Uuden matka- ja kululaskun luominen
Sisältö
Matkan otsikko
Kuvaus
Osallistujat
Matkalaskun asiatarkastaja
Matkalaskun hyväksyjä
Perustietojen muokkaaminen
MATKA- JA KULURIVIN LISÄÄMINEN
Lisää muu kulu
Lisää muu kulu valuutassa
Lisää matkakulu
Lisää päiväraha
Päivärahalaskuri
Kopioi valitut rivit
MATKA- JA KULURIVIN PALAUTTAMINEN JA POISTAMINEN
eScan aineiston liittäminen matkalaskulle
Muun kuin eScan-dokumentin liittäminen
Matka- ja kulukirjauksen käsittelynäkymään pääsee matkalaskun nimestä porautumalla (esim. matkalaskulistauksesta). Matkalaskunäkymään pääsee myös uutta matkalaskua luotaessa perustietojen antamisen jälkeen.
Matkalaskujen käsittelyn käyttöoikeudet
Matkalaskujen käsittelyyn liittyvistä käyttöoikeuksista on tarkemmin omalla sivullaan: Käyttöoikeudet: Matkalaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä
Uuden matka- ja kululaskun luominen
Uuden matka- ja kululaskun saa luotua useammasta paikasta Matkat > Matka- ja kululaskut > Uusi matkalasku tai Netvisor näkymän "Luo uusi" -valikosta.
Tehtävänäkymä (CRM)
Tehtävänäkymä (ensimmäinen välilehti).
Tehtävänäkymän ensimmäisellä välilehdellä on oikeassa alareunassa Taloustilanne ja laskutus -laatikko, josta tehtävälle voi luoda uuden matkalaskun (linkittyy tehtävälle kuluksi), vaikka ei Taloustiedot-välilehdelle olisikaan oikeuksia.
Uutta matkalaskua luodessa annetaan matkalaskun perustiedot.
Matkalaskun perustietoja ovat otsikko, kuvaus, osallistujat sekä asiatarkastaja ja hyväksyjä. Matkalaskun tietoja pääsee muokkamaan "Muokkaa otsikon tietoja".
Matkan otsikko
Matkalaskun nimi. Tätä voidaan käyttää matkalaskun haussa.
Kuvaus
Vapaamuoinen teksi, joka tarkentaa/täydentää otsikkoa.
Osallistujat
Matkalaskulla tulee olla vähintään yksi osallistuja, jolle kulurivit tullaan maksamaan. Kulurivejä voidaan luoda matkalaskulle vain henkilöille, jotka on valittu listalta osallistujiksi. Useamman osallistujan valinta onnistuu valitsemalla henkilöitä listalta pitäen Ctrl-painiketta pohjassa.
Jos käyttäjä on luotu palkansaajaksi, hän näkee listalla itsensä ja voi siten luoda itselleen matkalaskuja. Hän näkee myös muita palkansaajia hierarkiaoikeuksiensa mukaisesti. Käyttäjä, jolla on P-rooli, näkee listalla kaikki palkansaajat.
Listalla näkyy sekä aktiiviset että passiiviset palkansaajat. Listalla näkyvät myös palkansaajat, joilla resurssienhallinta ei ole enää käytössä. Tällaisille käyttäjille ei tosin voi lisätä uusia rivejä.
Matkalaskun asiatarkastaja
Oletuksena matkalaskurivien asiatarkastaminen tapahtuu yrityshierarkian hierarkiaoikeuksien mukaisesti. Silloin matkalaskun perustiedoissa tämä rivi näkyy tyhjänä.
Jos tätä käsittelyä halutaan laajentaa / asettaa poikkeus, voidaan matkalaskulle tähän kohtaan valita matkalaskun kautta hyväksyjä, joka saa siten itselleen hyväksyntäoikeudet kaikkiin kyseisen matkalaskun riveihin.
Asiatarkastaja-valintalistaan tuodaan käyttäjät, joilla on asiatarkastusoikeus johonkin hierarkiatasoon.
Matkalaskun hyväksyjä
Oletuksen matkalaskurivien hyväksyntä tapahtuu yrityshierkian hierarkiaoikeuksien mukaisesti. Silloin matkalaskun perustiedoissa tämä rivi näkyy tyhjänä.
Jos tätä käsittelyä halutaan laajentaa / asettaa poikkeus, voidaan matkalaskulle tähän kohtaan valita matkalaskun kautta hyväksyjä, joka saa siten itselleen hyväksyntäoikeudet kaikkiin kyseisen matkalaskun riveihin.
Hyväksyjä-valintalistaan tuodaan käyttäjät, joilla on hyväksyntäoikeus johonkin hierarkiatasoon.
Perustietojen muokkaaminen
Matka- ja kululaskun perustietoja voi muokata oikeasta yläreunasta löytyvän "Muokkaa otsikon tietoja" -linkin kautta.
Linkki avaa tiedot muokkaustilaan. Muutokset voidaan tallentaa matkalaskun "Tallenna"-painikkeella, joka löytyy perustietojen (tai keskeneräisten matkalaskurivien, jos sellaisia on) alta.
Matka- ja kulurivin lisääminen
Jokaiselle kululajityypille on omat lisäyslinkkinsä.
Uuden matka- tai kulurivin saa lisättyä vihreästä plussasta. Rivi ilmestyy matkalaskulle, josta on pudotusvalikosta valittavissa haluttu kulurivi.
Kulurivityyppejä on kolme erilaista: Kilometrikorvaus, Päiväraha sekä Muu kulu.
Lisää muu kulu
Muu kulu -rivillä voidaan valita käyttäjän ylläpitämiä kululajeja. Kululajit löytyvät yrityskohtaisista palkkalajeista Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit > Verottomat kustannusten korvaukset. Palkkalajin lähteenä on Matkalasku - kulurivit.
Muu kulu -valikkoon voidaan lisätä vaihtoehtoja lisäämällä uusia palkkalajeja yrityskohtaisista palkkalajeista. Kun palkkalajin Lähde-valinta on Matkalasku - kulurivit, tulee palkkalaji näkyviin Muu kulu -valikkoon.
Muu kulu -rivillä on myös valittavana ALV-kanta arvonlisäveron käsittelyä varten.
Lisää muu kulu valuutassa
Lisää muu kulu valuutassa antaa samat valinnat kuin lisää muu kulu, mutta valuutaksi voidaan eurojen sijaan valita joku muu.
Lisää matkakulu
Lisää matkakulu -rivillä järjestelmässä on valmiina verottajan julkaisemat korvauskohteet ja niiden yksikköhinnat. Nämä päivitetään vuosittain Netvisorin toimesta vuoden vaihteessa.
Yksikköhinta tulee automaattisesti kun kuluvalinta on tehty.
Lisää päiväraha
Lisää päiväraha -rivillä järjestelmässä on valmiina verottajan ilmoittamat kullekin verovuodelle voimassa olevat yksikköhinnat korvauksille.
Matkan keston perusteella syntyvä oikeus korvaukseen jää käyttäjän määritettäväksi, kalenteritoiminnallisuus ei toistaiseksi automaattisesti laske korvaukseen oikeuttavien päivien lukumäärää. Tätä varten on oma Päivärahalaskuri.
Päivärahalaskuri
Päiväraharivien lisämiseen voidaan myös käyttää päivärahalaskuria. Laskuriin syötetään tiedot ja se muodostaa tarvittavan määrän päiväraharivejä.
Laskuri noudattaa verohallinnon matkustussääntöjä päivärahojen laskennassa.
Laskurin lisäasetuksissa voidaan muunmuassa valita sisältääkö päivä ruuan vai ei ja tietoa kätyetään päivärahan suuruuden laskemisessa.
Esimerkki päivärahalaskurin käytöstä:
Henkilö lähtee kotoaan työmatkalle kohti Norjaa. Ensimmäiseen sijaintiin hän täppää Matkustus lentokoneella/laivalla -ruudun, merkitsee matkan Kohteeksi Norjan ja Alkuaikaan milloin hän on kotoa lähtenyt:
Lisää uusi sijainti -painikkeella saat uuden ruudun.
Lisää seuraavaksi sijainniksi määränpäämaa, Alkuaikaan sinne saapumisaika ja Loppuaikaan hetki jolloin lähdet takaisin kotimatkalle:
Viimeiseen sijaintiin täppää Matkustus lentokoneella/laivalla -ruutu, laita Kohteeksi Suomi ja Loppuaikaan se milloin olet palannut takaisin kotiin:
Tallenna matka.
Ohjelma laskee päivärahat annettujen tietojen pohjalta noudattaen verottajan päivärahojen arvoja ja matkustussääntöjä:
Kopioi valitut rivit
Rivejä voidaan kopioida muille osallistujille. Tämä tapahtuu valitsemalla kopioitavat rivit ja painamalla Kopioi valitut rivit -linkkkiä.
Linkistä avautuu ikkuna, josta voidaan valita kelle ostalistujille valitut rivit kopioidaan. Useamman palkansaajan valinta onnistuu valitsemalla henkilöitä listalta pitämällä Ctrl-painiketta pohjassa.
Jos rivillä on laskentakohteita ja ne halutaan korvata sen palkansaajan oletuslaskentakohteilla, jolle rivi kopioidaan, voidaan valita "Aseta laskentakohteet käyttäjien takaa -valinta". Kopioimalla muodostuneet uudet rivit tulevat aina keskeneräisiksi riveiksi.
Matka- ja kulurivin palauttaminen ja poistaminen
Kulurivi voidaan palauttaa takaisin edelliseen vaiheeseen valitsemalla rivin perässä olevasta punaisesta nuolesta.
Ennen palautusta, ohjelma kysyy haluatko varmasti palauttaa valitun rivin muokattavaksi.
Kun matkalasku on kuittaamatta, voi rivin poistaa punaisesta ruksista.
Kaikille riveille voidaan liittää liitetiedostoja, esimerkiksi skannattuja kuitteja, ostolaskurivejä tai eScan -dokumentteja. Rivi tulee ensin olla tallennettu, jotta liitteen lisääminen on mahdollista.
eScan-dokumentin liittäminen riville
eScan-aineistoaa voi liittää matkalaskujen keskeneräisille matkalaskuriveille. Rivin tallentamisen jälkeen liittämistoiminto aktivoituu. Sama eScan-kuva on mahdollista liittää kerralla useammalle riville. Lue tarkemmat ohjeet: eScan-aineiston liittäminen matkalaskulle
Matkalaskulle skannatun kuitin liittäminen tapahtuu vasta kulurivin tallentamisen jälkeen. Klikkaa "Kohdista kuitti" -linkkiä halutulta riviltä, niin näkyvissä oleva liite kohdistetaan tähän kuluriviin.
Muun kuin eScan-dokumentin liittäminen
Lisääminen tapahtuu rivin lopulla olevasta Liitteet -ikonista. Ikonin perässä näkyy kyseisen rivin liitetiedostojen määrä. Ikonia klikkaamalla avautuu pieni ikkuna, jossa näkyy rivin liitteet. Lisää uusi liitetiedosto -linkistä tulee esille toiminto uuden liitetiedoston lisäämistä varten.
Liitteen voi lisätä valitsemalla Lisää liitteitä painikkeesta ja valita liitettävän tiedoston tietokoneen kansioista tai suoraan valita tiedostokansion raahaamalla ruutuun.
Liiteen saa poistettua lehtiö kuvasta uudelleen painamalla ja valitsemalla Poista.
Ostolaskulta matkalaskulle tuodut rivit voidaan matkalaskulla jakaa useammaksi riviksi. Näin voi esimerkiksi ilmoittaa hotelliyöpymisen kulut todellisten ALV-prosenttien mukaan. Matkalaskurivin jakaminen säilyttää linkityksen ostolaskulle myös uusien rivien osalta.
Jakamislinkki ilmestyy näkyville kun ostolaskulta tuotu rivi avataan muokkaustilaan. Tällä keinolla voit esimerkiksi ilmoittaa hotelliyöpymisen kulut todellisten ALV-prosenttien mukaan.
Jos jaettujen rivien yhteisumma ei täsmää, tulee tästä tallennuksen yhteydessä virheilmoitus ja virheen aiheuttaneet rivit näytetään punaisella.
Lue lisää: Ostolaskurivien käsittely matkalaskulla
Matka- ja kululaskun laskentakohteet
Matka- ja kulurivien laskentakohteet voidaan asettaa matkalaskunäkymän toiselta välilehdeltä. Jos palkansaajan taakse on asetettu oletuslaskentakohteita tulevat tiedot oletuksena palkansaajalle luodulle kuluriville.
Rivin laskentakohteita voidaan muokata rivin perässä olevasta muokkausikonista, joka avaa rivin muokkautilaan. Muutokset tallennetaan sivun alareunaan ilmestyvästä tallannuspainikkeesta.
Koko matkalasku on mahdollista saada PDF-muotoon sivun oikean yläreunan toimintolinkeistä Muodosta PDF -linkistä.
Linkistä avautuu PDF-esikatselu näkymä, josta matkalaskun voi tulostaa tai tallentaa tietokoneelle.
Matkalaskun voi poistaa sivun oikean yläreunan toimintolinkeistä Poista matkalasku -linkistä. Ohjelma kysyy ennen poistoa, haluatko varmasti poistaa matkalaskun ja kaikki sen rivit?
Matkalaskujen hyväksyntäkierto, aina rivien luomisesta maksatukseen asti, on kuvattu vaiheittain omalla ohjesivullaan.
Lue lisää: Matkalaskujen hyväksyntäkierto
Matkalaskunäkymään pääsemiseksi tarvitaan palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa luku- tai muokkausoikeus ajanhallinnan Matkalaskujen hallinta -kohtaan. Matkalaskujen käsittelyyn liittyvistä käyttöoikeuksista on tarkemmin omalla sivullaan: Käyttöoikeudet: Matkalaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä
