Denna guide hjälper dig att börja med fakturainkasso, förklarar valet av inkassobrevets format och hjälper dig att välja rätt format för inkassobrevet.
Du kan starta fakturainkasso genom att välja Försäljning > Ränta och indrivning > Fakturainkasso. Därefter öppnas följande vy:
"Datum" kan vara till exempel behandlingsdagen. Valet påverkar inte innehållet i den utskrivna fakturan.
Sökningen kan begränsas med följande fält:
- "Kundgrupp"
- "Kund"
- "Fakturanummer"
- "Fakturans betalningsstatus"
"Fakturans betalningsstatus"-menyn innehåller flera alternativ för att begränsa fakturorna. Använd det alternativ som bäst passar dina behov.
När du har ställt in alla nödvändiga parametrar:
- Ställ in önskat "Datum".
- Välj vid behov begränsningar i fälten "Kundgrupp", "Kund", "Fakturanummer" och "Fakturans betalningsstatus".
- Tryck på "Sök".
Inkassobrevets format:
Inkassobrevet kan skapas på två sätt:
- "Fakturabaserat": för varje faktura som ska inkasseras skapas en separat betalningsuppmaning, som kan skickas till kunden via önskad kanal.
- "Kundbaserat": inkassobrevet är en sammanställning som samlar alla kundens fakturor som uppfyller villkoren i ett dokument. Kundbaserat inkassobrev kan inte skickas till kunden enligt den normala sändningsprocessen, utan det är en utskrivbar sammanställning av kundens fakturor som uppfyller villkoren.
OBS! Om du vill lägga till indrivningskostnad på fakturan, välj "Fakturabaserat" som format för inkassobrevet. "Kundbaserat" skriver endast ut en sammanställning och lägger inte till något.
"Tillagd indrivningskostnad":- här kan du ange beloppet för den kostnad som ska drivas in.
Om en indrivningskostnad har lagts till på fakturan och kunden betalar fakturan inklusive indrivningskostnaden, ska betalningen bokföras med hanteringsmetoden Indrivning. Denna bokföringsmetod korrigerar både reskontran och bokföringen och bokför indrivningskostnaderna i bokföringen. Denna bokföringsmetod kan också användas i situationer där kunden betalar endast indrivningskostnaden separat.
Beloppet för indrivningskostnaden läggs inte till fakturans kapital (varken i bokföringen eller i reskontran). Indrivningskostnaden skrivs ut som en textrad på fakturan och räknas med i den utskrivna fakturans slutsumma.
"Status": Om du vill att fakturan ska gå vidare i indrivningsprocessen, gör så här:
- Hitta den faktura som ska behandlas.
- Kryssa i rutan "Uppdatera indrivningsstatus".
Inkassobrevets format
Om du väljer inkassobrevets format som "Fakturabaserat", går du vidare till kundreskontrans sändningsprocessvy.
I sändningsprocessvyn:
- Systemet föreslår som standard att inkassobreven skrivs ut i PDF-format.
- Du kan också välja någon annan sändningskanal för inkassobreven.
OBS! Inkassobrev kan inte skickas via e-post. Sändningskanalen kan väljas som:
- e-faktura
- lokal utskrift
- PDF eBrev
Om du till exempel väljer e-fakturering som kanal och inte alla kunder i sändningsprocessen har e-fakturering i bruk, meddelar systemet detta i sändningsprocessvyn.
Brev kan skickas till olika kunder via olika kanaler. I detta fall hämtar systemet inte kundspecifik standard sändningskanal, utan du definierar sändningskanalen manuellt.
Om sändningskanalen väljs som e-fakturering, påminner systemet om att förfallodagen för kreditfakturor, betalningspåminnelser, betalningsuppmaningar och inkassobrev som skickas som e-faktura måste vara i framtiden.
Förfallodagen kan ändras i sändningsvyn så att:
- förfallodagen ändras endast för det utgående e-faktura meddelandet
- förfallodagen för fakturan i reskontran ändras inte
Om du väljer inkassobrevets format som "Kundbaserat", går du vidare till rapportvyn (pdf-format), där breven kan skrivas ut till kunderna. Det är inte möjligt att exportera kundspecifika dokument till sändningsprocessvyn.
På betalningsuppmaningen skrivs datumet för uppmaningens skapande ut, när uppmaningen görs enligt följande:
- Välj Försäljning > Ränta och indrivning > Fakturainkasso.
- Välj faktura eller fakturor som ska uppmanas.
- Välj inkassobrevets format "kundbaserat".
- Välj Skapa från valda.
Om kundens kundkort har en markering vid "Indrivningsförbud", kan du inte skapa ett indrivningsförslag för kunden via denna väg.
Via försäljningsfakturan kan du med knappen Skicka faktura göra:
- betalningspåminnelse
- från betalningspåminnelsen en betalningsuppmaning
- från betalningsuppmaningen ett inkassobrev
För en kund med indrivningsförbud skapas inga indrivningskostnader på påminnelsen på grund av indrivningsförbudet. En sådan kund inkluderas inte heller i indrivningsförslaget.
Det är också möjligt att ställa in ett fakturaspecifikt indrivningsförbud på försäljningsfakturan. Detta åsidosätter det kundspecifika indrivningsförbudet.
Du kan ställa in ett fakturaspecifikt indrivningsförbud genom att välja Indrivningsförbud i försäljningsfakturans ytterligare information.
Vanliga frågor
Fråga: Hur börjar jag med fakturainkasso?
Svar: Välj Försäljning > Ränta och indrivning > Fakturainkasso, ställ in nödvändiga parametrar och tryck på "Sök".
Fråga: När ska jag välja "Fakturabaserat" och när "Kundbaserat" som format för inkassobrevet?
Svar: Välj "Fakturabaserat" när du vill ha en separat betalningsuppmaning för varje faktura och vill lägga till indrivningskostnad på fakturan. Välj "Kundbaserat" när du vill ha en sammanställning av alla kundens fakturor som uppfyller villkoren för utskrift.
Fråga: Läggs indrivningskostnaden till fakturans kapital?
Svar: Beloppet för indrivningskostnaden läggs inte till fakturans kapital i bokföringen eller i reskontran. Indrivningskostnaden skrivs ut som en textrad på fakturan och räknas med i den utskrivna fakturans slutsumma.
Fråga: Varför kan jag inte skicka inkassobrev via e-post?
Svar: Inkassobrev kan inte skickas via e-post. Sändningskanalen kan väljas som e-faktura, lokal utskrift eller PDF eBrev.
Fråga: Vad händer om kunden har indrivningsförbud?
Svar: För kunden kan inget indrivningsförslag skapas via funktionen Fakturainkasso, och inga indrivningskostnader skapas på påminnelserna. Kunden inkluderas inte heller i indrivningsförslaget.
Fråga: Hur ställer jag in ett fakturaspecifikt indrivningsförbud?
Svar: Öppna försäljningsfakturan och välj Indrivningsförbud i ytterligare information. Detta fakturaspecifika indrivningsförbud åsidosätter det kundspecifika indrivningsförbudet.
Nyckelord: Fakturainkasso, inkassobrevets format, indrivningskostnad, kundbaserat, fakturabaserat, indrivningsförbud
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback