Uuden laskun luominen

Uuden myyntilaskun voi luoda seuraavilla tavoilla:

• Myynti > Laskutus > Uusi myyntilasku
• Asiakashaun kautta "Luo asiakas ja Laskuta" -toiminnolla
• Asiakasnäkymän "Viimeisimmät myyntilaskut" -laatikon vihreästä plussasta
• Myyntilaskun "Uusi lasku" -toiminnolla
• Tuotehaun kautta, sivun alareunassa olevalla "Vie valitut tuotteet laskulle pohjaksi" -toiminnolla
• Yläpalkin Luo uusi > Myyntilasku -toiminnolla

Sisällysluettelo:

Myyntilaskun laskutiedot

Myyntilaskun tuotetiedot

Myyntilaskun tallennus

Myyntilaskun toiminnot

Myyntilaskun laskentakohde -välilehti

Myyntilaskun varasto -välilehti

Myyntilaskun tulostus & lähetys

Muistutuslaskujen lähetys verkkkolaskuina

Laskutus muussa valuutassa

E-scan documentti liitteeksi laskulle

Myyntilaskun tulostus ei onnistu

Uuden myyntilaskun luominen alkaa asiakkaan valinnalla alla olevan kuvan mukaisesti. Järjestelmässä tulisi olla myös tuote luotuna ennen laskun tekoa.

Hakukenttään aloitetaan kirjoittamaan asiakkaan nimeä, ja hakuehtoa vastaavat asiakkaat listautuvat allekkain näkyville. Hakutulokset tarkentuvat mitä enemmän asiakkaan nimeä kenttään kirjoittaa. Oikean asiakkaan löydyttyä valitaan se listalta ja painetaan "Valitse" -painiketta.

Asiakashaun kautta
Uuden myyntilaskun voi tehdä myös asiakashaun kautta, jonne pääsee "asiakashaku" -linkin kautta. Löytyneiden asiakkaiden perässä omassa sarakkeessaan on laskutustoiminto, jolla uuden myyntilaskun voi luoda.

Uuden asiakkaan luominen
Jos lasku halutaan tehdä asiakkaalle, jota ei vielä löydy järjestelmästä, pitää uuden asiakkaan tiedot ensin tallentaa. Uuden asiakkaan syöttämiseen pääsee "Lisää uusi asiakas" -linkistä.

Laskutietojen syöttäminen

Kun haluttu asiakas on valittu, voidaan Uusi Lasku- näkymässä valita tarvittavat laskutustiedot, ja sen jälkeen täytetään laskurivitiedot. Uuden laskun syöttö edellyttää myynnin pakollisia perustietoja kuten asiakastiedot, maksuehdot ja tuotetiedot. Huomaa, että toimituspäivä on pakollinen tieto, joka on syötettävä jo ennen laskun tallentamista ensimmäisen kerran. Oletuksena tähän tulee kyseinen päivä.

Muut perustiedot eivät ole pakollisia. Valitun asiakkaan tiedot (osoite, toimitus- ja maksuehdot, käytetyt tuotteet, oletusmyyjä, hintaryhmä, kohdelaskennan tiedot) näkyvät laskulla valmiina.

Laskun numero

Laskun numeroksi muodostuu aina automaattisesti yhtä suurempi, mitä järjestelmässä jo oleva laskun numero. Numerointi ei nollaannu tilikauden vaihtuessa.

Päiväys

Laskun päivämäärä. Laskusta muodostuu tosite kirjanpitoon laskun päivämäärän perusteella. 

Arvopäivä

Laskulle valittu maksuehto lasketaan laskulle annetusta arvopäivästä. Tässä esimerkissä laskun päiväys on 1.8.2017, arvopäivä 1.9.2017 ja maksuehdon mukainen eräpäivä on 15.9.2017. Mikäli arvopäivää ei käytetä, lasketaan maksuehto laskun päivämäärä -kentästä.  Arvopäivä ei vaikuta laskusta muodostuvaan kirjanpidon tositteen päiväykseen, vaan se on aina laskun päiväys -kentän päivä.

Toimipaikka

Mikäli asiakkaan takana on toimipaikka tai useampi toimipaikka (vaatii crm -osion), voidaan se valita alasvetovalikosta. Toimipaikka voidaan myös syöttää käsin, mutta tällöin pitää muistaa syöttää jokainen kenttä. Muuten esim. sähköisesti lähetetyn laskun lähetysvaiheessa tulee ilmoitus puuttuvista osoitetiedoista.

Valuutta

Mikäli lasku halutaan tehdä muussa valuutassa kuin euroissa valitaan listasta oikea valuutta. Valuutan perässä oleva kurssi on edellisen päivän EKP:n päätöskurssi. Kirjanpitovaluutta on aina euro, jolloin tositteelle tulee summa aina euroissa.

Kurssi

Valitun valuutan kurssi tulee automaattisesti kurssi kenttään. Mikäli kurssia ei löydy EKP:n listasta, pitää kurssi syöttää käsin.

Verotuskäsittely

Verotuskäsittely voidaan määrittää valmiiksi asiakastietoihin, asiakkaan lisätietojen muokkaus -välilehden verotuskäsittely -kohtaan. Tarvittaessa tätä voidaan vaihtaa laskulla (yliajaa asiakkaan takana olevan valinnan) tai valita tämä aina laskun tekovaiheessa.

Asiakkaan laskutusmaaryhmän mukainen käsittely

• Asiakkaalle valittu maatieto määrittää verokäsittelyn automaattisesti. Suomi - Kotimainen käsittely, EU - Yhteisökäsittely (jos Y-tunnus-kentässä on tietoja > ALV0%, jos henkilöasiakas > Tuotteen takana oleva ALV%), EU:n ulkopuolinen > ALV0%).

Ei arvonlisäverokäsittelyä

• Kaikki asiakkaan myynti on oletuksena ALV0%

Kotimainen rakennuspalvelun verokäsittely

• Asiakkaan myynnissä käytetään rakennuspalvelun verokäsittelyä.

Kotimaan mukainen ALV- käsittely

• Asiakkaalle käytetään kotimaista ALV- käsittelyä maasta riippumatta.

Kolmikantakauppa

Tämä vaikuttaa ALV- yhteenvetoilmoitukseen ja sen kauppatavarakoodiin. Jos laskulle on ruksattu "Kolmikantakauppa", tulee laskun osalta kauppatavarakoodi kolmikantakauppa oletuksena.

Laskulle pitäisi kuitenkin laittaa käsin tieto, että kyseessä on kolmikantakauppa.

Aputoiminimi

Mikäli lasku (tai tarjous/tilaus) halutaan tehdä aputoiminimelle, aputoiminimi valitaan tässä vaiheessa. Aputoiminimien hallinta tapahtuu myynnin perustiedoissa. Aputoiminimi -kenttä näkyy vain, jos yritykseen on tehty aputoiminimi.

Myyjä

Mikäli yritykseen on myynnin perustiedoissa, myyjien hallinnassa valittu henkilöitä myyjiksi ovat he valittavissa alasvetovalikosta. Mikäli myyjän taakse on laitettu provisio prosentti, tulee tuoteriveille valittu provisioprosentti suoraan myyjän takaa.

Viitteemme/Viitteenne

Kenttiin mahtuu 35-merkkiä, mikäli lasku lähetetään verkkolaskuna. Paperilaskulle mahtuu 22 -merkkiä. Viitteenne-kentän sisältö viedään sanomalle sekä kohtaan "WaybillIdentifier", että kohtaan"OrderIdentifier". Viitteemme-kentän sisältö viedään sanomalle kohtaan "SellerReferenceIdentifier".

Maksuehto

Järjestelmä laskee eräpäivän maksuehdon perusteella laskun päiväyksestä. Mikäli maksuehdoksi valitaan eräpäivä, syötetään eräpäivä käsin eräpäivä -kenttään. Järjestelmään voi luoda uusia maksuehtoja myynnin perustiedot ja asetukset > Maksuehdot -kohdasta. Mikäli käytetään verkkolaskutusta, pitää eräpäivän olla vähintään 4 pankkipäivää tulevaisuudessa.

Viivästyskorko

Korkoprosentti tulee myynnin perustiedoista. Tarvittaessa tämän voi vaihtaa laskulla. Korkoprosenttia käytetään, mikäli halutaan luoda järjestelmästä erillinen korkolasku. Järjestelmä laskee koron tämän prosentin perusteella ja miten paljon suoritus tuli myöhässä eräpäivään nähden. 

Huomautusaika

Tämä kenttä tulee myynnin perustiedoista, mutta arvoa voidaan muuttaa laskun teon yhteydessä.

Toimitustapa & Toimitusehto

Alasvetovalikosta voi valita halutun toimitustavan ja ehdon. Myynnin perustiedoista voi luoda lisää toimitustapoja ja ehtoja yritykselle.

Toimituspäivä

Annetaan haluttu toimituspäivä laskulle. 

Sopimustunnus

Kyseinen kenttä menee vain verkkolaskulle. Sopimustunnus talletetaan sanomalla kenttään "AgreementIdentifier". Tämä ei tulostu paperilaskulle.

Tuotetiedot

Jos uuden laskun luominen on käynnistetty tuotehakun kautta "Vie valitut tuotteet laskulle pohjaksi"-toiminnolla, näkyvät valitut tuotteet tuoteriveillä. Oletusmääränä laskurivejä tulee viisi. Tähän ei voi vaikuttaa. Mikäli laskulle halutaan lisää rivejä, tallenna lasku kertaalleen ja saat rivejä lisää linkistä "Lisää uusi laskurivi". Rivillä pakollinen tieto tuotteen lisäksi on toimitettu määrä.

Tuotteita voidaan lisätä joko tuotekoodin avulla tai painamalla ns. kessun natsat -merkkiä.  

Tämä hakee koko tuoteluettelon. Mikäli kyseiselle asiakkaalle on jo tehty laskuja aiemmin, voidaan nimike -kenttä avata ja tämä tuo näkyviin aiemmin myydyt tuotteet. 

Varasto kenttä näyttää tuotteen varaston, tämä näkyy vain jos varastonhallinta on käytössä. 

Riviselitteeseen voidaan antaa haluttu selite tuoteriville, tähän mahtuu 255 -merkkiä. 

Tuotteen määrä on aina syötettävä per rivi uudelle laskulle.

Tuoteriville voidaan syöttää yksikköhinta bruttona tai nettona. Jos hinta -kenttä jätetään tyhjäksi, haetaan siihen oletushinta tuotetiedoista "Tallenna" -painiketta painettaessa. Samalla tiedot tallennetaan laskutietokantaan. Varmista aina, että laskun rivikohtaiset ALV- kannat ovat oikein.

Hankintahinnan ja provision näkyvyyteen voidaan ottaa kantaa myynti ja ostoreskontrien oikeuksista.

Mikäli yrityksessä on käytössä laskentakohteita ja myynnin perustiedoissa on määritelty laskentakohteet laskurivikohtaisesti, voidaan laskuriveille antaa haluttu laskentakohde.

EU:n ulkopuolelle lähetettävissä vientilaskuissa (asiakkaan maatiedon perusteella) laskurivit tallennetaan aina ALV -0%-verokannalla, vaikka laskuriville olisi valittu jokin muu verokanta.

Tuotteita voidaan lisätä/valita laskuriveille usealla eri tavalla:

Pikaluettelosta

• Nimike- sarakkeen alla oleva pudotusvalikko
• Näyttää aiemmin asiakkaalle käytetyt tuotteet

Päätuoteluettelosta

• Avautuu edellämainitun pikaluettelon vasemmalla puolella olevasta ikonista tuoterivin alapuolelle
• Listaa kaikki järjestelmästä löytyvät tuotteet

Syöttämällä tuotekoodi

• Tuotekoodia syöttämällä ehdotetaan koodia vastaavaa tuotetta tuoteriville
• Jos tuotteen koodi on tiedossa tämä on todella nopea tapa hakea tuotteita riveille

Erillisellä tuotehaulla

• Tapahtuu "Hae tuoterekisteristä tuotteita" -painikkeella
• Avaa tuoterekisterin, josta käyttäjä valitsee haluamansa tuotteet raksimalla ne
• Palataan takaisin laskulle sivu alareunasta löytyvällä "Siirry" -painikkeella
• Valitut tuotteet näkyvät omina riveinään

Mikäli tuoterekisterissä on useita/kymmeniä tuhansia tuoteartikkeleita, päätuoteluettelon lataaminen lomakkeille muuttuu hitaaksi. Myynnin perustiedoissa voidaan tarvittaessa estää tuoterekisterin latautuminen lomakkeille "Estä tuoterekisterin tuonti tapahtumalomakkeelle" -valinnalla.

Vapaa teksti ennen ja jälkeen laskurivien
Nimensä mukaisesti kentät näiden tekstien määrittämiseen löytyvät laskulta lasku/tuoterivien ylä- ja alapuolelta.

Huomaathan, että Myynnin perustiedoissa asetettavat vakiotekstit ennen ja jälkeen laskurivejä käyttävät näitä samoja kenttiä. Jos vapaatekstikenttiin joko tulostuu tekstiä asiakkaan oletustiedoista tai niihin syötetään tietoa laskua muokatessa, eivät Myynnin perustietojen vakiotekstit tulostu laskulle. Teksti ennen ja jälkeen laskurivien molempaan kenttään mahtuu 500 -merkkiä. 

Laskun kommentti (ei tulostu laskulomakkeelle):

Tähän kenttään syötetty arvo näkyy vain itse järjestelmässä, eikä tulostu laskulomakkeelle tai lähde sanoman mukana. 

Tallenna ja lopeta muokkaus: Tallentaa ja näyttää laskun selailutilassa (ei muokkaustila).

Tallenna: Päivittää laskunäkymässä tehdyt lisäykset tai muutokset tietokantaan. Pitää laskun edelleen muokkaustilassa.

Hae tuoterekisteristä tuotteita: Toiminnolla pääsee poimimaan tuotteita tuoterekisteristä.

Lisää uusi tuote: Avaa uuden tuotteen lisäämistoiminnon.

Myyntilaskun tallennus

Kun myyntilasku on kerran tallennettu, tulee näkyviin tuoteriveille näkyviin linkit

Lisää uusi laskurivi: Tällä saa tehtyä uusia rivejä laskulle olemassa olevan viiden rivin lisäksi.

Lisää uusi kommenttirivi: Tällä saa tehtyä tuotetietoihin kommenttirivin.

Tuote ja kommenttirivien paikkaa voi vaihtaa laskulla laskurivien edessä olevasta ns. pylväs painikkeesta.

Laskuriviä voi muokata rivin perässä olevasta ns. kynä ja lehtiö -painikkeesta

poisto onnistuu poista kohdan punaisesta ruksista.

Tallenna ja lisää lisät: Tämä lisää ne tuotteet ja kommentit laskuriveiksi, jotka on lisätty myynnin perustiedot > myyntilaskun lisien hallinnan taakse.

Verkkolaskun mukana välitettävät liitetiedostot: Tästä voidaan lisätä liite, joka saadaan vastaanottajalle, mikäli lasku lähetetään verkkolaskuna. Mikäli lähetystapa on joku muu, ei tämä kyseinen liite mene perille vastaanottajalle.

Myyntilaskun toiminnot

Myyntilaskun toiminnot löytyvät laskun oikeasta yläreunasta. Tehtävissä olevat toiminnot riippuvat laskun tilasta.

Muokkaa laskua - Pääset laskun muokkaustilaan tekemään laskulle tarvittavat muutokset.
Varastohallinnan tietojen asetus - Pääset muokkaamaan laskulle lisättyjen tuotteiden varastotietoja. Tämä vaatii varastohallinta osion käyttöön yrityksessä.
Käteis- /korttisuorituksen käsittely - Vie lisäämään laskulle uuden käteis- /korttisuorituksen. Eli tekemään manuaalisen suorituksen laskulle.
Uusi lasku - Pääset syöttämään uutta laskua.
Muodosta hyvityslasku - Muodostaa ko. laskusta hyvityslaskun. Tämä muodostaa ns. kokohyvityksen alkuperäisestä laskusta. Mikäli halutaan muodostaa hyvityslasku vain osasta alkuperäisen laskun tiedoista, pitää hyvityslaskun rivejä muokata.
Kopioi lasku - Kopioi ko. laskun tiedot uudelle laskulle.
Poista lasku - Poistaa ko. laskun järjestelmästä. Mikäli laskulla on jo tosite, tämä toiminto ei poista/mitätöi tositetta vaan se tulee tehdä erikseen. Tässä tapauksessa suosittelemme mieluummin hyvityslaskun tekoa ja sen kohdistamista alkuperäiseen laskuun.
Ota toistuvaislaskupohjan laskuksi - Vie luomaan toistuvaislaskupohjaa. Toistuvaislaskutuksesta löytyy oma ohjesivu. Tällä siis voidaan monistaa haluttu lasku toistumaan halutun määrän tai muodostumaan jatkossa toistuvasti. Pohja voidaan monistaa useammalle asiakkaalle.
Muuta laskun viitenumero - Tällä toiminnolla voit tarvittaessa muuttaa laskun pankkiviitenumeron lähettämättömään (tulostamattomaan) laskuun. Saapuva viitemaksu kohdistuu laskulle automaattisesti vain, jos järjestelmästä löytyy lasku, jolla on sama viitenumero kuin suorituksella. Jos samaa viitenumeroa käytetään useilla laskuilla, kohdistetaan suoritus aikajärjestyksessä ensimmäiselle mahdolliselle laskulle, joka löydetään viitenumeron mukaan ja jossa on sama summa kuin saapuneessa viitesuorituksessa.
Lisää eScan-dokumentti - Vie näkymään, mistä voit valita eScan-palveluun lähettämäsi liitetiedoston. Muodosta lähetys Prinettiin: Tämä valinta näkyy, jos yrityksessä on Prinetti osio päällä. Tarkemmat ohjeet löytyvät prinetistä omalta ohjesivulta.
Laskun maksusuunnitelman asetus - Avaa pikkuikkunan, missä voit asettaa ko. laskulle laskun maksun osiin maksusuunnitelmalla.

Valikossa näkyy myös valinta vaihda asiakas, mutta tällöin lasku pitää ensin ottaa muokkaukseen, jotta tämä valinta tulee näkyviin. 

Siinä tapauksessa kun lasku on jo kertaalleen viety tulostus-/lähetysprosessiin ja prosessi viimeistelty eli lasku on tulostettu/lähetetty, niin laskua ei voi enää muokata ilman Kirjanpitäjä-roolia. Jos jo kertaalleen lähetettyä laskua muokataan, tulee myös laskun tosite muokata vastaamaan laskua, sillä tosite ei korjaannu automaattisesti.

 

Laskentakohde välilehti

Mikäli myynnin perustiedoissa ei ole valittuna laskentakohteiden käsittelyä rivikohtaisesti, eli "myyntilaskujen oletuslaskenta kohdassa" on valinta "ei käytössä" saadaan laskulle näkymään laskentakohteet välilehti. Mikäli on valittu rivikohtainen käsittely, laskentakohteet valitaan tuoteriveittäin ja alla olevaa välilehteä ei näy.

Tämän välilehden takana voi määritellä prosenttijaon, missä suhteessa laskentakohteet tulevat tositteelle.

Varastotiedot välilehti

Varastotiedot välilehti näkyy, mikäli yrityksessä on varastonhallinta lisäominaisuus käytössä. Välilehden takaa näkee myyntilaskusta muodostuneen varastokirjauksen. Tämä tekee tapahtuman myynti -niille tuotteille, jotka ovat varastotuotteita. Tilana on käsitelty. Tämä tarkoittaa, että myyntilasku vähentää tuotteita varastosta. Ei varastoitaville tuotteille ei muodostu varastokirjausta.

Myyntilaskujen tulostus ja lähettäminen

Myyntilaskuja on mahdollista tulostaa ja lähettää myyntireskontranäkymästä tai suoraan laskulta. Mikäli lasku halutaan lähettää suoraan laskunäkymästä on siellä linkki: Vie tulostus- / lähetysprosessiin. Tätä linkkiä ei näy jos jokin toinen lasku on lähetyksen osalta kesken. Eli lasku on viety lähetysprosessiin, mutta tätä ei ole tehty loppuun asti.

Esikatsele valinnassa voi esikatsella muodostuvaa laskua pfd muotoisena.

Lähetysnäkymä

 

1. Mikäli lasku lähetettäisiin pdf eKirjeellä, voidaan lähetysnäkymässä vaihtaa vielä lasku tulostumaan joko yksi tai kaksipuolisesti. Eli jos lasku on pitempi kuin yhden sivun, niin valinnalla valitaan tulostetaanko lasku paperin molemmille puolille vai ei. Lähetysluokaksi voidaan valita 1. tai kakkosluokan kirje. Voidaan myös valita onko lasku mustavalkoinen vai värillinen. Väri tulosteen käyttö maksaa hieman enemmän pdf eKirjetttä käytettäessä.

2. Jos lasku lähetetään pdf eKirjeenä, voidaan lisää liite kohdasta valita laskulle haluttu liite. Kyseinen liite tulee kaikille samassa lähetysprosessissa oleville pdf eKirjeitse lähetettäville laskuille.

3. Kynä ja lehtiö kohdasta voi vielä esikatsella lähtevää laskua. Valinta on olemassa pdf eKirjeitse lähteville laskuille.

4. Tästä kohdasta lasku lähtee varsinaisesti eteenpäin. Jos tässä lukee lähetä aineistot PDF eKirje -tulostuspalveluun lähtee tästä pdf eKirje. Mikäli tässä lukee lähetä verkkolasku, aineisto lähtee verkkolaskuna (vaatii verkkolaskuosoitteen asiakkaan taakse). Mikäli tässä lukee paikallinen tulostus, voidaan lomake tulostaa paikallisesti. Jos asiakkaalla ei ole osoitetietoja on paikallinen tulostus ainut vaihtoehto tässä kohtaa. Laskua tulostettaessa on vielä mahdollista vaikuttaa aineiston esikatselussa laskun tulostusmuotoon ja -kieleen. PDF eKirjeen lähetystä varten laskun tulostusmuoto ja -kieli on oltava määritettynä oikein asiakastiedoissa.

5. Mikäli lasku halutaan lähettää verkkolaskuna, mutta asiakkaan takana ei ole verkkolaskuosoitetta, voidaan linkin tarkista asiakkaiden verkkolaskuosoitteiden saatavuutta  kohdasta hakea löytyykö asiakkaalle verkkolaskuosoite. Verkkolaskuosoitteita haetaan Tiekestä.

6. PDF eKirje-tulostuspalvelun oletusasetuksista voidaan vaihtaa oletusasetuksia, jotka näkyvät kohdassa 1. Eli esim. onko oletuksena 1. vai 2. luokan kirje.

7. Aineisto myös sähköpostitse. Mikäli asiakkaan takana on sähköpostiosoite, voidaan aineisto myös lähettää haluttuun sähköpostiosoitteeseen. 

Myyntilaskujen lähettäminen sähköpostilla tapahtuu normaalin myyntilaskujen lähetysprosessin mukaisesti. Lähetysprosessissa laskujen lähetyskanavaksi tulee "Välitys sähköpostitse". 

Mikäli laskut halutaan lähettää sekä oletuslähetyskanavaa pitkin sekä sähköpostitse, tulee lähetysprosessissa ruksata kohta "Aineisto sähköpostitse". 

Sähköpostitse lähetettävien laskujen liitteet voidaan lisätä alla olevilla tavoilla:

• eScan -palvelun avulla
• Verkkolaskun mukana välitettävät liitetiedostot -linkin taakse
• Lähetysprosessissa 
• Tuotekortille

Laskujen lähettämisestä sähköpostitse saa lisätietoa ohjeesta Myyntilaskujen lähettäminen sähköpostilla.

8. Vaihda valittujen kanavaa. Tämän valinnan avulla voidaan valita haluttujen rivien lähetystapaa muuksi. Kyseinen rivi pitää ruksata rivin perässä olevasta laatikosta, ja sen jälkeen valitaan uusi lähetystapa ja painetaan Vaihda -painiketta. Laskujen oletuslähetyskanava valikoituu sen mukaan mitä laskutusosoitteita asiakkaalle on annettu. Mikäli asiakkaalle on lisätty verkkolaskuosoite, oletustulostuskanava on tällöin verkkolaskun lähetys. Jos verkkolaskuosoitetta ei ole, oletustulostuskanava on PDF eKirje -tulostuskanava. Viimeisenä tulostusvaihtoehtona on paikallinen tulostus. Jos laskutusasiakkaan tiedoissa ei ole lähetyskanavan vaatimia osoitetietoja, tästä ilmoitetaan ja lasku jää alkuperäiseen kanavaan.

 

Poista valitut prosessista ottaa valitut laskut pois lähetysnäkymästä ja näitä ei lähetetä tällä kertaa.

9. Päivitä valituille osoitetiedot asiakkaalta. Hakee osoitetiedot uudestaan ja ne päivittyvät siihen, mitä on kyseisen asiakkaan takana.

10. Lajittele kaikki aineistot uudelleen. Jos laskujen tai laskutusasiakkaiden tietoja on muutettu, pitää aineistot lajitella uudestaan kanaviin, painamalla näkymän lopussa olevaa "Lajittele kaikki aineistot uudelleen" -painiketta.

Keskeytä prosessi: Tästä päästään tarvittaessa takaisin laskulle tai avoimiin myyntilaskuihin. Mikäli ei ole painettu lähetä lasku -painiketta ei mikään lasku ole lähtenyt eteenpäin.

Lähetys- ja tulostushistoria

Kun lasku on lähetetty haluttua kanavaa pitkin, näkyy laskun avaamalla lähetys- ja tulostushistoriassa milloin lasku on lähetetty ja kenen toimesta ja mitä lähetyskanavaa pitkin.

 

Muistutuslaskujen lähettäminen sähköisenä (=verkkolaskuna)

Jotta maksumuistutukset ja -huomautukset sekä perintäkirjeet voidaan lähettää sähköisinä, tulee niille muuttaa eräpäivä tulevaisuuteen lähetyspäivään nähden lähetysprosessissa. Järjestelmä muuttaa eräpäivän vain laskuaineistolle, alkuperäinen eräpäivä säilyy itse laskulla ennallaan. 

Kun laskut on valittu ja viety lähetysprosessiin niin laskut tulee vielä merkitä lähetysprosessissa laittamalla täppä laskurivin perässä olevaan pieneen ruutuun, jotta laskun eräpäivä muuttuu. Tämän jälkeen valitaan eräpäivä, joka on tulevaisuudessa laskun lähetyspäivämäärään nähden. Uusi eräpäivä kannattaa laittaa 5 pankkipäivän päähän laskun lähetyspäivämäärästä. Kun uusi eräpäivä on asetettu laskut ovat lähetysvalmiit. Kun laskut on lähetetty, niin muistathan vielä viimeistellä lähetysprosessin.

Laskutus muussa kuin kirjanpitovaluutassa

Laskutusvaluutaksi voi valita listalta myös muun, kuin sen valuutan, jossa yrityksen kirjanpito on. Tällöin laskurivien oletetaan olevan vierasta valuuttaa, ja ne välittyvät sellaisinaan paperilaskulle tai muihin kanaviin. Valuutalle ehdotetaan edellisen pankkipäivän keskikurssia, ja sitä voi tarvittaessa muuttaa. Laskun loppusumma näkyy ensimmäisen tallennuksen jälkeen myös kirjanpitovaluutassa (esim. Euro). Laskuluettelossa ja myyntireskontranäkymässä näkyy laskusta vain tämä euromääräinen loppusumma. Annettua valuuttakurssia käytetään myös laskusta kirjanpidon tositetta muodostettaessa.

eScan-dokumentti liitteeksi myyntilaskulle

Myyntilaskulle lisätään eScan-liite seuraavasti:

1. Avaa lasku joko laskuluettelosta tai myyntireskontranäkymästä klikkaamalla sen numeroa.
2. Avaa toiminnevalikko ja valitse "Lisää eScan-dokumentti".
3. Seuraavaksi kannattaa listata "Kaikki tyypit".
4. Laita rasti ruutuun valitsemasi tiedoston kohdalle ja liitä valitut.
5. Tämän jälkeen palataan laskunäkymään ja jäädään siihen. Laskunäkymän alareunassa vasemmalla on seuraava kohta (Liitetiedostot ( *kpl)), joka tulee nyt avata painamalla sitä hiirellä.
6. Mikäli halutaan että liite tulostuu laskun tulostuksen yhteydessä, niin laitetaan raksi ruutuun ja valitaan "Merkitse valitut liitetiedostot tulostettavaksi".
7. Lasku voidaan tulostaa haluttuun kanavaan. Huomaattehan, että myös PDF- eKirje- kanavaan on mahdollista tulostaa liitteellisiä laskuja. Mikäli tämä kanava ei ole käytössä, se on helppo kytkeä päälle palvelunhallinnasta (Yrityksen nimi vasemmalta ylhäältä > Sähköiset palvelukanavat). Avataan PDF- eKirje -tulostuspalvelu.

Myös Finvoice-verkkolaskun yhteydessä voidaan välittää liitteitä, mutta toistaiseksi eScan-dokumenttien välittämistä verkkolaskujen mukana ei ole tällä hetkellä tuettu.

Myyntilaskun tulostaminen ei onnistu

Mikäli myyntilaskun paikallinen tulostus ei onnistu, niin seuraavat tarkistukset ja toimenpiteet on hyvä tehdä ennen tukipyynnön tekemistä:

• Onko Adobe Reader tai vastaava ohjelma, esim. Foxit Reader asennettuna koneelle? - Jos ei, niin asennetaan ko. ohjelma.
• Jos laskun tulostuksen seurauksena on blanco ruutu, on se merkki siitä, että Adobe Readeriin on tulossa päivitys - Päivitä Adobe Reader.
• Onko käytössäsi Adobe Readerin (tai vastaavan ohjelman) uusin versio? - Jos ei, niin päivitä ko. ohjelma.
• Onko sinulla käyttämästäsi selaimesta uusin versio käytössä? - Tarkasta selaimen mahdolliset päivitykset ko. selaimen toimittajan sivustolta ja asenna uusin versio.
• Oletko jo testannut tulostusta toisella selaimella? - Jos et, niin asenna vaihtoehtoinen selain.
• Mikä on selain? - Selain on se ohjelma, millä selaat Internet-sivuja. Windows-ympäristössä oletusselain on yleensä Internet Explorer, Applen Mac OS:n puolella oletusselain on Safari.
• Oletko jo sammuttanut ja käynnistänyt tietokoneen uudelleen? - Jos et, niin tee tämä ja kokeile uudelleen.
• Oletko tarkastanut Myyntireskontranäkymästä, ettei sinulla ole entinen tulostusprosessi kesken? - Jos et, niin tarkasta ko. näkymä ja viimeistele mahdollisesti kesken oleva prosessi.