketta pohjassa.

Jos käyttäjä on luotu palkansaajaksi, hän näkee listalla itsensä ja voi siten luoda itselleen matkalaskuja. Käyttäjä näkee myös muita palkansaajia hierarkiaoikeuksiensa mukaisesti. Käyttäjä, jolla on palkanlaskijan (P) -rooli, näkee listalla kaikki palkansaajat.

Listalla näkyy sekä aktiiviset että passiiviset palkansaajat. Listalla näkyvät myös palkansaajat, joilla resurssienhallinta ei ole enää käytössä. Tällaisille käyttäjille ei tosin voi lisätä uusia kulurivejä.

Käyttöohje: Palkanlaskennan laskutusperusteet

Matkalaskun asiatarkastaja

Oletuksena matkalaskurivien asiatarkastaminen tapahtuu yrityshierarkian hierarkiaoikeuksien mukaisesti. Silloin matkalaskun perustiedoissa tämä rivi näkyy tyhjänä.

Asiatarkastus on vapaaehtoinen valinta ja sen voi asettaa käyttöön tai ottaa pois käytöstä palkanlaskennan asetuksista.

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset

Jos tätä käsittelyä halutaan laajentaa / asettaa poikkeus, voidaan matkalaskulle tähän kohtaan valita matkalaskun kautta hyväksyjä, joka saa siten itselleen hyväksyntäoikeudet kaikkiin kyseisen matkalaskun riveihin.

Asiatarkastaja -valintalistaan tuodaan käyttäjät, joilla on asiatarkastusoikeus johonkin hierarkiatasoon.

Matkalaskun hyväksyjä

Oletuksen matkalaskurivien hyväksyntä tapahtuu yrityshierkian hierarkiaoikeuksien mukaisesti. Silloin matkalaskun perustiedoissa tämä rivi näkyy tyhjänä.

Hyväksyjä-valintalistaan tuodaan käyttäjät, joilla on hyväksyntäoikeus johonkin hierarkiatasoon.

Käyttöohje: Yrityshierarkiat

Perustietojen muokkaaminen

Matka- ja kululaskun perustietoja voi muokata oikeasta yläreunasta löytyvän "Muokkaa otsikon tietoja" -linkin kautta.

Linkki avaa tiedot muokkaustilaan. Muutokset voidaan tallentaa matkalaskun "Tallenna"-painikkeella, joka löytyy perustietojen (tai keskeneräisten matkalaskurivien, jos sellaisia on) alta.

Kulurivin lisääminen

Jokaiselle kululajityypille on omat lisäyslinkkinsä:

Lisää muu kulu
Lisää muu kulu valuutassa
Lisää matkakulu
Lisää päiväraha

Uuden matka- tai kulurivin saa lisättyä vihreästä plussasta. Rivi ilmestyy matkalaskulle, josta on pudotusvalikosta valittavissa haluttu kulurivi.

Kulurivityyppejä on kolme erilaista: Kilometrikorvaus, Päiväraha sekä Muu kulu.

Lisää muu kulu

Muu kulu -rivillä voidaan valita käyttäjän ylläpitämiä kululajeja. Kululajit löytyvät yrityskohtaisista palkkalajeista.

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit > Verottomat kustannusten korvaukset. Palkkalajin lähteenä on Matkalasku - kulurivit.

Muu kulu -valikkoon voidaan lisätä vaihtoehtoja lisäämällä uusia palkkalajeja yrityskohtaisista palkkalajeista. Kun palkkalajin Lähde -valinta on "Matkalasku - kulurivit", tulee palkkalaji näkyviin Muu kulu -valikkoon.

Käyttöohje: Uuden kululajin luominen matka- ja kulukirjauksiin

Muu kulu -rivillä on myös valittavana ALV-kanta arvonlisäveron käsittelyä varten.

Lisää muu kulu valuutassa

Lisää muu kulu valuutassa antaa samat valinnat kuin "Lisää muu kulu", mutta valuutaksi voidaan eurojen sijaan valita joku muu.

Netvisor noutaa automaattisesti Euroopan Keskuspankin noteraamat valuuttakurssit edelliseltä pankkipäivältä. Mikäli Euroopan Keskuspankki ei valuuttakurssia noteeraa, näkyy kyseisen valuutan kurssina Netvisorissa nolla ja käyttäjän tulee itse lisätä valuuttakurssi.

EKP:n noteeraamat valuuttakurssit näet täältä: https://www.suomenpankki.fi/fi/Tilastot/valuuttakurssit/taulukot/

Lisää matkakulu

Lisää matkakulu -rivillä järjestelmässä on valmiina verottajan julkaisemat kilometrikorvaukset. Näiden arvot päivitetään automaattisesti Netvisorin toimesta vuosittain.

Yksikköhinta tulee automaattisesti, kun kuluvalinta on tehty.

Lisää päiväraha

Lisää päiväraha -rivillä järjestelmässä on valmiina verottajan ilmoittamat päivärahojen määrät. Näiden arvot päivitetään Netvisoriin automaattisesti vuosittain.

Matkan keston perusteella syntyvä oikeus korvaukseen jää käyttäjän määritettäväksi. Kalenteritoiminnallisuus ei toistaiseksi automaattisesti laske korvaukseen oikeuttavien päivien lukumäärää. Tätä varten on oma Päivärahalaskuri.

Päivärahalaskuri

Päiväraharivien lisämiseen voidaan myös käyttää päivärahalaskuria. Laskuriin syötetään tiedot ja se muodostaa tarvittavan määrän päiväraharivejä.

Laskuri noudattaa verohallinnon matkustussääntöjä päivärahojen laskennassa.
Laskurin lisäasetuksissa voidaan muun muassa valita sisältääkö päivä ruuan vai ei ja tietoa kätyetään päivärahan suuruuden laskemisessa.

Esimerkki päivärahalaskurin käytöstä

Henkilö lähtee kotoaan työmatkalle kohti Norjaa. Ensimmäiseen sijaintiin hän täppää "Matkustus lentokoneella/laivalla" -ruudun, merkitsee matkan Kohteeksi Norjan ja Alkuaikaan milloin hän on kotoa lähtenyt:

Lisää uusi sijainti -painikkeella saat uuden ruudun.

Lisää seuraavaksi sijainniksi määränpäämaa, Alkuaikaan sinne saapumisaika ja Loppuaikaan hetki jolloin lähdet takaisin kotimatkalle:

Viimeiseen sijaintiin täppää "Matkustus lentokoneella/laivalla" -ruutu, laita Kohteeksi Suomi ja Loppuaikaan se milloin olet palannut takaisin kotiin:

Tallenna matka.

Ohjelma laskee päivärahat annettujen tietojen pohjalta noudattaen verottajan päivärahojen arvoja ja matkustussääntöjä:

Päivärahalaskurilla lisätyn rivin poistaminen

Mikäli päivärahalaskurilla lisätty matkan yksi kulurivi halutaan poistaa, poistetaan tällöin matkaan kuuluvat muut päiväraharivit, jotka kuuluvat alku- ja loppupäivämäärän välille.

Ohjelma ilmoittaa kulurivin poistamisesta, että kaikki rivit poistetaan. Koko matkalaskua ei poisteta, vaan muut kulurivit ja matkalaskun tiedot säilyvät ennallaan päivärahalaskurilla lisätyn kulurivin poiston jälkeen.

Kopioi valitut rivit

Rivejä voidaan kopioida muille osallistujille. Tämä tapahtuu valitsemalla kopioitavat rivit ja painamalla "Kopioi valitut rivit" -linkkiä.

Linkistä avautuu ikkuna, josta voidaan valita kelle ostalistujille valitut rivit kopioidaan. Useamman palkansaajan valinta onnistuu valitsemalla henkilöitä listalta pitämällä Ctrl-painiketta pohjassa.

Jos rivillä on laskentakohteita ja ne halutaan korvata sen palkansaajan oletuslaskentakohteilla, jolle rivi kopioidaan, voidaan valita "Aseta laskentakohteet käyttäjien takaa -valinta". Kopioimalla muodostuneet uudet rivit tulevat aina keskeneräisiksi riveiksi.

Kulurivin palauttaminen ja poistaminen

Kulurivi voidaan palauttaa takaisin edelliseen vaiheeseen valitsemalla rivin perässä olevasta punaisesta nuolesta.

Ennen palautusta, ohjelma kysyy haluatko varmasti palauttaa valitun rivin muokattavaksi.

Kun matkalasku on kuittaamatta, voi rivin poistaa punaisesta ruksista.

Liitteet

Kaikille kuluriveille voidaan liittää liitetiedostoja, esimerkiksi skannattuja kuitteja, ostolaskurivejä tai eScan -dokumentteja. Kulurivi tulee ensin olla tallennettu matkalaskulle, jotta liitteen lisääminen on mahdollista.

eScan-dokumentin liittäminen riville

eScan-aineistoa voi liittää matkalaskujen keskeneräisille matkalaskuriveille. Rivin tallentamisen jälkeen liittämistoiminto aktivoituu. Sama eScan-kuva on mahdollista liittää kerralla useammalle riville. Lue tarkemmat ohjeet: eScan-aineiston liittäminen matkalaskulle

Matkalaskulle skannatun kuitin liittäminen tapahtuu vasta kulurivin tallentamisen jälkeen. Klikkaa "Kohdista kuitti" -linkkiä halutulta riviltä, niin näkyvissä oleva liite kohdistetaan tähän kuluriviin.

Muun kuin eScan-dokumentin liittäminen

Lisääminen tapahtuu rivin lopulla olevasta Liitteet -ikonista. Ikonin perässä näkyy kyseisen rivin liitetiedostojen määrä. Ikonia klikkaamalla avautuu pieni ikkuna, jossa näkyy rivin liitteet. "Lisää uusi liitetiedosto" -linkistä tulee esille toiminto uuden liitetiedoston lisäämistä varten.

Liitteen voi lisätä valitsemalla Lisää liitteitä painikkeesta ja valita liitettävän tiedoston tietokoneen kansioista tai suoraan valita tiedostokansion raahaamalla ruutuun.

Liiteen saa poistettua lehtiö kuvasta uudelleen painamalla ja valitsemalla Poista.

Kulurivin jakaminen

Ostolaskulta matkalaskulle tuodut rivit voidaan matkalaskulla jakaa useammaksi riviksi. Näin voi esimerkiksi ilmoittaa hotelliyöpymisen kulut todellisten ALV-prosenttien mukaan. Matkalaskurivin jakaminen säilyttää linkityksen ostolaskulle myös uusien rivien osalta.

Jakamislinkki ilmestyy näkyville kun ostolaskulta tuotu rivi avataan muokkaustilaan. Tällä keinolla voit esimerkiksi ilmoittaa hotelliyöpymisen kulut todellisten ALV-prosenttien mukaan.

Jos jaettujen rivien yhteisumma ei täsmää, tulee tästä tallennuksen yhteydessä virheilmoitus ja virheen aiheuttaneet rivit näytetään punaisella.

Lue lisää: Ostolaskurivien käsittely matkalaskulla

Matka- ja kululaskun laskentakohteet

Matka- ja kulurivien laskentakohteet voidaan asettaa matkalaskunäkymän toiselta välilehdeltä. Jos palkansaajan taakse on asetettu oletuslaskentakohteita tulevat tiedot oletuksena palkansaajalle luodulle kuluriville.

Rivin laskentakohteita voidaan muokata rivin perässä olevasta muokkausikonista, joka avaa rivin muokkautilaan. Muutokset tallennetaan sivun alareunaan ilmestyvästä tallannuspainikkeesta.

Matkalasku PDF-muotoon

Koko matkalasku on mahdollista saada PDF-muotoon sivun oikean yläreunan toimintolinkeistä "Muodosta PDF" -linkistä.

Linkistä avautuu PDF-esikatselu näkymä, josta matkalaskun voi tulostaa tai tallentaa tietokoneelle. PDF-tulosteessa näkyy myös kooste koko matkalaskusta ja sen summista.

Matkalaskun poistaminen

Matkalaskun voi poistaa sivun oikean yläreunan toimintolinkeistä "Poista matkalasku" -linkistä. Ohjelma kysyy ennen poistoa, haluatko varmasti poistaa matkalaskun ja kaikki sen rivit?

Matkalaskun hyväksyntäkierto

Matkalaskujen hyväksyntäkierto, aina rivien luomisesta maksatukseen asti, on kuvattu vaiheittain omalla ohjesivullaan.

Lue lisää: Matka- ja kululaskujen käsitteleminen

Käyttöoikeudet

Matkalaskunäkymään pääsemiseksi tarvitaan palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa luku- tai muokkausoikeus ajanhallinnan "Matkalaskujen hallinta" -kohtaan.

Matkalaskujen käsittelyyn liittyvistä käyttöoikeuksista on tarkemmin omalla sivullaan: Käyttöoikeudet: Matkalaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä