Hantera räkenskapsperioder

Du kan hantera räkenskapsperioder via Ekonomiförvaltning > Bokslut > Hantera räkenskapsperioder.

Flera räkenskapsperioder för vilka transaktioner bokförs (eller loggas av systemautomatiken) kan vara öppna samtidigt. Användaren som utför bokföring kan skapa nya räkenskapsperioder och i samband med användningen välja standardräkenskapsperiod eller ändra räkenskapsperiod endast för sessionen i fråga, varvid företaget återställs till standardräkenskapsperioden vid följande inloggning eller när företaget byts. Ändringen av standardperioden gäller för alla användare (från det att du loggar in eller byter företag).

Verifikationer som genereras av systemets automation redovisas för rätt räkenskapsperiod enligt datum. Om perioden i fråga är låst bokför systemet transaktionen på nästa öppna räkenskapsperiod. Ett meddelande om detta visas vid skapandet av verifikationen/fakturan.
Datumuppgifterna för räkenskapsperioden används för att beräkna resultat och balansräkning, så att hantering av vinst/förlust fungerar korrekt vid räkenskapsperiodsskiftet oavsett om räkenskapsperioden stängts. På så sätt kan rapportering även göras för perioden mellan två räkenskapsperioder.

Första räkenskapsperioden
När tjänsten öppnas utgör innevarande kalenderår standard för den första räkenskapsperioden. Vid behov kan du ändra dess uppgifter med knappen Redigera räkenskapsperioder, men begynnelsedagen för den första räkenskapsperioden kan inte redigeras direkt i systemet. Om det finns behov av att justera begynnelsedatumet för den första räkenskapsperioden ska du kontakta vår support. Meddela vår support det nya datumet för räkenskapsperioden och se till att inga verifikationer finns kvar i bokföringen mellan det gamla och det nya datumet (du kan kontrollera via verifikationsbläddring) och att du sparat eventuella ändringar i bokslutsrapporterna på din egen dator, då en ändring av räkenskapsperioden återställer standardrapporterna i bokslutsvyn.

När systemet tas i bruk kan ingående balansräkning och resultaträkning matas in för föregående räkenskapsperiod. Stängningen av räkenskapsperioden och bokföring av vinsten på nästa period sker automatiskt när perioden låses. Det här gör du genom att klicka på länken Stäng räkenskapsperiod. Mer information: Jämförelseuppgifter från föregående räkenskapsperiod

Hantera räkenskapsperioder

Skapa ny räkenskapsperiod

Före du stänger räkenskapsperioden måste du öppna en ny räkenskapsperiod i systemet, där händelser som skapats på den nya räkenskapsperiodens datum redovisas automatiskt.

Systemets automation, såsom betalningstransaktionsprogrammet, hämtar automatiskt transaktioner genast på periodens första dag och dessa transaktioner bokförs på en ny period om räkenskapsperioden ändras. Om ingen ny räkenskapsperiod har skapats kan alla verifikationer som genereras av systemet tilldelas verifikationsnumret "1" (ett). Detta kan korrigeras genom att numrera om verifikationerna direkt efter att den nya räkenskapsperioden grundats. Mer information: Omnumrera verifikationer

Vid bokföring på en ny period startar systemet den verifikationsslagsspecifika verifikationsnumreringen från början (1). Numreringen kan ändras genom att ange önskat nummer för en befintlig verifikation, varefter numreringen fortsätter därifrån.

Nya räkenskapsperioder kan skapas på förhand efter behov. Även tidigare räkenskapsperioder får skapas utan begränsningar så länge ingen räkenskapsperiod ännu är stängd.

Ny räkenskapsperiod: Om det finns behov av att skapa föregående räkenskapsperiod är det värt att göra det som första tillägg till räkenskapsperioderna, med andra ord skapa de gamla före de nya. Om räkenskapsperioderna skapas så att säga i omvänd ordning måste räkenskapsperiodens låsningsdatum flyttas till rätt datum av vår support. I detta fall måste alla räkenskapsperioder vara i Öppen-läge.

Om företagets räkenskapsperiod har brutits ska de korrekta datumen för räkenskapsperioden ställas in före de första låsningarna görs.

Redigera räkenskapsperioder: I räkenskapsperiodens uppgifter kan du ändra räkenskapsperiodens namn samt dess begynnelse- och slutdag. Redigeringen förutsätter att datumen inte överlappar föregående eller nästa räkenskapsperiod, gör alltså redigeringarna i en ordning där datumen inte överlappar varandra. Uppgifter för en stängd eller förseglad räkenskapsperiod kan inte ändras.

Aktiv räkenskapsperiod: Du kan redovisa poster för en period som går mot sitt slut och följande period genom att ändra den aktiva räkenskapsperioden. Om ändringen görs för standardredovisningsperioden berör den alla företagets användare vid nästa inloggning eller vid byte till företaget i fråga. Du kan också aktivera en annan än företagets standardperiod, varvid inställningen gäller till nästa inloggning eller byte av företag. Från länken Ange i kolumnen Aktiv räkenskapsperiod kan du hantera vilken räkenskapsperiod som är aktiv för företaget. Den för närvarande aktiva räkenskapsperioden visas i widgeten Aktiv räkenskapsperiod i övre högra hörnet.

Stäng räkenskapsperiod
Räkenskapsperioden kan stängas från länken Stäng räkenskapsperiod i kolumnen Stäng räkenskapsperiod.

När räkenskapsperioden stängs skapar systemet en ensidig verifikation där den kalkylmässiga vinsten för den stängde räkenskapsperioden bokförs på balansräkningens vinst/förlust-konto 2371 eller 2375. Samtidigt skapas en verifikation för den första dagen av det nya räkenskapsperioden, där räkenskapsperiodens vinst överförs till föregående räkenskapsperioders vinst/förlust-konto 2251. Således framgår den rapporterade periodens vinst för olika räkenskapsperioder på räkenskapsperiodens vinst-kontot i balansräkningen. Stängning av räkenskapsperioden låser alla bokföringstransaktioner, så att ändringar inte är möjliga utan att öppna den stängda räkenskapsperioden. Vinsten för den aktuella räkenskapsperioden beräknas alltid kalkylmässigt från resultatkontona 3000- > (från bokslutsdagen framåt). Övriga balansräkningsposter beräknas alltid från transaktioner i början av historiken; deras beräkning är alltså kumulativ.

Öppna stängd räkenskapsperiod
När du öppnar en stängd räkenskapsperiod makuleras den ensidiga verifikation som skapats vid bokslutet och räkenskapsperioden öppnas. Öppning tar inte bort momslåset för månaderna, utan låsningen av momsperioden måste förbigås separat för månaderna. Öppningen kan endast göras för räkenskapsperioder vars bokslut inte skapats i räkenskapsperiodsarkivet, och räkenskapsperiodens status därmed inte är förseglad. Du kan öppna räkenskapsperioden från Öppna-länken i kolumnen.

Räkenskapsperiodens statusar:

Öppen: Öppen räkenskapsperiod.
Låst: Statusen blir låst när du har klickat på länken Stäng räkenskapsperiod. Låsningen tas bort via länken Öppna i vyn Hantera räkenskapsperioder.
Förseglat: Statusen ändras till förseglad när bokslutsmaterialet har körts in i räkenskapsperiodens arkiv via länken Skapa och Arkivera bokslutsrapport i bokslutets sammanställningsvy. Borttagande av en försegling kräver makulering av bokslutsmaterialet i räkenskapsperiodens material.
Fastställt: När materialet har fastställts i räkenskapsperiodens arkiv. Vid behov kan Fastställt-märkningen tas bort från räkenskapsperiodens arkiv.
Reviderat: Det här kan endast göras med bokförarbehörigheter. Valet kan göras i räkenskapsperiodens arkiv efter att materialet först fastställts. Revisionsmärkningen kan vid behov tas bort från räkenskapsperiodens arkiv.

Räkenskapsperiodsarkiv
I systemets räkenskapsperiodsarkiv kan du arkivera företagets bokslutsdokument och övrig relaterad dokumentation samt handlingar med anknytning till företaget. Närmare anvisningar finns på sidan Räkenskapsperiodsarkiv.

Låsningar

Lås period

Visar sista dagen av den senast stängde räkenskapsperioden. Eftersom stängnings- och upplåsningsfunktionerna för en period alltid också skapar eller makulerar räkenskapsperiodens stängningsverifikation kan låsningsdatumet flyttas endast en räkenskapsperiod i taget. Endast den äldsta av de öppna perioderna kan stängas och endast den nyaste av de låsta perioderna kan öppnas.

Momslåsning

Visar den sista dagen i månaden, då momsberäkningen gjordes. Förhindrar skapande och redigering av verifikationer under en låst momsperiod. Bokföraren kan hantera systemets momslåsning. Momslåset för en enskild målmånad kan kringgås via länken "Kringgå låst moms". Räkenskapsperioden för den månad som kringgås måste dock vara öppen. Vid behov kan momslåset tas bort från den valda tiden utan att makulera momsbeslutet, genom att direkt ändra datum för momslåset från knappen "Redigera". Om ändringarna inte har någon momseffekt kan du ta bort momslåset genom att tillfälligt redigera låsningens datum. Om ändringarna påverkar momsen används dock alltid kringgående av momslåset, varefter den ändrade momsberäkningen bokförs. Om du själv har flyttat momslåsningsdatumet är det mycket viktigt att du återställer låsningsdatumet efter ändringarna. Systemet uppdaterar låsningsdatumet till följd av den redovisade avslutningen på momsberäkningen och låser affärshändelser före periodens datum. Då kringgående av låsningen är personlig för den användare som gjort den rekommenderar vi att du alltid använder kringgående av momslåsningen, varvid andra användare inte kan göra ändringar i den låsta perioden och du säkerställer att månadens momsredovisning uppdateras för att motsvara ändringarna.

Kringgå låst momsperiod

Valet låter dig personligen öppna önskad momslåst månad. Räkenskapsperioden måste vara öppen. Detta möjliggör redigering av verifikationer för månaden i fråga. Låsningen är personlig, så för andra är månaden i fråga låst. När du har gjort de nödvändiga ändringarna ska du ångra kringgåendet av momslåsningen genom att klicka på "Ångra kringgående". Systemet tar användaren till momsberäkningen, där momsen beräknas på nytt. I bakgrunden har kringgåendet makulerat momsverifikationen för perioden i fråga och ångrandet redovisar en ny momsverifikation med uppdaterade uppgifter. Mer information: Kringgå låst momsperiod

Lås inköpsreskontra

Om du vill kan du låsa inköpsreskontran före du låser momsperioden (upptagning av moms via momsberäkningen). Detta är speciellt användbart i slutet av räkenskapsperioden, så att kostnaderna för den nya räkenskapsperioden inte av misstag förs in i den gamla räkenskapsperiodens inköpsreskontra. Låsningen av inköpsreskontran kan också användas för att hindra reskontraanvändarna från att redigera inköpsfakturor i månadsskiftet. Med bokförarbehörigheter kan du dock redigera fakturorna för att utföra månadsskiftets uppgifter (förutsatt att momsen inte är låst).

Hjälpte det här svaret? Ja Nej