Työnkulut

Työnkulku on puumainen rakenne, jolla mallinnetaan liiketoimintaprosessi vaiheineen. Tehtävät noudattavat aina jotain työnkulkua, ja tehtävän käsittely pohjautuu työnkulun eri vaiheisiin.

Tehtävät > Tehtävänhallinnan asetukset > Työnkulut

Työnkulkulistaus ja sen toiminnot
Työnkulkulistauksessa on valmiina yksi esimerkkityönkulku: "Myynti". Työnkulut listataan näkymässä nimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä julkaisutilan mukaan.

Nimi - Työnkulun nimi
Kuvaus - Työnkulun kuvaus
Lisää uusi työnkulku - Toiminnolla lisätään uusi työnkulku listaukseen
Kopioi - Kopioi valitun työnkulun uudeksi työnkuluksi
Tila - Työnkulun julkaisutila:
"Julkaistu"

Työnkulkuun voi luoda tehtäviä
Näkyy raporteilla ja valintalistoissa
Muokkausta on rajoitettu
Ei voi poistaa

"Julkaisematon"

Ei ole käyttettävissä
Ei näy muualla kuin Työnkulkulistaus-sivulla
Muokkausta ei ole rajoitettu
Voi poistaa (paitsi jos on luotu tehtäviä)

Julkaisu - Vihreää nuolta painettaessa työnkulku julkaistaan. Punaista nuolta painettaessa työnkulku poistetaan julkaisusta
Poista - Poistaa työnkulun. Työnkulkua ei kuitenkaan voi poistaa, mikäli siihen on luotu tehtäviä. Tällöin työnkulku pelkästään poistetaan julkaisusta

Uuden työnkulun luominen

Uutta työnkulkua luotaessa on tärkeä ensin miettiä, mitä teemme ja miksi, eli yrityksen sisäisten prosessien kulku tulisi olla selvillä. Työnkulun suunnitteluun kannattaa ottaa mukaan yrityksen eri toimintojen avainhenkilöt. Työnkulku on koko Tehtävänhallinnan peruspilari, joten sen tulisi olla työntekoa tehostava, mahdollisimman yksinkertainen ja suoraviivainen. Lisäksi, turhia vaiheita olisi syytä välttää.

Nimi - Työnkulun nimi. Mikäli yrityksellä on useampia prosesseja, joita mallinnetaan työnkuluissa, niin työnkulut kannattaa nimetä kuvaavasti.
Kuvaus - Työnkulun kuvaus, yrityksen sisäinen tieto
Viestipohja - Tehtävältä voidaan lähettää sähköpostiviestejä, tässä valitaan viestinnän oletuspohja perustettavalle työnkululle
Vastuuhenkilö - Työnkulun vastuuhenkilö, yrityksen sisäinen tieto
Myynnin työnkulku - Mikäli toiminto on päällä, voidaan työnkulusta muodostaa tarjouksia, tilauksia ja laskuja, sekä käyttää palvelulaskutuksen eri toimintoja
Tehtävälle saapuva viesti - Mikäli työnkulusta lähetetään sähköposteja, niin tässä määritellään, mitä tapahtuu jos vastaanottaja vastaa viestiin. Vastausviestin ohjautuminen tehtävälle vaatii Ulkoisen viestilähteen määrittelyn, ja lisäksi vastausviestiin tulee vastata otsikkoa muuttamatta.
Tallenna - Työnkulku tallennetaan nappia painamalla

Työnkulun hallintanäkymä

Uudessa työnkulussa on valmiina vain työnkulun ensimmäinen vaihe (Alku). Siirry työnkulun muokkaukseen oikean yläkulman linkistä.

Julkaise työnkulku - Julkaisee muokattavana olevan työnkulun
Lisää uusi vaihe - Lisää uuden vaiheen aktiivisena olevan (vihreä väri) vaiheen perään
Vaiheen muokkauksen työkalut ovat käytettävissä kaikessa laajuudessaan vasta kun työnkulussa on enemmän vaiheita
Vaiheen tiimit - Tässä määritellään muokattavan työnkulun vaihekohtaiset käyttöoikeudet. Tiimi koostuu CRM:n käyttäjistä ja oikeudet määritellään tiimitasolla. Muokkausoikeus antaa oikeuden käsitellä valittua vaihetta. Työnkulun jokaisen vaiheen käyttöoikeudet määritellään erikseen. Koko työnkululle ei voi määritellä käyttöoikeuksia kerrallaan. Käyttöoikeuksia voidaan asettaa niin monelle tiimille kuin halutaan.

Vaiheen automaattiset toimenpiteet

Sähköpostin lähettäminen - Jos tehtävä suljetaan tähän vaiheeseen, käynnistyy sen seurauksena sähköpostin lähettämistoiminto automaattisesti. Samoin tapahtuu jos tehtävä siirretään pois tästä vaiheesta.
Uuden tehtävän luominen - Järjestelmä käynnistää uuden tehtävän luomistoiminnon siirryttäessä tähän vaiheeseen.
Tarjouksen tai tilauksen tilan päivitys - Käyttäjälle ehdotetaan automaattisesti tilan päivittämistä tehtävää suljettaessa.

Vaiheen nimen muuttaminen

Uuden vaiheen lisääminen

Anna vaiheelle nimi ja lisää uusi vaihe työnkulkuun.

Vaiheita voi lisätä myös näin, eli aktivoidaan "Ensimmäinen vaihe" ja lisätään sen perään "Neljäs vaihe". Ensimmäisen vaiheen jälkeen on nyt kaksi "reittiä" valittavana.

Jos halutaan siirtyä "Neljäs vaihe" -kohdasta suoraan kohtaan "Kolmas vaihe", niin aktivoidaan "Neljäs vaihe" ja lisätään sille seuraajaksi "Kolmas vaihe".

Nyt tehtävä voidaan siirtää ensimmäisestä kolmanteen vaiheeseen kahta eri "reittiä" pitkin. Tämä helpottaa tehtävän käsittelyä työnkulussa, mikäli eri vaiheilla on sama seuraava vaihe, esim. "Laskutus".

Työnkulun hallintanäkymän toiminnot

Välilehdet

Työnkulun hallintanäkymä - Työnkulun hallinnan koostenäkymä
Perustietojen muokkaus - Perustietojen muokkausnäkymä
Aktiviteettien hallinta - Työnkulun aktiviteettien määrittely
Liitteiden hallinta - Työnkulkuun liitettävien liitteiden hallinta. Käytössä sähköpostiviestinnässä
Käyttäjäkohtaiset laskutushinnat - CRM:n käyttäjien käyttäjäkohtaiset tuntityöhinnat. Laskennallinen hinta = yrityksen oma kustannus. Laskutettava hinta = asiakkaalta laskutettava nettotuntihinta