Den här hjälpen behandlar import och uppdatering av kundinformation i Netvisor med hjälp av CSV-filer.
INNEHÅLL
Allmänt
Kundinformation kan importeras till Netvisor från Excel-tabeller eller andra system. Det kan också finnas behov av att uppdatera ett befintligt kundregister baserat på en Excel-tabell. För dessa situationer används funktionen Dataimport.
Dataimportfunktionen möjliggör import av kundinformation från ett annat system till Netvisor i CSV (Comma delimited / Lista (över)erotin) -format. CSV-filformatet är ett allmänt använt överföringsfilformat som ofta används vid överföring av data mellan olika programvaror. Du kan skapa en CSV-fil till exempel med ett kalkylprogram genom att välja CSV (Comma delimited / Lista (över)erotin) som sparformat. Observera att om filnamnet innehåller specialtecken kan det orsaka ett fel vid dataimporten. Med kundinformationimport kan du inte uppdatera kundkoden för befintliga kunder. Om det är nödvändigt att uppdatera kundkoden bör kunderna importeras som nya kunder eller använda funktionen Uppdatera kundkoder (Försäljning > Kundlista > Kundlistans funktioner > Uppdatera kundkoder).
Import av kundinformation är tillgänglig för alla företag utan extra kostnad och användaren måste ha redigeringsrättigheter i Accounting-sektionens funktionsspecifika rättigheter för "Hantera grunddata" samt "Importera grunddata". Du hittar dataimportfunktionen i företagets meny i Netvisor-gränssnittet: Företagsmeny > Dataimport och export > Dataimport
Obligatorisk information för materialet är
Kundkod (rekommenderas)
Namn
Adress
Postnummer
Postanstalt
Fo-nummer (rekommenderas)
Fält som används vid import och uppdatering av kundinformation
Obligatoriska fält måste finnas i den Excel-fil som ska importeras för att importen ska kunna genomföras.
Data som ska importeras | Beskrivning | Exempel |
Kundkod | Rekommenderas. Fält som riktar sig mot befintliga kunder vid uppdatering av data | 100 |
Namn | Obligatorisk information, max. 250 tecken | Example Customer Oy |
Adress | Obligatorisk information, max. 80 tecken | Testing street 1 |
Postnummer | Obligatorisk information, max. 50 tecken | 00100 |
Postanstalt | Obligatorisk information, max. 80 tecken | Helsinki |
Aktiv | Om kunden är inaktiv, använd informationen 0. Om kunden är aktiv, använd informationen 1. Om ingen information ges, skapas kunden som aktiv som standard. | 1 |
Rabattprocent | Ange som ett nummer | 5 |
Kundgrupp | Max. 50 tecken, kundgruppen måste vara skapad i Netvisor | Företag |
Prisgrupp | Prisgruppen måste vara skapad i Netvisor | VIP |
Webbplats | Max. 80 tecken | |
Fakturaspråk |
| |
Ytterligare information | Kommentarfält i Netvisors kundregister. Max. 2500 tecken | |
Land |
| Finland |
Betalningsvillkor | Betalningsvillkoret måste vara skapat i Netvisor | 14 dagar netto |
Namnförlängning | Max. 250 tecken | |
Standardförsäljare |
| |
Standardleveransvillkor |
| |
Standardleveranssätt |
| |
Adressförlängning | Max. 80 tecken | |
Telefon | Max. 80 tecken | |
E-post | Max. 200 tecken | |
E-postfaktureringsadress | Max. 500 tecken. Endast e-postadress kan anges i fältet. | |
Saldo gräns |
| |
Telefax | Max. 80 tecken | |
Verksamhetsställe (Verksamhetsställe) | Max. 250 tecken | Helsingfors kontor |
Leveransland (Verksamhetsställets land) |
| Finland |
Leveransadress (Verksamhetsställets adress) | Max. 80 tecken | Exempeladress 1 |
Leveranspostnummer (Verksamhetsställets postnummer) | Max. 50 tecken | 53100 |
Leveranspostanstalt (Verksamhetsställets postanstalt) | Max. 80 tecken | Villmanstrand |
E-fakturaoperatör | Om operatörsinformation importeras krävs även e-fakturaadress. | Maventa |
E-fakturaadress | Om e-fakturaadress importeras krävs även operatörsinformation. | 003712345678 |
Fo-nummer |
| 1234567-8 |
Kontaktperson | Endast en kontaktperson kan importeras | |
Kontaktpersonens telefon | Max. 80 tecken | |
Kontaktpersonens e-post | Max. 200 tecken | |
Standardreferens |
| 123 |
Privatkund | Om kunden är en privatkund, ange värdet 1 i detta fält. För företagskunder 0. Om ingen information ges, skapas kunden som företagskund som standard. |
Här är exempel på filer för kundinformationimport:
Kostnadsställen kan inte importeras med kundinformationimport, men kostnadsställen kan uppdateras för kunder i massor via kundlistans funktioner under "Redigera kundinformation".
Redigering och uppdatering av kundinformation
Du kan också uppdatera och redigera befintliga kunders information med hjälp av CSV-import. För att redigering av kunder ska lyckas måste kunden ha en kundkod. Med kundinformationimport kan du inte uppdatera kundkoden för befintliga kunder. Om det är nödvändigt att uppdatera eller lägga till kundkoden bör kunderna importeras som nya kunder eller använda funktionen Uppdatera kundkoder (Försäljning > Kundlista > Kundlistans funktioner > Uppdatera kundkoder).
Obligatorisk information för uppdatering av kundinformation är:
Kundkod
Namn
Adress
Postnummer
Postanstalt
Förutom obligatorisk information importeras den information som du vill redigera eller lägga till på kundkortet. Övrig information på kundkortet förblir oförändrad.
Förbereda data
I CSV-överföringsfilen måste informationen för en kund anges på en egen rad, med kundinformation uppdelade i kolumner. Om du namnger kolumnerna i Excel-filen som ska importeras enligt ovanstående lista, kommer kolumnerna automatiskt att matchas till de fält som används på Netvisors kundkort vid import av data. Ta bort tomma kolumner från filen, det vill säga om en kolumn inte används, ta bort den helt
Formatera tabellen i Excel som text innan importen för att undvika nummerproblem. Hantering av nummer som börjar med noll kan orsaka att förnollor saknas i Excel (till exempel: 00130 Helsingfors -> 130 Helsingfors) om tabellen hanteras med standardinställningar.
Gör så här:
Välj hela tabellen
Högerklicka
Välj "Formatera celler"
Välj kategori "Text" (se bild nedan)
Om du använder en MAC-arbetsstation bör sparformatet vara "Windows- pilkuin erotellut arvot (.csv)" eller "Windows Comma Separated (.csv)" för att få rätt tecken. Dessa sparformat kanske inte finns på de senaste MAC:arna, så i detta fall bör importen göras på en Windows-arbetsstation.
På en Windows-arbetsstation ska materialet sparas i Comma delimited / Lista (över)erotin format. Om materialet är i UTF-8-format, bryter det kodningen och förstör tecknen.
Steg för dataimport
Öppna Företagsmenyn och välj "Dataimport"
Välj datatyp "Kundinformationimport" (se bild nedan, punkt 1) och klicka på "Bläddra" (2)
Hitta den fil som innehåller kundinformation du har sparat och klicka på "Importera data" (3).
I nästa steg kan de importerade uppgifterna redigeras. Längst ner på sidan finns knappen "Öppna för redigering" eller om materialet innehåller felaktiga rader kan du med knappen "Öppna felaktiga rader för redigering" redigera felaktiga rader. Om materialet innehåller data som strider mot beskrivningen visas också texten "Importen innehåller valideringsfel. Öppna för redigering för att korrigera felen" högst upp på sidan med röd bakgrund.
I redigeringsläget visas om den första raden i filen som ska importeras innehåller kolumnrubriker. Genom att välja "Första raden innehåller kolumnrubriker (importeras inte)" importeras inte kolumnrubrikerna till Netvisor. Raden kan också väljas och tas bort helt i redigeringsläget. I redigeringsläget definieras rätt rubrikkolumner för den kundinformation som ska importeras.
Om materialet innehåller felaktiga fält kan de redigeras genom att leta upp fälten med röd bakgrundsfärg i materialet och klicka på pennikonen. Efter korrigeringen blir fältet grönt och ändringarna kan sparas med knappen Spara längst ner till vänster. Alla fält i materialet kan redigeras i redigeringsläget.
Om materialet innehåller en kundkod som redan finns i kundregistret visas operationen "Redigering". Vid import av en ny kund står det "Tillägg".
I nedre högra hörnet av sidan visas antalet felaktiga fält i rött, antalet redigerbara kunder i blått och antalet nya kunder som ska läggas till i grått. Genom att klicka på den röda felikonen flyttas markeringen direkt till det felaktiga fältet.
Vid importen kan du välja att endast importera redigeringar genom att klicka på "Importera endast redigeringar" – Denna funktion behandlar endast redigerbara rader, nya poster ignoreras i denna behandling. "Fortsätt till val av länkning av data" – Denna funktion importerar alla nya kunder (Tillägg) till registret och uppdaterar de gamla (Redigeringar).
"Importera endast redigeringar" -knappen uppdaterar befintlig kundinformation i kundregistret. Efter att ha klickat på "Fortsätt till val av länkning av data" -knappen fortsätter du till val av länkning av data. De saker som ska länkas är:
Kundgrupp
Betalningsvillkor
Land
Fakturaspråk
E-fakturaoperatör
Prisgrupp
Standardleveransvillkor
Standardleveranssätt
Standardförsäljare
Data i CSV-filen uppdateras automatiskt till befintliga poster. Om automatisk allokera/hänföra inte gjordes eller fältet var tomt i CSV-filen kan du välja posten (t.ex. kundgrupp, betalningsvillkor) manuellt från rullgardinsmenyn. Efter att ha gjort valen klickar du antingen på "Godkänn alla förslag" eller "Avvisa alla förslag".
Därefter importeras kundinformationen genom att klicka på knappen "Importera data".
Nyckelord: Kundinformation, Netvisor, CSV-fil, Excel, Import, Kundregister, Kundkod
Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.