Tilikausien hallinta

Tilikausien hallintaan pääsee polkua Taloushallinto > Tilinpäätös > Tilikausien hallinta.

Avoinna voi olla samanaikaisesti useita tilikausia, joille tapahtumia kirjataan (tai järjestelmän automatiikan toimesta kirjautuu). Kirjanpitoa tekevä käyttäjä voi luoda uusia tilikausia ja käytön yhteydessä voidaan valita oletustilikausi tai vaihtaa tilikautta vain ko. istunnon (kirjautumisen) ajaksi, jolloin seuraavalla kirjautumiskerralla tai yritystä vaihdettaessa tilikaudeksi palautuu yrityksen sen hetkinen oletustilikausi. Oletuskauden muuttaminen koskee kaikkia käyttäjiä (muuttamisajankohtaa seuraavasta kirjautumisesta tai yritykseen vaihtamisesta alkaen).

Järjestelmän automatiikan luomat tositteet kirjautuvat päivämäärän mukaan oikealle tilikaudelle. Mikäli kyseinen kausi on kuitenkin lukittu, järjestelmä kirjaa tapahtuman seuraavalle avoimelle tilikaudelle. Tästä annetaan ilmoitus tositteen/laskun tekovaiheessa.
Tilikauden päivämäärätietoja käytetään hyväksi tulosta ja tasetta laskettaessa siten, että voiton/tappion käsittely toimii oikein tilikauden vaihteessa huolimatta siitä, onko tilikausi päätetty. Näin raportointia voidaan tehdä myös kahden tilikauden väliseltä ajalta.

Ensimmäinen tilikausi
Palvelua avattaessa ensimmäiseksi tilikaudeksi muodostuu oletuksena kuluva kalenterivuosi. Sen tietoja voi tarvittaessa muuttaa Muokkaa tilikausia -painikkeesta, mutta ensimmäisen tilikauden aloituspäivämäärää ei voida suoraan muokata järjestelmässä. Mikäli ensimmäisen tilikauden aloituspäivämäärää on tarve muokata, tulee tällöin olla tukeen yhteydessä. Ilmoita tällöin tukeemme tilikaudelle asetettava uusi päivämäärä ja varmista, että vanhan ja uuden päivämäärän välille ei jää kirjanpitoon tositteita (voidaan tarkastaa tositeselailusta) sekä mahdolliset muokkaukset tilinpäätösraportteihin on tallennettu itselleen omalle koneelle, sillä tilikauden päivämäärän muuttaminen palauttaa oletusraportit tilinpäätösnäkymään.

 Järjestelmän käyttöönotossa avaavaan taseen ja tuloslaskelman voi syöttää edeltävälle tilikaudelle. Tilikauden päättäminen ja voiton kirjaaminen seuraavalle kaudelle tapahtuu automaattisesti, kun kausi lukitaan. Tämä tapahtuu painamalla Päätä tilikausi -linkistä. Lisätiedot: Edellisen tilikauden vertailutiedot

Tilikausien hallinta

Uuden tilikauden luominen

Ennen tilikauden päättämistä tulee järjestelmään avata uusi tilikausi, jonne kirjautuu automaattisesti uuden tilikauden päivämäärillä syntyneet tapahtumat.

Järjestelmän automatiikka, mm. maksuliikenneohjelma hakee automaattisesti tapahtumia heti vuoden ensimmäisenä päivänä ja nämä tapahtumat kirjataan uudelle kaudelle, mikäli tilikausi vaihtuu. Jos uutta tilikautta ei ole perustettu, järjestelmän generoimille tositteille voi tulla kaikille tositenumeroksi "1" (yksi). Tämän voi korjata tositteiden uudelleennumeroinnilla, heti uuden tilikauden perustamisen jälkeen. Lisätiedot: Tositteiden uudelleennumerointi

Uudelle kaudelle kirjattaessa aloitetaan tositelajikohtainen tositenumerointi alusta (1) järjestelmän toimesta. Numerointia voi muuttaa syöttämällä olemassa olevalle tositteelle haluttu numero, jonka jälkeen numerointi jatkuu siitä.

Tulevia tilikausia voi lisätä etukäteen tarpeen mukaan. Myös edeltäviä tilikausia voi perustaa rajoituksetta niin kauan, kuin yhtään tilikautta ei vielä ole päätetty.

Uusi tilikausi: Mikäli on tarve perustaa edeltävä tilikausi, kannattaa se tehdä ensimmäisenä lisäyksenä tilikausien joukkoon, eli ensin vanhat kaudet, vasta sitten tulevat. Mikäli tilikaudet perustetaan ns. väärin päin, joudutaan tilikauden lukituspäivää siirtämään tuen toimesta oikealle päivämäärälle. Tällöin kaikkien tilikausien tulee olla avoin -tilassa.

Mikäli yrityksen tilikausi on murrettu, tulee tilikauden päivämäärät asettaa oikeiksi ennen ensimmäisten lukitusten tekoa.

Muokkaa tilikausia: Tilikauden tiedoissa voidaan muuttaa tilikauden nimeä sekä alku- ja loppupäivämääriä. Muokkaus edellyttää sen, etteivät päivämäärät ole päällekkäisiä edeltävän tai seuraavan tilikauden kanssa eli muokkaukset tulee tehdä siinä järjestyksessä, että päivämääriä ei tallennu päällekkäisinä. Päätetyn tai sinetöidyn tilikauden tietoja ei voi muuttaa.

Aktiivinen tilikausi: Voit tehdä kirjauksia päättymässä olevalle kaudelle ja seuraavalle kaudelle vaihtamalla aktiivista tilikautta. Mikäli vaihdos tehdään oletustilikaudeksi, koskee se kaikkia sen yrityksen käyttäjiä seuraavan kerran kirjauduttaessa tai vaihdettaessa ko. yritykseen. Itselle voi asettaa aktiiviseksi myös muun kuin yrityksen oletuskauden, jolloin asetus on voimassa seuraavaan kirjautumiseen tai yrityksen vaihtamiseen asti. Aktiivinen tilikausi -sarakkeen Aseta -linkistä voidaan hallita mikä tilikausista on aktiivinen yrityksellä. Kyseisellä hetkellä aktiiviseksi valittu tilikausi näkyy oikean yläkulman Aktiivinen tilikausi -widgetistä.

Tilikauden päättäminen
Tilikausi voidaan päättää Tilikauden päätös -sarakkeen Päätä tilikausi -linkistä.

Kun tilikausi päätetään, muodostuu järjestelmän toimesta yksipuolinen tosite, jossa päätettävän tilikauden laskennallinen voitto kirjataan taseen voitto/tappio-tilille 2371 tai 2375. Samalla seuraavan tilikauden ensimmäiselle päivälle muodostetaan tosite, jolla tilikauden voitto siirretään edellisten tilikausien voitto/tappio -tilille 2251. Näin eri tilikausien taseraporteissa raportoitavan kauden voitto esiintyy taseen tilikauden voitto -tilillä. Tilikauden päättäminen lukitsee kaikki tilikauden kirjanpitotapahtumat siten, etteivät muutokset ole mahdollisia ilman päätetyn tilikauden avaamista. Avoinna olevan tilikauden voitto lasketaan taseeseen aina laskennallisena tulostileiltä 3000-> (lukituspäivästä eteenpäin). Muut tase-erät lasketaan aina tapahtumista historian alusta eli niiden laskenta on kumulatiivista.

Päätetyn tilikauden avaaminen
Päätetyn tilikauden avaaminen mitätöi tilikauden päättämisessä syntyneen yksipuolisen tositteen ja avaa tilikauden. Avaaminen ei poista kuukausilta ALV-lukitusta, vaan kuukausille on tehtävä tarvittaessa erillinen ALV-lukituksen ohittaminen. Avaaminen voidaan tehdä vain sellaisille tilikausille, joiden tilinpäätöstä ei ole muodostettu tilikausiarkistoon eli tilikauden tila ei ole sinetöity. Tilikausi voidaan avata Tilikauden päätös -sarakkeen Avaa-linkistä.

Tilikauden tilat:

Avoin: Avoinna oleva tilikausi. 
Lukittu: Tilaksi tulee lukittu, kun on painettu päätä tilikausi -linkkiä. Lukituksen poistaminen tapahtuu tilikausien hallinta -näkymän Avaa-linkistä.
Sinetöity: Tilaksi tulee sinetöity kun tilinpäätösaineisto on ajettu tilikausiarkistoon tilinpäätöksen koostamisnäkymän Muodosta ja arkistoi tilinpäätösraportti -linkistä. Sinetöidyn tilan poistaminen vaatii tilinpäätösaineiston purkamisen tilikausiaineistosta.
Vahvistettu: Kun aineisto on vahvistettu tilikausiarkistossa. Vahvistusmerkintä voidaan tarvittaessa poistaa tilikausiarkistosta.
Tilintarkastettu: Ainoastaan tilintarkastajan oikeuksilla voi tehdä tämän. Valinta löytyy tilikausiarkistosta, kun aineisto on ensin vahvistettu. Tilintarkastusmerkintä voidaan tarvittaessa poistaa tilikausiarkistosta.

Tilikausiarkisto
Tilikausiarkistossa on mahdollista arkistoida järjestelmässä yrityksen tilikauteen liittyvät tilinpäätöasiakirjat sekä siihen liittyvä muu dokumentaatio sekä yritykseen liittyvät dokumentit. Tarkemmat ohjeet löytyvät Tilikausiarkisto -sivulta.

Lukitukset

Kauden lukitus

Näyttää viimeisimmän päätetyn tilikauden viimeisen päivän. Koska kauden päättämis- ja lukituksen avaamistoiminnot luovat tai mitätöivät aina myös tilikauden päätöstositteet, voidaan lukituspäivämäärää siirtää vain tilikausi kerrallaan. Vain vanhin avoimista kausista voidaan siis päättää ja vain uusin lukituista kausista avata.

ALV-lukitus

Näyttää kuun viimeisimmän päivän, jolloin ALV-laskenta on tehty. Estää tositteiden luomisen ja muokkauksen lukitulla ALV-kaudella. Kirjanpitäjä voi hallita järjestelmän ALV-lukitusta. Yksittäisen kohdekuukauden ALV-lukituksen voi ohittaa "ALV-lukituksen ohitus". Ohitettavan kuukauden tilikausi on kuitenkin oltava avoin. Tarvittaessa ALV-lukitus voidaan poistaa valitulta ajalta ALV-päätöstä purkamatta, muuttamalla suoraan ALV-lukituksen päivämäärää "Muokkaa" painikkeesta. Mikäli muutoksilla ei ole ALV-vaikutusta, ALV-lukitus voidaan poistaa muokkaamalla tilapäisesti lukituksen päivämäärää. Mikäli muutoksilla on kuitenkin ALV-vaikutus, käytetään tällöin aina ALV-lukituksen ohitusta, jonka jälkeen kirjataan muuttunut ALV-laskelma kirjanpitoon. Mikäli ALV-lukituksen päivämäärää on siirretty itse, on erittäin tärkeää palauttaa lukituspäivämäärä ennalleen muutosten jälkeen. Järjestelmä päivittää lukituspäiväystä ALV-laskelmalla tapahtuvan päätöskirjauksen seurauksena ja lukitsee kauden päiväystä edeltävät tapahtumat. Suosittelemme käyttämään aina ALV-lukituksen ohitusta, sillä lukituksen ohitus on lukituksen ohittaneelle käyttäjälle henkilökohtainen, jolloin muut käyttäjät eivät pääse tekemään lukitulle kaudelle muutoksia ja varmistetaan, että kuukauden ALV-laskelma päivitetään muutoksia vastaavaksi. 

ALV-lukituksen ohitus

Valinnan avulla voidaan henkilökohtaisesti avata haluttu ALV-lukittu kuukausi. Tilikauden on oltava avoin. Tämä mahdollistaa tositteiden muokkaamisen kyseiselle kuulle. Lukitus on henkilökohtainen, joten muille kyseinen kuukausi on lukittu. Kun tarvittavat muutokset on tehty, perutetaan ohitus ALV-lukituksen ohitus -linkistä "Peruuta ohitus" painikkeesta. Järjestelmä vie käyttäjän ALV-laskelmalle, jossa ALV lasketetaan uudelleen. Taustalla ohitus on mitätöinyt kyseisen kauden ALV-tositteen ja peruutus kirjaa uuden ALV-tositteen päivittyneillä tiedoilla. Lisätiedot: ALV-lukituksen ohittaminen

Ostoreskontran lukitus

Ostoreskontra voidaan haluttaessa lukita ennen ALV-kauden lukitsemista (ALV:n kirjaaminen ALV-laskelman kautta). Erityisen hyödyllistä tämä on tilikauden päättyessä, ettei uuden tilikauden kuluja viedä vahingossa ostoreskontraan vanhalle tilikaudelle. Ostoreskontran lukitusta voidaan käyttää myös sitä varten, että reskontrakäyttäjät eivät pääse muokkaamaan ostolaskuja kuun vaihteessa. Tällöin kirjanpitäjän oikeuksilla muokkaus taas vastaavasti onnistuu, jotta saadaan kuun vaihteen tehtävät hoidettua (edellyttäen, ettei ALV ole lukittuna).

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei