Palkkalaskelman korjaaminen
Palkkalaskelman tietoja voidaan joutua korjaamaan jälkikäteen, vaikka itse palkan maksamiseen ei aiheudukaan näkyvää muutosta. Tällainen tilanne voi syntyä esimerkiksi virheellisen laskentakohteen tai tiliöinnin vuoksi, jolloin tositteen tietoihin pitää tehdä muutoksia ja tämä halutaan toteuttaa palkanlaskennan kautta. Tositetta on mahdollista muokata myös käsin Accounting-osion puolella, jolloin palkkalaskelmia ei tarvitse muokata.
Palkkalaskelmia korjataan "Palkkalaskelmat ja -jaksot" -osiossa, johon pääset "Palkat"-valikosta, otsakkeen "Palkanlaskenta" alta.
1. Palkkajakson tilan tarkistaminen / muuttaminen
Ennen palkkalaskelman korjaamisen aloittamista, varmista että palkkajakson tila on "Avoin" (katso kuva alla, kohta 1).
Mikäli jakso on tilassa "Käsitelty", tulee se ensin avata.
- Valitse käsiteltävä palkkajakso
- Klikkaa "Merkitse palkkajakso avoimeksi" -painiketta näkymän vasemmasta alakulmasta
2. Tositteen poistaminen
Tosite poistetaan kirjanpidosta Accounting-osion puolella. Pääset porautumaan tositteelle palkanlaskentaprosessista klikkaamalla, "Valmiit palkkalaskelmat" -otsakkeen alta, tositteen linkkiä (katso kuva alla, kohta 1).
Siirryttyäsi Tositteen muokkaus -näkymään, valitse oikeasta yläkulmasta "Tositekohtaiset toiminnot" > "Poista tosite".
Mikäli tositetta ei poisteta jää se Accounting-osion puolelle, koska palkkalaskelmien palauttaminen ei poista tositetta vaan ainoastaan katkaisee linkityksen palkkalaskelmille. Mikäli tositetta ei ole tarpeen poistaa, voidaan se jättää Accounting-osioon.
3. Palkkalaskelmien palauttaminen käsittelemättömäksi
Palauta kaikki tositteella olleet palkkalaskelmat käsittelemättömiksi klikkaamalla palkansaajarivin oikeasta reunasta "Palauta"-kuvaketta (katso kuva alla, kohta 1). Palkkalaskelma siirtyy vaiheeseen "Käsittelemättömät palkkalaskelmat". Palauttaminen ei tässä palkanlaskentaprosessin vaiheessa poista palkkalaskelmaa kokonaan vaan palauttaa sitä vain palkanlaskentaprosessin käsittelyvaiheissa taaksepäin.
4. Korjaa palkkalaskelman tiedot
Tee tässä vaiheessa kaikki tarvittavat korjaukset virheellisille palkkalaskelmille. Pääset "Muokkaa"-linkistä, "Palkkalaskelman rivitiedot" -näkymään.
Tässä palkanlaskentaprosessin vaiheessa "Poista"-sarakkeen punainen ruksi poistaa palkkalaskelman kokonaan. Ohjelma pyytää vielä varmistuksen palkkalaskelman poistamiseen.
5. Vie palkanlaskentaprosessi loppuun
Kun tarvittavat korjaukset on tehty, valitse palkkalaskelmat ja klikkaa "Merkitse valitut käsitellyksi" -painiketta.
Koska palkkalaskelmat on jo lähetetty palkansaajille, voit ohittaa lähettämisen valitsemalla "Tulosta valitut" -painikkeen (katso kuva alla, kohta 1) ja sen jälkeen "Merkitse tulostetuksi" -painikkeen (2).
Koska palkkalaskelmat on jo maksettu, voit ohittaa vaiheen kuittaamalla palkkalaskelmat maksetuksi, "Merkitse valitut maksetuksi" -painikkeella (katso kuva alla, kohta 1). Valitse tämän jälkeen "Tallenna ja merkitse maksetuksi" (2).
6. Uuden tositteen muodostaminen
Tositetta muodostettaessa tarkasta aina muodostettavan tositteen tiedot ensin "Tositteen esikatselu" -toiminnolla. Mikäli tositteen tiedot ovat oikein "Muodosta tosite valituille".
Mikäli et vaiheessa 2. poistanut muodostunutta tositetta, valitse "Ohita tositteen muodostus valituille", jottei kirjanpitoon synny tuplakirjausta palkkakuluista.
7. Prosessin viimeistely
Kun kaikki palkanlaskentaprosessin vaiheet on käyty läpi, kuittaa jakso "Käsitelty"-tilaan, "Viimeistele prosessi" -painikkeella (katso kuva alla, kohta 1).