Uusi toimittaja voidaan luoda joko manuaalisesti tai järjestelmä voi luoda uuden toimittajan automaattisesti laskun saapuessa ostoreskontraan, jos laskulla olevaa toimittajaa ei voida kohdistaa olemassa olevaan toimittajaan. Skannauspalvelusta saapuneilta laskuilta yritetään tunnistaa uudelle toimittajalle nimi, y-tunnus ja pankkitili. Verkkolaskuna saapuneelta laskulta täytetään tämän lisäksi myös osoite- ja yhteystiedot, mikäli ne ovat mainittu aineistolla.
Toimittajan pankkitilitietojen tallentaminen
Toimittajan kirjanpidon tilien hallinta
- Yhteystiedot -välilehti
- Tarkastajat ja kiertolistat -välilehti
- Maksukielto -välilehti
- Toimittajan käsittelyhistoria -välilehti
- Liitteiden hallinta - välilehti
Jotta voi lisätä uusia toimittajia pitää käyttöoikeuksissa olla vähintään muokkausoikeudet toimittajien hallintaan sekä muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin.
Uuden toimittajan luominen
Voit aloittaa uuden toimittajan luomisen Ostot > Toimittajat > Uusi toimittaja. Toimittajatiedot kannattaa syöttää mahdollisimman kattavasti.
Toimittajaryhmä: Jos olet luonut Netvisoriin toimittajaryhmän, voit tässä valita halutun toimittajaryhmän.
Toimittajakoodi: Ei ole pakollinen, mutta mikäli halutaan päivittää toimittajalistaa esim. Excelin .CSV- tiedostosta, päivittää saman toimittajakoodin omaava tieto Netvisorin toimittajatietoja. Muuten toimittaja luodaan järjestelmään uudestaan.
Nimi: Toimittajan nimi
Y-tunnus: Suositellaan syötettäväksi, koska esimerkiksi ostolaskun skannaus ja verkkolasku -toiminnot hakevat toimittajatietoja pankkitilin, toimittajan nimen ja y-tunnuksen perusteella.
Tunnus: Mikäli toimittaja on ulkomainen, tähän kenttään voidaan syöttää toimittajan VAT-numero tai muu vastaava organisaatiotunnus. Kenttä näkyy, jos yrityksellä on käytössä rakennusalan ilmoitusmenettely.
Laskutus- ja osoitetietoihin syötetään toimittajan osoitetiedot.
Huom! Postitoimipaikka-kenttään voi syöttää max. 50 merkkiä.
Toimittajalle listalta valittu maa vaikuttaa toimittajan laskujen automaattiseen tiliöintiin sen mukaan, onko kyseessä kotimaa, toinen EU-maa, vai Unionin ulkopuolinen maa. Huom! Ulkomaanmaksuissa ja valuuttamaksuissa toimittajan osoitetiedot on täytettävä, muuten maksuaineisto ei mene pankissa läpi tai laskun maksatusvaiheessa tulee virheilmoitus virheellisistä/puutteellisista osoitetiedoista. Mikäli toimittajan osoitetiedot lisätään tai muokataan toimittajakortille, jatkossa muutos tallettuu kaikkiin maksamattomiin ostolaskuihin ja ei ole enää pakko hakea manuaalisesti toimittajaa uudestaan.
Ostotilauksen kieli: Valinta määrittää ostotilauksen kielen ostotilaustulosteella/lomakkeella, joka lähtee Netvisorista. Mahdollisia kielivalintoja on suomi, englanti ja ruotsi. Ostotilaus vaatii vähintään professional -paketin uusiin yrityksiin.
Lisätiedot -kohdassa voidaan tehdä lisää (oletus)asetuksia ja hallita oletuslaskentakohteita.
Oletusmaksuehto: Manuaalisesti tehtäville laskuille tarjotaan oletuksena tätä maksuehtoa. Kun laitetaan lisäksi valinta kohtaan "Käytä aina oletusmaksuehtoa saapuvissa laskuissa", oletusmaksuehto asetetaan automaattisesti kaikille saapuville laskuille (eli myös skannauspalvelun ja verkkolaskujen kautta saapuville laskuille).
Oletus ALV-kanta: Toimittajalle voidaan määrittää oletus ALV-kanta, jota käytetään aina laskulomakkeella.
Kun vastaanotetaan sähköisiä laskuja, eikä laskutiedoissa (verkkolaskun sanomassa) ole ALV-kantaa annettu, määrittyy se silloin toimittajan perustiedoista. Jos laskusanomassa on ilmoitettu ALV-tieto, luetaan se oletuksena laskusanomalta Netvisoriin lasku- ja tiliöintiriveille. Verkkolaskusanomalla ilmoitettu ALV-tieto yliajaa aina toimittajakortille asetetun oletus ALV-kannan tiedon. Skannauspalvelun kautta tulleesta laskusta ei tule ALV-tietoa, joten tieto luetaan toimittajan oletus ALV-kanta kohdasta. Sama pätee manuaalisesti järjestelmään syötettyihin laskuihin.
Seuraavat kohdat ovat valittavissa, kun toimittajatiedot on vähintään kerran talletettu.
Lisätiedot
Kun tiedot on talletettu, on mahdollista valita käytä aina oletusmaksuehtoa saapuvissa laskuissa, ilman tuota valintaa verkkolaskulla oleva maksuehto yliajaa toimittajan takana olevan valinnan. Skannauspalvelun kautta tulevista laskuista ei lueta maksuehtoa, joten tällöin käytetään toimittajatietojen taakse valittua oletusmaksuehtoa.
Vain osittainen ALV- vähennysoikeus: Tämä ei varsinaisesti tee mitään, mutta ostolaskuautomaation kautta voi tehdä toimittajan laskulle osittaisen alv vähennyksen. Tästä löytyy oma ohjesivu.
- Lisätään sääntö “Osittainen ALV-vähennys”
- Käyttäjän tulee kertoa, mikä osuus rivistä on vähennyskelpoista (%)
- Valitaan minkä perusteella laskurivi tunnistetaan → tuotekoodi tai tuotenimike tai selite (tai näiden kombot).
Ostotilauksen oletusvaluutta: Tämä vaikuttaa, jos yrityksessä on ostotilaukset käytössä. Tällöin ostotilaus saadaan halutulla valuutalla. Oletusvalinta on euro.
Oletuslaskentakohteet: Mikäli yritykseen on tehty laskentakohde otsikko tai otsikoita, niin näiden alla olevat laskentakohteet on valittavissa toimittajan taakse. Tällöin tämä laskentakohde tulee automaattisesti uudelle ostolaskulle, jos tämä on tehty käsin tai on tullut skannauspalvelun kautta. Verkkolaskun osalta kohde tulee myös automaattisesti, mikäli itse verkkolaskulla ei ollut sellaista laskentakohdetta mukana sanomalla, mikä täsmälleen löytyy yrityksen laskentakohteista. Tällöin sanomalla oleva kohde yliajaa toimittajan takana olevan laskentakohteen.
Toimittajan pankkitilitietojen tallentaminen
Toimittajakortilta lisätään toimittajalle pankkitili kohdasta "Toimittajan pankkitilien hallintaan".
Ulkomaisen toimittajan pankkitilitiedoista tulee löytyä pankin nimi, tilinumero ja pankin SWIFT/BIC -koodi.
USA:han menevissä maksuissa ilmoitetaan usein myös Clearing-numero tai Routing-numero. Tämä tieto tallennetaan toimittajan pankkitilitiedoissa kenttään "Clearing-numero". Kenttään "Clearing-koodi" tulee kirjainyhdistelmä USABA. BIC/SWIFT numero menee myös maksusanomalle vaikka käyttää Clearing -koodia.
Lisätietoja Osuuspankin Clearing-koodeista täällä ja Nordean Clearing-koodeista täällä
Mikäli kyseessä on SEPA-alueen ulkopuolelle menevä ulkomaanmaksu, myös pankin osoitetietojen tulee löytyä toimittajan pankkitilin tiedoista. Jotta pankin osoitetiedot saadaan päivittymään laskun maksuaineistolle, tulee tilitietoja lisättäessä laittaa täppä kohtaan "Vie pankin osoitetiedot maksusanomalle BIC-koodin lisäksi". Pankin osoitetiedot saa sisältää maksimissaan 140 -merkkiä.
Maa -kenttään valitaan pankkia vastaava maa (tämä on aina oletuksena Finland), ja oletusvaluutaksi se valuutta, jolla toimittajalle maksetaan. Lopuksi tiedot tallennetaan klikkaamalla "Tallenna" -painiketta.
Toimittajan oletuspankkitili tulee käsin tehdylle laskulle oletuksena. Mikäli verkkolaskusanomalla tai skannauspalvelun kautta tulleella laskulla on sanomassa eri pankkitili, tulee sanoman pankkitili laskulle. Mikäli skannauspalvelun kautta tulleella laskulla ei ole skannattu pankkitiliä, haetaan pankkitili toimittajan oletuspankkitilistä.
Toimittajan oletusvaluutta
Kun toimittaja on ensin luotu, voidaan toimittajakortille asettaa oletusvaluutta.
Oletusvaluutta -määritystä käytetään kahdessa paikassa oletuksena:
- Tuotekortille syötettävän toimittajakohtaisen hankintahinnan käsittelyssä = hankinta syötetään siinä valuutassa, mikä toimittajan taakse on valittu oletukseksi.
- Kun ostotilaukselle valitaan toimittaja, asetetaan ostotilaukselle automaattisesti käytettäväksi valuutaksi se, mikä löytyy toimittajan takaa.
Toimittajan kirjanpidon tilien hallinta
Kun toimittaja on luotu, voi tämän linkin takaa lisätä toimittajalle oletuskirjanpidon tilejä. Kyseiset valitut tilit ovat listassa ensimmäisenä valittavana, kun ostolasku tiliöidään. Kirjanpidon tilien hallintaan voi myös laittaa yhden tilin oletuskirjanpidon tiliksi. Tällöin tämä tili tulee suoraan kyseisen ostolaskun tiliöintiriville. Netvisor lukee tilin myös saapuvalta verkkolaskuaineistosta alla olevista kohdista, mikäli nämä löytyvät sanomalta.
- Kirjanpidon tilin tuonti laskukohtaisesti:
<NormalProposedAccountIdentifier>4000</NormalProposedAccountIdentifier>
- Kirjanpidon tilin tuonti laskurivikohtaisesti:
<RowNormalProposedAccountIdentifier>4000</RowNormalProposedAccountIdentifier>
Mikäli tieto tulee sanomalta, se yliajaa toimittajan takana olevan oletustilivalinnan.
Toimittajatietojen liittäminen: Tämän avulla voidaan yhdistää kahden toimittajan tiedot yhdeksi. Tästä löytyy oma ohjesivu.
Listaa toimittajan laskut: Linkin takaa saadaan näkyviin toimittajalle muodostetut ostolaskut.
Hankintatiedot: Hankintatietojen näkemiseen tarvitaan vähintään myyntireskontran oikeuksista hankintahinnan lukuoikeudet. Näkymästä näkee, jos tuotekortilla on tehty toimittajakohtainen hankintahinta. Toimittajan hankintatiedot linkistä näet kaikki toimittajaan linkitetyt hankintatiedot eri tuotteiden osalta.
Yhteystiedot -välilehti
Toimittajan yhteystietoja voidaan hallita yhteystiedot välilehdellä. Mikäli toimittajan taakse lisää sähköposti -kenttään sähköpostiosoitteen, voi ostotilauksen lähettää kyseiselle toimittajalle sähköpostitse. Ostotilauksen voi myös lähettää sähköpostilla useaan sähköpostiosoitteeseen samalla kertaa. Tällöin sähköpostiosoitteet tulee tallentaa toimittajan tietoihin puolipisteellä eroteltuina.
Tarkastajat ja kiertolistat -välilehti
Tästä löytyy oma ohjesivu.
Maksukielto -välilehti
Maksukielto -välilehdellä voidaan toimittaja laitaa maksukieltoon ja antaa kommentti maksukiellon syystä (pakollinen tieto). Jos toimittaja on jo maksukiellossa, painikkeesta poista maksukielto voi poistaa kyseisen maksukiellon. Maksukiellon lisäämisestä ja poistosta jää tieto maksukieltohistoriaan. Maksukiellon voi lisätä tai poistaa, jos on muokkausoikeudet toimittajien hallintaan.
Toimittajan käsittelyhistoria -välilehti
Toimittajan käsittelyhistoria näyttää toimittajatietoihin tehtyjä muutoksia.
Liitteiden hallinta - välilehti
Toimittajan taakse voidaan lisätä talteen haluttuja liitteitä.
Toimittajan muokkaaminen
Valitaan haluttu toimittaja toimittajalistauksesta, jolloin sen tietoja voi muokata. Jos toimittajan tietoja muokkaa, niin muutokset päivittyvät kaikkiin maksamattomiin laskuihin. Eli jos esimerkiksi korjaa toimittajan osoitetietoja, niin jatkossa ei tarvitse enää hakea olemassa olevaan maksamattomaan ostolaskuun tietoja uudestaan vaan riittää, että ne on korjattu toimittajakortin taakse.
Toimittajan poistaminen
Painike toimittajan poistamiseen sijaistee toimittajakortin alareunassa. Toimittajaa ei voi poistaa, mikäli toimittajalla on laskuja tai ostotilauksia reskontrassa. Tällaisissa tapauksissa poistamisen sijaan perustietojen aktiivinen -valinnalla voidaan estää tai sallia uuden ostolaskun syöttäminen.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback