Yrityshierarkiat

Yrityshierarkian rakentaminen
Hierarkiaoikeuksien määritteleminen
Esimerkki hierarkiaoikeuksien asettamisesta
Käyttöoikeudet

Yrityshierarkiaa käytetään määrittelemään eritasoisia henkilöstöryhmiä. Yrityshierarkialla määritellään hyväksymisoikeus tietyn ryhmän henkilöihin. Yrityshierarkiaa käytetään eri käyttäjäroolien kanssa käyttöoikeuksien laajuuden rajaamiseen. Yrityshierarkiaa voidaan käyttää palkansaajien tietojen näkemiseen, Työaikatapahtumien hyväksymiseen, Matka- ja kululaskujen asiatarkastamiseen ja hyväksymiseen sekä Palkkalaskelmien hyväksymiseen.

Yrityshierarkian rakentaminen

Hierarkian ylimpänä tasona on aina yrityksen nimi, jonka alle yrityshierarkia rakennetaan. Eri tasoille voidaan muodostaa alatasoja ja niille taas omia alatasoja, niin moneen portaaseen kuin on tarpeen. Hierarkiaa luotaessa on huomioitava se, että ylempi hierarkiataso antaa oikeuden aina myös kaikkiin sen alatasoihin.

Uuden hierarkiatason lisääminen

Pääset näkymään näin: Yritysvalikko > Yrityshierarkiat

1. Paina Lisää uusi hierarkia -linkkiä
2. Anna hierarkiatasolle nimi
3. Valitse minkä tason alle uusi hierarkia lisätään
4. Tallenna

Hierarkiatason muokkaaminen

Perustetun hierarkiatason nimeä ja sijaintia Yrityshierarkiassa voidaan muokata.

1. Klikkaa muokattavan hierarkiatason kohdalta Muokkaa-kuvaketta
2. Muokkaa hierarkiatason nimeä tai määritä sille uusi sijainti
3. Tallenna

Hierarkiatason poistaminen

Hierarkiataso voidaan poistaa rivin perässä olevasta punaisesta ruksista. Hierarkiatason voi poistaa vain silloin kun sitä ei ole käytetty palkkahallinnossa eikä se ole valittuna kenenkään palkansaajan oletushierarkiatasoksi. Esimerkiksi kun palkansaajalle on kytkettynä Oletushierarkiataso ja hänelle muodostetaan matkalasku, niin kyseinen hierarkiataso tallentuu matkalaskulle. Tämän jälkeen sen tason poistaminen ei enää ole mahdollista. Hierarkiatasoon kohdistetut Asiatarkastus- ja Hyväksyntäoikeudet eivät estä hierarkiatason poistamista. Kun hierarkiataso poistetaan, poistetaan samalla myös kaikki sen alatasot, vaikka niille olisi liitettynä palkansaajia.

Hierarkiaoikeuksien määritteleminen

Kun hierarkiarakenne on valmis, määritellään palkansaajille heidän oletushierarkiataso sekä lisätään Asiatarkastus- ja Hyväksymisoikeudet halutuille henkilöille. Määritteleminen tehdään "Hierarkiaoikeudet"-välilehdellä.

1. Klikkaa palkansaajan rivillä Muokkaa-kuvaketta
2. Määritä Oletushierarkiatasoksi se taso, jolle palkansaaja itse kuuluu (katso kuva alla, kohta 1)
3. Määritä Asiatarkastusoikeudeksi se tasolle minkä tietoja hän saa asiatarkastaa (2)
4. Määritä Hyväksymisoikeudeksi se taso minkä tietoja hän saa Hyväksyä (3)
5. Tallenna (4)
6. Sulje ikkuna (5)

   

Asiatarkastus-sarake näkyy vain jos Palkanlaskennan asetuksista on määritelty Matkalaskujen asiatarkastus käyttöön.

Massatoimintotyökalu

Palkansaajan Oletushierarkiat voidaan määritellä myös massatyökalulla Palkansaajalistauksessa.

1. Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus
2. Valitse käsiteltävät palkansaajat
3. Käsittele x valittua
4. Muokkaa käyttöoikeuksia > Aseta hierarkiataso
5. Valitse haluttu hierarkiataso > Tallenna

Kaikki hierarkia-asetukset näet Palkansaajalistauksessa valitsemalla: Näytä sarakkeet -valikosta kohta Käyttöoikeudet>Hierarkiataso/Asiatarkastusoikeus/Hyväksymisoikeus

Esimerkki hierarkiaoikeuksien asettamisesta
Esimerkissä on johdon henkilöitä, esimiehiä ja työntekijöitä, joille on asetettu kuvan mukainen hierarkia. Alempana on kuvattu miten tässä esimerkissä eri käyttöoikeudet toimivat.

Oletushierarkiataso-sarake

• Reino Reilu on Toimistopäällikkö. Hänelle on asetettu Oletushierarkiatasoksi ylin taso eli yrityksen nimi.
• Antti Asentaja on asennuksen työntekijä. Hänelle on asetettu Oletushierarkiatasoksi taso "Asentajat".
• Mikko Myyjä on myynnin työntekijä. Hänelle on asetettu Oletushierarkiatasoksi taso "Myyjät".
• Matti Myyntipäällikkö on myynnin esimies. Hänelle on asetettu Oletushierarkiatasoksi taso "Tiiminvetäjät".
• Ossi Omistaja on yrityksen omistaja, hänelle on asetettu Oletushierarkiatasoksi ylin taso eli yrityksen nimi.
• Teija Teknikko on asentajien esimies. Hänelle on asetettu Oletushierarkiatasoksi taso "Tiiminvetäjät".

Asiatarkastusoikeus-sarake

• Reino Reilu on Toimistopäällikkö. Hänelle ei ole asetettu Asiatarkastusoikeuksia.
• Antti Asentaja on asennuksen työntekijä. Hänelle ei ole asetettu Asiatarkastusoikeuksia.
• Mikko Myyjä on myynnin työntekijä. Hänelle on asetettu Asiatarkastusoikeuksia.
• Matti Myyntipäällikkö on myynnin esimies. Hänelle on asetettu Asiatarkastusoikeus tasoon "Asentajat" ja "Myyjät". Hänellä on oikeus asiatarkastaa sellaisten henkilöiden matka- ja kululaskuja, joiden Oletushierarkiatasona on "Asentajat" tai "Myyjät". Eli esimerkkitapauksessa Antti Asentaja ja Mikko Myyjän.
• Ossi Omistaja on yrityksen omistaja. Hänelle ei ole asetettu Asiatarkastusoikeuksia.
• Teija Teknikko on asentajien esimies. Hänelle on asetettu Asiatarkastusoikeus tasoon "Asentajat". Hänellä on tällöin oikeus asiatarkastaa sellaisten henkilöiden matka- ja kululaskuja, joiden Oletushierarkiatasona on "Asentajat". Eli esimerkkitapauksessa Antti Asentajan.

Hyväksymisoikeus-sarake

• Reino Reilu on Toimistopäällikkö. Hänelle on asetettu Hyväksymisoikeus tasoon "Tiiminvetäjät". Hänellä on oikeus hyväksyä sellaisten henkilöiden matka- ja kululaskuja, tuntikirjauksia ja palkkalaskelmia, joiden oletushierarkiatasona on "Tiiminvetäjät". Eli esimerkkitapauksessa Matti Myyntipäällikön ja Teija Teknikon.
• Antti Asentaja on asennuksen työntekijä. Hänelle ei ole asetettu Hyväksymisoikeuksia.
• Mikko Myyjä on myynnin työntekijä. Hänelle ei ole asetettu Hyväksymisoikeuksia.
• Matti Myyntipäällikkö on myynnin esimies. Hänelle on asetettu Hyväksymisoikeus tasoon "Myyjät". Hänellä on oikeus hyväksyä sellaisten henkilöiden matka- ja kululaskuja, tuntikirjauksia ja palkkalaskelmia, joiden Oletushierarkiatasona on "Myyjät". Eli esimerkkitapauksessa Mikko Myyjän.
• Ossi Omistaja on yrityksen omistaja. Hänelle on asetettu Hyväksymisoikeus kaikkein ylimpään tasoon, jolloin hän voi hyväksyä kaikkien henkilöiden matka- ja kululaskuja, tuntikirjauksia ja palkkalaskelmia. Ylempi hierarkiataso sisältää aina oikeudet myös kaikkiin alempiin hierarkioihin. Eli Hyväksymisoikeudella tasoon "TEST-Palkkamalli testi" saa oikeuden myös tasoihin "Asentajat", "Myyjät" ja "Tiiminvetäjät".
• Teija Teknikko on asennuksen esimies. Hänelle on asetettu Hyväksymisoikeus tasoon "Asentajat", jolloin hän voi hyväksyä sellaisten henkilöiden matka- ja kululaskuja, tuntikirjauksia ja palkkalaskelmia, joiden Oletushierarkiatasona on "Asentajat". Eli esimerkkitapauksessa Antti Asentajan.

Käyttöoikeudet

Yrityshierarkia-näkymään vaaditaan Käyttäjähallitsijan-rooli (KH) tai Tilitoimiston pääkäyttäjä -rooli (TPK). Palkansaajien oletushierarkiatason voi asettaa Palkansaajalistauksen kautta myös Henkilötietojen hallinnoija -roolilla (HH) tai Palkanlaskija-roolilla (P).

Palkanlaskija-rooli (P) ohittaa hierarkiaoikeudet, joten P-roolilla käyttäjä saa oikeuden kaikkiin palkansaajiin Yrityshierarkian asetuksista riippumatta.

Esimies-rooli (E) ja Henkilötietojen hallinnoja -rooli (HH) kunnioittavat määriteltyä yrityshierarkiaa. Joten niillä voi hallinnoida vain sellaisia palkansaajia, joihin on yrityshierarkian kautta asiatarkastus- tai hyväksymisoikeus.

Katso tarkempi ohjeistus HRM osion rooleista ja niiden käyttötarkoituksista.