Tiliotteiden käsittely
Tiliotteen käsittelyyn pääsee tiliote -näkymästä, klikkaamalla Netvisor tiliote -linkkiä ja tiliotteen muokkausnäkymä -linkistä.
Reskontrassa olevan laskun tiliöinti
Saapuneen tiliotteen numero näkyy tiliotteen oikeassa yläreunassa. Täällä on myös seuraava -linkki, josta pääsee seuraavaan kyseisen tilin tiliotteelle.
Tiliotteen muokkausnäkymä
Kyseisestä linkistä voidaan tiliote avata muokkausnäkymään. Muokkausnäkymässä voidaan rivejä tiliöidä tai kohdistaa manuaalisesti järjestelmässä oleviin laskuihin.
Mikäli tilikausi on lukittu tai ALV -on lukittu ei tiliotetta voi muokata. Tällöin tulee näkyviin: Tiliotteen jakson päättymispäivä kuuluu lukitulle kaudelle, muokkaus ei ole sallittu.
Vastaavasti muokkausnäkymästä päästään takaisin tiliotteen normaaliin näkymään Takaisin selailunäkymään -linkistä.
Rivien rajaaminen
Tässä otetaan kantaa näytetäänkö vain ne rivit, joita ei ole tiliöity vai tuodaanko kaikki rivit näkyville.
Rivin tiliöinti
Tiliotteen rivin saa tiliöityä valitsemalla rivin perästä tiliöi -valinnan. Tämän avulla voidaan valita vain yhden tilin ja vastatili on aina pankkitilin kirjanpidon tili. Tiliöinnissä voidaan käyttää laskentakohdetta (mikäli tällainen on luotu) ja mahdollista seurantakohdetta. Näkymästä voi myös muodostaa tiliöintisäännön. Tiliöintiä ei kannata käyttää riville, jossa reskontrassa on lasku, vaan valita muu -tapahtuma ja tiliöidä lasku tätä kautta.
Kun haluttu tili on valittu ja mahdollinen kustannuspaikka valittu voidaan näytön alareunasta valita tositteen kirjaustapa, laji ja selite.
Kirjaustapa
Jos tiliöit paljon tiliotetapahtumia kerralla, suosittelemme käyttämään "Kirjaa jokaisesta rivistä oma tosite" -kirjaustapaa. Jos jokin tiliöinti menee väärin, niin joudut korjaamaan kaikki samalla kertaa kirjatut. Jos sen sijaan jokainen rivi kirjataan omana tositteenaan, on korjaus paljon helpompaa ja nopeampaa.
Tositelaji
Valitaan tositelaji. Tositelajeja hallitaan kirjanpidon perustiedoissa ja tositelajit -kohdassa.
Selite
Annetaan tositteelle haluttu selite, mikäli järjestelmän tarjoamaa ei haluta käyttää.
Tositteen muodostaminen
Valintojen jälkeen kaikista käsittelyyn valituista riveistä muodostetaan tosite/tositteet Muodosta tositteet -nappia painamalla.
Reskontrassa olevan laskun tiliöinti
Valitaan rivin perästä muu tapahtuma. Tiliote näkymä pitää olla muokkaustilassa.
Uusi ostoreskontran maksu
Ostolaskut, pitäisi kuittaantua automaattisesti, mikäli maksuliikennesopimus on kunnossa ja tiliotteelle tulee laskunmaksupalaute. Mikäli automatiikka ei toiminut, pitää ostolasku laittaa käsin maksetuksi. Jos tililtä on lähtenyt rahaa, niin ennen tiliöintiä on tutkittava, onko ko. maksutapahtumaa vastaava lasku ostoreskontrassa. Jos ei ole, käytetään Tiliöi-toimintoa, jos on, käytetään Muu tapahtuma - Uusi ostoreskontran maksu -toimintoa. Linkistä sinut ohjataan ostolaskuluetteloon, mistä etsitään maksuun liittyvä lasku.
Kun haluttu lasku on löytynyt, kyseisen rivin maksu kentän "Uusi" -linkistä voidaan tehdä kyseiselle laskulle maksu. Jotta "Uusi" -linkki tulee näkyville, ostolaskun tulee olla hyväksytty-tilainen.
Tililtä -kenttään tulee automaattisesti tiliotteen tili, Maksupäiväksi tulee automaattisesti tiliote rivin päiväys. "Tallenna ja siirry tositteelle" tai "Tallenna ja siirry ostoreskontranäkymään" siirtävät sinut takaisin tiliotteelle.
Mikäli kyseessä oli valuuttalasku ja laskunpäiväyksen ja maksunpäiväyksen välissä on tapahtunut valuuttakurssieroa, kirjautuu valuuttakurssiero ostojen valuuttakurssiero tilille.
Ulkomaanmaksuerän kuittaus
Ei enää käytössä SEPA -aikana.
Uuden myyntisuorituksen lisääminen
Mikäli myyntilasku ei ole automaattisesti kuittaantunut maksetuksi voidaan se kuitata käsin maksetuksi. Jos tilille on saapunut rahaa tilisiirtona, niin ennen tiliöintiä on tutkittava, onko ko. maksutapahtumaa vastaava lasku myyntireskontrassa. Jos ei ole, käytetään Tiliöi-toimintoa, jos on, käytetään Muu tapahtuma - Uuden myyntisuorituksen lisääminen -toimintoa. Linkistä sinut ohjataan myyntilaskuluetteloon, mistä etsitään suoritukseen liittyvä lasku.
Etsitään oikea myyntilaskurivi ja rivin perästä valitaan alaspäin olevasta kolmiosta "uusi suoritus".
Tarkista onhan maksupäivä oikein ja tarvittaessa voit vaihtaa suorituksen käsittelytapaa. Suorituksen syötön jälkeen käyttäjä ohjataan takaisin tiliotteelle.
Ylläolevassa esimerkissä 5 euron laskulle tehdään 4 euron suoritus. Mikäli käsittelytapana on normaali, jää laskulle yksi euro avoimeksi.
Tositteen linkittäminen
Mikäli tiliotteen rivin tapahtuma on jo kirjattu kirjanpitoon, voidaan tiliotteelle linkitää näkyviin kyseisen tapahtuman tosite. Tullaan ensiksi kirjanpidon tositeselailuun, jossa on jo ennalta valittu oikea summa ja päiväys. Tarvittaessa hakuehtoja voidaan muokata. Näytä raportti -napista päästään alla olevaan näkymään, josta linkitä xx -linkistä saadaan tosite linkitetty tiliotteelle. Tositteen linkityksellä ei ole vaikutusta mahdolliseen tiliotteen erotukseen, mutta tämän avulla tiliotteesta tulee paremmin luettava, mikäli tiliotteen rivit on kirjattu jo kirjanpitoon. Myöskin eron selvittäminen helpottuu, koska kyseinen rivi voidaan jättää pois laskuista ja mahdollinen erotus tulee jostain muualta.
Uuden tositteen muodostus
Linkistä avautuu tositesyöttö. Käytä tätä työkalua tilanteessa, jossa pankkitilitapahtumalle on useita vastatilejä. Normaalilla Tiliöi-toiminnolla voit lisätä vain yhden vastatilin. Tositteen teossa pankkitili on valmiiksi valittuna kyseisen tiliote rivin summalla. Tallenna ja palaa tositteelle -napista pääsee takaisin tiliotteelle.
Tämä pitää sopia erikseen maksuliikennesopimuksessa. Tämän avulla myyntilaskut kuittaantuvat automaattisesti, mikäli asiakas maksaa ne laskun viitteellä ja oikealla summalla. Konekielistä viiteaineistoa ei voi käsitellä tiliotteelta, vaan myynti ja suoritus -kohdasta. Sieltä tapahtuman voi kohdistaa olemassa olevaan myyntilaskuun tai mikäli tätä ei ole niin sen voi tiliöidä tiliöintisäännön avulla. Konekielisen viiteaineiston käsittely vaatii käyttöön myyntireskontra -osion. Mikäli yritykseen tulee konekielinen viite ja myyntireskontraa ei ole käytössä, pitää tosite kirjata käsin kirjanpitoon kirjanpidon uusi tosite -valikosta. Jos tapahtuma on käsin tehty, tulee se tiliotteelle näkyviin konekielisen viiteaineiston kohtaan, käyttäjän reskontraan syöttämät suoritukset.
Alla esimerkki, millaiselta konekielinen viiteaineisto näyttää.
Alla esimerkki tilanteesta, jossa konekielistä aineistoa ei ole tullut yritykseen. Tällöin tiliotteella lukee Viitepanot ja tapahtumien lukumäärä. Tapahtumien erittelyn selvittämiseksi tulee ottaa yhteyttä pankkiin. Mikäli nämä halutaan kirjata kirjanpitoon, pitää laskut kuitata manuaalisesti maksetuiksi sille päivälle, jolloin tapahtuma näkyy tiliotteella.
Mikäli tiliotteella lukee viitteen osalta viitesiirto ja näitä ei ole eritelty, voi ongelma johtua maksuliikennesopimuksen puuttumisesta konekielisen viiteaineiston osalta tai sitten kyseisen päivän tiliotekäsittely ei ole vielä valmistunut taustalla.