Palkkatietoilmoitusten listausnäkymä

Palkkatietoilmoitusten listausnäkymä
Yksittäinen palkkatietoilmoitus
Ilmoitusten tilat
Ilmoitusten käsittely
Poikkeukset ja huomiot
Käyttöoikeudet

Tulorekisterin myötä jokaisesta palkkalaskelmasta, matkalaskusta ja palkkaennakosta, joiden maksupäivä on 1.1.2019 tai sitä myöhemmin, muodostetaan palkkatietoilmoitus, joka tulee toimittaa tulorekisteriin. Netvisorista ilmoitukset lähtevät oletuksena automaattisesti maksamisen yhteydessä.

Pääset osioon kohdasta Palkat > Palkanlaskenta > Palkkatietoilmoitukset.

Palkkatietoilmoitusten listausnäkymästä löydät kaikki maksetuista palkkalaskelmista, matkalaskuista ja palkkaennakoista muodostetut palkkatietoilmoitukset. Samassa näkymässä ovat myös Kansainvälisten tilanteiden ilmoitukset.

Ilmoitukset ovat ryhmitelty aineiston tyypin mukaisesti omiin taulukkoihinsa. Ilmoituksia voi tarkastella, korjata ja lähettää tästä näkymästä. Näkymä toimii samalla myös kaikkien muodostettujen ilmoitusten arkistona.

Yläosan päivämäärähaulla voit rajata näkyville palkkatietoilmoitukset haluamaltasi aikajaksolta. Palkkatietoilmoitukset voidaan halutessa ryhmitellä "Ryhmittele" -toiminnolla:

Listaa voi myös rajata "Rajaa listaus" -toiminnolla.

Kun muokkaat näkymän asetuksia, muista klikata "Päivitä näkymä" -painiketta, jotta asetukset asettuvat voimaan. Alkuperäiseen näkymään pääsee "Palauta oletukset" -painikkeesta.

Huomioitahan, että työnantajan erillisilmoitukset eivät ole tässä näkymässä, vaan omalla sivullaan seuraavalla välilehdellä: Työnantajan erillisilmoitukset

Yksittäinen palkkatietoilmoitus

Yksittäisen palkkatietoilmoituksen sisällön voi nähdä listausnäkymästä "Näytä ilmoitus" -linkistä. Ilmoitus avatuu omaan ikkunaansa listauksen päälle.

Ilmoituksen tiedot lyhyesti

Ikkunassa näytetään ylimpänä ilmoituksen yksilöivät tiedot eli palkansaajan nimi, mistä aineistosta on kyse, palkanmaksukausi, palkanmaksupäivä, ilmoituksen tyyppi/versio sekä ilmoituksen tila.

Punaisella pohjalla näytetään mahdolliset virheilmoitukset, jos palkkatietoilmoituksella sellaisia on.

Käyttöohje: Palkkatietoilmoituksen virhetilanteet ja korjaaminen

Aineiston tiedot -osiossa näytetään aineistoon liittyviä tietoja kuten muodostamishetki, maksajan ilmoitusviite, yhteyshenkilö, maksajan tunnisteet, maksajan tiedot ja palkanmaksukausi.

Tulonsaajan tiedot pitää sisällään erilaisia palkansaajaa koskevia tietoja kuten perustiedot, työsuhdetta koskevia tietoja, vakuuttamistiedot ja kansainväliset tiedot.

Poissaolot voidaan ilmoittaa tulorekisteriin. Ne näkyvät omana osiona ilmoituksella. Lisää poissaoloista voit lukea tästä.

Tulolajirivit ovat varsinaisia palkkatietoja.

Osioiden otsikkoa klikkaamalla tiedot saadaan näkyviin.

Ilmoitusten tilat

Palkkatietoilmoituksen tila näytetään aina kunkin ilmoituksen rivillä.

Mahdollisia palkkatietoilmoituksen tiloja on kerrottu alla olevassa taulukossa.

Tila	Selitys
Tulorekisterissä	Ilmoitus on lähetetty ja tallennettu onnistuneesti tulorekisteriin.
Merkitty toimitetuksi	Ilmoitus voidaan tulorekisteriin lähettämisen sijaan merkitä toimitetuksi tulorekisteriin. Toimintoa voidaan käyttää esimerkiksi tilanteessa, jossa aineisto on toimitettu muuta kautta ja Netvisorissa halutaan merkitä asian olevan hoidettu.
Odottaa maksamista	Niin kauan kuin aineistoa (esim. palkkalaskelmaa) ei ole maksettu, ei siitä ole vielä muodostettu palkkatietoilmoitusta. Ilmoituksesta on siis nähtävillä tuolloin vain esikatselu. Maksamisen yhteydessä otetaan kantaa palkkatietoilmoituksen lähettämiseen ja varsinainen ilmoitus muodostuu ja on nähtävillä Palkkatietoilmoitukset -listauksessa.
Hylätty	Jos lähetetty ilmoitus ei mene tulorekisterin tarkistuksesta läpi, palautuu se tilassa "Hylätty". Tällöin ilmoitus tulee avata ja korjata virheet sekä lähettää ilmoitus uudelleen.
Lähettämätön	Jos maksamisen (tai maksetuksi merkitsemisen) yhteydessä valitaan, että ei haluta lähettää ilmoituksia, jäävät ilmoitukset tällöin lähettämättömiksi, ja ne tulee hoitaa jälkikäteen itse.
Odottaa valtuutusta	Kyseessä on poikkeustilanne jos valtuutus palkkatietoilmoitusten tietojen toimittamiseen puuttuu. Tällöin ilmoitukset eivät automaattisesti lähde tulorekisteriin maksamisen yhteydessä, vaan palkanlaskijan tulee huolehtia, että tiedot tulevat toimitetuksi. Ratkaisuna on hoitaa varmenne/valtuutus teknisen rajapinnan käyttämisestä palkkatietoilmoittamiseen Netvisorista kuntoon. Käyttöohje on tässä.
Mitätöity	Tulorekisteriin onnistuneesti lähetetty ilmoitus voidaan tarvittaessa myös mitätöidä. Kun mitätöintipyyntö on käsitelty tulorekisterissä, päivittyy ilmoituksen tilaksi "mitätöity". Tällöin tiedot eivät ole enää tallessa tulorekisterissä.
Lähetetty	Tilana näkyy "Lähetetty" heti lähetykseen lähettämisen jälkeen. Tila päivittyy jonkin ajan kuluttua joko tilaan "Tulorekisterissä" tai "Hylätty".

Ilmoitusten käsittely

Ilmoituksen tila vaikuttaa siihen, mitä ilmoitukselle voi tehdä. Jotta ilmoitukselle voi tehdä toimenpiteitä tulee se avata "Näytä ilmoitus" -linkistä.

Ilmoituskohtaiset toiminnot löytyvät aina kunkin yksittäisen ilmoituksen ikkunasta kun ilmoitus avataan.

Muodosta korvaava ilmoitus

Muodosta korvaava ilmoitus -valinta tulee näkyviin jos alkuperäinen ilmoitus on toimitettu onnistuneesti tulorekisteriin. Painike avaa ilmoituksen muokkaustilaan ja muokattu versio tulee lähettää alkuperäisen ilmoituksen päälle korvaavaksi.

Korjaa ilmoitusta

Korjaa ilmoitusta -valinta näkyy hylätyllä palkkatietoilmoituksella. Tällöin siis ilmoitus saadaan auki muokkaustilaan, siihen tehdään tarvittavat korjaukset ja ilmoitus lähetetään uudestaan tulorekisteriin.

Korvaa nykyarvoilla

Korvaa nykyarvoilla -valinta näkyy tulorekisterissä hyväksytysti olevalla palkkatietoilmoituksella. Toiminto muodostaa korvaavan ilmoituksen lähetettäväksi tulorekisteriin. Se hakee palkkatietoilmoitukselle Netvisorista muodostushetken nykyiset tiedot ja asetukset palkansaajan tiedoista, työsuhteen tiedoista, tilityspisteiden tiedoista ja tulolajeilta. Huomaa, että palkkalajin asetuksiin asetettu päivärahan tyyppitieto ei generoidu.

Korjaa nykyarvoilla

Korjaa nykyarvoilla -valinta näkyy tulorekisterissä hylätyksi tulleella palkkatietoilmoituksella. Toiminto muodostaa korjatun ilmoituksen lähetettäväksi tulorekisteriin. Se hakee palkkatietoilmoitukselle Netvisorista muodostushetken nykyiset tiedot ja asetukset palkansaajan tiedoista, työsuhteen tiedoista, tilityspisteiden tiedoista ja tulolajeilta. Huomaa, että palkkalajin asetuksiin asetettu päivärahan tyyppitieto ei generoidu.

Lataa XML

Lataa XML -valinta mahdollistaa palkkatietoilmoituksen lataamisen/tallentamisen tekstitiedostoksi XML-muotoon omalle koneelle.

Mitätöi ilmoitus

Mitätöi ilmoitus -valinta mahdollistaa tulorekisteriin hyväksytysti toimitetun ilmoituksen mitätöimisen.

Poista ilmoitus

Poista -painike on käytettävissä vain, jos tulorekisterissä on voimassa oleva ilmoitus, jonka päälle on aloitettu muodostamaan korvaavaa ilmoitusta eikä sitä halutakaan lähettää.

Näytä ilmoitus -toiminnon takaa löytyvät myös seuraavat valinnat:

Lähetä ilmoitus lähettää ilmoituksen tulorekisteriin.
Merkitse toimitetuksi muuttaa ilmoituksen tilan toimitetuksi ilman, että sitä lähetetään enää eteenpäin.

Palkkatietoilmoitukset -listauksessa on myös massatoimintopainikkeita. Rastita halutut palkkatietoilmoitukset näkymältä tai valitse mustasta alanuolesta kaikki ja saat toiminnot näkyviin.

Tällöin toiminnon perässä olevissa suluissa näkyy luku, joka kertoo kuinka monelle valituista ilmoituksista on tehtävissä mitäkin toimintoa.

Mikäli käytät korjaa/korvaa palkkatietoilmoitus alkuarvoista -toiminnallisuutta, ota aina huomioon että palkkatietoilmoitukselle päivittyvät Netvisorin nykyiset asetukset. Mikäli esimerkiksi aiemmin lähetetyllä ilmoituksella on ollut vielä sen hetkisen työeläkeyhtiön tiedot ja nyt ilmoitus korvataan uudella ja työeläkeyhtiötä on vaihdettu, tulee ilmoitukselle väärän yhtiön tiedot.

Poikkeukset ja huomiot

Tieto hylätyistä ja lähettämättömistä palkkatietoilmoituksista kerrotaan myös Poikkeukset ja huomiot -widgetissä. Widgetistä pääsee porautumaan Palkkatietoilmoitukset -listaukseen, josta huomiota vaativat ilmoitukset voidaan käsitellä.

Käyttöoikeudet

Koska kyseessä on velvoite, näkymään pääseminen vaatii toimintokohtaisen oikeuden (luku- tai muokkausoikeus) palkanlaskennan "Kuukausivelvoitteet"-kohtaan.

Lisäksi vaaditaan Palkanlaskija-rooli (P), koska näkymässä käsitellään palkkatietoja.