Uuden asiakkaan luominen

Uuden asiakkaan luominen käynnistetään seuraavasti: Myynti > Asiakkaat > Uusi asiakas.

Tai "Luo uusi" valikon kautta:

tai

Tämän jälkeen avautuu seuraava näkymä:

Uutta asiakasta syötettäessä on järjestelmän kannalta vain kaksi pakollista tietoa: Nimi ja Y-tunnus (jos yritysasiakas). Käytännössä on kuitenkin syötettävä myös asiakkaan Osoite, Postinumero ja Postitoimipaikka (Huom! Lasku voidaan tulostaa vain paikallisesti, mikäli nämä tiedot puuttuvat).

Perustiedot (1)

Nimi - Asiakkaan nimi. Nimikentän alapuolella oleva kenttä on nimen jatketta varten.
Asiakaskoodi - Koodin määrittäminen on vapaaehtoista, mutta mikäli asiakastietoja päivitetään csv-tiedostosta, niin silloin koodi on pakollinen tieto (kohdistin). Suosittelemme koodin käyttöä.
Asiakasryhmä - Asiakkaan asiakasryhmä valitaan tästä.
Y-tunnus - Asiakkaan Y-tunnus. Jos kyseessä on henkilöasiakas, rastitetaan henkilöasiakas kohta. Tällöin y-tunnusta ei voi syöttää. Mikäli kyseessä on ulkomainen asiakas, y-tunnuksen tilalle laitetaan VAT-numero niin, että maakoodi on alussa ja ei väliviivaa ennen viimeistä merkkiä - esim. FI12345678.
Vastaanottajan OVT- tunnus (jos tieto poikkeaa yrityksen y- tunnuksesta). Tähän kenttään voi laittaa jonkun asiakaskohtaisen tiedon, joka pitää välittyä verkkolaskuaineistolla vastaanottajalle. Esim. tehdasnumero tms. muuttumaton tieto, jonka vastaanottaja vaatii. Tämän kentän tieto menee finvoice-aineistolla tagiin BuyerOrganisationUnitNumber. Kenttään ei pidä laittaa asiakkaan verkkolaskuosoitetta.

"Hae tiedot"
Y-tunnus -linkistä pääsee Ytj:n sivuille. Asiakaan tiedot voidaan hakea suoraan Ytj:stä syöttämällä haluttu y-tunnus ja painamalla "Hae -tiedot" -napista.  Verkkolaskuosoitetietoja ei haeta, vaan ne on syötettävä erikseen mikäli halutaan laskuttaa verkkolaskulla. Tällä hetkellä y-tunnushaku toimii yhtiömuodoilla: osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö ja osuuskunnat. Haemme tiedot ytj:stä rajapintaa hyödyntäen ja toistaiseksi sitä kautta vain nämä yhtiömuodot on saatavilla.

Laskutusosoite (2)

Osoite - Asiakkaan laskutusosoite.
Postinumero ja- toimipaikka - Asiakkaan laskutusosoitteen postinumero- ja toimipaikka.
Maa - On ratkaiseva tieto ko. asiakkaalle muodostettavien laskujen oletustiliöinnissä ja ALV -käsittelyssä. Järjestelmä käyttää asiakkaan maan mukaista kirjanpidon oletusmyyntitiliä ja käsittelee ALV:n maatiedon mukaan (kotimainen, EU ja EU:n ulkopuolinen).
Sähköpostilaskutusosoite - Asiakkaan sähköpostilaskutusosoite. Tämä kenttä ei ole pakollinen, mikäli sähköpostilaskutusta ei käytetä.

Sähköistä laskutusta varten kaikki kentät (lukuunottomatta sähköpostilaskutusosoite-kenttää) on täytettävä. Osoite-kentän alapuolella on osoitteen jatke -kenttä.

Toimipaikka (3)

Nimi - Toimipaikan nimi.
Osoite - Asiakkaan toimitusosoite.
Postinumero ja- toimipaikka - Asiakkaan toimipaikan postinumero- ja toimipaikka.

Mikäli toimipaikkatietoja tarvitaan, on jokainen kentistä täytettävä (sähköinen laskutus estyy, mikäli tiedot ovat vajaat!). Ilman CRM-osiota käytössä on vain yksi toimipaikka per asiakas.

Verkkolaskutustiedot (4)

Verkkolaskutusosoite - Kenttään tulee asiakkaan verkkolaskuosoite.
Verkkolaskuoperaattori - Valitaan listasta oikea operaattori.

Netvisor olettaa, että verkkolaskuosoite on ns. IBAN- muodossa ja jos näin ei ole tulee ilmoitus virheellisestä osoitteesta. Ruksaamalla kohdan "Ohita verkkolaskuosoitteen tarkistus tietoja tallennettaessa" ohitetaan IBAN tarkistus ja verkkolaskuosoite kenttään voidaan syöttää osoite OVT -muodossa. Tällöin pitää aina itse tarkistaa, että osoite on oikein.

"Luo asiakas" - Syötetty asiakastieto tallennetaan.
"Luo asiakas ja laskuta" - Syötetty asiakastieto tallennetaan ja samalla avataan uuden myyntilaskun syöttötoiminto kyseiselle asiakkaalle.

Muodostuneen asiakaskortin ohjeet löytyvät asiakaslistaus sivulta.