Tack för att du har valt e-fakturering! Du minskar samtidigt miljöpåverkan.
I den här guiden visas hur du lägger till e-faktureringsuppgifter i kunduppgifterna i Netvisor, hur du skickar en faktura som e-faktura, hur du skapar en e-faktura enligt EU-standard, hur du hanterar felkommunikation och svar på de vanligaste frågorna om e-fakturering.
Allmänt
Det är inte nödvändigt att ingå ett betalningsrörelseavtal med företagets egen bank för att skicka företags e-fakturor. Sändning av företags e-fakturor är automatiskt möjlig för alla kunder som använder Netvisors kundreskontra. Fakturorna skickas från Netvisor i Finvoice 3.0-format.
För att kunna skicka e-fakturor behöver du kundens e-faktureringsuppgifter. E-faktureringsuppgifterna består av e-fakturaadressen och e-fakturaoperatörens operatörskod. Operatörskoden kallas bland annat i Tiekes register över e-fakturadresser för förmedlarkod.
E-fakturaadress
E-fakturaadressen är antingen i IBAN- eller OVT-format. Vanligast är att e-fakturaadressen bildas antingen av företagets bankkontonummer i IBAN-format eller av företagets normala OVT-kod (0037 + företagets FO-nummer utan bindestreck på slutet).
E-fakturaoperatör
En e-fakturaoperatör är den part som förmedlar e-fakturorna till mottagarens system. Det finns två typer av e-fakturaoperatörer:
Banknätverk: de flesta banker erbjuder tjänster för förmedling av e-fakturor och kunden kan ingå ett avtal om mottagning av e-fakturor med sin kontobank.
Operatörsnätverk: som e-fakturaoperatör fungerar ett företag som producerar e-faktureringstjänster. Maventa hör till exempel till den här gruppen.
Operatörskod (förmedlarkod)
Varje e-fakturaoperatör har en egen förmedlarkod (Intermediator-kod) som anger till vilken e-fakturaoperatör fakturan ska skickas. För banknätverksoperatörer fungerar bankens BIC-kod som kod och i operatörsnätverket är förmedlarkoden vanligtvis det aktuella företagets OVT-kod.
Kolla de e-fakturaoperatörer som stöds i Netvisor i den här listan.
Lägg till e-faktureringsuppgifter i kunduppgifterna
Du kan öppna vyn eller utföra funktionen genom att välja Försäljning > Kunder > Kundregister > välj kund > Perustietojen muokkaus.
För att e-fakturor ska kunna skickas till kunderna ska kundspecifika e-faktureringsuppgifter sparas på kundkortets flik Perustietojen muokkaus:
e-fakturaadress
e-fakturaoperatör
Gör så här när du lägger till e-faktureringsuppgifter för kunden:
Fyll i kundens e-fakturaadress i IBAN- eller OVT-format.
Om kundens e-fakturaadress avviker från normal IBAN- eller OVT-format e-fakturaadress markerar du rutan "Hoppa över kontrollen av e-fakturaadress när uppgifterna sparas" innan du sparar. I annat fall kan e-fakturaadressen inte sparas på kundkortet.
Välj kundens e-fakturaoperatör i rullgardinsmenyn E-fakturaoperatör. Menyn innehåller alla e-fakturaoperatörer som stöds i Netvisor.
Om kundens e-fakturaoperatör inte finns med i listan ska du inte skicka fakturor som e-fakturor från Netvisor till kunden, eftersom sändningen inte lyckas.
Övriga grunduppgifter som krävs på faktureringskundens kundkort för att fakturorna ska kunna skickas som e-fakturor:
FO-nummer
fullständiga faktureringsadressuppgifter (gatuadress, postnummer och postanstalt)
Verksamhetsställets e-fakturaadress
Du kan öppna vyn eller utföra funktionen genom att välja Försäljning > Kunder > Kundregister > välj kund > Toimipaikat.
När ett verksamhetsställe har angetts på kundkortet och verksamhetsstället väljs för en faktura som ska skickas som e-faktura ska verksamhetsställets adressuppgifter (gatuadress, postnummer och postanstalt) vara fullständigt ifyllda. Om adressuppgifterna saknas kan fakturan inte skickas som e-faktura.
I sändningsprocessen visar systemet ett felmeddelande om ofullständiga leveransadressuppgifter, till exempel: "Valituissa laskuissa on verkkolaskuiksi kelpaamattomia laskuja puutteellisten toimitusosoitetietojen johdosta."
Verksamhetsstället kan också ges en e-fakturaadress. När du använder detta verksamhetsställe på fakturan åsidosätter verksamhetsställets e-fakturaadress e-fakturaadressen bakom kunden.
Om ett e-fakturamaterial ska förmedla någon kundspecifik identifierare (t.ex. fabriksnummer, byggplatsnummer o.d.) anger du identifieraren på kundkortets flik Perustietojen muokkaus i fältet "Mottagarens OVT-kod om uppgifterna skiljer sig från företagets FO-nummer". Uppgiften förs då in i fakturameddelandet i fältet "BuyerOrganisationUnitNumber".
Lägga till bilagor på en faktura som ska skickas som e-faktura
Mer information om hur du lägger till en bilaga på en faktura finns i den här anvisningen.
När en företags e-faktura skickas till banknätverket (dvs. mottagarens e-fakturaoperatör är en bank) skickas fakturabilden och bilagorna till mottagarens operatör i länkform i fakturans Finvoice-material. Detta beror på att banknätverket inte kan ta emot fakturabilden och bilagorna i något annat format. För att mottagaren ska se fakturabilden och bilagorna måste mottagarens system stödja visning av bilagor i länkform i fakturans Finvoice-material.
Bilagorna och fakturabilden i företags e-fakturor som skickas till operatörsnätverket vidarebefordras som sådana till mottagarens e-fakturaoperatör.
Skicka faktura som e-faktura {#-Laskun-lhettaminen-verkkolaskuna}
Du kan öppna vyn eller utföra funktionen på följande sätt:
genom att välja Försäljning > Försäljningsfakturor > Öppna försäljningsfakturor, eller
genom att öppna en enskild försäljningsfaktura via Försäljning > Försäljningsfakturor > Öppna försäljningsfakturor > välj faktura.
Försäljningsfakturor skickas som e-fakturor enligt den normala sändningsprocessen. Gör så här:
Öppna den försäljningsfaktura som ska skickas och klicka på knappen "Sänd faktura", eller
öppna vyn Öppna försäljningsfakturor, markera de fakturor du vill skicka och klicka på knappen "Skicka fakturor".
Om det finns brister i kunduppgifterna som hindrar att e-fakturan skickas visar systemet ett meddelande om detta i sändningsprocessvyn.
Om e-fakturering inte är valbar för fakturan kontrollerar du kundens faktureringsadress och e-faktureringsuppgifter och uppdaterar dem vid behov till fakturan från kunden på följande sätt:
Gå till sändningsprocessen.
Klicka på knappen "Uppdatera adressuppgifterna från kunden för de valda".
När en e-faktura har skickats från programmet kan sändningen inte längre återkallas. För e-fakturor som går via banknätverket är routningstiden 2–3 bankdagar från sändningen, och detta gäller både företags- och konsument e-faktura.
E-faktura enligt EU-standard
E-faktura enligt EU-standard beskrivs i en separat anvisning här. Om e-faktura enligt EU-standard har valts i kundens uppgifter används inställningen också när kunden har e-fakturaadress på verksamhetsstället.
Felkommunikation
Du kan granska fakturor som returnerats med fel genom att välja Försäljning > Försäljningsfakturor > Öppna försäljningsfakturor > Avvisad.
När det finns ett fel i kunduppgifterna för en faktura som skickats som e-faktura returneras fakturan till avsändaren under rubriken "Avvisad" i vyn Öppna försäljningsfakturor. Bredvid fakturanumret finns en ikon som du kan klicka på för att se orsaken till att fakturan har returnerats.
Ett meddelande om felaktiga fakturor som returnerats visas också på Netvisors startsida under rubriken Avvikelser och anmärkningar.
De vanligaste orsakerna till att en faktura som skickats som e-faktura returneras som felaktig:
kundens e-fakturaadress och/eller operatörsinformation är felaktig och mottagaren hittas inte
fakturans förfallodag ligger i det förflutna i förhållande till sändningsdagen
Visma Sign-blanketten som hänför sig till registreringen av Maventa-anslutningen har inte undertecknats. Mer information om detta fel finns i meddelandet Uuden Maventa-verkkolaskuyhteyden avaaminen Netvisoriin.
sändningen av e-fakturan misslyckades eftersom det konto som valts som standardkonto i bokföringen för produkterna på försäljningsfakturan har en Momskod som strider mot skattekoden för e-fakturering (Försäljning > Faktureringsinställningar > Verkkolaskutuksen verokoodit). Anvisningar för detta fel finns i anvisningen EU-standardin mukaiset verkkolaskut.
För att en felaktig faktura ska kunna redigeras måste fakturan återkallas. Återkallandet makulerar fakturans verifikat och återställer fakturan till statusen "Oskickad", om verifikatet inte finns på en låst period.
Du kan återkalla fakturan på följande sätt:
Öppna fakturan i vyn Öppna försäljningsfakturor.
Klicka på anmärkningsikonen.
Välj funktionen "Återkalla faktura".
Om fakturans verifikat finns på en låst period (t.ex. MOMS är låst) makulerar inte återkallandet fakturans verifikat.
Du kan också återkalla fakturan i listan Öppna försäljningsfakturor:
Öppna Försäljning > Försäljningsfakturor > Öppna försäljningsfakturor.
Markera den aktuella fakturan eller fakturorna i den vänstra kanten.
Välj funktionen "Återkalla faktura" (samma funktion finns också i menyn Försäljningsfakturans funktioner).
E-faktura enligt EU-standard förblir felaktig
Motstridiga uppgifter på försäljningsfakturan leder till att e-fakturor enligt EU-standarden avvisas. Nedan finns exempel på de vanligaste felen:
Exempel 1: Försäljningsfakturan innehåller inhemsk försäljning med moms 0 %. I detta fall ska momskoden i produktens bokföringskonto eller i kontot som valts i fakturaradens kontering innehålla momskoden KOMY 0 %. Om momskoden är KOMY blir fakturan felaktig, eftersom KOMY:s standardvärde "S (normal skattesats)" inte tillåter momsvärdet 0 %.
För att rätta till situationen gör du så här:
Korrigera produktens standardbokföringskonto så att momskoden är KOMY 0 %.
Uppdatera försäljningsfakturans fakturarader så att det nya kontot träder i kraft, eller korrigera kontot direkt på försäljningsfakturans fakturarad vid punkten "Konteringsförslag".
Gör korrigeringarna innan fakturan skickas på nytt.
Exempel 2: För EU-försäljning av produkterna på försäljningsfakturan har ett bokföringskonto med momskod för inhemsk försäljning valts som standardkonto, fastän försäljningen borde vara utlandsförsäljning. Därför får verifikatet momskoden KOMY. Under Försäljning > Faktureringsinställningar > Verkkolaskutuksen verokoodit har valts att KOMY = S Normal skattesats.
Situationen korrigeras på samma sätt som i exempel 1:
Korrigera det standardbokföringskonto som används för EU-försäljning med rätt momskod.
Uppdatera försäljningsfakturans fakturarader eller korrigera kontot direkt på fakturaraden.
Skicka fakturan på nytt efter korrigeringarna.
Exempel 3: Försäljningsfakturan innehåller både momspliktig och momsfri försäljning. Enligt standarden kan båda inte finnas på samma faktura.
Om e-fakturan inte behöver följa EU-standarden kan du i kundens uppgifter avmarkera rutan Perustietojen muokkaus > EU-standardin mukainen verkkolasku. Därefter kan försäljningsfakturan skickas på nytt som e-faktura utan ovan nämnda korrigeringar.
FAQ
Kan sändning av en e-faktura återkallas?
När en e-faktura har skickats från programmet kan sändningen inte längre återkallas.
När skickas en försäljningsfaktura som skickats som e-faktura vidare från Netvisor?
När e-fakturan skickas från Netvisor går den vidare direkt.
Kan en e-faktura skickas från Netvisor till ett svenskt företag med PEPPOL-adress?
En faktura kan skickas från Netvisor till Sverige med PEPPOL-adress. PEPPOL-adressen anges som e-fakturaadress bakom kunden och PEPPOL som operatör, och rutan "Hoppa över kontrollen av e-fakturaadress när uppgifterna sparas" markeras.
Kan en e-faktura skickas från Netvisor till ett svenskt företag som har operatören EXPSYS?
Ja, en e-faktura kan skickas från Netvisor till en svensk e-fakturaadress om mottagarens operatör är EXPSYS. Den här operatören godkänner inte att en faktura med samma nummer skickas till samma kund under samma år. Om du till exempel behöver skicka en betalningspåminnelse eller anmärkning till en kund hos denna operatör ska den skickas på annat sätt än som e-faktura.
Varför blir e-fakturan felaktig på grund av förfallodagen?
Bankerna kräver att alla fakturamaterial som skickas till banknätverket har minst fyra bankdagar till förfallodagen. Maventa kan inte förmedla fakturor till bankerna om förfallodagen inte ligger inom den tillåtna tidsramen, eftersom den mottagande bankoperatören avvisar fakturan. När fakturan skickas till operatörsnätverket får förfallodagen inte ligga i det förflutna.
Varför blev e-fakturan felaktig: "Skickandet av e-fakturan misslyckades, eftersom fakturan med detta nummer redan har skickats. Vänligen korrigera fakturan."
Detta beror på att företaget har aktiverat en spärr för dubbel sändning på sitt Maventa-konto, vilket hindrar att samma faktura skickas inom en vecka. Du kan göra på två sätt:
vänta en vecka efter den lyckade sändningen och skicka fakturan igen, eller
meddela Netvisors support om detta och be att spärren för dubbel sändning tas bort från Maventa-kontot.
Vad ska jag göra om e-fakturan blir felaktig?
Beroende på orsaken till felet återkallar du fakturan genom att välja den aktuella raden i öppna försäljningsfakturor och välja funktionen "Återkalla faktura" i triangelmenyn i slutet av raden. Detta återställer fakturan till oskickad och makulerar den befintliga verifikationen, om den är på en öppen MOMS- och räkenskapsperiod. Därefter kan du redigera och korrigera fakturan och skicka den på nytt.
Kan jag fortfarande redigera försäljningsfakturan efter att den har skickats?
I fakturavyn kan fakturans uppgifter delvis redigeras även efter att fakturan har skickats. Redigeringar är begränsade så att du med reskontrarättigheter kan redigera sådana fakturauppgifter som enligt skattemyndighetens anvisningar inte förutsätter att fakturan skickas på nytt. Uppgifter som påverkar fakturans belopp eller fakturans adressuppgifter kan inte ändras efter att fakturan har skickats.
Uppgifter som kan redigeras med reskontrarättigheter är:
ändringar i fakturans tilläggsinformationsfält och fakturans kommentarer i allmänhet
beskrivningar och kommentarer på fakturaraderna
ändringar i fälten "Vår referens" och "Er referens"
fri text före eller efter fakturaraderna
ändring av leveranssätt eller -villkor
redigering av bokföringsdatum (påverkar inte uppgifterna i den befintliga verifikationen)
lägga till avtalsnummer
lägga till eller ändra försäljare
interna uppgifter såsom:
ränte- och indrivningsförbud
lägga till betalningsplan på fakturan
lägga till bilaga på fakturan
uppdatering av inköpspris (påverkar bruttovinst och provision)
Vanliga frågor
Hur lägger jag till kundens e-faktureringsuppgifter i Netvisor?
Öppna Försäljning > Kunder > Kundregister > välj kund > Perustietojen muokkaus.
Fyll i e-fakturaadressen och välj e-fakturaoperatör i rullgardinsmenyn.
Vid behov markerar du rutan "Hoppa över kontrollen av e-fakturaadress när uppgifterna sparas".
Vilka uppgifter behöver jag för att kunna skicka en e-faktura till kunden?
kundens e-fakturaadress (IBAN- eller OVT-format eller annan överenskommen adress)
kundens e-fakturaoperatör och dess operatörskod
kundens FO-nummer
fullständiga faktureringsadressuppgifter (gatuadress, postnummer och postanstalt)
Hur skickar jag en försäljningsfaktura som e-faktura i Netvisor?
Öppna försäljningsfakturan och klicka på "Sänd faktura", eller
välj fakturorna i vyn Öppna försäljningsfakturor och klicka på "Skicka fakturor".
Var ser jag varför en e-faktura har avvisats?
Öppna Försäljning > Försäljningsfakturor > Öppna försäljningsfakturor > Avvisad.
Klicka på ikonen bredvid numret på den avvisade fakturan och kontrollera orsaken till felet.
Hur korrigerar jag en e-faktura som returnerats med fel?
Återkalla fakturan (Öppna försäljningsfakturor > välj faktura > "Återkalla faktura").
Korrigera den uppgift som orsakat felet (t.ex. e-fakturaadress, förfallodag, momskod).
Skicka fakturan på nytt som e-faktura.
Hur gör jag om en e-faktura enligt EU-standard blir felaktig på grund av MOMS-uppgifter?
Kontrollera produkternas standardbokföringskonton och de momskoder som är kopplade till dem.
Korrigera konton och momskoder så att de motsvarar typen av försäljning (inhemsk, EU, skattefri).
Uppdatera fakturaraderna och skicka fakturan på nytt, eller avmarkera valet Nätfaktura enligt EU-standard i kundens uppgifter om standarden inte behövs.
Nyckelord: E-faktura, Netvisor, Finvoice, kundkort, EU-standard, felkommunikation, PEPPOL.
Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.