Laskuaineiston tuonti

• Yleistä
• Laskutietojen tuonnissa käytettävät tiedot
• Tietojen tuonnin vaiheet
• Finvoice esimerkit
  • Finvoice minimi-tiedoilla
  • Finvoice maksimi-tiedoilla

Yleistä

Netvisoriin voidaan tuoda muista järjestelmistä Finvoice -laskuaineistoja XML-muodossa. Laskuaineiston siirtämiseksi käytetään "Tietojen tuonti" -toimintoa. Tuotavien laskujen tulee myyntilaskuja, ostolaskujen tuonti ei ole mahdollista. Toiminto on käytössä kaikilla yrityksillä ja käyttäjällä tulee olla Accounting-osion toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet "Perustietojen hallintaan" sekä "Perustietojen tuontiin". Tietojen tuonti -toiminnon löydät Netvisor-käyttöliittymän yritysvalikossa sijaitsevasta näkymästä: Yritysvalikko > Tietojen tuonti ja vienti > Tietojen tuonti.

Tuodaksesi laskuaineistoa tarvitset valmiin Finvoice-standardin mukaisen laskuaineiston. Vanhin tuettu versio Finvoicesta on versio 1.2, mutta tätä uudempia Finvoice aineistoversioita on myös mahdollista käyttää.

Tuontia varten tulee seuraavat stepit olla tehtynä Netvisorissa:

1. Tuonti edellyttää ohjelmistorajapintapalvelun päälle kytkemistä. Avaa Yritysvalikko > Ohjelmistorajapinta > Rajapintaresurssien oikeudet -sivu ja kirjoita Rajapintaresurssien oikeudet -sivulla "Valmiit intergaatiot" -hakukenttään "Netvisor laskutietojen tuonti (Finvoice)". Valitse Netvisor laskutietojen tuonti (Finvoice) -integraatio ja salli integraatio, jolloin laskujen tuontia varten tarvittavat resurssit kytkeytyvät päälle.
2. Lisäksi tuonti edellyttää, että Ohjelmistorajapintapalvelu on kytketty päälle. Kytkentä tapahtuu Netvisorissa Yritysvalikko > Ohjelmistorajapinta > Ohjelmistorajapintatunnukset > Liukukytkin tulee olla "Käytössä" 
3. Aineistoja siirtävän henkilön tulee käydä luomassa itselleen ohjelmistorajapintatunnukset avaamalla Yritysvalikko > Ohjelmistorajapinta > Ohjelmistorajapintatunnukset -sivu ja painaa "Luo uusi rajapintatunnus" -painiketta. Huomioithan, että jokaisen aineistoa tuovan käyttäjän tulee luoda omat ohjelmistorajapintatunnukset, jotta laskuaineiston tuonti toimii. Tunnukset eivät ole maksullisia. Ohjelmistorajapintatunnukset tulee vain olla luotuna, eikä näitä tunnuksia tarvitse syöttää mihinkään. 

Netvisorin laskuaineiston tuonti -toiminnon käyttö kuuluu kaikkiin paketteihin. 

Laskutustietojen tuonti (Finvoice) tarvitsee toimiakseen seuraavat resurssit:

Laskutietojen tuonnissa käytettävät tiedot

Alla olevasta vastaavuustaulukossa on esitelty Finvoice-aineistolta poimittava tieto ja mihin kenttään Netvisorissa tieto kohdistetaan. Toissijaista tietoa käytetään mikäli ensisijaista arvoa ei ole annettu laskuaineistolla. Esimerkkiaineistot löytyvät ohjeen lopusta ja excel-muotoisen vastaavuustaulukon saa ladattua tästä.

Jotta saat skandinaaviset kirjaimet (å,ä,ö) näkymään oikein, aineiston tulee olla ISO/IEC 8859-15 -enkoodatussa muodossa.

Finvoice -muotoisella laskuaineistolla on mahdollista tuoda myös laskentakohdeotsikoita ja laskentakohteita RowDefinitionHeaderText ja RowDefinitionValue -kentistä. Mikäli laskentakohdeotsikoiden ja laskentakohteiden tuonti halutaan estää, ota yhteyttä Netvisorin asiakaspalveluun. 

Mikäli asiakas luodaan tuonnin yhteydessä, laskuaineistosta luetaan sekä verkkolaskuosoitetiedot että sähköpostilaskuosoite asiakaskortille siinä tapauksessa, jos ne löytyvät aineistosta. Jos asiakas taas löytyy Netvisorista ennen tuontia (eli aineistolla annettu asiakaskoodi löytyy Netvisorista), verkkolaskutustiedot/sähköpostilaskuosoite on muokattava asiakaskortille manuaalisesti tai tuotava asiakaskortistoon Asiakastietojen tuontia käyttäen. Jos laskut halutaan jatkossa kohdistuvan Netvisorista löytyvälle asiakaskortille, tulee aineistolla antaa Netvisorin asiakaskoodi (InvoiceRecipientPartyIdentifier tai BuyerPartyIdentifier).

Mikäli tuotetta ei löydy tuotekoodilla (ArticleName), tuote luodaan Netvisoriin laskuaineiston tietojen mukaisesti. Jos tuote löytyy jo ennestään Netvisorista, tietoja ei päivitetä laskuaineistolta Netvisorin tuotteelle.

Yksi siirtotiedosto voi sisältää useita laskuja. Tällöin laskuja ei tarvitse tuoda yksi kerrallaan.

Tietojen tuonnin vaiheet

1. Avaa Yritysvalikko ja valitse "Tietojen tuonti"
2. Valitse tietotyypiksi "Lasku/suoritus XML" (katso kuva alla, kohta 1) ja paina "Selaa" (2)
3. Etsi laskutiedot sisältävä Finvoice-tiedosto ja paina "Tuo tietoja" -painiketta (3). Tämä käynnistää tietojen siirtymisen Netvisoriin.

Mikäli tuonnissa ei esiinny virheitä, tuonnin jälkeen esitetään erittely tuoduista tiedoista ja linkit muodostettuihin aineistoihin. 

Laskuaineiston tuonti perustaa siirron aikana myös laskulla käytetyn asiakkaan sekä käytetyt tuotteet automaattisesti Netvisoriin, mikäli näitä ei löydy valmiiksi. Huomioithan, että asiakkaan verkkolaskutustietoja ei tallenneta tässä yhteydessä asiakaskortille. Jos laskulla käytetty asiakas ja tuotteet löytyvät Netvisorista, kohdistetaan tiedot olemassa olevaan asiakkaaseen ja tuotteisiin.

Mikäli tuotavassa aineistossa on virheitä, näytetään virheilmoitus, jossa kerrotaan, miksi aineistoa ei voida tuoda järjestelmään. Virheilmoituksen alla näytetään editori-ikkuna, jonka kautta käyttäjä ei voi tehdä muutoksia tuotavaan aineistoon vaan muutokset tulee tehdä alkuperäiselle Finvoice-aineistolle. Korjauksen jälkeen aineisto voidaan tuoda uudelleen käsiteltäväksi. Jos aineisto sisältää useampia laskuja, oikeassa muodossa olevat laskut menevät perille suoraan. Ethän muokkaa tuotuja laskuja tuonnin jälkeen käyttöliittymässä.

Finvoice esimerkit

Alla olevissa esimerkeissä näkyy mitkä ovat minimi tiedot jotka Finvoice-aineistolla tulee olla myyntilaskun tuomiseksi, sekä maksimitiedot jotka aineistolta luetaan. Finvoice-aineistolla voi olla näiden lisäksi muuta Finvoice-standarin mukaista tietoa, mutta sitä ei lueta Netvisoriin.

Finvoice minimi-tiedoilla:

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-15"?>
<?xml-stylesheet type="text/xsl" href="Finvoice.xsl"?>
<Finvoice>
  <SellerPartyDetails>
    <SellerOrganisationTaxCode>FI12345678</SellerOrganisationTaxCode>
  </SellerPartyDetails>
  <BuyerPartyDetails>
    <BuyerOrganisationName>Esimerkkiasiakas</BuyerOrganisationName>
  </BuyerPartyDetails>
  <InvoiceDetails>
    <InvoiceNumber>100</InvoiceNumber>
    <InvoiceDate Format="CCYYMMDD">20230124</InvoiceDate>
    <InvoiceDueDate Format="CCYYMMDD">20230207</InvoiceDueDate>
  </InvoiceDetails>
  <InvoiceRow>
    <ArticleName>Esimerkkituote</ArticleName>
    <DeliveredQuantity QuantityUnitCode="pcs">10,00</DeliveredQuantity>
    <RowAmount AmountCurrencyIdentifier="EUR">100,00</RowAmount>
  </InvoiceRow>
</Finvoice>

Finvoice maksimi-tiedoilla:

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-15"?>
<?xml-stylesheet type="text/xsl" href="Finvoice.xsl"?>
<Finvoice>
    <MessageTransmissionDetails>
        <MessageReceiverDetails>
            <ToIdentifier>FI109700021497</ToIdentifier>
            <ToIntermediator>NDEAFIHH</ToIntermediator>
        </MessageReceiverDetails>
    </MessageTransmissionDetails>
    <SellerPartyDetails>
        <SellerPartyIdentifier>1234567-8</SellerPartyIdentifier>
        <SellerOrganisationTaxCode>FI12345678</SellerOrganisationTaxCode>
    </SellerPartyDetails>
    <InvoiceRecipientPartyDetails>
        <InvoiceRecipientPartyIdentifier>1967543-8</InvoiceRecipientPartyIdentifier>
        <InvoiceRecipientOrganisationName>Esimerkkiasiakas5</InvoiceRecipientOrganisationName>
    <InvoiceRecipientOrganisationName>c/o uusi tilitoimisto</InvoiceRecipientOrganisationName>
        <InvoiceRecipientOrganisationTaxCode>FI19675438</InvoiceRecipientOrganisationTaxCode>
        <InvoiceRecipientPostalAddressDetails>
            <InvoiceRecipientStreetName>Soratie 2</InvoiceRecipientStreetName>
            <InvoiceRecipientTownName>OULU</InvoiceRecipientTownName>
            <InvoiceRecipientPostCodeIdentifier>00000</InvoiceRecipientPostCodeIdentifier>
            <CountryCode>FI</CountryCode>
        </InvoiceRecipientPostalAddressDetails>
    </InvoiceRecipientPartyDetails>
    <BuyerCommunicationDetails>
        <BuyerPhoneNumberIdentifier>000000</BuyerPhoneNumberIdentifier>
        <BuyerEmailaddressIdentifier>example@visma.com</BuyerEmailaddressIdentifier>
    </BuyerCommunicationDetails>
    <DeliveryPartyDetails>
        <DeliveryOrganisationName>Esimerkkitoimitus5</DeliveryOrganisationName>
        <DeliveryPostalAddressDetails>
            <DeliveryStreetName>Katu</DeliveryStreetName>
            <DeliveryTownName>Kaupunki</DeliveryTownName>
            <DeliveryPostCodeIdentifier>00000</DeliveryPostCodeIdentifier>
            <CountryCode>FI</CountryCode>
        </DeliveryPostalAddressDetails>
    </DeliveryPartyDetails>
    <DeliveryDetails>
        <DeliveryDate Format="CCYYMMDD">20230223</DeliveryDate>
        <DeliveryMethodText>Toimitustapa</DeliveryMethodText>
        <DeliveryTermsText>Toimitusehto</DeliveryTermsText>
    </DeliveryDetails>
    <InvoiceDetails>
        <InvoiceNumber>202</InvoiceNumber>
        <InvoiceDate Format="CCYYMMDD">20230223</InvoiceDate>
        <SellerReferenceIdentifier>Viitteemme</SellerReferenceIdentifier>
        <OrderIdentifier>Tilausnro</OrderIdentifier>
        <BuyerReferenceIdentifier>Viitteenne</BuyerReferenceIdentifier>
        <InvoiceTotalVatIncludedAmount AmountCurrencyIdentifier="USD">0</InvoiceTotalVatIncludedAmount>
        
        <InvoiceFreeText>Vapaa teksti</InvoiceFreeText>
        <PaymentTermsDetails>
            <InvoiceDueDate Format="CCYYMMDD">20230309</InvoiceDueDate>
      <CashDiscountDate>20230301</CashDiscountDate>
      <CashDiscountPercent>10</CashDiscountPercent>
        </PaymentTermsDetails>
    </InvoiceDetails>
    <InvoiceRow>
    <RowFreeText>Kommenttirivi</RowFreeText>
    </InvoiceRow>
    <InvoiceRow>
        <ArticleIdentifier>1x1</ArticleIdentifier>
        <ArticleName>Esimerkkituote5</ArticleName>
        <DeliveredQuantity 
QuantityUnitCode="kpl">10,00</DeliveredQuantity>
        <RowIdentifier>Tilausnro</RowIdentifier>
        <RowFreeText>Riviselite</RowFreeText>
        <RowDiscountPercent>10,00</RowDiscountPercent>
        <RowVatRatePercent>24,00</RowVatRatePercent>
        <RowAmount>90,00</RowAmount>
		<RowNormalProposedAccountIdentifier>3000</RowNormalProposedAccountIdentifier>
		<RowDefinitionDetails>
			<RowDefinitionHeaderText>Projekti</RowDefinitionHeaderText>
			<RowDefinitionValue>Projekti 15</RowDefinitionValue>
		</RowDefinitionDetails>
    </InvoiceRow>
    <EpiDetails>
        <EpiIdentificationDetails>
            <EpiReference>123</EpiReference>
        </EpiIdentificationDetails>
        <EpiPaymentInstructionDetails>
            <EpiRemittanceInfoIdentifier>123</EpiRemittanceInfoIdentifier>
        </EpiPaymentInstructionDetails>
    </EpiDetails>
</Finvoice>

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei