Työnantajan erillisilmoitukset
Työnantajan erillisilmoituksilla ilmoitetaan kuukausittain maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä ja siitä mahdollisesti tehdyt vähennykset. Vaihtoehtoisesti voi ilmoittaa "Ei palkanmaksua" -tiedon jos maksaja kuuluu Verohallinnon työnantajarekisteriin eikä ole maksanut lainkaan palkkoja kyseisen kuukauden aikana.
Työnantajasuoritusten ja työnantajan erillisilmoituksen kuukausinäkymä
Tarkista laskennan perusteet
Kirjaa vähennykset
Esikatsele
Muodosta tosite ja lähetä erillisilmoitus
Muodosta ja maksa verotilisiirto
Ei palkanmaksua -tilanne
Nollailmoitus -tilanne
Vuosinäkymä
Käyttöoikeudet
Usein kysyttyä
Palkansaajakohtaiset tiedot ilmoitetaan aina maksujen yhteydessä palkkatietoilmoituksilla.
Työnantajasuoritusten ja työnantajan erillisilmoituksen kuukausinäkymä
Palkat > Palkanlaskenta > Velvoitteet > Työnantajan erillisilmoitukset
Työnantajan erillisilmoitusten kuukausinäkymässä:
- Kirjataan vähennykset sairausvakuutusmaksusta
- Muodostetaan työnantajasuoritusten tosite
- Lähetetään työnantajan erillisilmoitus
- Muodostetaan työnantajasuoritusten verotilisiirto
1) Tarkista laskennan perusteet
Ennen velvoitteen hoitamista, varmista, että kaikki kuukaudelle kuuluvat palkkalaskelmat ovat varmasti mukana. Jokin laskelma voi esimerkiksi olla vielä maksatusnäkymässä maksamattomana, eikä se täten näy vielä sivulla eikä ole mukana laskennassa.
Työnantajasuoritusten laskennan perusteena toimivat kaikki palkkalaskelmat, jotka ovat maksettu ja joiden maksupäivä on valitulla kuukaudella. Maksetut palkalaskelmat voit nähdä sivun alareunan "Maksetut palkkalaskelmat" -taulukossa.
Erillisilmoituksen summia ei voi muokata manuaalisesti käsin suoraan ilmoitukselle, vaan tiedot muodostetaan automaattisesti palkanlaskennan tietojen pohjalta.
Tarkista että ennakonpidätys, lähdevero ja työnantajan sairausvakuutusmaksu ovat oikein. Ennakonpidätyksen, lähdeveron ja työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärät lasketaan maksetuista palkkalaskelmista. Sairausvakuutusmaksun prosentti päivitetään ohjelmaan vuosittain automaattisesti, josta ohjelma laskee maksun määrän.
Työnantajan sairasvakuutuksen laskennan perusteisiin nousevat kaikki palkkalajit, joiden yrityskohtaisissa palkkalajeissa on vakuutuskäsittelyn asetuksissa valittuna "Sairasvakuutusmaksu".
Mikäli palkkalajilta on puuttunut tulolajikohdistus palkanlaskentahetkellä ja palkkalajin asetuksia muokataan palkanlaskennan jälkeen yrityskohtaisistsa palkkalajeista, päivittyvät tiedot erillisilmoitukselle.
Lisäksi palkkalajin on oltava "Rahapalkan" laskentakaavassa mukana.
2) Kirjaa sosiaaliturvamaksun vähennykset
Voit kirjata erillisilmoitukseen vähennyksiä. Klikkaa Vähennykset -kohdan sinistä 0,00-linkkiä kirjataksesi vähennyksiä.
Linkistä avautuu ikkuna, jossa vähennykset kirjataan palkansaajakohtaisesti. Valitse palkansaaja suurennuslasin kuvakkeesta ja anna vähennettävä summa. "Uusi rivi" -toiminnolla saat useita eri rivejä. Muista tallentaa lopuksi. Kuukausinäkymässä näytetään vain vähennysten yhteissumma. Mikäli haluat kuitenkin tarkistella jälkeenpäin vähennyksiä palkansaajakohtaisesti, voit klikata "Vähennykset" -kohdan sinisestä summa-linkistä ja tarkempi erittely aukeaa.
3) Esikatsele
Tositteelle meneviä tietoja voit esikatsella tositteen "Esikatselu" -linkistä.
Samoin muodostettavan erillisilmoituksen tietoja voit esikatsella ilmoituksen "Esikatselu"-linkistä.
4) Muodosta tosite ja lähetä ilmoitus
Tositteen päiväykseksi tarjotaan oletuksena valitun kuukauden viimeistä päivää. Paina vihreää painiketta, joka samalla muodostaa tositteen sekä erillisilmoituksen ja lähettää ilmoituksen tulorekisteriin.
Tosite on nyt muodostettu kirjanpitoon sekä ilmoitus muodostettu ja lähetetty tulorekisteriin.
5 Muodosta ja maksa verotilisiirto
Tositteen muodostaminen ja ilmoituksen lähettäminen aktivoivat verotilisiirron muodostamisen.
Voit muodostaa yhden tai usemman tilisiirron. Anna tiedot ja muodosta tilisiirto.
- Eräpäivä: Tarkista että eräpäivä on oikein
- Veloitettava pankkitili: Valitse miltä tililtä verotilisiirto maksetaan
- Maksettava summa: Tarkista että maksettava summa on oikein
- Laskelmasta näet miten maksettava summa muodostuu. Laskukaavana on ennakonpidätys + lähdevero + sairausvakuutusmaksu - vähennykset = jää maksettavaa.
Maksaminen
Jos sinulla on tilisiirtojen maksatusoikeus, voit jo tilisiirron muodostusvaiheessa valita oletustoiminnon "Muodosta ja siirry maksamaan", jolloin pääset suoraan maksatusnäkymään maksamaan juuri tekemäsi tilisiirron.
Voit myös vain muodostaa tilisiirron, jolloin se muodostuu ja odottaa maksamista tilisiirtonäkymässä kohdassa Ostot > Tilisiirrot > Avoimet ja maksetut tilisiirrot.
Kaikki näkymän kautta muodostetut verotilisiirrot näkyvät tilisiirto -osion alla omassa taulukossaan.
Ei palkanmaksua -tilanne
Jos kuulta ei ole palkanmaksua, ilmoitetaan tulorekisteriin "Ei palkanmaksua" -tieto. Ohjelma tunnistaa tilanteen automaattisesti. Ilmoituksen perässä näkyy "Ei palkanmaksua "-tieto. Tee tosite ja lähetä ilmoitus normaalisti.
Ei palkanmaksua -tieto voidaan ilmoittaa usealta kuukaudelta ennakkoon. Vaihda kuukausi ja tee tosite, lähetä ilmoitus ja muodosta verotilisiirto.
1. Valitse oikea vuosi ja kuukausi
- Koska palkanmaksua eikä siten palkkalaskelmia ole maksettu valitulla kuukaudella, ohjelma ymmärtää, että kyseessä on "Ei palkanmaksua" -tilanne
2. Paina vihreää "Muodosta tosite ja lähetä ilmoitus tulorekisteriin"
Ilmoitetaan erillisilmoituksella
Tilityspisteen asetuksista löytyy valitan "Ilmoitetaan erillisilmoituksella", joka on oletuksena valittuna. Tämä asetus mahdollistaa TyEL vakuutusyhtiön tietojen ilmoittamisen erillisilmoituksella niiltä kuukausilta, joista ei muodostu palkkattietoilmoitusta. Mikäli kuukaudelle on muodostunut palkkatietoilmoituksia, jättää valinta automaattisesti ilmoittamatta elävakuutustiedot erillisilmoituksella vaikka valinta on käytössä, koska tiedot ilmoitetaan jo palkkatietoilmoituksilla.
Nollailmoitus-tilanne
Jos kuukaudessa ei ole maksettu palkkaa, mutta on maksettu verottomia kustannusten korvauksia, kyseessä on ns. "nollatietoilmoitus" -tilanne. Tällainenkin tilanne pitää ilmoittaa tulorekisteriin. Ohjelma tunnistaa tilanteen automaattisesti.
Ilmoituksen perässä näkyy "(Nollatietoilmoitus)" -tieto. Tee tosite ja lähetä ilmoitus normaalisti.
Vuosinäkymä
Voit valita valikosta kuukauden sijaan näytettäväksi koko vuoden, jolloin näkymän päivittämisen jälkeen näet valitun vuoden osalta koosteen kuukausitasolla tositteiden, ilmoitusten sekä tilisiirtojen osalta. Varsinainen erillisilmoitusten käsittely tapahtuu kuukausinäkymässä, johon pääset helposti listauksen kuukaudesta (kuvassa esim 2019 toukokuu).
Käyttöoikeudet
Työnantajan erillisilmoituksille pääsemiseen tarvitaan palkanlaskennan toimintokohtainen muokkausoikeus kohtaan "Kuukausivelvoitteet". Lisäksi tarvitaan Palkanlaskija-rooli (P), koska näkymässä näytetään palkkatietoja.
Usein kysyttyä
K: Ehdin jo tekemään tositteen ja lähettämään ilmoituksen. Nyt kuukaudelle tuli lisää laskelmia. Mitä teen?
V: Jos tosite ja ilmoitus on tehty ja sen jälkeen kyseiselle kuulle on tullut lisää maksettuja palkkalaskelmia, ei maksettujen palkkalaskelmien tiedot vastaa tositetta (eikä yleensä ilmoitustakaan). Kolmiot kertovat tästä.
Jotta saat tositteen ja ilmoituksen ajantasalle:
1) Mitätöi tosite punaisesta Mitätöi tosite -painikkeesta
2) Paina uudelleen vihreää "Muodosta tosite ja lähetä ilmoitus" -painiketta
3) Muodosta (ja siirry maksamaan) tilisiirto, jonka maksettavaa summaa on jäljellä äskeisten muutosten verran
Nyt maksettujen palkkalaskelmien tiedot täsmäävät tositteen ja ilmoituksen kanssa eikä kolmioita enää näy.
K: Näkymässä näkyy oransseja kolmioita, mistä on kyse?
V: Katso kysymys "Ehdin jo tekemään tositteen ja lähettämään ilmoituksen. Nyt kuukaudelle tuli lisää laskelmia. Mitä teen?"
K: Voinko maksaa verotilisiirroon osissa?
V: Voit teknisesti muodostaa maksusta niin monta tilisiirtoa kuin haluat. Anna muodostettavan tilisiirron tiedot, muokkaa summaa ja muodosta tilisiirto. (Valitse muodostuspainikkeen alta vaihtoehto, joka ei siirrä sinua maksatusnäkymään, jotta voi luoda peräkkäin niin monta tilisiirtoa kuin on tarve.) Muodostetut tilisiirrot näkyvät omassa taulukossaan tilisiirtojen luomistoiminnon alla.
K: Miksi en voi muodostaa tositetta?
V: Tositteen muodostaminen on estetty suljetulle kaudelle.