Palkkalaskelman korjaaminen
Palkkalaskelman tietoja voidaan joutua jälkikäteen muokkaamaan ja alla olevassa ohjeessa on käyty läpi kolme erilaista tilannetta.
1. Virheelliset tai puuttuvat laskentakohteet palkkalaskelmalla
2. Palkansaajalta on peritty liikaa vakuutusmaksuja tai ennakonpidätystä tai osa palkasta puuttuu
3. Palkka on laskettu virheellisesti, palkkalaskelmaa täytyy muokata
Ennen, kuin korjaat palkkakauden tietoja, tarkistathan, että palkkajakson tila on "Avoin" (katso kuva alla, kohta 1).
Mikäli jakso on tilassa "Käsitelty", tulee se ensin avata.
- Valitse käsiteltävä palkkajakso klikkaamalla palkkakauden linkkiä.
- Klikkaa "Merkitse palkkajakso avoimeksi" -painiketta näkymän vasemmasta alakulmasta.
Muodostettu tosite tulisi kuitenkin poistaa kirjanpidosta Accounting-osion puolella. Pääset porautumaan tositteelle myös palkanlaskentaprosessista klikkaamalla "Valmiit palkkalaskelmat" -otsikon alta tositteen linkkiä (katso kuva alla, kohta 1).
Siirryttyäsi Tositteen muokkaus -näkymään, valitse oikeasta yläkulmasta "Tositekohtaiset toiminnot" > "Poista tosite".
Mikäli tositetta ei poisteta jää se Accounting-osion puolelle, koska palkkalaskelmien palauttaminen ei poista tositetta vaan ainoastaan katkaisee linkityksen palkkalaskelmille. Mikäli tositetta ei ole tarpeen poistaa, voidaan se jättää Accounting-osioon.
1. Virheelliset tai puuttuvat laskentakohteet palkkalaskelmalla
Mikäli palkkakauden laskelmista muodostetulta tositteelta puuttuvat kustannuspaikat tai kustannuspaikat ovat virheelliset, voi palkkalaskelman palauttaa palkanlaskentaprosessissa kohtaan "Palkkalaskelmat, joilla tosite muodostamatta" klikkaamalla sinistä Palauta-nuolta rivin oikeasta laidasta (kuva alla, kohta 1).
Kun palkkalaskelmat ovat palkanlaskentaprosessin vaiheeseen "Palkkalaskelmat, joilla ei ole tositetta", pääsee jakokäyrää muokkaamaan klikkaamalla Tiedot (kynä/lehtiö) -painiketta (kuva alla, kohta 1), joka avaa palkkalaskelman muokattavaksi jakokäyrän osalta.
Jakokäyrä -välilehdellä voit muokata jakokäyrän vastaamaan todellista tilannetta. Tallenna.
Myös puuttuvat työaikatiedot on mahdollista linkittää palkkalaskelmalle palauttamatta palkkalaskelmaa palkanlaskentaprosessissa aivan alkuun. Mikäli esimerkiksi palkkakauden viimeisiä tunteja ei ole vielä palkanlaskentavaiheessa mahdollista saada palkkalaskelmalle mukaan, voidaan ne linkittää palkan maksamisen jälkeen. Kun tuntikirjaukset puuttuvalta ajalta ovat tiedossa, valitse käsiteltävät laskelmat ja klikkaa "Linkitä puuttuvat tuntikirjaukset".
Avautuvassa ikkunassa on listattuna kaikki kyseiselle palkkajaksolle kirjatut tunnit, joita ei ole vielä otettu palkkalaskelmalle mukaan. Voit valita palkkalaskelmalle lisättäväksi tunnit klikkaamalla "Linkitä valitut tunnit ja päivitä jakokäyrä". Halutessasi voit tarkastella työaikaraporttia klikkaamalla tuntimäärää oikeasta reunasta. Voit myös lukea työaikatietojen linkittämisen käyttövinkit Communitystä.
2. Palkansaajalta on peritty liikaa vakuutusmaksuja tai ennakonpidätystä tai osa palkasta puuttuu
Voi olla, että palkansaajalta on peritty liikaa vakuutusmaksuja tai ennakonpidätystä. On myös mahdollista, että osa palkasta on jäänyt puuttumaan palkkakauden ensimmäiseltä laskelmalta. Tällöin vaihtoehtona on luoda palkansaajalle lisälaskelma.
Tulorekisterin myötä vakuutuslaskenta palkkalaskelmalla perustuu palkkalajeille annettuihin tulolajeihin. Voit lukea lisää palkkalajien kohdistamisesta tulolajeihin ohjeestamme Palkkalajien kohdistaminen tulolajeihin.
Mikäli palkanmaksun jälkeen huomataan, että palkansaajalta on peritty liikaa vakuutusmaksuja, voi liikaa perityn osuuden palauttaa lisälaskelmalla palkansaajalle. Lisälaskelmalla voi palauttaa myös liikaa perittyä ennakonpidätystä. Communityssa on käyttövinkit vakuutusmaksujen korjaamiseen.
Lisälaskelman voi muodostaa valitsemalla ne palkansaajat, joille lisälaskelma muodostetaan ja klikkaamalla "Muodosta lisälaskelma valituille" -painiketta (kohta 1) tai Muodosta-linkkiä Lisälaskelma-otsikon alta (kohta 2).
Tarkista valittujen palkkaperusteet -vaiheessa tulisi valita otsikon "Kiinteät palkkaperusteet" alta palkkalaskelmalle mukaan esimerkiksi Tuntipalkka, että puuttuvat tunnit saisi nousemaan mukaan palkkalaskelmalle. Lisälaskelman muodostamisesta on oma ohjeensa.
Vakuutusmaksut ja ennakonpidätyksen voi oikaista myös seuraavan palkanmaksun yhteydessä.
3. Palkka on laskettu virheellisesti, palkkalaskelmaa täytyy muokata
Mikäli maksettua palkkalaskelmaa täytyy korjata, tulisi maksetusta palkasta muodostunut palkkatietoilmoitus ensin mitätöidä kohdassa Palkat > Palkanlaskenta > Palkkatietoilmoitukset > klikkaa linnunnokkaa alaspäin > Mitätöi.
Kun palkkatietoilmoituksen tila on "Mitätöity", voi palkkalaskelmaa palauttaa tarvittavan määrän taaksepäin palkanlaskentaprosessissa klikkaamalla palkkalaskelmarivin oikeassa laidassa olevaa Palauta-nuolta.
Jos halutat poistaa palkkalaskelman, tapahtuu se palkanlaskentaprosessin vaiheessa "Käsittelemättömät palkkalaskelmat" klikkaamalla palkkalaskelmarivin oikeassa laidassa olevaa punaista Poista-rastia.
Kun tarvittavat korjaukset on tehty, valitse palkkalaskelmat ja klikkaa "Merkitse valitut käsitellyksi" -painiketta.
Koska palkkalaskelmat on jo lähetetty palkansaajille, voit ohittaa lähettämisen valitsemalla "Tulosta valitut" -painikkeen (katso kuva alla, kohta 1) ja sen jälkeen "Merkitse tulostetuksi" -painikkeen (2).
Halutessasi voit myös lähettää palkkalaskelmat uudelleen palkansaajille.
Koska palkkalaskelmat on jo maksettu, voit ohittaa vaiheen kuittaamalla palkkalaskelmat maksetuksi "Merkitse valitut maksetuksi" -painikkeella (katso kuva alla, kohta 1). Valitse tämän jälkeen "Merkitse maksetuksi ja lähetä ilmoitus tulorekisteriin". (2).
Mikäli et haluat lähetää palkkatietoilmoitusta tulorekisteriin, voit valita "Merkitse maksetuksi, mutta älä lähetä ilmoitusta".
Kun palkkalaskelmat on merkitty maksetuiksi, voit muodostaa tositteen uudelleen. Tositetta muodostettaessa tarkasta aina muodostettavan tositteen tiedot ensin "Tositteen esikatselu" -toiminnolla. Mikäli tositteen tiedot ovat oikein, valitse "Muodosta tosite valituille".
Mikäli et aiemmin poistanut muodostunutta tositetta, valitse "Ohita tositteen muodostus", jottei kirjanpitoon synny tuplakirjausta palkkakuluista.
Kun kaikki palkanlaskentaprosessin vaiheet on käyty läpi, kuittaa jakso "Käsitelty"-tilaan klikkaamalla "Viimeistele prosessi" -painikketta.