Den här guiden visar hur man skapar och hanterar offers i Rackbeat. Guiden täcker skapandet, redigeringen, skickandet och omvandlingen av en offer till en order.
INNEHÅLL
Rackbeats försäljningsprocess är baserad på kedjan offer - order - leverans - faktura. Varje steg är inte obligatoriskt, vilket innebär att kedjan kan börja exempelvis från ordern.
I Rackbeat kan du skapa en offer för kunden, som du senare kan omvandla till en order om kunden accepterar offerten.
Offerten överförs inte till Netvisor, utan är helt inom Rackbeat.
Skapa en offer
Välj fliken Sales högst upp på sidan > Klicka på Offers i menyn
Klicka på "Create new" -knappen i det övre högra hörnet.
Välj kund från listan (Om du har flera kunder kan du trycka på knappen Show more results för att se hela kundlistan eller söka efter kundens namn/kundnummer genom att skriva direkt i fältet.) Längst ner i listan finns en "Create" -knapp om du vill skapa en ny kund vid denna tidpunkt.
Klicka på knappen Create and edit, vilket öppnar redigeringsvyn för offerten.
Offervy
Numreringen av offer är löpande, vilket innebär att offernumret alltid är ett nummer högre än den tidigare offerten i programmet.
Kund
Kundens adressuppgifter kommer från kundens inställningar, men dessa kan fortfarande redigeras från offervyn. Det kan också finnas en anteckning tillagd bakom kunden, som visas direkt under leveransadressen.
Anteckningar
Fälten definierar vilken dag offerten är skapad, hur länge den är giltig och om det redan har fastställts ett möjligt leveransdatum för offerten.
Med hjälp av offertens rubrik och anteckningar kan fri text med ytterligare information läggas till i offertdokumentet.
Referenser
I fältet "Vår referens" kommer som standard informationen om den som skapar offerten, men du kan ändra detta. I fältet "Vår referens" kan du välja någon från Rackbeats Employee list.
I fältet för kundens eventuella rabattprocent kan du ändra den rabattprocent som kunden får på hela offerten om du vill. Standardprocenten kommer från kundinformationen i fältet för kundens rabattprocent.
Informationen i fältet "Er referens" kommer också från kundens inställningar. Fältet "Er referens" är ett fritt textfält.
I fältet för ytterligare information kan du ge ytterligare information relaterad till offerten. Fältets maximala längd är 80 tecken.
Du kan få ytterligare inställningsfält för offerten genom att trycka på pilikonen, vilket gör att du kan definiera valuta, betalningsvillkor och leveransvillkor. Dessa uppgifter kommer automatiskt från kundens inställningar, men du kan fortfarande ändra dem vid denna tidpunkt.
Fältet för momsbehandling påverkar bestämningen av momssatsen. Som standard hämtas valet från kundens information, men detta kan ändras för varje offert. Du kan också bifoga en PDF-fil till offerten.
I fältet för layout definieras vilken dokumentlayout som ska användas.
I fältet för projekt kan du välja ett projekt om offerten tillhör ett projekt. Informationen överförs inte till Netvisor utan är endast för internt bruk inom Rackbeat. Om det finns en standardkostnadsplats bakom produkten eller kunden i Netvisor, kommer standardkostnadsplatsen automatiskt att inkluderas i fakturan och bokföringsverifikationen.
Lägga till produktlinjer
Att lägga till en produktlinje börjar med knappen för produktlinje. Du kan lägga till produktlinjer till offerten antingen en i taget eller flera genom att välja att lägga till ett paketprodukt. I produktinställningarna kan du välja vilka produkter som ingår i ett visst paket. Dessutom kan du lägga till kommentarrader till offerten.
Från produktlinjen väljer du en befintlig produkt för offerten. Längst ner i listan kan du skapa en produkt om den inte redan har skapats.
På produktlinjen kan du fortfarande prissätta produkten igen om det behövs och samtidigt ser du hela tiden vinstprocenten. Även produktens lagerstatus är synlig.
I fältet för kvantitet anges antalet enheter som ska inkluderas i offerten. Pris- och lagerinformation kommer från produktens inställningar, men dessa kan fortfarande redigeras vid denna tidpunkt. När produkten läggs till i ordern, aktiveras fältmenyn högst upp i vyn bredvid den allmänna rubriken efter att produkten har valts. Härifrån kan du vid behov ändra önskade fält:
När raderna är klara visas de på offertens förstasida.
På den högra sidan av raden kan du fortfarande redigera eller ta bort produktlinjen genom att klicka på knappen med tre punkter.
Du kan ändra ordningen på raderna genom att föra musen över de grå pilikonerna och hålla ner vänster musknapp medan du flyttar raden till önskad plats.
Skicka en offer
När offerten är klar kan du skicka/bekräfta den med knappen Confirm.
Offerten kan skickas via e-post. Om du vill skicka offerten/order till flera mottagare måste e-postadresserna separeras med kommatecken. Från vyn kan du fortfarande redigera sändningsinformationen och mottagarens adress. Om du vill att mottagarna inte ska se andra mottagare måste adresserna placeras i BCC-fältet (dvs. blind copy).
När offerten har skickats öppnas offerten på sidan efter att den har skickats. Under fältet för sändningsförsök kan du se mer detaljerat när sändningen har ägt rum.
I menyn Actions högst upp på offerten kan du välja om kunden har accepterat eller avvisat offerten. Du kan också skriva ut offerten som en PDF-fil, ladda ner denna PDF-fil till datorn eller skicka den igen till kunden via e-post om det behövs.
Knappen Delete tar bort offerten.
Efter godkännande kan offerten omvandlas direkt till en order. Om du väljer faktura från listan blir offerten direkt en faktura. Om kunden avvisar offerten ändras offerten till statusen "avvisad".
Omvandla offer till order
När du har skickat en offer till kunden och kunden har accepterat den, kan du omvandla offerten till en försäljningsorder.
- Välj Sales> Offers högst upp
- Hitta offerten i offervyn som du vill omvandla till en order
- Klicka på de tre små punkterna till höger om offertlinjen
- Välj kryssmarkeringen i mitten "Kunden har accepterat"
En ruta visas där du kan omvandla offerten till en försäljningsorder eller faktura
- Välj Convert to order
- Klicka på knappen Accept and convert.
Offerten har nu omvandlats till en orderutkast, som du också hittar via orderlistan. Vid denna tidpunkt kan du direkt redigera ordern.
Slutför ordern genom att klicka på "Send to customer". Om en bilaga har lagts till offerten skickas bilagan med e-post till kunden. När en order skapas från offerten följer bilagan inte med ordern, utan bilagan måste läggas till separat vid behov. Bilagan överförs inte heller till Netvisor med ordern.
Om du väljer faktura direkt från listan blir offerten direkt en faktura. Ordersteget kan alltså hoppas över, men efter detta måste leveransen av produkten skapas via fakturan för att minska lagervärdet.
Nyckelord: Rackbeat offer, offernummer
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback