Aktiviteetit

Aktiviteetti on Tehtävälle määriteltävä pienempi toimenpide, esimerkiksi  soittopyyntö, kommentoiminen, tapaaminen tai vaikka  asunnon loppusiivous. Käyttäjät voivat itse luoda haluamansa nimisiä aktiviteetteja tarpeen mukaan.

Aktiviteetien määrää ja toteuttamista voidaan mitata. Käyttäjät ja heidän tekemänsä aktivitetit voi nähdä Tulosnäkymästä.

Tehtävä voi olla kerralla vain yhdellä henkilöllä käsittelyssä. Aktiviteettien avulla tehtävään liittyviä tekemisiä voi helposti delegoida muille, ilman että tehtävän käsittelijää tarvitsee muuttaa.

Aktiviteettien hallinta
Tehtävät > Asetukset > Tehtävähallinan asetukset
Näkymässä hallitaan olemassa olevia aktiviteetteja, sekä voidaan tarkastaa, missä työnkuluissa mikäkin aktiviteetti on käytössä.
Lisää uusi aktiviteetti (katso kuva yllä, kohta 1) - Toiminnolla lisätään uusi aktiviteetti.

Anna aktiviteetille nimi ja tallenna.

Aktiviteettien lisääminen työnkulkuun
Tehtävät > Asetukset > Tehtävähallinnan asetukset > Työnkulut > Avataan työnkulku ja sieltä välilehti "Aktiviteettien valinta"

Uusi aktiviteetti voidaan lisätä myös tästä näkymästä (katso kuva yllä, kohta 1). Työnkulussa käytössä olevat aktiviteetit listataan omana ryhmänään (2), samoin käyttöön valittavissa olevat (3). Mikäli aktiviteetteihin tehdään muutoksia, näkymä päivitetään painamalla "Päivitä käytössä olevat aktiviteetit" -nappia (4).
Mikäli aktiviteetti on käytössä työnkulun tehtävillä, sitä ei voi enää poistaa käytöstä ko. työnkulussa. Jos aktiviteettia ei ole vielä käytetty, voi sen poistaa ottamalla väkäsen pois valintaruudusta. Käyttöön lisääminen tehdään laittamalla väkänen valintaruutuun. Muutokset tallennetaan kohdasta (4).

Aktiviteettien käyttö
Aktiviteetteja käytetään työnkulun tehtävillä. Avaa haluamasi tehtävä. Tehtävänäkymän vasemmassa reunassa on kohta "Aktiviteetit". Uuden aktiviteetin lisääminen tapahtuu vihreää plussaa painamalla.

Valitse listasta haluamasi aktiviteetti, määritä kenelle käyttäjälle aktiviteetti kohdistetaan, anna määräpäivä ja kellonaika (voidaan määrittää kätevästi kalenteritoiminnolla), sekä kuvaus ja lopuksi tallenna.

Käyttäjälle uusi aktiviteetti näkyy henkilökohtaisessa työnäkymässä. Määräpäivän ylittänyt aktiviteetti näytetään punaisella värillä.

Aktiviteetin toteutukseen päästään painamalla tehtävän nimeä. Aktiviteetti on omassa laatikossaan tehtävän kommenttien yläpuolella. "Toteuta" -linkistä avautuu aktiviteetin toteutus- /kuittaustoiminto.

Kirjoita kommentti tekstikenttään, liitä halutessasi liitteitä, kirjaa työaikaa jne. Lopuksi tallenna, jolloin aktiviteetti merkitään toteutetuksi. Toteutuksen voi peruuttaa "peru toteutus" -linkistä.